Alles auf einen Blick
- Definition: Auftragsfristen geben einen verbindlichen Zeitraum oder Zeitpunkt vor, bis zu dem Sie eine Leistung erbringen oder einen Auftrag abschließen müssen. Anbieter sollten hierbei stets einen zeitlichen Puffer einplanen.
- Formulierung: Setzen Sie auf klare Zeitangaben (z.B. „bis zum TT.MM.JJJJ“) und verzichten Sie auf unklare Aussagen („zeitnah“ oder „baldmöglichst“).
- Verbindlichkeit: Vereinbaren Sie vertraglich einen fixen Liefertermin, sind Sie daran gebunden. Bei Überschreitung können Rücktritt vom Kaufvertrag (§ 323 BGB) oder Schadensersatz (§ 281 BGB) drohen.
- Verschiebung: Sie können eine einmal vereinbarte Auftragsfrist nachträglich nicht verändern. Kommt es zu Verzögerungen, müssen Sie mit dem Kunden sprechen und benötigen dessen Zustimmung für einen späteren Zeitpunkt.
- Risiken: Kurze Auftragsfristen bringen hohe Arbeitsbelastung und Zeitdruck bei der Bearbeitung; geben Sie zu lange Fristen an, entscheidet sich ein Kunde vielleicht für die Konkurrenz.
Mehr als 30 % der Kunden brechen eine Bestellung ab, wenn Liefer- und Auftragsfristen zu lang erscheinen. Entsprechend eng werden deshalb die Deadlines festgelegt – oft zu knapp: Gerade bei IT-Projekten zeigen Studien, dass nur rund 35 % der Aufträge pünktlich abgeschlossen werden. Der Rest benötigt mehr Zeit als angekündigt.
Was sind Auftragsfristen?
Auftragsfristen (auch: Ausführungsfristen) sind der Zeitraum, in dem Sie als Selbstständiger den Auftrag eines Kunden bearbeiten und umsetzen. Der Termin legt fest, bis zu welchem Zeitpunkt Ihr Kunde ein Ergebnis erwartet. Typisches Beispiel für eine Auftragsfrist: Ein Kunde benötigt Ihre Dienstleistung, sagt aber vor dem Auftrag „Es muss schnell gehen, ich brauche das Ergebnis in 4 Tagen.“ Dann müssen Sie entscheiden, ob Sie den Auftrag – und die Frist – annehmen und einhalten.
Arten von Fristen
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Fixfrist
Bei einer Fixfrist wird ein konkreter Termin vereinbart, dessen Einhaltung essenziell für das gesamte Geschäft ist. Die Leistung muss genau zu diesem Zeitpunkt zwingend erbracht werden. Beispiel: Ein Catering für eine Hochzeit am 12. Mai – eine Lieferung am 13. Mai ist für den Käufer absolut wertlos.
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Einfache Frist
Einfache Fristen umfassen einen Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wird. Beispiel: „innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der Zahlung.“ Wird diese Auftragsfrist überschritten, gerät der Schuldner erst nach einer Mahnung in Verzug. Ausnahme ist auch hier ein kalendermäßig genau bestimmter Termin im Kaufvertrag.
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Angebotsfristen
Dies ist eine Sonderform im Vergaberecht: Bei öffentlichen Ausschreibungen können Unternehmen Angebote einreichen, zu welchen Bedingungen sie den ausgeschriebenen Auftrag übernehmen. Ist der Zeitraum der Angebotsfrist verstrichen, werden keine weiteren Angebote berücksichtigt.
Herausforderungen bei der Planung
Das Dilemma bei Auftragsfristen: Sie wollen Auftraggeber und deren Wunsch nach schneller Bearbeitung nicht verärgern, müssen aber realistisch einschätzen, wie lange die Bearbeitung benötigt. Kunden wissen nicht, wie viel Zeit und Aufwand erforderlich sind – und wie viele andere Aufträge Sie möglicherweise parallel bearbeiten. Das ändert jedoch nichts an den Erwartungen und Wünschen. Ein Dilemma also.
Worauf kommt es bei den Fristen an?
Wenn Sie Auftragsfristen festlegen, wollen Sie Kunden entgegenkommen und trotzdem professionell planen. Diese Aspekte müssen Sie dabei (je nach Branche) berücksichtigen:
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Arbeitsbedingungen
Hat der Auftraggeber genaue Wünsche und klare Vorstellungen? Oder sind Sie in der Umsetzung vollkommen frei? Genaue Vorgaben schränken ein, sind aber oft schneller umzusetzen. Ohne einen konkreten Auftrag droht zudem die Gefahr, dass Sie eine kurze Frist zwar einhalten, der Kunde mit dem Endergebnis aber nicht zufrieden ist.
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Jahreszeit
Ist ein Auftrag witterungsabhängig, müssen Sie das bei Auftragsfristen berücksichtigen. Sind bestimmte Leistungen etwa bei Nässe und Kälte nicht möglich, braucht es eine längere Bearbeitungszeit. Denken Sie auch an unterschiedliche Auftragslagen je nach Saison. Haben Sie im Sommer oder in der Weihnachtszeit volle Auftragsbücher, sind die Fristen länger, weil vorherige Aufträge erst abgearbeitet werden.
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Besondere Sachverhalte und Schwierigkeiten
Materialien sind nicht schnell genug verfügbar, Lieferungen verzögern sich oder Kunden haben nachträgliche Änderungswünsche – mit Ihrem Erfahrungsschatz antizipieren Sie bereits einige Umstände. Planen Sie trotzdem auch unerwartete Dinge ein, um nicht bei der ersten Schwierigkeit zeitliche Probleme zu bekommen.
Knappe Auftragsfristen: Vor- und Nachteile
Sie wissen von Anfang an, dass die Auftragsfrist knapp ist, trotzdem nehmen Sie das Projekt an – weil es finanziell lukrativ ist oder Sie den Kunden nicht verlieren wollen. Das hat einige Vorteile, doch knappe Fristen bringen auch Nachteile und Risiken.
Vorteile knapper Auftragsfristen
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Sie verdienen Geld
Als Selbstständiger brauchen Sie Aufträge, um erfolgreich Umsatz zu machen. Die Zusage bringt Geld in die Kasse.
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Sie gewinnen Kunden
Erhält ein Kunde in kurzer Frist die gewünschte Leistung, ist er mehr als zufrieden. Es entstehen langfristige Kundenbeziehungen.
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Sie bauen sich einen Ruf auf
Die gute und schnelle Arbeit spricht sich herum. Durch Mundpropaganda und Empfehlungen erhalten Sie weitere Aufträge.
Nachteile knapper Auftragsfristen
Das Problem: Die Vorteile treten nur ein, wenn alles klappt. Sonst stehen Sie gleich vor mehreren Nachteilen:
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Sie versäumen die Frist
Wenn Sie mit zu knappen Fristen kalkuliert haben, ist die Deadline nicht zu halten: Sie liefern zu spät, der Ärger ist programmiert.
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Sie senken die Qualität
Knappe Auftragsfristen führen oft zu Kompromissen: teils zulasten der Arbeits- oder Ergebnisqualität. Das aber schädigt den Ruf.
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Sie haben Stress
Ob es klappt oder nicht: Sie haben in jedem Fall deutlich mehr Stress. Um die Frist einzuhalten, müssen Sie länger arbeiten, Nachtschichten einlegen oder an Wochenenden durcharbeiten.
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Sie erhalten negative Bewertungen
Unzufriedenheit wird heute in negativen Bewertungen bei Google & Co. kanalisiert. Das schreckt möglicherweise andere Kunden ab.
Auftragsfristen festlegen: 4 Schritte
Wenn Sie Auftragsfristen festlegen und Kunden mitteilen, empfehlen wir überdies die folgenden Strategien und Tipps. Sie haben sich schon oft im Alltag bewährt:
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Achten Sie auf klare Kommunikation
Bei unrealistischen Kundenerwartungen hilft nur klare Kommunikation: Erklären Sie sachlich, warum der gewünschte Zeitraum nicht reicht und welche Frist stattdessen möglich ist. Damit zeigen Sie auch: Die Qualität Ihrer Leistung ist nicht verhandelbar.
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Gliedern Sie den Auftrag in Einzelschritte
Gute Planung der Auftragsfristen erfordert gute Selbstorganisation. Um eine realistische Frist zu setzen, sollten Sie den Auftrag in Einzelschritte und Zwischenziele zerlegen. Anhand der Teilaufgaben (und deren Aufwand) erkennen Sie leichter, wie lange Sie wirklich benötigen.
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Planen Sie zeitliche Puffer ein
Für die Teilziele benötigen Sie zum Beispiel 10 Tage? Ihre Auftragsfrist sollte dennoch länger sein. Planen Sie unbedingt Zeitpuffer ein. So halten Sie die Deadline ein, selbst wenn Sie zeitlich zurückgeworfen werden.
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Zeigen Sie Transparenz
Transparenz und Ehrlichkeit sorgen für mehr Verständnis bei Auftragsfristen. Sie legen den Zeitraum nicht willkürlich fest, sondern haben ein klares Konzept. Teilen Sie dies offen und verweisen Sie auf Ihr Erfahrungswissen.
Beispiele für passende Formulierungen
Bei der Kommunikation Ihrer Auftragsfristen müssen Sie präzise sein. Vage Formulierungen klingen vielleicht freundlicher und lassen scheinbar mehr Freiraum, bringen in der Praxis aber erfahrungsgemäß mehr Schwierigkeiten und Konfliktpotenzial.
Vermeiden Sie diese Formulierungen
- „Zeitnah…“ (Was bedeutet das? 2 Tage? 2 Wochen?)
- „Nach Möglichkeit bis…“ (Das ist eine Absichtserklärung, keine Frist)
- „Ende des Monats…“ (Meinen Sie den letzten Werktag oder den 30./31.?)
Bei diesen Formulierungen bleibt unklar, wann genau eine Leistung fällig wird. Das führt zu Missverständnissen, Konflikten und unzufriedenen Kunden.
Nutzen Sie diese Formulierungen
- „Die Lieferung erfolgt am TT.MM.JJJJ um 14 Uhr.“ (Klarer Fixtermin)
- „Die Umsetzung erfolgt innerhalb von 10 Werktagen nach Erhalt aller notwendigen Unterlagen und der Anzahlung.“ (Fester Zeitraum)
Damit setzen Sie klare Auftragsfristen und Ihre Kunden wissen genau, unter welchen Rahmenbedingungen und zu welchem Zeitpunkt die Leistung erbracht wird.
Achten Sie auf die Mitwirkung
Vergessen Sie bei Ihren Auftragsfristen nicht die Mitwirkung der Gegenseite. Brauchen Sie noch Informationen? Fehlen Ihnen wichtige Zugänge? Muss erst eine Anzahlung geleistet werden? Koppeln Sie Ihre Frist daran, dass der Auftraggeber seinen Teil erfüllt – sonst haben Sie nachher Probleme mit Auftragsfristen, die Sie nicht halten können!
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