Was sind Auftragsfristen?

Fristen und Termine kennt jeder aus seinem Alltag. Als Dienstleister müssen Sie sich mit dem Kunden einig werden, was er zu welchem Zeitpunkt von Ihnen erwartet. Während größere Aufträge schriftlich fixiert werden, reicht bei kleineren Aufträgen meist eine mündliche Absprache. Auftragsfristen (teilweise auch als Ausführungsfristen bezeichnet) legen einen Zeitraum fest, innerhalb dessen eine bestimmte Handlung erfolgen soll. Nach Beendigung dieses Zeitraums liegt der Termin, zu dem Sie als Auftragnehmer die Leistung erbracht haben sollen. Werden die Auftragsfristen nicht eingehalten, hat das Konsequenzen zur Folge. Gleichzeitig gibt es mildernde Umstände, die berücksichtigt werden müssen, wenn bestimmte Fristen versäumt werden.

Herausforderungen bei der Planung

Die vermutlich größte Herausforderung beim Festlegen von Auftragsfristen ist der Auftraggeber. Der hat vielleicht konkrete Vorstellungen davon, bis zu welchem Zeitpunkt er eine Leistung oder ein Produkt benötigt. Da er selbst aber an der Erstellung nicht beteiligt ist, schätzt er womöglich das Auftragsvolumen falsch ein. Auch kennt ein Auftraggeber nicht Ihr Auftragsbuch. Es kann also ein großer Unterschied zwischen Kundenwünschen bestehen und dem, was machbar ist.

Gleichzeitig sind Selbständige in einem Dilemma: Ist die Auftragslage gut, muss immer auch an schlechte Zeiten gedacht werden. Ist eine Zeitvorgabe selbst bei leeren Auftragsbüchern kaum zu bewältigen, ist Fingerspitzengefühl gefragt, schließlich will man es sich nicht mit dem Kunden verderben.

Wenn Sie Auftragsfristen festlegen, werden Sie immer versucht sein, einerseits dem Kunden so nah wie möglich entgegenzukommen und gleichzeitig gucken müssen, dass Sie sich nicht übernehmen. Je nach Branche sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen, wenn Sie Auftragsfristen festlegen:

Arbeitsbedingungen

Hat der Auftraggeber konkrete Vorstellungen, kann er seine Wünsche benennen? Gibt es vielleicht ähnliche Arbeiten oder Produkte auf die zur Verdeutlichung zurückgegriffen werden kann? Oder hat der Auftragnehmer völlig freie Hand bei der Gestaltung? Was im ersten Moment nach einer großen Erleichterung klingt, kann sich als Boomerang erweisen. Dann nämlich, wenn der Auftraggeber sich nicht festgelegt hat, aber mit dem Endergebnis unzufrieden ist.

Jahreszeit

Bei Aufträgen, die von der Witterung abhängig sind, spielt die Jahreszeit ohnehin eine Rolle. Angenommen, Sie wollen sich ein Haus bauen lassen, so werden viele Arbeiten aufgrund von Nässe und Kälte nicht im Winter stattfinden können. Entscheidend ist die Jahreszeit auch dann, wenn beispielsweise im Sommer oder zur Weihnachtszeit Saison ist. Wer im Sommer immer volle Auftragsbücher hat, muss gegebenenfalls spätere Auftragsfristen festlegen, weil vorherige Aufträge erst abgearbeitet werden müssen.

Besondere Sachverhalte und Schwierigkeiten

Durch nachträglich berücksichtigte Kundenwünsche, aber auch Behinderungen jeglicher Art (Verzögerungen bei Lieferungen) kann es dazu kommen, dass Auftragsfristen nicht eingehalten werden können. Aufgrund eines gewissen Erfahrungsschatzes können zwar einige Umstände vorweg antizipiert werden, aber es können immer unerwartete Dinge eintreffen.

Das heißt: Wenn Sie Auftragsfristen festlegen, muss das alles unter realistischen Zeitvorgaben geschehen, deren Einschätzung Ihnen als Auftragnehmer obliegt. Ein Haus kann üblicherweise nicht innerhalb einer Woche, eine Software nicht innerhalb eines Tages entwickelt werden. Für den Auftraggeber heißt das, dass er seine Machtposition nicht missbrauchen sollte. Sprich: Im Falle nicht eingehaltener Auftragsfristen sollte mit Androhungen wie Auftragsentzug oder Kündigung sparsam umgegangen werden. Um solche Szenarien erst gar nicht heraufzubeschwören, sollten besonders kurze Ausführungsfristen nur akzeptiert werden, wenn ein Projekt von großer Dringlichkeit ist.

Möglichkeiten bei zu knappen Auftragsfristen

Was tun, wenn Sie von vornherein wissen, dass die Auftragsfristen nur auf Biegen und Brechen eingehalten werden können? Das Risiko bei knapp kalkulierten Fristen:

Der Auftrag wird nicht rechtzeitig fertig.
Der Kunde ist unzufrieden.
Der eigene Ruf leidet darunter.

Das alles kann sich für zukünftige Geschäftsbeziehungen negativ auswirken. Häufig potenzieren sich schlechte Bewertungen und Unzufriedenheit deutlich stärker als positive Erfahrungen. Falls Sie sich zu einem Auftrag überreden lassen, sollte es sich um ein kalkuliertes Risiko handeln. Knappe Auftragsfristen führen unweigerlich zu Stress. Ist zusätzlicher Einsatz außer der Reihe notwendig – also Nachtschichten oder Arbeit am Wochenende – sollten Sie sich das entsprechend vergüten lassen.

Falls Sie dem Auftraggeber vorab mitteilen, dass Sie die von ihm anvisierte Frist nicht einhalten können, kann es natürlich passieren, dass der Kunde abspringt. Bedenken Sie aber die Vorteile:

Sie geben ihm die Möglichkeit der freien Wahl. Unter Umständen erklärt er sich mit einer späteren Frist einverstanden.
Sie vermeiden Ärger aufgrund einer nicht eingehaltenen, weil zu knapp kalkulierten Frist.
Sie schonen Ihr Nervenkostüm und wahren ein intaktes Verhältnis zum Kunden.

Zumal Ihnen eine Absage auch noch eine weitere Option eröffnet: Während Sie dem Kunden absagen, können Sie ihm gleichzeitig einen befreundeten Dienstleister nennen, der noch Kapazitäten hat. Sie schlagen damit drei Fliegen mit einer Klappe:

Sie helfen dem Kunden bei seiner Problemlösung. Für spätere Aufträge sind Sie immer noch im Rennen.
Sie betreiben aktive Netzwerkpflege und verhelfen einem Bekannten möglicherweise zu einem Auftrag.
Sie „haben einen gut“; idealerweise revanchiert sich Ihr Bekannter bei Ihnen.

Mit realistischer Planung Auftragsfristen festlegen

„Qualität statt Quantität“ ist ein häufig zu vernehmendes Credo. Um eine bestimmte (gemeint ist: hohe) Qualität zu gewährleisten, braucht es eine gewisse Zeit. Sie als Auftragnehmer müssen abschätzen können, wie viel Zeit Sie brauchen. Bei Ihrer Planung sollten Sie nicht nur das fertige Produkt oder die Dienstleistung im Blick haben, sondern auch Ihre Gesundheit. Als Selbständiger haben Sie zwar keinen Chef im Nacken und können sich Ihre Arbeitszeit selbst legen. Allerdings sind Sie auch ganz allein dafür zuständig, ausreichende Ruhepausen einzuhalten. Wer konstant durchpowert, betreibt Raubbau mit seinem Körper und endet im Burnout.

4 Schritte um Auftragsfristen festzulegen

Achten Sie auf klare Kommunikation.
Wenn ein Kunde völlig unrealistische Vorgaben macht, sollten Sie wirklich gut überlegen, ob Sie den Auftrag annehmen und zu welchen Konditionen. Nein zu sagen kann Respekt erhöhen, sollte ein Kunde sich nicht auf spätere Auftragsfristen einlassen. Es zeigt, dass Sie für eine bestimmte Qualität stehen und nicht einfach gedankenlos zusagen.
Gliedern Sie den Auftrag in Einzelschritte.
Erfolgreiche Arbeit ist eine Frage der Selbstorganisation. Dazu gehört nicht nur, sich konzentriert an eine Aufgabe zu machen, sondern Prioritäten zu setzen. Welche Bereiche benötigen besondere Aufmerksamkeit, welche können später erledigt werden? Dementsprechend wird eine große Aufgabe in mehrere Teilaufgaben unterteilt, die gemäß Wichtigkeit oder Dringlichkeit abgearbeitet werden.
Planen Sie zeitliche Puffer ein.
Die Einteilung in mehrere Schritte ermöglicht Ihnen eine Einschätzung, wie lange Sie für Ihre jeweiligen Teilziele brauchen. Planen Sie großzügig, wenn Sie Auftragsfristen festlegen. Nicht nur die Zeit für die Teilziele sollte berücksichtigt werden, sondern auch Zeitpuffer für Unvorhergesehenes. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Deadline zu halten, auch wenn Sie zeitlich zurückgeworfen werden.
Zeigen Sie Transparenz.
Legen Sie dem Kunden dar, was in welcher Zeit zu erreichen ist. So zeigen Sie, dass Sie nicht einfach nur willkürlich Auftragsfristen festlegen, sondern dass ein Konzept dahinter steckt. Ihr Erfahrungswissen ist in der Regel ein anderes als das des Kunden. Wenn Sie nachvollziehbar erläutern, warum etwas eine bestimmte Zeit braucht, wird ein verständiger Kunde damit umgehen können.