Definition: Was ist die PEPE-Regel?

Die PEPE-Regel (auch: PEPE-Formel) ist eine Methode aus dem Zeitmanagement und hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren und dem Arbeitstag eine produktivere Struktur zu geben. Der Begriff PEPE ist ein Akronym uns setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der vier Regel-Elemente zusammen:

Die PEPE-Regel steht für:

Priorität vor
Eiligkeit vor
Perfektion vor schnellem
Erfolg

Wie funktioniert die PEPE-Regel?

Bei PEPE geht es darum, für anfallende Aufgaben einzuschätzen, welche Priorität sie haben, wie eilig sie sind, welches Ausmaß an Perfektion sie erfordern und ob sie einen schnellen Erfolg versprechen.

Die vier Bausteine der PEPE-Regel – einfach erklärt:

1. Priorität

Absolute Priorität haben die wichtigsten Aufgaben des Tages. Sie werden zuerst erledigt – auch wenn sie nicht unmittelbar zum Erfolg führen, weil es sich dabei um Teilschritte handelt.

2. Eiligkeit

Die Eiligkeit bestimmt, was im zweiten Schritt erledigt wird. Um diese Aufgaben kümmern Sie sich, sobald die Kernaufgaben zu einem nennenswerten Teil abgearbeitet sind.

3. Perfektion

Manche Aufgaben erfordern mehr Sorgfalt und hohe Präzision. Diese werden gerne aufgeschoben oder unter Zeitdruck zu hektisch abgearbeitet. Sollten Sie laut PEPE-Regel aber nicht! Wenn Perfektion gefragt ist, sollten Sie dafür entsprechende Zeit einplanen, damit sich keine Flüchtigkeitsfehler einschleichen.

4. Erfolg

Die restliche Zeit nutzen Sie für Aufgaben, die einen schnellen Erfolg versprechen und bis zum Ende des Tages bzw. in der verbleibenden Zeit fertig werden. Der Punkt unterscheidet sich von vielen anderen Methoden, die Aufgaben mit schnellem Erfolg eher an den Anfang der To-Do-Liste setzen.

Der einfache Grund dafür: Schneller Erfolg verführt. Das müssen aber nicht immer die wichtigsten und dringendsten Aufgaben sein! Indem Sie den anspruchsvollen Tätigkeiten Vorrang geben, aktivieren Sie am Ende des Tages nochmal Ihr Belohnungssystem mit den Instant-Erfolgen und schöpfen neue Motivation für den nächsten Tag. Was nicht geschafft wurde, planen und priorisieren Sie tags darauf erneut nach der PEPE-Regel.

Die Bedeutung von Zeitmanagement

Wie bei allen Zeit- oder Selbstmanagement-Methoden geht es auch bei der PEPE-Regel darum, Tagesaufgaben nach ihrer Bedeutung sinnvoll zu ordnen, den Tag klar zu strukturieren und durch die clevere Zeiteinteilung die Produktivität und Effizienz zu steigern.

Ein systematisches Zeitmanagement erfordert einerseits mehr Organisation und Selbstdisziplin am Anfang. Dafür schaffen es viele Menschen dadurch, ihre Zeit besser zu nutzen und zum Beispiel Überstunden zu vermeiden.

PEPE-Regel vs. Eisenhower-Prinzip

Die PEPE-Regel erinnert nicht ganz zufällig an das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem gleichnamigen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower.

Auch bei der Eisenhower-Matrix (oder: Eisenhower-Methode) werden Aufgaben zunächst nach Wichtigkeit (horizontale Achse) und Dringlichkeit (vertikale Achse) unterschieden und priorisiert. Dadurch entsteht eine Matrix mit vier Quadranten (sog. Kategorien):

Der Fokus liegt danach auf den wichtigen und dringenden Aufgaben (rechts oben). Alle anderen werden später erledigt oder delegiert.

Die ersten beiden Elemente der PEPE-Regel gehen genauso vor. Im Unterschied zum Eisenhower-Prinzip gibt die PEPE-Regel Aufgaben mit größerem Aufwand und Anspruch aber ein stärkeres Gewicht.

Was sind die Gefahren der PEPE-Regel?

So einfach die PEPE-Regel auch klingt: In ihr schlummert zugleich das Risiko der Zeitvergeudung: Indem Aufgaben mit großer Präzisionspflicht eine höhere Priorität erhalten, wächst die Gefahr in eine Art Perfektionismus zu verfallen – und sich zu verzetteln.

Schützen können Sie sich davor nur, indem Sie sich die Regel des Pareto-Prinzips (auch: 80-20-Regel) bewusst machen. Bedeutet: Oft erreichen Sie mit nur 20 Prozent Einsatz schon 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses. Auf diese 20 Prozent sollten Sie sich immer zuerst konzentrieren! Versuchen Sie nicht, mit Gewalt sofort auf 100 Prozent zu kommen, sondern priorisieren Sie gezielt und clever die jeweiligen Aufgaben.

Wie wichtig sind Pausen bei der PEPE-Formel?

Wie bei allen Zeitmanagement-Methoden steigern sie Ihre Leistung und Effizienz dauerhaft nur, wenn Sie zwischendurch regelmäßig Pause machen. Immer nur funktionieren, funktioniert nicht!!

Laut Studien der lettischen Draugiem Group zum optimalen Arbeitsrhythmus können die meisten Menschen ohnehin nur 52 Minuten am Stück konzentriert arbeiten, danach benötigen sie rund 17 Minuten Pause. Dies stelle zugleich den optimalen Arbeitsrhythmus (52-17) dar.

Gönnen Sie sich im Tagesverlauf daher immer wieder eine Verschnaufpause und Phasen zur Erholung. Wichtig ist, dass Sie dabei wirklich abschalten, den Schreibtisch verlassen und auf andere Gedanken kommen. Durchlüften Sie den Geist zum Beispiel mit einem Spaziergang oder mit Meditation. Dann kann Ihnen die PEPE-Regel eine hilfreiche Stütze sein, um den Tag produktiver zu gestalten…

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