Was ist ein Kostenvoranschlag?
Der Kostenvoranschlag (KVA, laut BGB auch: Kostenanschlag) ist eine unverbindliche Berechnung der voraussichtlichen Kosten einer Dienstleistung. Es ist eine kaufmännische Vorkalkulation zur Information und Entscheidungsfindung eines potenziellen Kunden oder Auftraggebers.
Beim KVA handelt es sich um eine schriftliche Schätzung des zu erwartenden Preises basierend auf einer kaufmännischen Berechnung. Da Sie als Selbstständiger vor Beginn der Arbeit nicht alle Umstände vorhersehen und kalkulieren können, kann der endgültige Preis nicht auf den Cent genau verbindlich angegeben werden.
Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot
Ein Kostenvoranschlag darf nicht mit dem Angebot gleichgesetzt werden. Beide enthalten zwar die Leistung und die Kosten, der wichtige Unterschied: Das Angebot ist verbindlich. Nimmt ein Kunde das Angebot an, müssen Sie sich als Anbieter an die Konditionen halten und die Leistungen zum genannten Preis erbringen. Bei einem Kostenvoranschlag sind Abweichungen möglich.
Kostenvoranschlag: Vorlage und Muster zum Download
Unsere kostenlose Vorlage zeigt, wie ein Kostenvoranschlag in der Praxis aussehen kann:
Beispielstraße 23
12345 Musterstadt
Kostenvoranschlag
Sehr geehrter Herr Muster,
wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Leistungen und dem uns damit entgegengebrachten Vertrauen.
Im nachfolgenden Kostenvoranschlag haben wir uns erlaubt, die voraussichtlichen Kosten für die telefonisch besprochenen Leistungen aufzuführen. Wir freuen uns auf Ihre Antwort und darauf, in Zukunft für Sie tätig zu werden.
Die Mehrwertsteuer ist in den aufgeführten Preisen des Kostenvoranschlags bereits enthalten.
Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Bei einem möglichen Mehraufwand kann von den oben genannten Preisen abgewichen werden. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie frühestmöglich darüber informieren. Der obige Kostenvoranschlag ist gültig bis zum TT.MM.JJJJ.
Wir hoffen, dass wir den Auftrag auf Basis dieses Kostenvoranschlags zu Ihrer vollsten Zufriedenheit ausführen können. Bis dahin verbleiben wir
mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT
Download: Kostenvoranschlag Vorlage (Word)
Inhalt im Kostenvoranschlag
Auch wenn der Kostenvoranschlag unverbindlich ist, sollte er einige wichtige inhaltliche Punkte abdecken. Nur so enthält er alle notwendigen Informationen und erfüllt den Zweck einer Vorkalkulation. Zum wesentlichen Inhalt gehören:
- Genaue Beschreibung von Art und Umfang der Arbeiten
- Erwartete und geschätzte Arbeitszeit
- Voraussichtliche und geschätzte Arbeitskosten
- Benötigte Materialien und Materialkosten
- Vorgegebene Gültigkeitsdauer
Eine Unterschrift ist sinnvoll und wirkt professionell – sie ist aber nicht zwingend erforderlich. Eine unverbindliche Schätzung über die Kosten ist auch ohne Unterschrift möglich.
Wie bindend ist ein Kostenvoranschlag?
Der Kostenvoranschlag ist zunächst nur eine voraussichtliche Schätzung der zu erwartenden Kosten und hat keine Bindungswirkung. Stimmt der Kunde dem Kostenvoranschlag zu und erteilt den Auftrag, werden die Kernpunkte zum Inhalt des Vertrags. Abweichungen sind (innerhalb bestimmter Grenzen) aber möglich.
Eine Alternative ist der verbindliche Kostenvoranschlag (Festpreisvereinbarung). Hier gibt es eine sogenannte „Richtigkeitsgarantie“. Als Anbieter sind Sie an die kalkulierten Kosten gebunden – selbst, wenn die tatsächlichen Kosten höher ausfallen. Ausnahme: Mehrkosten entstehen durch plötzliche Extrawünsche des Kunden. Diese dürfen berechnet werden.
Kostenvoranschlag: Abweichung vom Preis
Abweichungen vom Preis sind aus verschiedenen Gründen möglich: Größerer Aufwand, höhere Beschaffungskosten oder andere Materialien machen die Dienstleistung teurer. Grundsätzlich sind solche Abweichungen möglich – nicht alle höheren Kosten müssen Kunden aber akzeptieren. Differenziert wird zwischen unwesentlichen und wesentlichen Überschreitungen:
-
Unwesentliche Überschreitung
Unwesentliche Überschreitungen von bis zu 10 Prozent müssen typischerweise von Kunden akzeptiert werden.
-
Wesentliche Überschreitung
Wesentliche Überschreitungen von 15 oder 20 Prozent sind problematisch. Kunden müssen dies nicht einfach bezahlen.
Wichtig ist auch der Rechnungsbetrag. Bei 200 Euro gelten teilweise andere Werte als bei 25.000 Euro. Aus einer wesentlichen Überschreitung ergibt sich eine Pflicht für Anbieter und ein Recht für Kunden:
1. Informationspflicht bei Überschreitung
Als Dienstleister müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren, sobald eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags absehbar ist. Dieser entscheidet auf Basis des voraussichtlich neuen Preises, ob er den Auftrag fortsetzen möchte. Informieren Sie nicht, drohen Schadensersatzforderungen.
2. Außerordentliches Kündigungsrecht bei Überschreitung
Bei einer wesentlichen Überschreitung hat der Kunde ein außerordentliches Kündigungsrecht für die Zusammenarbeit. Er muss nur für die Leistungen aufkommen, die bereits erbracht wurden. Kündigt der Kunde nicht, muss er auch bei wesentlicher Überschreitung den vollen Betrag zahlen.
Wie lange gilt ein Kostenvoranschlag?
Zu Preisabweichungen kommt es auch, wenn die Beschaffungskosten steigen. Deshalb sollten Sie den Kostenvoranschlag zeitlich begrenzen. So verhindern Sie, dass ein Kunde erst nach Monaten zustimmt und Sie die berechneten Kosten nicht mehr halten können: 4-6 Wochen geben dem Kunden ausreichend Zeit und begrenzen das eigene Risiko.
Kostenvoranschlag: Kosten für die Erstellung?
Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist zunächst für Kunden kostenlos. Sie können Ihren Kunden die Vorkalkulation aber in Rechnung stellen, wenn im Vorfeld eine besondere und ausdrückliche Vereinbarung getroffen wird. Heißt: Sie müssen Kunden vorher über die Kosten informieren und diese müssen zustimmen.
Es reicht nicht aus, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) auf die kostenpflichtige Erstellung hinzuweisen. Nur über eine individuelle Absprache und Vereinbarung mit dem jeweiligen Kunden ist die Bezahlung für die Erstellung rechtens.
Muss die Mehrwertsteuer enthalten sein?
Es gibt keine Pflicht, die Mehrwertsteuer bereits in der Vorkalkulation auszuweisen. Für eine umfangreiche und transparente Information des Kunden ist es dennoch sinnvoll. In jedem Fall muss aber deutlich sein, ob die Mehrwertsteuer enthalten ist oder nicht.
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