Tag strukturieren: So gelingt es

Den Tag strukturieren – so schwierig kann das doch nicht sein, wird manch einer denken. Das ist richtig und gleichzeitig falsch. Ganz zu schweigen davon, dass es Umstände gibt, die eine Strukturierung erschweren, ist immer noch die Frage, ob es eine sinnvolle Struktur ist. Man kann den Tag problemlos mit irgendwelchen Inhalten füllen, ohne am Ende das erreicht zu haben, was man wollte. Dafür müssen Sie noch nicht einmal zwangsläufig unsinnigen Tätigkeiten nachgehen. Die Frage ist vielmehr, ob es das zu diesem Zeitpunkt sein muss. Wie Sie Ihren Tag strukturieren und dabei sinnvoll vorgehen können, zeigen wir hier…

Tag strukturieren: So gelingt es

Tag strukturieren: Darum ist es sinnvoll

Viele Menschen nehmen sich Dinge vor, die Sie erledigen wollen und schieben sie letztlich vor sich her: Der Keller müsste ausgeräumt werden, ich wollte doch den Sprachkurs machen, mehr Sport treiben… die Liste der unerledigten Dinge ist endlos. Das schlechte Gewissen auch oft – macht nichts.

Denn wir würden es ja machen, wenn wir die Zeit hätten. Aber viele fühlen sich sich als Getriebene im Hamsterrad, empfinden Stress und sind im Endeffekt gefrustet, weil es doch wieder nicht geklappt hat. Wäre es nicht besser, selbstbestimmt vorzugehen und den Tag so einzuteilen, dass Sie Ihre Ziele erreichen?

Der Tag hat 24 Stunden, wie Sie Ihren Tag strukturieren und was Sie daraus machen, fällt in Ihren Verantwortungsbereich. Wenn Sie nichts planen und sich alles spontan hineinlegen, schaffen Sie vermutlich einige Dinge. Es wird aber meist weniger sein als wenn Sie sich zuvor überlegen, was Sie alles schaffen möchten.

Zumal Sie ohne Planung nur eine grobe Vorstellung von der Richtung, aber meist keine von der real existierenden Zeit haben: Wir neigen dazu zu überschätzen, wieviel Zeit uns tatsächlich zur Verfügung steht. Dazu kommt, dass keine Puffer eingeplant werden und schon gerät alles außer Kontrolle.

Genau darum geht es aber: Dass Sie wieder die Kontrolle über Ihr Leben erlangen und es so gestalten, wie Sie wollen. Es winken Erfolg und Zufriedenheit als Belohnung.

Tag strukturieren: Selbstbeobachtung und Reflexion als Anfang

Um Erfolg und Zufriedenheit zu erlangen, muss man den Tag strukturieren – Sie denken, das klingt übertrieben? Keineswegs. Mal abgesehen davon, dass es nicht die Definition von Erfolg gibt, heißt das natürlich nicht, dass Ihnen nur weil Sie gut organisiert sind, direkt eine Beförderung winkt.

Es ist mehr als Konsequenz daraus gedacht, was Sie alles tun können, wenn Sie sich den Tag strukturiert und die Abläufe verinnerlicht haben. Am Anfang aller Überlegungen stehen Selbstbeobachtung und Selbstreflexion, um zu klären, was Sie erreichen wollen. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wo stehe ich momentan?
  • Wo will ich hin, was will ich in meinem Leben erreichen, bezogen auf folgende Bereiche:
    • Beruf
    • Gesundheit
    • Familie
    • Partnerschaft
    • Freizeit?
  • Welche Werte und Überzeugungen vertrete ich?
  • Was sind meine Stärken und Schwächen?

Bei all diesen Bereichen sollten Sie sich außerdem fragen: Woran möchte ich arbeiten? Was möchte ich verbessern? In jedem Fall lohnt es sich, lieber an den Stärken zu arbeiten als sich mit Schwächen endlos aufzuhalten.

Wer sich an diesem Punkt schwer tut, Entscheidungen zu treffen, kann sich mit dem sogenannten 10-10-10-Modell behelfen. Suzy Welch, Frau des ehemaligen CEO und Managers von General Electric, Jack Welch, hat dieses simple Modell entwickelt, bei dem Sie sich folgendes fragen:

  • Welche Auswirkungen hat meine Entscheidung in 10 Tagen?
  • Welche Auswirkungen hat sie in 10 Monaten?
  • Welche Auswirkungen hat sie in 10 Jahren?

Übertragen auf die obigen Fragen könnte eine Überlegung sein: Wenn ich mich jetzt nicht für die Weiterbildung anmelde, hat das welche Konsequenzen in zehn Tagen, zehn Monaten, zehn Jahren?

Von diesen allgemeinen Überlegungen ausgehend können Sie den einzelnen Tag strukturieren, indem Sie anfangen kleinschrittig zu planen, etwa: Was will ich bis Ende der Woche erreicht haben, was bis zum nächsten Tag.

Tag strukturieren: Depression erschwert Struktur

Tag strukturieren lernen Depression AlltagEs gibt Umstände, die es erschweren, den Tag zu strukturieren. Mögliche Ursachen für Probleme sind:

  • Psychische Erkrankungen

    Je nach Schweregrad und Art der Krankheit können diese immer eine außerordentliche Belastung bedeuten. Bei einer Depression ist jedoch der Antrieb oftmals stark gebremst, so dass es für die Betroffenen eine besondere Hürde darstellt. Dabei ist es gerade bei einer Depression wichtig, den Tag strukturieren zu können, da regelmäßige Abläufe einen wichtigen Beitrag zur Überwindung der Krankheit darstellen. Hier ist es wichtig, sich am Anfang nicht zu viel vorzunehmen, sondern kleine, erreichbare Schritte zu planen, um Niederlagen und daraus resultierenden Frust vorzubeugen.


  • Konzentrationsschwierigkeiten

    Manche Menschen sitzen immer noch dem Mythos rund um das Multitasking auf. Viele Erledigungen werden dazwischen geschoben, hier mal Mails lesen, ein Telefonat erledigen, eben zum Kopierer rennen, kurz auf dem Smartphone bei Facebook vorbeischauen und mit dem Chef schnell etwas besprechen… infolge dieses „Hoppings“ und durch die Benutzung von Zeitfressern reißen wir uns jedoch aus einem Schaffensprozess heraus. Nachweislich benötigen Sie danach etwa 15 Minuten, um sich wieder in den Bereich hineinzufinden, in dem Sie gerade waren. Schlafmangel kann Konzentrationsstörungen noch verschärfen, so dass wir alles andere als strukturiert vorgehen.


  • Rahmenbedingungen

    Wer im Home Office arbeitet, muss sich selbst organisieren lernen. Den Tag strukturieren hier weniger äußere Rahmenbedingungen wie das morgendliche Meeting zu einer bestimmten Uhrzeit, sondern mehr Deadlines für bestimmte Aufgaben. Hier liegt eben die Gefahr: Die Illusion, noch ewig Zeit zu haben, kann dazu führen, dass Sie sich verzetteln. Gleiches gilt übrigens auch im Falle von Arbeitslosigkeit, da hier ebenfalls ein äußerer Impuls fehlt. In beiden Fällen ist ein Mindestmaß an Selbstdisziplin gefragt, um nicht den Überblick und die Kontrolle zu verlieren.

Den Tag strukturieren mit Prioritäten

Die wichtigste Eigenschaft um einen Tag strukturieren zu können, ist das Priorisieren. Es geht darum, sich selbst besser zu organisieren, um am Ende produktiver zu sein. Ein Anfang ist, dass Sie sich am besten am Tag zuvor einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben Sie erledigen wollen.

Damit das Prioritäten setzen funktioniert, greifen Sie am besten zu einem Kalender – manche bevorzugen es, den Tag mit einer App zu strukturieren – und fertigen eine To-do-Liste an.

Hierbei gilt es realistisch zu planen, und zu schauen, welche Aufgaben keinen Aufschub vertragen. Die Einteilung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit gelingt Ihnen mit dem Eisenhower-Prinzip:

Tag strukturieren lernen Tipps Eisenhower Prinzip Vorlage Beispiel

Alltag strukturieren Tipps: Die Macht der Rituale

Um den Schweinehund zu überwinden, gibt es einige Tipps und Tricks:

  • Bauen Sie Konsequenzen ein.

    Wenn nicht dies, dann das – also lieber dies machen. Das ist der Gedanke hinter Konsequenzen. Beispielsweise müssen Sie um acht Uhr morgens den Bus nehmen, um es pünktlich zur Arbeit zu schaffen. Schaffen Sie es nicht, verpassen Sie einen Kundentermin und das zieht eine Reihe weiterer, negativer Konsequenzen nach sich. Also hat dieser Bus oberste Priorität. Machen Sie es mit Ihren Projekten genauso: Wenn Sie das, was Sie als wichtig eingestuft haben, nicht in dem vorgenommenen Zeitraum schaffen, denken Sie sich eine Konsequenz aus. Wer zum Beispiel abends nach der Arbeit joggen gehen will und dies nicht schafft, baut dafür ein zweites Training in der Woche ein oder verlängert den Zeitraum.


  • Treffen Sie Vorbereitungen.

    Sie können sich vieles leichter machen, indem Sie den Weg bereiten. Legen Sie sich am Abend vorher bereits die Sachen heraus, die Sie für den nächsten Tag brauchen. Ganz gleich, ob Sie Zuhause direkt in die Joggingklamotten schlüpfen oder die Lernmaterialien für die Fortbildung bereits gepackt haben, damit Sie abends direkt zum Kurs gehen können.


  • Entwickeln Sie Routinen.

    Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ganz gleich, ob Sie jeden Morgen um dieselbe Uhrzeit aufstehen oder jeden zweiten Tag joggen gehen wollen. Den Tag strukturieren Sie automatisch, wenn sich bestimmte Dinge wiederholen. Rituale geben Orientierung und Halt, das können beispielsweise auch Spaziergänge mit dem Hund sein. Am besten, Sie bauen sich Aktivitäten ein, die Sie gerne machen, so können Sie eine Gelassenheit den anderen Herausforderungen gegenüber entwickeln. Der positive Nebeneffekt von Routinen: Je häufiger Sie das machen, umso schneller werden Sie bei diesen Abläufen.


  • Planen Sie Pausen.

    Rational betrachtet weiß natürlich jeder, wie wichtig Pausen sind. Dennoch nehmen sich viele Leute im Überschwang viel zu viel vor und vergessen dabei völlig, dass sie Phasen der Erholung brauchen. Forscher gehen davon aus, dass konzentriertes Arbeiten am ehesten in 90-Minuten-Blöcken möglich ist – danach brauchen wir eine Pause. Die hilft dabei, anschließend wieder konzentriert und produktiv ans Werk zu gehen. Um den Kopf frei zu kriegen, sollten Sie wenigstens zehn bis fünfzehn Minuten Ihre Arbeit unterbrechen. Am besten, Sie stehen auf und gehen an die frische Luft oder Sie öffnen das Fenster und gehen umher, strecken sich.

[Bildnachweis: Andrey_Popov by Shutterstock.com]
2. Januar 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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