PEPE-Regel: So managen Sie Ihre Zeit

PEPE-Regel: Prioritäten setzen leicht gemacht

Die PEPE-Regel steht für:

• Priorität vor
• Eiligkeit vor
• Perfektion vor schnellem
• Erfolg

Konkret bedeutet das:

1. Priorität haben die Kernaufgaben Ihres Arbeitsbereichs, das heißt, diese werden zuerst erledigt. Sie führen oft nicht unmittelbar zum Erfolg, da sie eher langwierig angelegt sind.
2. Eiligkeit bestimmt, was an zweiter Stelle abgearbeitet wird. Diese Entscheidung treffen Sie, nachdem Sie bei Ihren Kernaufgaben einen nennenswerten Teil erledigt haben.
3. Aufwändig sind Aufgaben, die wirklich gut werden müssen, bei denen Perfektion gefragt ist. Häufig wird im Team daran gearbeitet, so dass Sie sich mehrfach daran setzen und entsprechend Zeit dafür einplanen müssen.
4. Die restliche Zeit sollte für Aufgaben verwendet werden, die den schnellen Erfolg versprechen. Es empfiehlt sich, diese Aufgaben erst am Ende zu erledigen, auch wenn das innere Belohnungssystem leicht dazu verleiten kann, sich diesen Tätigkeiten zuerst zu widmen. Sie riskieren damit allerdings, die wichtigen Aufgaben aus der Prioritätsstufe später zu beenden. Dazu kommt, dass Aufgaben mit schnellem Erfolg meist leichter zu bewältigen sind – auch das ist ein schöner Nebeneffekt nach einem langen Arbeitstag.

Warum Zeitmanagement wichtig ist

Warum ist es so wichtig, dass Sie die Zeit richtig einteilen? Zeit ist Geld, heißt es. Das ist aber längst nicht alles. Vielleicht hilft es sich bewusst zu machen, dass Zeit deshalb so wertvoll ist, weil sie im Gegensatz zu vielen Dingen nicht käuflich ist.

Auch wenn es Arbeitszeitkonten gibt: Zeit kann nicht angespart oder deponiert werden. Die Zeit, die Sie beim Verrichten irgendeiner Arbeit mehr gebraucht haben, ist unwiederbringlich verloren. Andererseits bedeutet Zeit auch Lebensqualität.

Es ist also in Ihrem ureigenen Interesse, notwendige Dinge möglichst schnell zu erledigen, um mehr Zeit für die Dinge zu haben, die Ihnen am Herzen liegen. Aber hier liegt genau der Hund begraben. Wie sagte bereits der französische Philosoph Voltaire:

Es gibt vier verschiedene Arten, seine Zeit zu vertun: Nichts zu tun, etwas falsch zu tun, es ungenau zu tun oder im falschen Augenblick zu tun.

Die Kunst ist also, Dinge richtig zu tun, den richtigen Augenblick zu wählen. Die PEPE-Regel kann dabei helfen.

Herausforderungen, die zu meistern sind

Unabhängig von Ihren individuellen Voraussetzungen gibt es immer Faktoren, die Sie von Ihren Kernaufgaben abhalten. Regelrechte Zeitdiebe sind häufig:

• Familie
• Kollegen
• Kunden
• Meetings
• Mitarbeiter
• Organisation
• Vorgesetzter

Gerade Meetings können wahre Zeitfresser sein, wenn sie beispielsweise schlecht vorbereitet sind, unnötige Diskussionen geführt werden und schlecht moderiert wird.

Ein anderes Thema ist die persönliche Arbeitsweise, durch die wir uns Zeitfallen stellen:

• falsch priorisierte Aufgaben
• keine klar definierten Ziele
• nicht nein sagen können
• Nichtstun
• Perfektionismus
• schlechte Selbsteinschätzung
• ungeplante Zeiten
• Zeitvergeudung

Gerade der dritte Punkt ist nicht zu unterschätzen: Ohne dass erwartet wird, dass Sie anderen Menschen vor den Kopf stoßen, aber Hilfsbereitschaft muss seine Grenzen haben, wenn Sie nicht selbst untergehen wollen. Sie sind nicht die Seelsorge.

Genauso gut wie Sie auch zu sich selbst hin und wieder nein sagen und Ablenkungen wie Smalltalk und Surfen im Internet widerstehen sollten: Selbstdisziplin ist ein wesentlicher Bestandteil eines guten Selbstmanagements.

PEPE-Regel als Ausgangspunkt

Um Ihre Arbeit erledigen zu können, beachten Sie folgende Schritte:

• Setzen Sie Prioritäten.
• Definieren Sie die Ziele und verfolgen Sie sie konsequent.
• Straffen Sie Arbeitsvorgänge.
• Setzen Sie Zeitmanagementmethoden um.

Mit dem ersten Punkt erledigen Sie zeitgleich den letzten: Starten Sie mit der PEPE-Regel, um herauszufinden, welche Aufgaben Sie an erster und zweiter Stelle erledigen sollten, welche besser an dritter und letzter Stelle bearbeitet werden sollten.

Gemäß der PEPE-Regel haben Sie sich nun den eiligen Aufgaben zu widmen. Hier gibt es häufig wichtige und weniger wichtige Aufgaben, die dennoch keinen Aufschub dulden.

Hier kann eine weitere Zeitmanagement-Methode hilfreich sein, das Eisenhower-Prinzip:

Tragen Sie sich in ein Raster ein, welche Aufgaben hohe oder geringe Priorität haben. Solche, die zwar eilig sind, aber nicht zwangsläufig von Ihnen erledigt werden müssen, können Sie delegieren, so dass Sie einen Zeitpuffer gewinnen.

Reduzieren Sie Ihren Perfektionismus

Ein Risiko bei der Zeitvergeudung ist Perfektionismus. Der Gedanke dahinter: Mit 100 Prozent Einsatz erreicht man auch 100 Prozent des Ergebnisses. Allerdings fällt einem der Biorhythmus dort gerne in den Rücken. Kein Mensch ist acht Stunden oder mehr hochkonzentriert.

Es gibt eine Leistungskurve, die bei vielen Menschen vormittags am höchsten ist (selbst bei Nachteulen nur geringfügig verschoben) und dann zum Abend hin abfällt. Ein Zwischenhoch ist am späten Nachmittag zu beobachten, aber irgendwann ist auch das vorbei.

In der Zwischenzeit fallen dennoch Aufgaben an, die irgendwie bewältigt werden müssen. Das Pareto-Prinzip ist eine gute Regel, um sich vor Augen zu halten, dass auch mit 20 Prozent Einsatz immerhin schon 80 Prozent der Aufgabe erledigt werden können.

Versuchen Sie also nicht mit Gewalt auf die 100 Prozent zu kommen, sondern gehen Sie gezielt an den nächsten Schritt.

Produktivität gewährleisten

Um die eigene Produktivität möglichst lange zu erhalten, sind regelmäßige Pausen das A und O. Dadurch, dass die Leistungskurve im Verlauf des Tages abfällt, brauchen Sie immer wieder Phasen der Erholung.

Die PEPE-Regel trägt auch diesem Umstand Rechnung, indem Sie diejenigen Aufgaben, die recht schnell und unkompliziert sind, ans Ende verschiebt. Wer nach mehr als sieben Stunden sich nur noch schlecht konzentrieren kann, kann diese Zeit gut zum Abheften von Unterlagen oder zur Beantwortung simpler Mails benutzen und sich langsam auf den Feierabend vorbereiten.