Kostenvoranschlag: Ist eine Überschreitung erlaubt?

Was genau ist ein Kostenvoranschlag?

Als Kostenvoranschlag wird die unverbindliche Berechnung der voraussichtlichen Kosten einer Dienstleistung bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine kaufmännische Vorkalkulation, die der Information und Entscheidungsfindung eines möglichen Kunden beziehungsweise Auftraggebers dient. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) wird von Kostenanschlag, nicht vom Kostenvoranschlag gesprochen, beide Begriffe meinen jedoch dasselbe.

Das ist ratsam, um die anfallenden Kosten abschätzen zu können. Vom Dienstleister gibt es dann eine voraussichtliche Preiskalkulation über den Umfang der gewünschten Arbeiten. Im Prinzip handelt es sich bei einem Kostenvoranschlag um eine schriftliche Schätzung. Diese basiert auf einer kaufmännischen Berechnung. Da sich jedoch vor Beginn der Arbeit nicht alle Umstände genau vorhersehen und kalkulieren lassen, kann der endgültige Preis nicht auf den Cent genau angegeben werden.

Inhalt und Vorlage: Das gehört hinein

Auch wenn der Kostenvoranschlag unverbindlich ist, sollte er unbedingt einige wichtige inhaltliche Punkte abdecken. Nur so enthält er alle notwendigen Informationen und erfüllt den tatsächlichen Zweck einer Vorkalkulation. Es reicht somit nicht, einfach nur einen voraussichtlichen Preis per Mail zu verschicken und dies als Kostenvoranschlag zu bezeichnen. Zum wesentlichen Inhalt einer Vorkalkulation gehören:

• Genaue Beschreibung von Art und Umfang der Arbeiten, die erledigt werden.
• Erwartete und geschätzte Arbeitszeit, die benötigt wird.
• Voraussichtliche und geschätzte Arbeitskosten, die für den Kunden anfallen.
• Benötigte Materialien und Materialkosten, für die Ausführung der Arbeit.
• Vorgegebene Gültigkeitsdauer, für den Kostenvoranschlag.

Wie so etwas konkret aussehen kann, zeigt unsere Vorlage. Diese können Sie auch gleich als kostenlose Word-Datei durch einen Klick auf den orangefarbenen Button herunterladen.

VORLAGE KOSTENVORANSCHLAG

Was ist der Unterschied zwischen Angebot & Kostenvoranschlag?

Fälschlicherweise verwechseln einige den Kostenvoranschlag mit einem Angebot. Beides ist ähnlich, aber es gibt einen gravierenden Unterschied: Das Angebot ist bindend, während ein Kostenvoranschlag meist unverbindlich ist. Nimmt ein Kunde ein Angebot an, ist es für den Dienstleister verpflichtend, die im Angebot vereinbarten Leistungen zum genannten Preis zu erbringen. Für die Dauer, die ein Angebot gilt, muss sich der Anbieter verbindlich an die genannten Zusagen und Konditionen halten. Außerdem ist das Angebot in der Regel kostenlos für den Kunden.

Wenngleich heutzutage seltener, gib es auch die Möglichkeit, einen verbindlichen Kostenvoranschlag („Festpreisvereinbarung“) zu erstellen. Dieser hat wie das Angebot den Vorteil, dass der Kunde exakt informiert wird, welche Kosten auf ihn zukommen. Der Auftragnehmer unterliegt hier der „Richtigkeitsgarantie“, das heißt, er ist an die kalkulierten Kosten gebunden. Das gilt auch, wenn die tatsächlichen Kosten für ihn höher liegen. Einzige Ausnahme ist, wenn der Auftraggeber durch plötzliche Extrawünsche höhere Kosten verursacht: Dann darf er diese trotz des verbindlichen Kostenvoranschlags berechnen.

Gültigkeit: Wie bindend ist ein Kostenvoranschlag?

Der Kunde stimmt einem Kostenvoranschlag zu und vereinbart den Auftrag. Später erfährt er, dass die tatsächlichen Kosten um einiges höher sind, als zunächst angegeben. Was nun? Für eine Überschreitung der ursprünglichen Kosten kann es verschiedene Gründe geben:

➠ Die Arbeiten waren umfangreicher als anfangs angenommen und einkalkuliert.
➠ Es werden andere, teurere Materialien benötigt als erwartet.
➠ Die Beschaffungskosten haben sich seit Erstellung deutlich erhöht.

Der Kostenvoranschlag ist zunächst nur eine voraussichtliche Schätzung der zu erwartenden Kosten und hat somit keine Bindungswirkung. Der Dienstleister kann deshalb unter bestimmten Umständen davon abweichen. Wie beim Angebot existiert beim Kostenvoranschlag die Möglichkeit, diesem schriftlich zuzustimmen und damit den Auftrag zu erteilen. In diesem Fall werden die Kernpunkte aus dem Kostenvoranschlag zum Inhalt des Vertrags.

Wie viel darf ein Kostenvoranschlag abweichen?

Da es sich um eine unverbindliche Vorkalkulation handelt, ist der Anbieter nicht exakt an den genannten Preis gebunden. Ob der Kunde eine Überschreitung hinnehmen muss, hängt letztlich von der Höhe der Überschreitung ab. Solange es sich laut Rechtsprechung um eine unwesentliche Überschreitung handelt, müssen Kunden dies in der Regel akzeptieren. Das gilt für Überschreitungen bis zu 10 Prozent des Kostenvoranschlags.

Bei einer Abweichung um 15 oder 20 Prozent handelt es sich hingegen bereits um eine wesentliche Überschreitung. In die Beurteilung fließt aber immer auch die Höhe des Kostenvoranschlags mit ein. Bei einem Rechnungsbetrag von 200 Euro können andere Werte gelten als bei einem Kostenvoranschlag von 25.000 Euro. Sollte die Endsumme die Kosten wesentlich überschreiten, ergibt sich daraus eine Pflicht für das Unternehmen und ein Recht für den Kunden:

Informationspflicht bei Überschreitung

Unternehmen und Dienstleister haben die Pflicht, den Kunden unverzüglich zu informieren, sobald eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags absehbar ist. Zeichnet sich ab, dass die vorkalkulierten Preise nicht zu halten sind, muss der Auftragnehmer den Auftraggeber darüber sofort in Kenntnis setzen. Dieser kann auf Basis des voraussichtlich neuen Preises entscheiden, ob er den Auftrag zu den gestiegenen Kosten fortsetzen möchte. Kommt der Dienstleister seiner Pflicht nicht nach, muss er mit Schadensersatzforderungen des Kunden rechnen.

Außerordentliches Kündigungsrecht bei Überschreitung

Kommt es zu einer wesentlichen Überschreitung, hat der Kunde ein außerordentliches Kündigungsrecht für die Zusammenarbeit. Macht er von diesem Gebrauch, muss er nur für die Leistungen aufkommen, die bereits erbracht wurden. Ist der Auftrag beispielsweise zu 50 Prozent durchgeführt, muss der Kunde auch diese 50 Prozent vergüten. Kündigt der Kunde nicht, muss er auch bei wesentlicher Überschreitung den vollen Betrag zahlen.

Die häufigsten Fragen zum Kostenvoranschlag

Die Vorausberechnung hat schon häufig zu Diskussionen geführt, weil längst nicht jedem die wichtigsten Regelungen und Vorgaben rund um die unverbindliche Angabe der voraussichtlichen Kosten bekannt sind. So werden regelmäßig viele Fragen zum Kostenvoranschlag gestellt, um zu wissen, wer zu welchem Zeitpunkt im Recht ist und worauf Kunden wie auch Unternehmer achten müssen. Um Sie umfangreich zu informieren, haben wir einige der häufigsten Fragen in unserem kleinen FAQ zum Kostenvoranschlag gesammelt und beantwortet:

Wann ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig?

Unternehmen können ihren Kunden die Erstellung einer Kalkulation in Rechnung stellen. Jedoch nur dann, wenn im Vorfeld eine besondere und ausdrückliche Vereinbarung über die Vergütung der Berechnung getroffen wurde. Heißt im Klartext: Im Normalfall ist ein Kostenvoranschlag nicht zu vergüten und für Kunden zunächst kostenlos. Informiert der Dienstleister hingegen über die Kosten für eine Schätzung und vereinbart diese mit dem Interessenten, ist das ebenfalls legitim.

Es reicht nicht aus, als Unternehmen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf die kostenpflichtige Erstellung hinzuweisen. Nur über eine individuelle Absprache und Vereinbarung mit dem jeweiligen Kunden kann die Bezahlung für den Kostenvoranschlag festgehalten werden. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn die Erstellung sehr zeit- und somit kostenintensiv ist.

Wie lange gilt ein Kostenvoranschlag?

Hierzu macht das BGB keine Vorgaben oder Richtlinien. Unternehmen und Selbstständige sind aber gut beraten, einen Kostenvoranschlag zu befristen und einen klaren Zeitraum zu benennen, in dem dieser gültig ist. Der einfache Grund: Die voraussichtlichen Kosten können sich mit der Zeit verändern, etwa durch steigende Materialkosten oder eine endende Zusammenarbeit mit einem Zulieferer. Beruft sich ein Kunde dann auf einen früheren Kostenvoranschlag, entspricht die angegebene Preiserwartung vielleicht gar nicht mehr der Realität.

Den Zeitraum der Gültigkeit – ob Wochen oder Monate – wählt das Unternehmen selbst. Empfehlenswert ist ein gutes Mittelmaß: Kunden sollten genügend Zeit haben, den Kostenvoranschlag zu prüfen und sich Gedanken über mögliche Finanzierungen zu machen. Auf der anderen Seite sollte der Zeitraum nicht zu lang sein, um das eigene Risiko zu minimieren. In der Praxis bieten viele Unternehmen Kostenvoranschläge auf vier bis sechs Wochen Gültigkeit an.

Muss die Mehrwertsteuer im Kostenvoranschlag enthalten sein?

Es gibt keine Pflicht, die Mehrwertsteuer bereits im Kostenvoranschlag auszuweisen. Allerdings besteht kein Grund, warum der Auftragnehmer darauf verzichten sollte. Kunden wollen umfangreich, genau und transparent informiert werden. Wird die Mehrwertsteuer weggelassen, könnte der Eindruck entstehen, es soll ein günstigerer Preis angegeben werden, um Kunden anzulocken oder gar zu täuschen. Besser ist es deshalb, die Mehrwertsteuer anzugeben. In jedem Fall sollte aus dem Kostenvoranschlag klar hervorgehen, ob die Mehrwertsteuer enthalten ist oder nicht.

Muss ein Kostenvoranschlag unterschrieben werden?

Sie erhalten einen Kostenvoranschlag, der jedoch vom Unternehmen nicht ordentlich unterschrieben wurde. Ist dieser dann überhaupt gültig? Die kurze Antwort lautet: Ja! Wie bereits erwähnt, ist es kein verbindliches Angebot und auch keine Rechnung, weshalb ein Kostenvoranschlag nicht zwangsläufig eine Unterschrift benötigt. Eine unverbindliche Schätzung über die Kosten können Sie auch auf einem nicht-unterschriebenen Dokument machen, sollten aber trotzdem darauf achten, die oben genannten Inhalte im Kostenvoranschlag abzudecken.

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