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Anrufbeantworter besprechen: Tipps für die Ansage


„Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Mailbox von ___________. Bitte sprechen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton.“ Jeder kennt die mechanische Stimme des Anrufbeantworters, die einen begrüßt, wenn der gewünschte Gesprächspartner nicht erreichbar ist. Die Mehrheit der Anrufer legt dann entnervt auf, statt eine Nachricht zu hinterlassen. Falls Sie dies nicht schon längst getan haben, wird es jetzt höchste Zeit diese furchtbare Ansage auszutauschen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine Ansage auf dem Anrufbeantworter so gestalten, dass sie besser ankommt…


Anrufbeantworter besprechen: Tipps für die Ansage

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Anrufbeantworter besprechen: Die Ansage ist Ihre Visitenkarte

Es gibt Menschen, die sind der Meinung, dass es egal ist, welche Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter zu hören ist. Es hinterlasse doch eh niemand eine Nachricht – oder höre gar nicht richtig zu. Wahrscheinlicher aber ist, dass niemand eine Nachricht hinterlässt, weil Ihnen die Ansage egal ist. Wer spricht schon gerne mit einer Roboterstimme?

Sehen Sie es einmal von der Seite: Die Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter ist der erste Eindruck, den eine Person von Ihnen bekommt, die Sie noch nicht kennt. Es ist praktisch Ihre stimmliche Visitenkarte.

Mein Name ist Band, Ton Band…

Reale Anrufbeantworter-Ansagen, die im Job aber gar nicht gehen…

  • „Die Nummer stimmt, der Zeitpunkt nicht. Aber Sie können eine Nachricht hinterlassen. Unwichtige Nachrichten sprechen Sie bitte VOR dem Signalton – alle anderen danach…“
  • „Sie sind noch nicht dran. Ziehen Sie eine Nummer und warten Sie, bis Sie aufgerufen werden…“
  • „Hallo. Ich sitze gerade neben dem Anrufbeantworter und höre zu, wer anruft. Formulieren Sie Ihren Wunsch also freundlich, dann nehme ich vielleicht ab…“
  • „Sie haben das Recht zu schweigen, alles was sie sagen kann und wird gegen Sie verwendet werden. Wenn Sie doch etwas sagen wollen, tun Sie es jetzt – oder schweigen sie für immer…“
  • „Wer nach dem Biep seinen Namen und seine Adresse fehlerfrei aufsagen kann, nimmt an der Verlosung nutzloser Sachpreise teil…“
  • „Tja, also… Ich hätte gerne eine Pizza Salami mit Champignons und ein paar Sardellen drauf. Das ganze bitte so in einer halben Stunde in die, Moment, ich habs gleich…“
  • „Achtung. Die Nummer des Teilnehmers [eigene Nummer] wurde geändert. Sie lautet jetzt: [wieder die eigene Nummer]. Bitte versuchen Sie es unter der neuen Nummer…“
  • „Ihr Anruf wurde registriert. Bitte legen Sie auf.“
  • „Hallo Süßer! Ich bin die geile Chantall und schon ganz heiß auf dich. Dieser Anruf kostet dich 3,99 Euro die Minute. Also bleib dran und sag mir, was ich für dich tun kann…“
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Anrufbeantworter: Was häufig schief läuft

Eine gelungene Anrufbeantworter-Ansage zu formulieren, ist natürlich gar nicht so leicht. Was häufig zu schlechten Ansagen führt:

  • Nuscheln und undeutliche Sprechweise.
  • Eine monotone Ausdrucksweise.
  • Der Text Ihrer Ansage ist zu lang.
  • Ihre Ansage enthält nicht alle nötigen Informationen.
  • Die Qualität lässt zu wünschen übrig.
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Anrufbeantworter besprechen: Tipps für die perfekte Ansage

Es geht aber zum Glück auch anders. Zum einen besteht natürlich immer die Möglichkeit, eine professionelle Ansage im Tonstudio aufnehmen zu lassen. Hier wird der Anrufbeantworter professionell und genau nach den eigenen Wünschen besprochen – die Sie dann natürlich kennen sollten.

Ein Service, der natürlich mit deutlich höheren Kosten verbunden ist. Doch auch in Eigenregie können Sie Ihren Anrufbeantworter so besprechen, dass Sie einen guten Eindruck hinterlassen und vor allem seriös wirken, wenn Sie gerade einmal nicht ans Telefon gehen können. Wir haben einige Tipps für die perfekte Ansage für Sie:

Raum wählen

Bei der Aufnahme sollten Sie ungestört sein. Hintergrundgeräusche machen eine Ansage nicht nur schwer verständlich, sondern wirken im Zweifelsfall auch unprofessionell. Ein Anrufer möchte die wichtigsten Informationen der Ansage nicht aus einem Wirrwarr an Stimmen herausfiltern müssen.

Wenn Sie die Ansage selbst machen, gilt daher: Sprechen Sie den Text am besten ein, wenn Sie alleine sind. So können Sie sicher sein, dass niemand dazwischen quatscht – das schont am Ende auch Ihre eigenen Nerven, wenn Sie den Anrufbeantworter nicht vier Mal neu besprechen müssen.

Text vorschreiben

Ihre Ansage vorher schriftlich festzuhalten wird Ihnen helfen, alle wichtigen Informationen zu erwähnen, wie beispielsweise wann Sie zu erreichen sind oder wann mit einem Rückruf gerechnet werden kann. Es wird Ihnen auch mehr Sicherheit beim Einsprechen geben und somit die Anzahl der Versuche, die Sie für eine gute Aufnahme brauchen, minimieren.

Dass Sie beim Sprechen nicht so nervös sind, wird auch in Ihrer Stimme erkennbar sein. Allerdings sollten Sie jetzt nicht hergehen und alles ablesen. Das wirkt unnatürlich und eher desinteressiert. Der Mensch am anderen Ende der Leitung registriert das sofort.

Sachlich bleiben

Verzichten Sie auf allen unnötigen Schnickschnack: Musik, Fanfaren, Halleffekte, Pointen. Nennen Sie stattdessen einen kurzen Gruß („Guten Tag“ – ist zwar nicht originell, passt aber immer), Name, Position, Firmenname sowie einen Hinweis, wann Sie wieder zu erreichen sind. Danach folgt das Angebot, eine Nachricht zu hinterlassen oder die Information, dass Sie bei nächster Gelegenheit zurückrufen.

Achtung: Wenn Sie anbieten, zurückzurufen, dann müssen Sie das auch tun. Solche Versprechen sind eine Art Lackmustest für Ihre Vertrauenswürdigkeit. Ansonsten: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten wollen, sondern verweisen Sie nur auf die Zeiten, zu denen Sie wieder erreichbar sind.

Floskeln vermeiden

Sparen Sie sich Phrasen vom Typ „Dies ist der automatische Anrufbeantworter von…“ oder „Ich bin zurzeit nicht im Büro…“ – Das ist offensichtlich, sonst wären Sie ja schließlich an Ihr Telefon gegangen. Und falls Sie den Anrufer nicht gerade für Außerirdische oder vollkommen unfähig halten, sollten Sie sich auch den Hinweis erst „nach dem Piepton“ zu sprechen, sparen. Wann sonst?

Kurz fassen

Wenige Sätze reichen völlig. Die Ansage sollte nicht länger als 15 bis 20 Sekunden dauern. Sie müssen nicht gleich Ihren ganzen Werdegang aufs Band sprechen oder weit ausholen, warum Sie denn gerade nicht zu erreichen sind.

Sprechen Sie trotzdem ruhig und langsam, sodass der Anrufer alles deutlich verstehen kann. Nichts nervt mehr, als hektisch genuschelte Mobilnummern, die man stattdessen anrufen kann, für die aber mindestens drei weitere Anrufe nötig sind, um sie korrekt vom AB abzuhören.

Aussprache beachten

Wie schon gesagt: Geben Sie Ihrem Gegenüber stets die Chance, Sie zu verstehen. Sprechen Sie sowohl langsam als auch klar und deutlich. Das mag wie eine Binse klingen und erscheint manchen vielleicht wie ein überflüssiger Hinweis, doch die Praxis zeigt immer wieder, dass es viele beim Besprechen des Anrufbeantworters mit der Verständlichkeit alles andere als genau nehmen.

Viel lächeln

Man mag es kaum glauben, aber man kann hören, ob jemand lächelt. Das Lächeln und die gute Laune übertragen sich dann nicht nur auf Ihre Stimme, sondern auch auf den Zuhörer am anderen Ende der Leitung. Dabei kommen Sie sich anfangs vielleicht ein wenig komisch vor, doch der Effekt lohnt sich.

Körperspannung halten

Strecken Sie die Arme, lockern Sie die Schultern und stellen Sie sich aufrecht hin. Im Stehen ist Ihre Stimme deutlich kräftiger und hat mehr Volumen. Ihre Ansagen werden dadurch besser verständlich und klingen auch professioneller.

Empathie beweisen

„Wir haben von 12 bis 14 Uhr geschlossen“ mag faktisch richtig sein, ist aber der falsche Ansagetext. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Anrufers: Will der wissen, von wann bis wann Sie Pause machen, im Urlaub sind oder grundsätzlich nicht zu erreichen? Eben.

Hier ruft jemand an, der Sie sprechen möchte. Also dokumentieren Sie Dienstleistungsmentalität und Empathie, und stillen Sie dieses Bedürfnis: „Sie erreichen uns wieder zwischen 14 und 18 Uhr.“

Ansage aktualisieren

Das Besprechen des Anrufbeantworters sollte keine einmalige Angelegenheit sein, um die Sie sich anschließend jahrelang nicht mehr kümmern. Nicht nur die Öffnungszeiten können sich ändern, wodurch eine Aktualisierung erforderlich wird, auch andere Ereignisse sollten sich in der Ansage wiederfinden.

Sind Sie beispielsweise in den Betriebsferien und erst in einer oder zwei Wochen wieder erreichbar, sollte dies unbedingt erwähnt werden. Damit der Anrufbeantworter immer auf dem aktuellen Stand ist, sollte klar geregelt sein, wer sich in einem solchen Fall um die Ansage kümmert.

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Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele für Ihr Diensttelefon

Damit das alles nicht nur bloße Theorie bleibt, haben wir für Sie kostenlos auch noch einige konkrete Beispiele:

  • „Guten Tag, Sie haben die Nummer von Max Mustermann, Vertriebsleiter der Muster AG, gewählt. Gern hätte ich Ihren Anruf persönlich entgegengenommen, aber ich bin momentan unterwegs. Wenn Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufe ich Sie zeitnah zurück. Besten Dank und einen schönen Tag.“
  • „Guten Tag, hier spricht Max Mustermann, Vertriebsleiter der Muster AG. Leider kann ich Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen. Am besten erreichen Sie mich von 14 bis 18 Uhr. Nennen Sie mir Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, und ich rufe Sie gerne zurück. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Erika Mustermann, Ihre Nummer: 01234-567890. Herzlichen Dank und auf Wiederhören.“

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele für Ihre Firma

  • „Guten Tag, Sie haben die Nummer von der Fantasie GmbH gewählt. Vielen Dank für Ihren Anruf. Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Sie erreichen uns montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr. Gerne können Sie uns eine Nachricht mit Namen und Telefonnummer hinterlassen. Wir melden uns dann bei Ihnen. Auf Wiederhören.“
  • „Schönen guten Tag. Das ist der Anschluss der Fantasie GmbH. Momentan sind wir nicht zu erreichen. Wenn Sie uns Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen, rufen wir Sie gerne schnellst möglich zurück. Herzlichen Dank und auf Wiederhören.“
  • „Guten Tag. Sie sind verbunden mit der Fantasie GmbH. Im Moment erreichen Sie uns nicht persönlich, aber wir rufen gerne zurück. Hinterlassen Sie uns hierfür bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Vielen Dank.“

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele für den Urlaub

Ansagen, die über Ihren Urlaub informieren, sollten Sie allerdings nur für geschäftliche Telefone verwenden. Von der Nutzung für Privattelefone raten wir ab – auch Einbrecher finden solche Hinweise, wann und wie lange Haus und Wohnung leer stehen, sehr hilfreich…

  • „Guten Tag. Hier spricht Max Mustermann, Vertriebsleiter der Muster AG. Die nächsten zwei Wochen bin ich nicht im Büro. Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit an meine Kollegin Frau Francine Fantasie. Sie erreichen sie unter der Nummer 012345-5556667. Ab dem 15. August bin ich wieder persönlich für Sie da. Besten Dank und auf Wiederhören.“
  • „Guten Tag und herzlich willkommen bei der Fantasie GmbH. Vielen Dank für Ihren Anruf. Zurzeit ist unser Büro geschlossen. Sie können jedoch gerne eine Nachricht hinterlassen. Wir melden uns nach den Feiertagen bei Ihnen. Ab dem 2. Januar stehen wir Ihnen wieder persönlich zur Verfügung. Besten Dank und einen guten Start ins neue Jahr.“

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele auf Englisch

Wer auch mit Kunden und Geschäftspartnern im Ausland zu tun hat, sollte seinen Anrufbeantworter auch auf Englisch besprechen. Hier zwei Beispiele:

  • „Hello, this is Max Mustermann, Marketing Manager of Muster AG. I am currently out of office. Please leave me a message and I will get back to you as soon as possible.“
  • „Hello, it’s Max Mustermann, Marketing Manager of Muster AG. Unfortunately you are calling outside our office-hours. Feel free to leave a message an we will return your call as soon as possible.“

Anrufbeantworter Ansagen: Beispiele für witzige Ansagen

Zur Erheiterung und vielleicht als Inspiration für den privaten Anrufbeantworter haben wir auch zwei witzige Beispiele.

  • „Hi, das ist der Anrufbeantworter von Max Mustermann, der gerade zuhause ist, aber damit beschäftigt, die Herr der Ringe Trilogie in der extended Version inklusive Extras zu gucken. Rufen Sie also in einer Woche noch einmal an, oder hinterlassen Sie einfach eine Nachricht.“
  • „Hi, falls du es bist, Mutti: Ich bin zwei Wochen im Urlaub. Keine Sorge, ich habe genügend Sonnencreme mit, wurde geimpft und habe die Jacke dabei. Alle anderen hinterlassen bitte eine Nachricht.“

Fragen und Antworten rund ums Telefonieren

Uhrzeit: Wann sollte man nicht anrufen?

Niemand möchte gerne in seiner Freizeit gestört werden. Allerdings gibt nicht DEN Standardablauf einer jeden Person, weshalb die folgenden Empfehlungen lediglich Richtwerte darstellen: Unter der Woche sind private Anrufe zwischen 9.30 Uhr und 21.30 Uhr akzeptabel.

Geschäftlich sollten Sie nicht nach 20 Uhr und nur werktags anrufen. Für Privatanrufe an Sonn- und Feiertagen gilt: Nicht vor 10.30 Uhr – vielleicht möchte der Angerufene ausschlafen. Achten Sie auch auf die Mittagszeit: Zwischen 12 und 14 Uhr befinden sich viele Arbeitnehmer in der Mittagspause.

Begrüßungsformel: Wie am Telefon melden?

Grundsätzlich ist es höflich, dem Anrufer den eigenen Vor- und Nachnamen sowie einen Tagesgruß zu nennen, also beispielsweise: „Max Mustermann, guten Tag.“ Daraufhin sollte der Anrufer sich vorstellen und sein Anliegen vortragen.

Werden Sie geschäftlich angerufen, melden Sie sich mit folgender Begrüßungsformel: Name des Unternehmens, Ihr Vor- und Nachname, Tagesgruß. Also: Fantasie GmbH, (mein Name ist / Sie sprechen mit) Max Mustermann, guten Tag.“

Privat: Bin ich verpflichtet, ans Telefon zu gehen?

Auch im Zeitalter ständiger Erreichbarkeit sind Sie nicht verpflichtet, Anrufe des Chefs nach Feierabend oder sonntags entgegenzunehmen. Ausnahmen gelten bei Bereitschaftsdienst (Arbeitszeit) und für bestimmte Berufsgruppen wie Feuerwehrleute oder Krankenschwestern.

Auch im Urlaub darf das Diensthandy ausbleiben – zumindest, wenn es sich um den gesetzlichen Mindesturlaub handelt. Nur in Notfällen (wenn die Existenz des Unternehmens gefährdet ist) darf ein Chef seinen Mitarbeiter anrufen.

Arbeitsrecht: Ist es ein Arbeitstag, wenn mein Chef im Urlaub anruft?

Das Bundesurlaubsgesetz bestimmt den Urlaub zur Erholung. Genau das geht aber nicht, wenn Sie arbeiten müssen. Egal ob Sie telefonieren oder E-Mails schreiben: Als Arbeitszeit muss das entsprechend vergütet und der Urlaub nachgeholt werden. Das schließt auch Führungskräfte ein, sofern sie Arbeitnehmer sind.

Der Urlaubsanspruch gilt übrigens auch nicht als erfüllt, wenn ein Chef seinem Mitarbeiter sagt, er solle sich im Urlaub Gedanken zu einem Projekt machen. Erwartet er dann Ergebnisse unmittelbar im Anschluss, die nur durch Arbeit während des Urlaubs erbracht werden können, ist ebenfalls keine Erholung möglich.

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[Bildnachweis: Maksym Dykha by Shutterstock.com]

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