Auftragsbestätigung: Vorlage & rechtliche Bedeutung

Alles auf einen Blick

• Definition: Die Auftragsbestätigung ist die schriftliche Erklärung zur Annahme eines Angebots zu den zuvor vereinbarten Rahmenbedingungen. Ein Unternehmen bestätigt damit, dass ein Auftrag angenommen und ausgeführt wird.
• Rechtswirkung: Mit der Auftragsbestätigung kommt ein rechtswirksamer und verbindlicher Vertrag zustande. Im Streitfall ist sie ein wichtiges Beweismittel.
• Zweck: Die Bestätigung fixiert die Konditionen wie Preis, Menge, Liefertermin und andere Bedingungen.
• Inhalt: Neben Informationen zu Käufer und Verkäufer sind Angaben zu Leistungsbeschreibung, Anzahl, Preis, Zahlungsbedingungen und Liefertermin zentrale Aspekte.
• Zeitpunkt: Eine Auftragsbestätigung sollte so schnell wie möglich zugestellt werden. Spätestens nach 48 Stunden sollte sie beim Käufer eingehen.
• Pflicht: Es gibt keine allgemeine Pflicht für eine Auftragsbestätigung. Trotzdem ist die Bestätigung üblich, um Missverständnisse und spätere Probleme zu vermeiden.
• Notwendigkeit: Sie ist sinnvoll und notwendig, wenn ein Auftrag nur mündlich erteilt wurde, Unklarheiten bestehen oder Kunden ohne vorheriges Angebot etwas bestellen.

90 % der mittelständischen und großen Unternehmen nutzen eine ERP-Software, die automatische Prozesse zum Verschicken einer Auftragsbestätigung enthält. Bei mehr als 10 % der Bestätigungen kommt es dabei aber zu Abweichungen zwischen Bestellung und Bestätigung (z.B. Lieferterminänderung oder Preisdifferenzen).

Was ist eine Auftragsbestätigung genau?

Eine Auftragsbestätigung (englisch: order confirmation) ist nach DIN 69905 eine Mitteilung über die Annahme eines Auftrags. Dieser muss zuvor schriftlich, telefonisch oder mündlich zustande gekommen sein. Durch die Bestätigung erklärt ein Unternehmen, dass es einen Auftrag annimmt und ausführt – ob Warenlieferung oder andere Dienstleistung. Im Vorfeld der Auftragsbestätigung erstellt ein Unternehmen zunächst ein Angebot, in dem Angaben zu Ware, Preis, Zahlungsbedingungen und Lieferung gemacht werden. Nehmen Kunden das Angebot an (durch einen Kauf), wird die Auftragsbestätigung ausgestellt. Sie fixiert den zuvor festgelegten Inhalt schriftlich, der per Post oder Mail übermittelt wird. Nicht verwechselt werden darf die Bestätigung mit einer Rechnung.

Rechtliche Bedeutung der Auftragsbestätigung

Die Bestellung eines Kunden ist aus rechtlicher Sicht zunächst ein Angebot. Erst durch die Auftragsbestätigung (also die Annahme) entsteht die rechtliche Bindung und ein Vertrag zwischen beiden Seiten. Ab diesem Moment sind Sie zur Lieferung und der Kunde zur Zahlung verpflichtet.

Auftragsbestätigung Vorlage: Beispiel für den Aufbau

Unsere kostenlose Vorlage zeigt den beispielhaften Aufbau und Inhalt einer Auftragsbestätigung:

Disclaimer: Diese Vorlage dient lediglich als Beispiel und zur Orientierung. Sie ersetzt keine fachliche Prüfung und Beratung durch einen Anwalt für Vertragsrecht. Falls Sie das Muster verwenden, übernehmen wir keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall.

Auftragsbestätigung: Inhalt und Formulierungen

Auftragsbestätigungen sind nach DIN 69905 genormt, es gibt jedoch keine feste Vorgabe für den Inhalt. Bei der genauen Gestaltung haben Sie deshalb einige Freiheiten. Dennoch sollte die Bestätigung grundsätzlich folgende Inhalte aufweisen:

• Firmendaten des Auftragnehmers
• Daten des Auftraggebers
• (Abweichende) Lieferadresse
• Auftragsnummer (falls vorhanden)
• Aktuelles Datum
• Datum der Auftragserteilung
• Betreff „Auftragsbestätigung“
• Artikel-/Leistungsbezeichnung
• Bestellmenge
• Preis (Einzelaufstellung plus Gesamtbetrag)
• Zahlungskonditionen
• Lieferbedingungen
• Liefertermin
• Dankesformel
• Grußformel
• Ort, Datum, Unterschrift

Auftragsbestätigung: Text und Formulierungsbeispiele

Sie sind sich bei der Formulierung unsicher? Hier einige Beispiele und bewährte Textbausteine, die Sie gerne nutzen können:

• „Vielen Dank für Ihren Auftrag vom…“
• „Hiermit bestätigen wir Ihren Auftrag vom…“
• „Der Aufstellung entnehmen Sie alle Einzelheiten zu Ihrem Auftrag.“
• „Wir freuen uns über Ihre Bestellung.“
• „Wie telefonisch vereinbart, übersenden wir Ihnen…“
• „Die Lieferung erfolgt am…“
• „Wir bedanken uns recht herzlich für Ihr Vertrauen.“
• „Wir freuen uns, bald wieder von Ihnen zu hören.“
• „Wir bedanken uns für die vertrauensvolle Zusammenarbeit.“
• „Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:“
• „Können wir sonst noch etwas für Sie tun?“

Was gilt bei Unterschieden zwischen Angebot und Auftragsbestätigung?

Die Auftragsbestätigung ist die Annahme eines Angebots – das gilt aber nur, wenn diese beide auch wirklich übereinstimmen. Deshalb ist es in der Praxis wichtig, zwei Fälle genauer zu unterscheiden:

Angebot und AB sind identisch

Dies ist der klassische Fall einer Auftragsbestätigung: Der Vertrag kommt zu den Bedingungen des Angebots zustande und hat für beide Seiten rechtlich bindende Wirkung. Die AB ist die Annahme und schriftliche Dokumentation.

AB weicht vom Angebot ab

Mögliches Beispiel: Ein Kunde bestellt zu Preis X, das Unternehmen schickt eine Auftragsbestätigung zu Preis Y. Hier gilt die Auftragsbestätigung rechtlich als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Angebot (§ 150 Abs. 2 BGB). Der Ball liegt nun wieder beim Kunden. Er muss diesem neuen Angebot zustimmen – entweder ausdrücklich oder durch schlüssiges Handeln (z.B. indem er die teurere Ware widerspruchslos bezahlt und entgegennimmt).

Darum sollten Sie eine Auftragsbestätigung versenden

Auch ohne Pflicht zu einer Auftragsbestätigung hat es einige Vorteile, das Dokument zu verschicken. Hier sind gute Gründe:

• Sie beugen Missverständnissen vor

  Der Inhalt des Auftrags wird noch einmal schriftlich genau festgehalten und ist für den Kunden nachprüfbar.

• Sie sichern sich ab

  Wurde ein Auftrag nur mündlich erteilt, ist eine schriftliche Auftragsbestätigung eine Absicherung der Vereinbarungen, die der Geschäftspartner überprüft.

• Sie binden den Kunden

  Eine Bestätigung ist zugleich ein Instrument zur Kundenbindung. Sie drückt Verlässlichkeit und Wertschätzung aus – und gibt beiden Seiten Sicherheit.

• Sie informieren noch einmal

  Der Kunde sieht auf einen Blick die wichtigsten Details zum Auftrag – Preis, Lieferzeit, Bestellmenge. Auch geben Sie Auskunft über Ihre AGB und Kontaktdaten.

• Sie haben ein Beweisstück

  Sollte es zu Rechtsstreitigkeiten kommen, haben Sie ein wichtiges Beweismittel zur Hand, das Sie (möglicherweise) entlastet.

Gibt es eine Auftragsbestätigungsfrist?

Auftragsbestätigungen sind nicht verpflichtend, deshalb gibt es auch keinen festen Zeitrahmen, in dem Sie diese verschicken müssen. Im Regelfall sollten Sie diese aber zeitnah innerhalb von 1-2 Tagen erstellen und verschicken. Falls es nicht möglich ist, das Zeitfenster einzuhalten, sollten Sie den Kunden nochmals informieren.

Auftragsbestätigung widerrufen: Geht das?

Enthält eine Auftragsbestätigung abweichende Vorgaben zum ursprünglich Vereinbarten, weil die Leistung anders als vereinbart ist, der Liefertermin nicht genannt wird oder der Preis sich geändert hat, muss der Empfänger des Schreibens umgehend widersprechen. Durch das Widerrufsrecht vermeidet er, dass die im Schreiben genannten Bedingungen zum Vertragsinhalt werden. Generell dürfen Sie eine Auftragsbestätigung aus folgenden Gründen widerrufen oder anfechten:

• Bei abweichenden Angaben in der Auftragsbestätigung gegenüber den ursprünglichen Vereinbarungen
• Wenn Sie über den Inhalt der Auftragsbestätigung getäuscht wurden
• Bei Vorliegen des Verdachts einer Straftat
• Bei mangelhafter Leistung nach Abmahnung und Nachbesserungsversuch

Geben Sie eine sofortige schriftliche Widerrufserklärung ab, in der Sie die Gründe für den Widerruf nennen. Wünschen Sie keine Leistung mehr, ist eine formelle Rücktrittserklärung vom Vertrag sinnvoll. Das Widerrufsrecht gilt in der Regel 14 Tage nach Abschluss eines Vertrages oder nach Erhalt der Ware bzw. Dienstleistung.

Ist Werbung in Auftragsbestätigungen zulässig?

Die Auftragsbestätigung bietet auch – das wissen vorwiegend Online-Händler – eine wunderbare Werbefläche. Zumal Bestätigungsmails überproportional häufig geöffnet werden und nicht so schnell im Papierkorb landen. Warum also nicht Folgeverkäufe ankurbeln?! Aber ist das überhaupt zulässig? Antwort: Wahrscheinlich ja. Nach Einschätzung von Juristen geht es vor allem um die Platzierung der Werbung. Steht sie in der Auftragsbestätigung nicht im Vordergrund, sondern ist nur „begleitend“, zum Beispiel im Abbinder, dürfte Werbung zulässig sein. Das gilt allerdings nicht, wenn der eigentliche Inhalt – also in diesem Fall die Auftragsbestätigung – in den Hintergrund rückt oder sogar nur vorgetäuscht ist. In solchen Fällen darf der Empfänger auf Unterlassung und sogar Schadenersatz klagen. Fragen Sie aber im Zweifelsfall bei einem Anwalt nach!

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