Anrufbeantworter besprechen: Tipps & Texte für die Ansage

Die Mailbox-Ansage ist Ihre Visitenkarte

Die meisten Telefone und Handys verfügen heute über einen automatischen Anrufbeantworter (AB). Meist ist dort bereits eine Standard-Ansage programmiert. Mit der machen Sie zwar nichts falsch, professionell oder persönlich ist die Roboterstimme aber auch nicht.

Machen Sie sich stattdessen bewusst: Der AB-Ansagetext prägt den ersten Eindruck, den eine Person von Ihnen bekommt, die Sie noch nicht kennt. Die Ansage wird damit zu Ihrer akustischen Visitenkarte, mit der Sie zusätzlich eine hohe Wiedererkennung schaffen und Ihre Marke stärken können. Deshalb ist es immer besser, den Anrufbeantworter zu besprechen, indem Sie einen ebenso originellen wie persönlichen Text aufnehmen, der alle wichtigen Informationen enthält.

Anleitung: Welcher Text gehört auf den Anrufbeantworter?

Wenn Sie Ihre Mailbox-Ansage besprechen, sollte diese stets freundlich und deutlich klingen – ohne störende Hintergrundgeräusche. Folgende wichtige Bausteine müssen enthalten sein:

1. Begrüßung & Name

   Begrüßen Sie den Anrufer und sagen Sie, mit wem er oder sie verbunden ist. Beispiel: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Mailbox von [Name, Firma].“ Oder: „Herzlich willkommen bei [Name, Firma].“

2. Dank & Status

   Bedanken Sie sich für das Interesse und sagen Sie, dass Sie zurzeit nicht erreichbar sind. Eine ausführliche Erklärung ist nicht erforderlich. Beispiel: „Danke für Ihren Anruf. Ich kann diesen gerade nicht persönlich entgegennehmen.“ Oder: „Danke für Ihren Anruf, leider sind alle Leitungen gerade besetzt.“

3. Handlungsaufforderung

   Sagen Sie dem Anrufer konkret, was zu tun ist – auch wenn das heute praktisch jeder weiß. Beispiel: „Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton – zusammen mit Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer.“

4. Weitere Infos (optional)

   Unternehmen können zusätzlich noch Notfall-Nummern, Öffnungszeiten oder Vertretung nennen sowie auf weitere Infos auf ihrer Homepage hinweisen. Beispiel: „Sie erreichen uns wieder am Montag, ab 8 Uhr.“

5. Abschied

   Am Ende der Anrufbeantworter-Ansage verabschieden Sie sich kurz und knapp. Beispiel: „Vielen Dank und einen schönen Tag!“ Oder: „Auf Wiederhören.“

Insgesamt sollte die Aufnahme nicht länger als maximal 20-30 Sekunden dauern. Das reicht für die wichtigsten Informationen.

Checkliste: Wichtige Tipps für die Aufnahme

Wenn Sie Ihren Anrufbeantworter besprechen, gibt es ein paar einfache Tipps und Tricks, mit denen Ihre Ansage sofort freundlicher und professioneller wirkt. Zu diesen Profi-Empfehlungen gehören:

• Deutlich sprechen

  Sprechen Sie den Text unbedingt langsam und deutlich. Bei wichtigen Nummern oder Adressen sollten Sie diese nochmal wiederholen.

• Freundlicher Ton

  Achten Sie darauf, sympathisch und natürlich zu klingen – als würden Sie mit einem Freund sprechen. Unbedingt dabei lächeln! Das kann man hören.

• Kurze Sätze

  Formulieren Sie für die Ansage kurze und einfache Hauptsätze ohne Füllwörter. Diese werden am Telefon besser verstanden als Schachtelsätze.

• Ruhige Umgebung

  Sorgen Sie bei der Aufnahme dafür, dass keine Nebengeräusche zu hören sind. Die stören massiv. Die Umgebung sollte ruhig sein und der Raum nicht hallen.

• Einsprechen üben

  Lesen Sie sich den Text zunächst selber vor und verbessern Sie die Betonungen. Das gesprochene Wort klingt oft anders als auf Papier. So vermeiden Sie Fehlversuche bei der Aufnahme.

• Ansage aktualisieren

  Besprechen Sie den Anrufbeantworter neu, sobald sich wichtige Dinge ändern – z.B. Öffnungszeiten und Erreichbarkeit oder Betriebsferien.

Es hat sich schon oft bewährt, den Anrufbeantworter-Text vorzuschreiben, zu optimieren und dann einzusprechen – aber bitte so, dass es nicht abgelesen klingt! Je nach Telefonanbieter (Telekom, Vodafone) gibt es spezielle Codes (z.B. 311 für Telekom) oder Menüpunkte in der App (z.B. Google Voice), um die Begrüßung aufzunehmen und zu speichern.

Anrufbeantworter Ansagen – Beispiele

Zur ersten Orientierung und Inspiration finden Sie im Folgenden einige Ansagen-Beispiele für den Anrufbeantworter, sowohl für die Firma als auch für private Aufnahmen…

Anrufbeantworter-Text geschäftlich

• „Guten Tag, Sie haben die Nummer von Max Mustermann, Vertriebsleiter der Muster AG, gewählt. Gerne hätte ich Ihren Anruf persönlich entgegengenommen, aber ich bin momentan unterwegs. Wenn Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufe ich Sie zeitnah zurück. Vielen Dank und einen schönen Tag.“
• „Guten Tag, hier spricht Mia Mustermann, Senior Consultant bei der Muster AG. Leider kann ich Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen. Am besten erreichen Sie mich von 14 bis 18 Uhr. Nennen Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, und ich rufe Sie gerne zurück. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Bea Beispiel. Ihre Nummer lautet: 01234 567890. Herzlichen Dank und auf Wiederhören.“

Schöne Anrufbeantworter Ansagen für die Firma

• „Guten Tag, Sie haben die Nummer der Fantasie GmbH gewählt. Vielen Dank für Ihren Anruf. Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Sie erreichen uns montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr. Gerne können Sie uns eine Nachricht mit Namen und Telefonnummer hinterlassen. Wir melden uns dann bei Ihnen. Auf Wiederhören.“
• „Schönen guten Tag! Das ist der Anschluss der Beispiel GmbH. Momentan sind wir nicht zu erreichen. Wenn Sie uns Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufen wir Sie gerne schnellst möglich zurück. Herzlichen Dank und auf Wiederhören.“
• „Guten Tag. Sie sind verbunden mit der ABC SE. Im Moment erreichen Sie uns nicht persönlich, aber wir rufen gerne zurück. Hinterlassen Sie uns hierfür bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Vielen Dank.“

Anrufbeantworter-Text für den Urlaub

Ansagen, die über Ihren Urlaub informieren, sollten Sie nur für das geschäftliche Telefon aufnehmen! Privat raten wir davon unbedingt ab, weil Einbrecher solche Hinweise gerne als Einladung verstehen.

• „Guten Tag. Hier spricht Mia Muster, Content Managerin der Beispiel AG. Die nächsten 2 Wochen bin ich nicht im Büro. Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an meine Kollegin Vera Vorlage. Sie erreichen sie unter der Nummer 01234 567890. Ab dem 15. August bin ich wieder persönlich für Sie da. Besten Dank und auf Wiederhören!“
• „Guten Tag und herzlich willkommen bei der Fantasie GmbH. Vielen Dank für Ihren Anruf. Zurzeit ist unser Büro geschlossen. Sie können jedoch gerne eine Nachricht hinterlassen. Wir melden uns nach den Feiertagen bei Ihnen. Ab dem 2. Januar stehen wir Ihnen wieder persönlich zur Verfügung. Besten Dank und einen guten Start ins neue Jahr.“

Anrufbeantworter-Text kurz (privat)

• „Guten Tag, Sie sind mit Max Muster verbunden. Leider bin ich gerade nicht erreichbar, aber wenn Sie mir eine Nachricht nach dem Signalton hinterlassen, rufe ich Sie gerne zurück. Bitte nennen Sie unbedingt Ihren Namen und Ihre Rückrufnummer. Vielen Dank und auf Wiederhören!“

Anrufbeantworter Ansagen auf Englisch

Wer mit Kunden und Geschäftspartnern im Ausland zu tun hat, sollte seinen Anrufbeantworter zusätzlich auf Englisch besprechen. Zwei Beispiele:

• „Hello, this is Max Mustermann, Marketing Manager of Muster AG. I am currently out of office. Please leave me a message and I will get back to you as soon as possible.“
• „Hello, it’s Max Mustermann, Marketing Manager of Muster AG. Unfortunately you are calling outside our office-hours. Feel free to leave a message an we will return your call as soon as possible.“

Texte für die Warteschleife

• „Bitte legen Sie nicht auf, Ihr Anruf ist uns wichtig. Zurzeit sind alle Leitungen belegt. Der nächste freie Mitarbeiter wird Ihren Anruf entgegennehmen. Besuchen Sie uns gerne auch im Internet unter [URL].“
• „Leider sind momentan alle Leitungen belegt. Ihr Anliegen ist uns wichtig. Bitte haben Sie noch einen Augenblick Geduld. Ein Mitarbeiter ist gleich für Sie da.“
• „Unsere Kundengespräche nehmen heute leider mehr Zeit in Anspruch. Bitte haben Sie noch einen Augenblick Geduld. Sie werden gleich mit dem nächsten freien Mitarbeiter verbunden.“

Lustige Anrufbeantworter Texte

Zur Erheiterung und allenfalls zum privaten Gebrauch empfohlen, finden Sie hier noch zwei witzige Anrufbeantworter Beispiele:

• „Hi, das ist der Anrufbeantworter von Max Muster. Ich bin zwar zuhause, aber gerade damit beschäftigt, meine Netflix-Serie durchzusehen. Rufen Sie also bitte in einer Woche nochmal an. Oder hinterlassen Sie einfach eine Nachricht!“
• „Hi, falls du es bist, Mutti: Ich bin 2 Wochen im Urlaub. Keine Sorge, ich habe genügend Sonnencreme eingepackt, wurde geimpft und habe eine Jacke dabei. Alle anderen hinterlassen bitte eine Nachricht.“
• „Ihr Anruf wurde registriert. Bitte legen Sie auf.“

Wie sollte ich den Anrufbeantworter auf keinen Fall besprechen?

Humor ist, wenn man trotzdem lacht. Leider verstehen aber nicht alle denselben Spaß. Einige pseudowitzige Ansagen auf dem Anrufbeantworter eignen sich daher weniger – im Büro oder für den Job sind sie gänzlich tabu – kamen aber schon vor:

• „Die Nummer stimmt, der Zeitpunkt nicht. Aber Sie können eine Nachricht hinterlassen. Unwichtige Nachrichten sprechen Sie bitte vor dem Signalton – alle anderen danach.“
• „Sie sind noch nicht dran! Ziehen Sie eine Nummer und warten Sie, bis Sie aufgerufen werden.“
• „Hallo. Ich sitze gerade neben dem Anrufbeantworter und höre zu, wer anruft. Formulieren Sie Ihren Wunsch also freundlich, dann nehme ich vielleicht ab.“
• „Mein Name ist Band, Ton Band: Sie haben das Recht zu schweigen, alles was sie sagen kann und wird gegen Sie verwendet werden.“
• „Wer nach dem Piep seinen Namen und seine Adresse fehlerfrei aufsagen kann, nimmt an der Verlosung nutzloser Sachpreise teil.“
• „Tja, also… Ich hätte gerne eine Pizza Salami mit Champignons und ein paar Sardellen drauf. Das Ganze bitte so in einer halben Stunde in die Musterstr. 1. Danke!“
• „Achtung. Die Nummer des Teilnehmers [eigene Nummer] wurde geändert. Sie lautet jetzt: [wieder die eigene Nummer]. Bitte versuchen Sie es unter der neuen Nummer.“
• „Hallo Süßer! Ich bin die geile Chantall und schon ganz heiß auf dich. Dieser Anruf kostet dich 3,99 Euro pro Minute. Also bleib dran und sag mir, was ich für dich tun kann:“

Welche Fehler sollte ich bei der Anrufbeantworter-Ansage vermeiden?

Eine professionelle Anrufbeantworter-Ansage zu formulieren, ist nicht schwer. Schon gar nicht mit der obigen Anleitung. Dennoch steckt die Gefahr im Detail. Versuchen Sie deshalb folgende typische Fehler zu vermeiden:

• Nuscheln und undeutlich sprechen
• Monotone Stimme und Ausdrucksweise
• Ansage im Dialekt, den nicht jeder versteht
• Duzen bei geschäftlichen Ansagen
• Der Ansage-Text ist zu lang
• Ihre Ansage enthält nicht alle nötigen Informationen
• Schlechte Tonqualität, Rauschen oder Hall

Achten Sie überdies auf feine Unterschiede bei den Formulierungen im Mailbox-Text: „Sie erreichen mich heute wieder ab 14 Uhr“ klingt wesentlich sympathischer als: „Ich mache zwischen 13 und 14 Uhr Pause.“ Dasselbe gilt für: „Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer, damit wir uns bei Ihnen melden können.“ (gut) und: „Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer, dann rufen wir Sie zurück.“ (schlecht).

FAQ – Häufige Fragen rund ums Telefonieren

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