Kostenvoranschlag: Ist eine Überschreitung erlaubt?

Bevor ein Auftrag erteilt wird, ist der Kostenvoranschlag für Kunden eine wichtige Information, um sich über voraussichtliche Ausgaben und das Ausmaß der anstehenden Arbeiten informieren zu können. So sollen böse Überraschungen verhindert werden und auch ein Vergleich mehrerer Anbieter ist über einen Kostenvoranschlag leichter. Mithilfe des Kostenvoranschlags können Auftraggeber entscheiden, ob sie bereit sind, die aufgerufene Summe zu zahlen.

Leider gibt es um den Kostenvoranschlag immer wieder Diskussionen, Ärger und viele Fragen. Das beginnt bei den Kosten für die Erstellung eines Kostenvoranschlags und endet mit Problemen, wenn der anfangs veranschlagte Preis überschritten wird.

Was muss im Kostenvoranschlag enthalten sein und dürfen die Kosten, die darin angegeben wurden, am Ende überschritten werden? Hier gibt es die Antworten und alles, was Sie zum Kostenvoranschlag wissen müssen

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Kostenvoranschlag: Ist eine Überschreitung erlaubt?

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Definition: Was ist ein Kostenvoranschlag?

Als Kostenvoranschlag wird die unverbindliche Berechnung der voraussichtlichen Kosten einer Dienstleistung bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine kaufmännische Vorkalkulation, die der Information und Entscheidungsfindung eines möglichen Kunden beziehungsweise Auftraggebers dient.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) wird von Kostenanschlag, nicht vom Kostenvoranschlag gesprochen, beide Begriffe meinen jedoch dasselbe.

Bekannt sind Kostenvoranschläge vor allem bei Handwerkern. Wer einige Arbeiten im Haus oder Garten erledigen lassen möchte, verlangt im Vorfeld meist einen Kostenvoranschlag. Auch wer das eigene Auto in die Werkstatt bringt, möchte sich durch einen Kostenvoranschlag ein Bild der entstehenden Ausgaben machen.

Das ist ratsam, um die anfallenden Kosten abschätzen zu können. Vom Dienstleister gibt es dann eine voraussichtliche Preiskalkulation über den Umfang der gewünschten Arbeiten. Der Kostenvoranschlag kann auch als eine schriftliche Schätzung der Kosten, die mit dem Abschluss des Auftrages für den Kunden entstehen, gesehen werden.

Dabei wird jedoch nicht willkürlich geschätzt. Vielmehr basiert der Kostenvoranschlag auf einer kaufmännischen Berechnung, da jedoch vor Beginn der Arbeit nicht alle Umstände genau geplant und kalkuliert werden können, kann der letztliche Preis nicht zwangsläufig auf den Cent genau angegeben werden.

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Kostenvoranschlag und Angebot: Nicht verwechseln

Ein Kostenvoranschlag wird fälschlicherweise oftmals mit einem Angebot verwechselt. Die beiden sind zwar durchaus ähnlich, unterscheiden sich aber in einigen Punkten. Besonders gravierend: Das Angebot ist bindend, während ein Kostenvoranschlag zunächst unverbindlich ist.

Nimmt ein Kunde ein Angebot an, ist es für den Dienstleister verpflichtend, die im Angebot vereinbarten Leistungen zum genannten Preis zu erbringen. Für die Dauer, die ein Angebot gilt, muss sich der Anbieter verbindlich an die genannten Zusagen und Konditionen halten.

Wie bindend ist ein Kostenvoranschlag?

Der Kostenvoranschlag ist hingegen zunächst nur eine voraussichtliche Schätzung der zu erwartenden Kosten und hat somit keine Bindungswirkung. Vom Kostenvoranschlag kann der Dienstleister deshalb unter Umständen abweichen (mehr dazu weiter unten im Artikel).

Wie bei einem Angebot gibt es beim Kostenvoranschlag die Möglichkeit, diesem schriftlich zuzustimmen und damit den Auftrag zu erteilen. In diesem Fall werden die Kernpunkte aus dem Kostenvoranschlag zum Inhalt des Vertrags.

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Kostenvoranschlag Überschreitung: Ist das erlaubt?

Diese Frage ist mit den meisten Diskussionen und auch Streitigkeiten verbunden, die auf einen Kostenvoranschlag folgen können: Der Kunde stimmt einem Kostenvoranschlag zu, vereinbart den Auftrag und erfährt später, dass die tatsächlichen Kosten um einiges höher sind, als in der anfänglichen Preiskalkulation. Gründe kann es für eine solche Überschreitung des Kostenvoranschlags verschiedene geben:

  • Die Arbeiten waren umfangreicher als anfangs angenommen und einkalkuliert.
  • Es werden andere, teurere Materialien benötigt als im Kostenvoranschlag erwartet.
  • Die Beschaffungskosten haben sich seit Erstellung deutlich erhöht.

Betroffene Kunden stellen sich unabhängig vom Grund die Frage: Ist eine Überschreitung des Kostenvoranschlags erlaubt?

Zunächst einmal lautet die Antwort: Ja, da es sich beim Kostenvoranschlag um eine unverbindliche Vorkalkulation handelt, muss der Anbieter sich nicht unbedingt bis auf den Cent genau an den genannten Preis halten. Ob der Kunde eine Überschreitung hinnehmen muss, hängt dann letztlich von der Höhe dieser Überschreitung beim Kostenvoranschlag ab.

Solange es sich laut Rechtsprechung um eine unwesentliche Überschreitung handelt, müssen Kunden dies in der Regel akzeptieren. Es wird davon ausgegangen, dass dies für Überschreitungen bis zu 10 Prozent des Kostenvoranschlags gilt.

Bei 15 oder 20 Prozent handelt es sich hingegen bereits um eine wesentliche Überschreitung. In die Beurteilung fließt aber immer auch die Höhe des Kostenvoranschlags mit ein. Bei einem Rechnungsbetrag von 200 Euro können andere Werte gelten als bei einem Kostenvoranschlag von 25.000 Euro.

Sollte es zu einer wesentlichen Überschreitung des Kostenvoranschlags kommen, ergibt sich daraus eine Pflicht für das Unternehmen und ein Recht für den Kunden:

  • Informationspflicht bei Überschreitung
    Unternehmen und Dienstleister haben die Pflicht, den Kunden unverzüglich zu informieren, sobald eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags absehbar ist. Zeichnet sich ab, dass die vorkalkulierten Preise nicht zu halten sind, muss der Auftraggeber darüber sofort in Kenntnis gesetzt werden. So kann dieser auf Basis des voraussichtlich neuen Preises entscheiden, ob er den Auftrag zu den gestiegenen Kosten fortsetzen möchte.
  • Außerordentliches Kündigungsrecht bei Überschreitung
    Kommt es zu einer wesentlichen Überschreitung hat der Kunde ein außerordentliches Kündigungsrecht für die Zusammenarbeit. Macht er von diesem Gebrauch, muss er nur für die Leistungen aufkommen, die bereits erbracht wurden.

Inhalt und Vorlage: Das gehört in den Kostenvoranschlag

Auch wenn der Kostenvoranschlag unverbindlich ist, sollte er unbedingt einige wichtige inhaltliche Punkte abdecken. Nur so enthält er alle notwendigen Informationen und erfüllt den tatsächlichen Zweck eines Kostenvoranschlags. Es reicht somit nicht, einfach nur einen voraussichtlichen Preis per Mail zu verschicken und dies als Kostenvoranschlag zu bezeichnen.

Zum wesentlichen Inhalt eines Kostenvoranschlags gehören:

  • Genaue Beschreibung von Art und Umfang der Arbeiten, die erledigt werden.
  • Erwartete und geschätzte Arbeitszeit, die benötigt wird.
  • Voraussichtliche und geschätzte Arbeitskosten, die für den Kunden anfallen.
  • Benötigte Materialien und Materialkosten, für die Ausführung der Arbeit.
  • Vorgegebene Gültigkeitsdauer, für den Kostenvoranschlag.

Wie ein Kostenvoranschlag aussehen kann, zeigt auch noch einmal die folgende Vorlage – diese können Sie auch gleich als kostenlose Word-Datei herunterladen.



Max Mustermann
Beispielstraße 23
12345 Neustadt
Kostenvoranschlag



Sehr geehrter Herr Mustermann,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Leistungen und dem uns damit entgegengebrachten Vertrauen.

Im nachfolgenden Kostenvoranschlag haben wir uns erlaubt, die voraussichtlichen Kosten für die telefonisch besprochenen Leistungen aufzuführen. Wir freuen uns auf Ihre Antwort und darauf, in Zukunft für Sie tätig zu werden.

Die Mehrwertsteuer ist in den aufgeführten Preisen des Kostenvoranschlags bereits enthalten.

BeschreibungMengePreis pro EinheitNettopreis
Reparatur von …15 Stunden55,00 Euro825,00 Euro
Materialien XY72 Stück27,50 Euro1.980,00 Euro
Erneuerung des …7 Stunden55,00 Euro385,00 Euro
Einbau von …2 Stunden55,00 Euro110,00 Euro
Voraussichtlicher Gesamtpreis3.300,00 Euro


Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Bei einem möglichen Mehraufwand kann von den oben genannten Preisen abgewichen werden. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie frühestmöglich darüber informieren. Der obige Kostenvoranschlag ist gültig bis zum TT.MM.JJJJ.

Wir hoffen, dass wir den Auftrag auf Basis dieses Kostenvoranschlags zu Ihrer vollsten Zufriedenheit ausführen können. Bis dahin verbleiben wir

mit freundlichen Grüßen

UNTERSCHRIFT

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FAQ: Die häufigsten Fragen zum Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag hat schon häufig zu Diskussionen geführt, weil längst nicht jedem die wichtigsten Regelungen und Vorgaben rund um die unverbindliche Angabe der voraussichtlichen Kosten bekannt sind. So werden regelmäßig viele Fragen zum Kostenvoranschlag gestellt, um zu wissen, wer zu welchem Zeitpunkt im recht ist und worauf geachtet werden muss.

Um Sie umfangreich zu informieren, haben wir einige der häufigsten Fragen in unserem kleinen FAQ zum Kostenvoranschlag gesammelt und beantwortet:

  • Wann ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig?

    Immer wieder stellen Unternehmen ihren Kunden die Erstellung eines Kostenvoranschlags in Rechnung. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn im Vorfeld eine besondere und ausdrückliche Vereinbarung über die Vergütung des Kostenvoranschlags getroffen wurde. Heißt im Klartext: Im Normalfall ist ein Kostenvoranschlag nicht zu vergüten und für Kunden zunächst kostenlos.

    Informiert der Dienstleister hingegen über die Kosten für einen Kostenvoranschlag und vereinbart diese mit dem Interessenten, ist das ebenfalls legitim.

    Auch reicht es nicht aus, wenn ein Unternehmen in seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) darauf hinweist, dass die Erstellung kostenpflichtig ist. Nur über eine individuelle Absprache und Vereinbarung mit dem jeweiligen Kunden kann die Bezahlung für den Kostenvoranschlag festgehalten werden. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn die Erstellung sehr zeit- und somit kostenintensiv ist.

  • Wie lange gilt ein Kostenvoranschlag?

    Hier gibt es im BGB keine Vorgaben oder Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Unternehmen und Selbstständige sind aber gut beraten, einen Kostenvoranschlag zu befristen und einen klaren Zeitraum zu benennen, in dem dieser gültig ist. Der einfache Grund: Die voraussichtlichen Kosten können sich mit der Zeit teils deutlich verändern. Vielleicht steigen die Materialkosten an oder die Zusammenarbeit mit einem Zulieferer endet, weshalb die Bezugskosten spürbar ansteigen.

    Beruft sich ein Kunde dann auf einen Kostenvoranschlag, der bereits viele Monate zurückliegt, hat die angegebene Preiserwartung vielleicht gar nichts mehr mit der Realität zu tun. Wie lange der Zeitraum der Gültigkeit ist, liegt dabei beim Unternehmen selbst. Im Kostenvoranschlag kann angegeben werden, wie lange sich auf den Inhalt berufen werden kann – das können einige Wochen oder auch Monate sein.

    Empfehlenswert ist ein gutes Mittelmaß zu finden: Kunden sollten genügend Zeit haben, den Kostenvoranschlag zu prüfen und sich Gedanken über mögliche Finanzierungen zu machen. Auf der anderen Seite sollte der Zeitraum nicht zu lang sein, um das eigene Risiko zu minimieren. In der Praxis entscheiden sich viele Unternehmen dazu, Kostenvoranschläge für vier bis sechs Wochen anzubieten.

  • Muss die Mehrwertsteuer im Kostenvoranschlag enthalten sein?

    Hier liegt die Wahl erneut beim Unternehmen. Es gibt keine Pflicht, die Mehrwertsteuer bereits im Kostenvoranschlag auszuweisen. Es stellt sich jedoch die Frage, warum darauf verzichtet werden sollte.

    Kunden wollen umfangreich, genau und transparent informiert werden. Wird die Mehrwertsteuer weggelassen, kann der Eindruck entstehen, es soll ein günstigerer Preis angegeben werden, um Kunden anzulocken oder gar zu täuschen. Besser ist es deshalb in der Regel, die Mehrwertsteuer anzugeben.

    Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie deutlich angeben, ob im Kostenvoranschlag die Mehrwertsteuer enthalten ist oder eben nicht.

  • Muss ein Kostenvoranschlag unterschrieben werden?

    Sie erhalten einen Kostenvoranschlag, der jedoch vom Unternehmen nicht ordentlich unterschrieben wurde. Ist dieser dann überhaupt gültig? Die kurze Antwort lautet: Ja! Wie bereits erwähnt ist es kein verbindliches Angebot und auch keine Rechnung, weshalb ein Kostenvoranschlag nicht zwangsläufig eine Unterschrift benötigt.

    Eine unverbindliche Schätzung über die Kosten können Sie auch auf einem nicht-unterschriebenen Dokument machen, sollten aber trotzdem darauf achten, die oben genannten Inhalte im Kostenvoranschlag abzudecken.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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8. Juni 2020 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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