Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Ein Kostenvoranschlag ist die Kalkulation über die voraussichtlich anfallenden Kosten für eine bestimmte Dienstleistung oder einen Auftrag. Kunden dient er als wichtige Entscheidungsgrundlage für die Auftragserteilung.
- Verbindlichkeit: Der Kostenvoranschlag ist zunächst unverbindlich, wenn nicht ausdrücklich ein verbindlicher Preis garantiert wird. Dies ist ein wichtiger Unterschied zum Angebot.
- Inhalt: Die Übersicht zeigt die konkrete Leistung, die Menge, die Materialkosten, den Zeitaufwand, die Einzelpreise sowie die Umsatzsteuer. Am Ende stehen die voraussichtlichen Gesamtkosten für den Kunden.
- Abweichung: Überschreitungen von bis zu 10 % müssen Kunden in der Regel akzeptieren. Höhere Abweichungen (z.B. 20 %) müssen dem Kunden unverzüglich mitgeteilt werden – dieser kann dann ein außerordentliches Kündigungsrecht haben.
- Kosten: Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist für Kunden in den meisten Fällen kostenlos (§ 632 BGB). Ausnahmen sind möglich, wenn vorab explizit eine Vergütung vereinbart wird.
Laut Verbraucherschutzzentralen liegen rund 30 % der Handwerksleistungen bei der finalen Rechnung über dem Kostenvoranschlag – und landen vor dem Amtsgericht. Dabei geht es aber weniger um die Überschreitung, sondern um die Verletzung der Anzeigepflicht. Für Selbstständige und Unternehmen ist es deshalb besonders wichtig, den Kostenvoranschlag richtig zu kalkulieren und mögliche Abweichungen sofort zu kommunizieren!
Was ist ein Kostenvoranschlag genau?
Der Kostenvoranschlag (laut BGB auch: „Kostenanschlag“) ist eine unverbindliche Berechnung der voraussichtlichen Kosten einer Dienstleistung. Es ist eine kaufmännische Vorkalkulation zur Information eines potenziellen Kunden oder Auftraggebers. Beim KVA handelt es sich um eine schriftliche Schätzung des zu erwartenden Preises. Da Selbstständige vor Beginn der Arbeit nicht alle Umstände vorhersehen und kalkulieren können, darf der endgültige Preis davon abweichen.
Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot
Ein Kostenvoranschlag darf nicht mit einem Angebot verwechselt werden. Beide enthalten zwar Leistung und Kosten. Das Angebot ist jedoch verbindlich. Nimmt es der Kunde an, ist der Preis fest – Anbieter müssen sich an die Konditionen halten und die Leistungen zu dem Preis erbringen. Bei einem Kostenvoranschlag sind spätere Abweichungen möglich, wenn z.B. Materialkosten steigen. Die Unterschiede im Überblick:
Merkmal |
Angebot |
KVA |
| Bindung | Verbindlich | Unverbindlich |
| Zweck | Vertrag | Informationen |
| Preis | Festpreis | Voraussichtliche Kosten |
Kostenvoranschlag Vorlage: Muster zum Download
Unsere kostenlose KVA-Vorlage zeigt Ihnen, wie ein Kostenvoranschlag in der Praxis aussehen kann:
Beispielstraße 23
12345 Musterstadt
Kostenvoranschlag
Sehr geehrter Herr Muster,
wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Leistungen und dem uns damit entgegengebrachten Vertrauen.
Im nachfolgenden Kostenvoranschlag haben wir uns erlaubt, die voraussichtlichen Kosten für die telefonisch besprochenen Leistungen aufzuführen. Wir freuen uns auf Ihre Antwort und darauf, in Zukunft für Sie tätig zu werden.
Die Mehrwertsteuer ist in den aufgeführten Preisen des Kostenvoranschlags bereits enthalten.
| Leistung | Menge | Preis | Netto |
| Reparatur von… | 15 Std. | 55,00 € | 825,00 € |
| Materialien XY | 72 | 27,50 € | 1.980,00 € |
| Erneuerung von… | 7 Std. | 55,00 € | 385,00 € |
| Einbau von… | 2 Std. | 55,00 € | 110,00 € |
| Gesamtpreis | 3.300,00 € | ||
Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Bei einem möglichen Mehraufwand kann von den oben genannten Preisen abgewichen werden. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie frühestmöglich darüber informieren. Der obige Kostenvoranschlag ist gültig bis zum TT.MM.JJJJ.
Wir hoffen, dass wir den Auftrag auf Basis dieses Kostenvoranschlags zu Ihrer vollsten Zufriedenheit ausführen können. Bis dahin verbleiben wir
mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Disclaimer: Dieses Muster dient lediglich als Beispiel und zur Orientierung. Es ersetzt keine fachliche Prüfung und Beratung durch einen Fachanwalt. Falls Sie das Muster verwenden, übernehmen wir keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall.
Die Vorlage für den Kostenvoranschlag können Sie sich zusätzlich kostenlos als Word-Datei herunterladen:
Download: Kostenvoranschlag Vorlage (Word)
Inhalt im Kostenvoranschlag
Auch wenn der Kostenvoranschlag unverbindlich ist, sollte er einige wichtige inhaltliche Punkte abdecken. Nur so enthält er alle notwendigen Informationen und erfüllt den Zweck einer Vorkalkulation. Zum wesentlichen Inhalt gehören:
- Genaue Beschreibung von Art und Umfang der Arbeiten
- Erwartete und geschätzte Arbeitszeit
- Voraussichtliche Arbeitskosten
- Benötigte Materialien und Materialkosten
- Vorgegebene Gültigkeitsdauer
Eine Unterschrift ist sinnvoll und wirkt professionell – sie ist aber nicht zwingend erforderlich. Eine unverbindliche Schätzung über die Kosten ist auch ohne Unterschrift möglich.
Muss die Mehrwertsteuer enthalten sein?
Es gibt keine Pflicht, die Mehrwertsteuer bereits in der Vorkalkulation auszuweisen. Für eine umfangreiche und transparente Information des Kunden ist es dennoch sinnvoll. In jedem Fall muss aber deutlich sein, ob die Mehrwertsteuer enthalten ist oder nicht. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie besonders auf die Steuerangaben achten. Weil Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, darf diese auch nicht auf dem Kostenvoranschlag erscheinen. Stattdessen sind Sie verpflichtet, darauf hinzuweisen. Beispiel: „Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“
Wie bindend ist ein Kostenvoranschlag?
Der Kostenvoranschlag ist zunächst nur eine voraussichtliche Schätzung der zu erwartenden Kosten und hat keine Bindungswirkung. Stimmt der Kunde dem Kostenvoranschlag zu und erteilt den Auftrag, werden die Kernpunkte zum Inhalt des Vertrags. Abweichungen sind (innerhalb bestimmter Grenzen) aber möglich. Eine Alternative ist der verbindliche Kostenvoranschlag (Festpreisvereinbarung). Hier gibt es eine sogenannte „Richtigkeitsgarantie“. Als Anbieter sind Sie an die kalkulierten Kosten gebunden – selbst, wenn die tatsächlichen Kosten später höher ausfallen. Ausnahme: Mehrkosten entstehen durch plötzliche Extrawünsche des Kunden. Diese dürfen Sie zusätzlich berechnen.
Was gilt bei einer Abweichung vom Preis?
Abweichungen vom genannten Preis in einem Kostenvoranschlag sind aus verschiedenen Gründen möglich: Größerer Aufwand, höhere Beschaffungskosten oder andere Materialien machen die Dienstleistung teurer. Grundsätzlich sind solche Abweichungen möglich – nicht alle höheren Kosten müssen Kunden aber akzeptieren. Differenziert wird zwischen unwesentlichen und wesentlichen Überschreitungen:
-
Unwesentliche Überschreitung
Unwesentliche Überschreitungen von bis zu 10 % müssen typischerweise von Kunden akzeptiert werden. Stellen Sie einen Kostenvoranschlag von 500 €, die endgültige Rechnung beträgt aber 535 €, geht die Rechtsprechung regelmäßig davon aus, dass der Kunde trotzdem zahlen muss.
-
Wesentliche Überschreitung
Wesentliche Überschreitungen von 15 oder 20 % sind problematisch. Kunden müssen eine solche Differenz nicht einfach bezahlen. Anbieter müssen entsprechend genau kalkulieren: Nennen sie voraussichtliche Kosten von 500 €, können sie später nicht einfach 700 € verlangen.
Wichtig ist bei der Einordnung der Rechnungsbetrag: Bei 200 € gelten teilweise andere Werte als bei 25.000 €. Aus einer wesentlichen Überschreitung ergibt sich eine Pflicht für Anbieter und ein Recht für Kunden:
1. Anzeigepflicht bei Überschreitung
Als Dienstleister müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren, sobald eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags absehbar ist. Dieser entscheidet auf Basis des voraussichtlich neuen Preises, ob er den Auftrag fortsetzen möchte. Kommen Sie dieser Anzeigepflicht nicht nach, drohen Schadensersatzforderungen.
2. Außerordentliches Kündigungsrecht bei Überschreitung
Bei einer wesentlichen Überschreitung hat der Kunde ein außerordentliches Kündigungsrecht für die Zusammenarbeit. Er muss nur für die Leistungen aufkommen, die bereits erbracht wurden. Kündigt der Kunde nicht, muss er auch bei wesentlicher Überschreitung den vollen Betrag zahlen.
Wie lange gilt ein Kostenvoranschlag?
Zu Preisabweichungen kommt es in vielen Fällen, wenn die Beschaffungskosten steigen. Deshalb sollten Sie den Kostenvoranschlag zeitlich begrenzen. So verhindern Sie, dass ein Kunde erst nach Monaten zustimmt und Sie die berechneten Kosten nicht mehr halten können: 4-6 Wochen geben dem Kunden ausreichend Zeit und begrenzen das eigene Risiko.
Können Sie die Erstellung des KVA in Rechnung stellen?
Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist zunächst für Kunden kostenlos. Das ist sogar gesetzlich in § 632 Abs. 3 BGB geregelt. Sie können Kunden die Vorkalkulation aber dennoch in Rechnung stellen, wenn im Vorfeld eine besondere und ausdrückliche Vereinbarung getroffen wird. Heißt: Sie müssen Kunden vorher über die Kosten für den KVA informieren und diese müssen zustimmen. Es reicht nicht aus, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf die kostenpflichtige Erstellung hinzuweisen. Nur über eine individuelle Absprache und Vereinbarung mit dem jeweiligen Kunden ist die Bezahlung für die KVA-Erstellung rechtens.
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