Auftragsfristen festlegen: Tipps für Selbständige

Was sind Auftragsfristen?

Auftragsfristen (auch: Ausführungsfristen) sind der Zeitraum, in dem Sie als Selbstständiger den Auftrag eines Kunden bearbeiten und umsetzen. Der Termin legt fest, zu welchem Zeitpunkt Ihr Kunde ein Ergebnis erwartet.

Typisches Beispiel für Auftragsfristen: Ein Kunde benötigt Ihre Dienstleistung, sagt aber vor dem Auftrag: Es muss schnell gehen, ich brauche das Ergebnis in 4 Tagen. Dann müssen Sie entscheiden, ob Sie den Auftrag – und die Frist – annehmen und einhalten.

Herausforderungen bei der Planung

Das Dilemma bei Auftragsfristen: Sie wollen Auftraggeber und deren Wunsch nach schneller Bearbeitung nicht verärgern, müssen aber realistisch einschätzen, wie lange die Bearbeitung braucht. Kunden wissen nicht, wie viel Zeit und Aufwand benötigt wird – und wie viele andere Aufträge Sie möglicherweise parallel bearbeiten. Das ändert jedoch nichts an den Erwartungen und Wünschen.

Wenn Sie Auftragsfristen festlegen, wollen Sie Kunden entgegenkommen und trotzdem professionell planen. Diese Aspekte müssen Sie dabei (je nach Branche) berücksichtigen:

Arbeitsbedingungen

Hat der Auftraggeber genaue Wünsche und klare Vorstellungen? Oder sind Sie in der Umsetzung völlig frei? Genaue Vorgaben schränken ein, sind aber oft schneller umzusetzen. Ohne einen konkreten Auftrag droht zudem die Gefahr, dass Sie eine kurze Frist zwar einhalten, der Kunde mit dem Endergebnis aber nicht zufrieden ist.
Jahreszeit

Ist ein Auftrag witterungsabhängig, müssen Sie das bei Auftragsfristen berücksichtigen. Sind bestimmte Leistungen etwa bei Nässe und Kälte nicht möglich, braucht es eine längere Bearbeitungszeit. Denken Sie auch an unterschiedliche Auftragslagen je nach Saison. Haben Sie im Sommer oder in der Weihnachtszeit volle Auftragsbücher, sind die Fristen länger, weil vorherige Aufträge erst abgearbeitet werden.
Besondere Sachverhalte und Schwierigkeiten

Materialien sind nicht schnell genug verfügbar, Lieferungen verzögern sich oder Kunden haben nachträgliche Änderungswünsche – mit Ihrem Erfahrungsschatz antizipieren Sie bereits einige Umstände. Planen Sie trotzdem auch unerwartete Dinge ein, um nicht bei der ersten Schwierigkeit zeitliche Probleme zu bekommen.

Knappe Auftragsfristen: Vor- und Nachteile

Sie wissen von Anfang an, dass die Auftragsfrist knapp ist, trotzdem nehmen Sie das Projekt an – weil es finanziell lukrativ ist oder Sie den Kunden nicht verlieren wollen. Das hat einige Vorteile, doch knappe Fristen bringen auch Nachteile und Risiken.

Vorteile einer Zusage knapper Auftragsfristen

Sie verdienen Geld
Als Selbstständiger brauchen Sie Aufträge, um erfolgreich zu sein. Die Zusage bringt Geld in Ihre Kassen.
Sie gewinnen Kunden
Erhält ein Kunde in kurzer Frist die gewünschte Leistung, ist er mehr als zufrieden. Es entstehen langfristige Kundenbeziehungen.
Sie bauen sich einen Ruf auf
Die gute und schnelle Arbeit spricht sich herum. Durch Mundpropaganda und Empfehlungen erhalten Sie weitere Aufträge.

Nachteile einer Zusage knapper Auftragsfristen

Das Problem: Die Vorteile treten nur ein, wenn alles klappt. Sonst stehen Sie gleich vor mehreren Nachteilen:

Sie können die Deadline nicht halten
Wenn Sie zu knappe Auftragsfristen festlegen, ist die Deadline schlicht nicht zu halten.
Sie verärgern den Kunden
Sie sagen zu, schaffen es aber doch nicht. Das ist für Kunden noch ärgerlicher, als von Anfang an eine ehrliche Aussage über die benötigte Zeit.
Sie senken Ihre Qualität
Knappe Auftragsfristen führen zu Kompromissen. Die Qualität Ihrer Arbeit lässt nach, um die Geschwindigkeit zu erhöhen.
Sie haben Stress
Ob es klappt oder nicht: Sie haben in jedem Fall deutlich mehr Stress und Arbeit. Um die Frist zu ermöglichen, müssen Sie länger arbeiten, Nachtschichten machen oder Wochenenden durcharbeiten.
Sie erhalten negative Bewertungen
Unzufriedenheit wird durch negative Bewertungen oder verärgerte Kommentare deutlich. Das schreckt möglicherweise andere potenzielle Kunden ab.

Auftragsfristen festlegen: 4 Schritte

Sie haben Schwierigkeiten, wenn Sie Auftragsfristen festlegen und Kunden mitteilen? Dann helfen Ihnen diese 4 Tipps weiter:

Achten Sie auf klare Kommunikation

Bei völlig unrealistischen Erwartungen von Kunden hilft nur klare Kommunikation. Erklären Sie sachlich, warum der Zeitraum nicht reicht und welche Frist stattdessen möglich ist. Damit zeigen Sie auch: Die Qualität Ihrer Leistung ist nicht verhandelbar.
Gliedern Sie den Auftrag in Einzelschritte

Gute Planung der Auftragsfristen erfordert Selbstorganisation. Um eine realistische Frist zu setzen, sollten Sie den Auftrag in Einzelschritte und Zwischenziele aufteilen. Anhand der Teilaufgaben (und deren Aufwand) erkennen Sie leichter, wie lange Sie wirklich benötigen.
Planen Sie zeitliche Puffer ein

Für die Teilziele benötigen Sie zum Beispiel 10 Tage – Ihre Auftragsfrist sollte etwas länger sein. Planen Sie großzügig Zeitpuffer ein. So halten Sie die Deadline ein, selbst wenn Sie zeitlich zurückgeworfen werden.
Zeigen Sie Transparenz

Transparenz und Ehrlichkeit sorgen für mehr Verständnis bei Auftragsfristen. Sie legen den Zeitraum nicht willkürlich fest, sondern haben ein klares Konzept. Teilen Sie dies offen, benennen Sie die Dauer einzelner Aufgaben und verweisen Sie auf Ihr Erfahrungswissen.