Kostenvoranschlag: Definition, Inhalt, FAQ

Bevor Sie einen Auftrag verteilen und einen endgültigen Vertrag unterzeichnen, wollen Sie sich ein Bild von den Ausgaben machen, die damit verbunden sind. Genau dafür gibt es den sogenannten Kostenvoranschlag. Der Dienstleister stellt Ihnen einen Überblick über die voraussichtlichen Kosten zur Verfügung und Sie können entscheiden, ob Sie bereit sind, die aufgerufene Summe zu zahlen. Allerdings gibt es beim Kostenanschlag immer wieder Diskussionen und Unsicherheiten. Was muss drin stehen? Und noch wichtiger: Darf der letztliche Preis vom Kostenvoranschlag abweichen? Hier erfahren Sie alles, was Sie zum Kostenvoranschlag wissen müssen…

Kostenvoranschlag: Definition, Inhalt, FAQ

Definition: Was ist ein Kostenvoranschlag?

Kostenvoranschlag Angebot Überschreitung Verbindlich DefinitionSie wollen vom Handwerker ein paar Arbeiten in Haus oder Garten erledigen lassen? Oder sie wollen einen anderen Dienstleister mit einer Aufgabe beauftragen? Dann ist es empfehlenswert, wenn Sie im Vorfeld einen Kostenvoranschlag einholen. Es handelt sich dabei um eine voraussichtliche Preiskalkulation. Sie erhalten mit dem Kostenvoranschlag also eine schriftliche Schätzung der Kosten, die mit Abschluss des Auftrages auf Sie zukommen würden.

Ein Kostenvoranschlag ähnelt damit einem Angebot, muss aber trotzdem klar von diesem unterschieden werden. Der wichtigste Unterschied ist dabei die Verbindlichkeit. Während ein Angebot (außer bei ausdrücklicher Aufhebung der Verbindlichkeit) verbindlich ist, ist ein einfacher Kostenvoranschlag grundsätzlich unverbindlich. Soll heißen: Für die Dauer, die ein Angebot gilt, muss der Anbieter sich verbindlich an die Zusagen und auch den genannten Preis halten.

Der Kostenvoranschlag ist hingegen zunächst nur eine voraussichtliche Schätzung der zu erwartenden Kosten. Ziel ist es, dem Kunden einen Überblick über den voraussichtlichen Preis zu geben. Aus diesem Grund ist es auch oftmals der Kunde selbst, der einen Kostenvoranschlag anfordert. Jedoch gibt es die Möglichkeit, dem übermittelten Kostenvoranschlag schriftlich zuzustimmen und diesen somit anzunehmen. In diesem Fall werden die Kernpunkte zum verbindlichen Inhalt.

Inhalt: Das gehört in den Kostenvoranschlag

Kostenvoranschlag Inhalt Auch wenn der Kostenvoranschlag unverbindlich ist, sollte er unbedingt einige wichtige inhaltliche Punkte abdecken. Nur so enthält er alle notwendigen Informationen und erfüllt den tatsächlichen Zweck eines Kostenvoranschlags. Es reicht somit nicht, einfach nur einen voraussichtlichen Preis per Mail zu verschicken und dies als Kostenvoranschlag zu bezeichnen.

Zum wesentlichen Inhalt eines Kostenvoranschlags gehören:

  • Genaue Beschreibung von Art und Umfang der Arbeiten, die erledigt werden.
  • Erwartete und geschätzte Arbeitszeit, die benötigt wird.
  • Voraussichtliche und geschätzte Arbeitskosten, die für den Kunden anfallen.
  • Benötigte Materialien und Materialkosten, für die Ausführung der Arbeit.
  • Vorgegebene Gültigkeitsdauer, für den Kostenvoranschlag.

FAQ: Die häufigsten Fragen zum Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag hat schon häufig zu Diskussionen geführt, weil längst nicht jedem die wichtigsten Regelungen und Vorgaben rund um die unverbindliche Angabe der voraussichtlichen Kosten bekannt sind. So werden regelmäßig viele Fragen zum Kostenvoranschlag gestellt, um zu wissen, wer zu welchem Zeitpunkt im recht ist und worauf geachtet werden muss.

Um Sie umfangreich zu informieren, haben wir einige der häufigsten Fragen in unserem kleinen FAQ zum Kostenvoranschlag gesammelt und beantwortet:

  • Muss ich einen Kostenvoranschlag bezahlen?

    Immer wieder stellen Unternehmen ihren Kunden die Erstellung eines Kostenvoranschlags in Rechnung. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn im Vorfeld eine besondere und ausdrückliche Vereinbarung über die Vergütung des Kostenvoranschlags getroffen wurde. Heißt im Klartext: Im Normalfall ist ein Kostenvoranschlag nicht zu vergüten und für Kunden zunächst kostenlos.

    Auch reicht es nicht aus, wenn ein Unternehmen in seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) darauf hinweist, dass die Erstellung kostenpflichtig ist. Nur über eine individuelle Absprache und Vereinbarung mit dem jeweiligen Kunden kann die Bezahlung für den Kostenvoranschlag festgehalten werden. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn die Erstellung sehr zeit- und somit kostenintensiv ist.

  • Wie lange gilt ein Kostenvoranschlag?

    Unternehmen sind gut beraten, einen Kostenvoranschlag zu befristen und einen klaren Zeitraum zu benennen, in dem dieser gültig ist. Der einfache Grund: Die voraussichtlichen Kosten können sich mit der Zeit teils deutlich verändern. Vielleicht steigen die Materialkosten deutlich an oder die Zusammenarbeit mit einem Zulieferer endet, weshalb die Bezugskosten spürbar ansteigen.

    Beruft sich ein Kunde dann auf einen Kostenvoranschlag, der bereits viele Monate zurückliegt, hat die angegebene Preiserwartung vielleicht gar nichts mehr mit der Realität zu tun. Wie lange der Zeitraum der Gültigkeit ist, liegt dabei beim Unternehmen selbst. Im Kostenvoranschlag kann angegeben werden, wie lange sich auf den Inhalt berufen werden kann – das können einige Wochen oder auch Monate sein.

    Empfehlenswert ist ein gutes Mittelmaß zu finden: Kunden sollten genügend Zeit haben, den Kostenvoranschlag zu prüfen und sich Gedanken über mögliche Finanzierungen zu machen. Auf der anderen Seite sollte der Zeitraum nicht zu lang sein, um das eigene Risiko zu minimieren. In der Praxis entscheiden sich viele Unternehmen dazu, Kostenvoranschläge für vier bis sechs Wochen anzubieten.

  • Muss die Mehrwertsteuer im Kostenvoranschlag enthalten sein?

    Hier liegt die Wahl erneut beim Unternehmen. Es gibt keine Pflicht, die Mehrwertsteuer bereits im Kostenvoranschlag auszuweisen. Es stellt sich jedoch die Frage, warum darauf verzichtet werden sollte.

    Kunden wollen umfangreich, genau und transparent informiert werden. Wird die Mehrwertsteuer weggelassen, kann der Eindruck entstehen, es soll ein günstigerer Preis angegeben werden, um Kunden anzulocken oder gar zu täuschen. Besser ist es deshalb in der Regel, die Mehrwertsteuer anzugeben.

    Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie deutlich angeben, ob im Kostenvoranschlag die Mehrwertsteuer enthalten ist oder eben nicht.

  • Darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?

    Diese Frage ist mit den meisten Diskussionen und auch Streitigkeiten verbunden, die auf einen Kostenvoranschlag folgen können: Sie stimmen dem Kostenvoranschlag zu, vereinbaren den Auftrag und erfahren kurz darauf, dass die tatsächlichen Kosten um einiges höher sind als in der anfänglichen Preiskalkulation. Betroffene stellen sich die Frage: Muss ich tatenlos zusehen, wenn ein Kostenvoranschlag überschritten wird?

    Hier kommt es tatsächlich auf den Einzelfall an. Grundsätzlich gilt: Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung, der Anbieter muss sich also nicht zwangsläufig bis auf den Cent genau daran halten. Ob Sie dies hinnehmen müssen, hängt von der Höhe der Überschreitung ab. Eine ganz klare Rechtsprechung gibt es nicht, es wird jedoch davon ausgegangen, dass eine wesentliche Überschreitung bei mehr als 15 Prozent des Kostenvoranschlags vorliegt. Beachtet wird dabei immer auch die Höhe des Kostenvoranschlags. Bei einem Rechnungsbetrag von 200 Euro können andere Werte gelten als bei einem Kostenvoranschlag von 25.000 Euro.

    Über eine solch wesentliche Änderung muss der Kunde unverzüglich informiert werden. Sobald eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags absehbar ist, hat der Unternehmen demnach die Pflicht, die Preisüberschreitung anzukündigen. Nun kann der Kunde entscheiden, ob er mit dem gestiegenen Preis weiterhin einverstanden ist oder ob er die Zusammenarbeit außerordentlich beendet.

  • Muss ein Kostenvoranschlag unterschrieben werden?

    Sie erhalten einen Kostenvoranschlag, der jedoch vom Unternehmen nicht ordentlich unterschrieben wurde. Ist dieser dann überhaupt gültig? Die kurze Antwort lautet: Ja! Wie bereits erwähnt ist es kein verbindliches Angebot und auch keine Rechnung, weshalb ein Kostenvoranschlag nicht zwangsläufig eine Unterschrift benötigt.

    Eine unverbindliche Schätzung über die Kosten können Sie auch auf einem nicht-unterschriebenen Dokument machen, sollten aber trotzdem darauf achten, die oben genannten Inhalte im Kostenvoranschlag abzudecken.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
8. Oktober 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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