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Handy-Knigge: 13 kluge Regeln für Arbeitsplatz + Schule

Ein Handy Knigge ist wichtiger denn je. Denn der richtige Umgang mit dem Smartphone erhitzt die Gemüter: Ist ein Handy am Tisch unhöflich? Schon Kinder besitzen heutzutage ein Smartphone. Aber welche Handy-Regeln gelten für Erwachsene eigentlich – zum Beispiel am Arbeitsplatz? In unserem Handy-Knigge beantworten wir zahlreiche Fragen und zeigen Ihnen das richtige Verhalten mit dem Smartphone…

Handy-Knigge: 13 kluge Regeln für Arbeitsplatz + Schule

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Handy-Knigge: Regeln am Arbeitsplatz & privat

Viele Menschen kennen nahezu alle Funktionen ihres Smartphones, beherrschen aber nicht die Regeln der Telefon-Etikette. Unser Handy-Knigge hilft, Fettnäpfchen zu vermeiden:

Geben Sie Ihrem Handy niemals Vorrang

Das Smartphone stellt für einige Menschen regelrecht den Lebensmittelpunkt dar. Alles dreht sich nur um die nächste Nachricht, den nächsten Anruf, den nächsten Like auf einem Social Media Profil. Großer Fehler! Priorität sollten immer die Menschen haben, mit denen Sie gerade tatsächlich Zeit verbringen. Freunde, Familie, Kollegen… Lassen Sie das Handy einfach mal in der Tasche und konzentrieren Sie sich auf das, was im echten Leben um Sie herum passiert.

Gefährden Sie weder sich noch andere

Zahlreiche Unfälle passieren aufgrund von Handynutzung. Klassischerweise im Auto, doch auch am Bahngleis oder sogar für Fußgänger kann das Smartphone gefährlich sein. Wer nicht aufpasst und wahrnimmt, was um ihn herum passiert, ist eine Gefahr für sich und andere. Sollte es ein wichtiger Anruf sein, der nicht warten kann, dann suchen Sie sich einen ruhigen Ort, an dem Sie sich darauf konzentrieren können.

Sprechen Sie mit gemäßigter Stimme

Die Übertragung von Smartphones ist sehr gut, Sie müssen nicht in den Hörer brüllen, damit man Sie am anderen Ende verstehen kann. Das ist für alle anderen nur nervig und störend, egal wo Sie sich gerade befinden. Bedenken Sie außerdem, dass die Gesprächsinhalte nicht zwangsläufig für fremde Ohren bestimmt sind. Neben dem Störfaktor sind geschäftsinterne Informationen ein weiterer Punkt, den Sie beim Handy-Knigge beachten müssen.

Vermeiden Sie Störungen

Je nachdem, wo Sie sich aufhalten, stellen Sie den Klingelton nach Möglichkeit ganz aus. Auch Tastentöne oder Vibrationsalarm rufen Irritation hervor und lenken im beispielsweise im Meeting oder Gespräch ab. Als besonders unangenehm werden auch laute, aufdringliche Klingeltöne (beispielsweise in Form von Liedern) empfunden. Zudem wirkt es alles andere als professionell, wenn bei einem Anruf plötzlich Helene Fischer in Ihrer Tasche zu singen beginnt.

Spionieren Sie niemanden aus

Das Smartphone ist immer Privatsache. Egal ob Kollege oder Freund – wenn Ihr Gegenüber Ihnen sagen oder zeigen will, was sich auf seinem Handy befindet, wird dieser es von sich aus tun. Zu versuchen, einen heimlichen Blick zu erhaschen oder gar das das Handy durchstöbern, wenn der andere gerade nicht da ist, ist ein absolutes Tabu. Ein solches Eindringen in die Privatsphäre schädigt das Vertrauen nachhaltig und kann das Ende einer Beziehung bedeuten.

Melden Sie sich mit Ihrem Namen

Jeder kennt die Situation: Sie wählen eine Nummer, es klingelt und dann kommt vom anderen Ende der Leitung nur ein kurzes: „Ja?“ Das wirkt nicht nur unfreundlich, sondern birgt auch Gefahr für Missverständnisse. Vielleicht hat man sich verwählt und weiß nicht, dass man einen falschen Gesprächspartner am Telefon hat. Darum gilt: Melden Sie sich am besten mit Ihrem vollen Namen. Der Vorname allein wirkt im beruflichen Kontext zu vertraut, nur den Nachnamen zu verwenden, wirkt kurz angebunden und wenig einladend.

Suchen Sie Ihren Klingelton mit Bedacht aus

Bei der Auswahl Ihres Klingeltons sollten Sie immer daran denken, dass auch Ihr Umfeld in den Genuss kommen wird, diesen zu hören. Gerade im Beruf kann es von Vorteil sein, einen klassischeren Klingelton zu wählen. Ihnen mag die neueste Schlagermusik gefallen, aber was wird wohl Ihr Geschäftspartner denken, wenn er diesen Ton aus Ihrer Tasche hört? Dabei gilt: Wenn Sie das Gefühl haben, Ihren Klingelton in der Öffentlichkeit verstecken zu müssen, sollten Sie ihn lieber ändern.

Lassen Sie Ihr Handy in der Tasche

Wenn Sie sich mit jemandem treffen, hat Ihr Handy auf dem Tisch nichts zu suchen. Mit dieser Geste zeigen Sie, dass Sie nur darauf warten, bis endlich der erlösende Anruf kommt und Sie sich etwas anderem widmen können. Selbst wenn Sie sich dem Gespräch zuwenden und nicht ans Telefon gehen, wenn es klingelt, lenkt es doch ab. Und es bleibt die Frage: Warum legen Sie es auf den Tisch, wenn Sie ohnehin nicht telefonieren wollen?

Nutzen Sie die Stummtaste Ihres Smartphones

Es gibt einige Situationen, in denen Ihr Smartphone nicht klingeln sollte: Ein wichtiges Meeting mit dem Kunden, ein Vorstellungsgespräch oder auch der Vortrag eines Redners auf einem Event. Auch wenn es absolut selbstverständlich sein sollte, passiert es immer wieder. Erinnern Sie sich darum regelmäßig daran, Ihr Handy auf lautlos zu stellen. Das erspart Ihrem Umfeld den Ärger und Ihnen die peinlich berührten Blicke der anderen, wenn Sie hektisch in Ihrer Tasche wühlen, um das Smartphone auszuschalten.

Fassen Sie sich kurz

Wenn Sie im Meeting oder im Restaurant beim Geschäftsessen unbedingt telefonieren müssen, halten Sie das Telefonat kurz (empfohlen wird die Dauer eines Toilettengangs) und entfernen sich von den Anwesenden, um nicht zu stören. Ein absolutes Tabu ist es, einfach am Tisch sitzen zu bleiben und das Gespräch am Telefon zu beginnen. Damit zwingen Sie alle Anwesenden, auf Sie zu warten – absolut unprofessionell! Besser: Entschuldigen Sie sich kurz und verweisen auf das zuvor erwähnte, leider nicht verschiebbare Telefonat.

Sagen Sie Bescheid, wenn Sie den Lautsprecher benutzen

Bei einem Telefonat ist das Gesagte in der Regel nur für die Ohren des direkten Gesprächspartners gedacht – und so wird es auch formuliert. Verzichten Sie also darauf, ohne Vorwarnung den Lautsprecher einzuschalten. In einem solchen Fall ist das Unheil ansonsten schon programmiert. Ein unbedachtes Wort, das an die falschen Ohren gelangt und schon ist Streit im Anmarsch. Halten Sie sich vor Augen, dass Sie es auch nicht gutheißen würden, wenn Ihre Gespräche vor großem Publikum stattfinden würden.

Fassen Sie sich auf dem Anrufbeantworter kurz

Eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter sollte den Grund Ihres Anrufs kurz zusammenfassen. Heißt: Wer sind Sie, warum haben Sie angerufen und unter welcher Nummer können Sie zurückgerufen werden? Denken Sie auch daran, Ihre Telefonnummer langsam durchzugeben und eventuell zu wiederholen. So kommt diese sicher fehlerfrei bei Ihrem Gegenüber an.

Handy-Knigge (PDF)

Sonderfall Diensthandy: Darauf müssen Sie achten

Bekommen Sie vom Arbeitgeber ein Diensthandy, gelten dafür zunächst einmal dieselben Regeln, wie für ein privates Smartphone. Ob es sich nun um das berufliche oder Ihr eigenes Telefon handelt: Es bleibt grob unhöflich, wenn Sie andere damit stören oder nur auf den Bildschirm schauen und Ihren Gesprächspartner ignorieren. Das signalisiert: Anderes ist mir viel wichtiger, die Vorgänge am Handy sind besser und interessanter. Eine Außenwirkung, die Ihren beruflichen Chancen nicht gerade zuträglich ist.

Daneben gibt es beim Handy-Knigge einige Besonderheiten zu beachten, wenn es sich um ein Diensthandy handelt. Denn das berufliche Telefon nicht nur Vorteile, sondern birgt auch einige mögliche Fallen für Arbeitnehmer. Allen voran:

  • Nutzung nur im vorgegebenen Rahmen

    Wird das Telefon zur rein beruflichen Nutzung überlassen, darf der Arbeitnehmer es auch nur für genau diese Zwecke verwenden. Privates Telefonieren oder surfen im mobilen Internet sollten dann ausschließlich auf dem privaten Smartphone stattfinden. Wer sich darüber hinwegsetzt, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen und kann vom Chef für sein Fehlverhalten abgemahnt werden.

  • Überprüfung durch Chef möglich

    Wurde die private Nutzung ausdrücklich untersagt, steht es dem Arbeitgeber frei, zu überprüfen, ob der Mitarbeiter sich auch daran hält. Tauchen dann private Telefonate oder Nachrichten auf, droht die Abmahnung und auch das Vertrauen vom Chef steht auf dem Spiel.

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Welche Handy-Regeln gelten in der Schule?

Ursprünglich von Eltern als Schutz und Hilfsmittel für ihre Kinder gedacht – etwa, um einen sicheren Heimweg zu ermöglichen oder eine schnelle Kontaktmöglichkeit zu gewährleisten – hat sich das Smartphone zum Störfaktor im Schulbetrieb entwickelt. Handys werden genutzt, um sich durch Klassenarbeiten zu mogeln, sie stören den Unterricht, weil Schüler sich völlig ungehemmt mit Spielen, Musik und Klingeltönen die Zeit vertreiben.

Problematisch aber auch die umfangreichen technischen Möglichkeiten, etwa Filmaufnahmen. Die unreflektierte Nutzung der Videofunktionen und des Internets hat sozialen Problemen wie Cybermobbing und Sexting den Weg bereitet. Schwierig sind auch Videos mit zweifelhaftem und oftmals gewalttätigem Inhalt, die sich auf Schulhöfen meist schnell verbreiten. Mangelnde Medienkompetenz der Eltern, sowie uneinheitliche Regeln bergen indes weiteres Konfliktpotential.

So schwanken die Bestimmungen über den Handygebrauch in Schulen je nach Bundesland und Schule. Grundsätzlich gilt: Handys sind nicht verboten, aber die Benutzung kann verboten werden. Schüler dürfen natürlich nicht ohne Zustimmung der Person Videoaufnahmen machen, das gilt auch für Aufnahmen von Lehrern. Oft sind Handys im Unterricht und in Klassenarbeiten verboten, weshalb Lehrer die Smartphones zumindest vorübergehend einkassieren dürfen.

Kennen Sie Phubbing?

Der Begriff Phubbing setzt sich aus den beiden englischen Wörtern phone und snubbing zusammen, was so viel bedeutet wie jemanden mit dem Handy „vor den Kopf stoßen“. Das Besondere: Phubbing ist ist ein Hoax – ein Schwindel beziehungsweise Falschmeldung. Die Werbeagentur McCann Erickson erfand den Begriff seinerzeit für einen Kunden, um so eine virale Kampagne zu starten. Durchaus erfolgreich übrigens – es wurde viel über den neuen Negativtrend des Phubbing berichtet.

Doch erfunden hin oder her: Vermutlich jeder ist schon einmal einem Phubber begegnet – oder hat schon einmal jemand anderen gephubbt: Es sind die Menschen, die lieber E-Mails beantworten, Fotos hochladen, Nachrichten schreiben oder die neuesten Facebook Updates kontrollieren – gerade dann, wenn sie eigentlich mit einem Kollegen zusammen essen oder sich mit der guten Freundin unterhalten wollen – Smartphone statt soziales Umfeld.


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Häufige Fragen zum Telefonieren

Uhrzeit: Wann sollte man nicht anrufen?

Niemand möchte gerne in seiner Freizeit gestört werden. Allerdings gibt nicht DEN Standardablauf einer jeden Person, weshalb die folgenden Empfehlungen lediglich Richtwerte darstellen: Unter der Woche sind private Anrufe zwischen 9.30 Uhr und 21.30 Uhr akzeptabel.

Geschäftlich sollten Sie nicht nach 20 Uhr und nur werktags anrufen. Für Privatanrufe an Sonn- und Feiertagen gilt: Nicht vor 10.30 Uhr – vielleicht möchte der Angerufene ausschlafen. Achten Sie auch auf die Mittagszeit: Zwischen 12 und 14 Uhr befinden sich viele Arbeitnehmer in der Mittagspause.

Begrüßungsformel: Wie am Telefon melden?

Grundsätzlich ist es höflich, dem Anrufer den eigenen Vor- und Nachnamen sowie einen Tagesgruß zu nennen, also beispielsweise: „Max Mustermann, guten Tag.“ Daraufhin sollte der Anrufer sich vorstellen und sein Anliegen vortragen.

Werden Sie geschäftlich angerufen, melden Sie sich mit folgender Begrüßungsformel: Name des Unternehmens, Ihr Vor- und Nachname, Tagesgruß. Also: Fantasie GmbH, (mein Name ist / Sie sprechen mit) Max Mustermann, guten Tag.“

Privat: Bin ich verpflichtet, ans Telefon zu gehen?

Auch im Zeitalter ständiger Erreichbarkeit sind Sie nicht verpflichtet, Anrufe des Chefs nach Feierabend oder sonntags entgegenzunehmen. Ausnahmen gelten bei Bereitschaftsdienst (Arbeitszeit) und für bestimmte Berufsgruppen wie Feuerwehrleute oder Krankenschwestern.

Auch im Urlaub darf das Diensthandy ausbleiben – zumindest, wenn es sich um den gesetzlichen Mindesturlaub handelt. Nur in Notfällen (wenn die Existenz des Unternehmens gefährdet ist) darf ein Chef seinen Mitarbeiter anrufen.

Arbeitsrecht: Ist es ein Arbeitstag, wenn mein Chef im Urlaub anruft?

Das Bundesurlaubsgesetz bestimmt den Urlaub zur Erholung. Genau das geht aber nicht, wenn Sie arbeiten müssen. Egal ob Sie telefonieren oder E-Mails schreiben: Als Arbeitszeit muss das entsprechend vergütet und der Urlaub nachgeholt werden. Das schließt auch Führungskräfte ein, sofern sie Arbeitnehmer sind.

Der Urlaubsanspruch gilt übrigens auch nicht als erfüllt, wenn ein Chef seinem Mitarbeiter sagt, er solle sich im Urlaub Gedanken zu einem Projekt machen. Erwartet er dann Ergebnisse unmittelbar im Anschluss, die nur durch Arbeit während des Urlaubs erbracht werden können, ist ebenfalls keine Erholung möglich.

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Handy-Knigge: Wo sind Handys verboten?

Egal, wo Sie unterwegs sind: Überall sehen Sie Menschen, die gerade am Smartphone hängen. Sie alle versinken in einer digitalen Welt, lesen unterwegs Mails und Nachrichten oder vertreiben sich die Zeit mit Apps und Spielen. Kaum vorstellbar, die Nutzung des Handys verbieten zu wollen – einige Regeln tun jedoch genau das.

So gibt es Bestimmungen und sogar gesetzliche Vorschriften, die dem Handy-Knigge genau vorschreiben, wann welche Funktionen des Smartphones genutzt werden dürfen. Einige dieser Vorgaben wurden jedoch mit den Jahren gelockert, ergänzt oder sogar revidiert, andere sind weiterhin aktiv und müssen beachtet werden:

Handy-Knigge im Krankenhaus

Lange Zeit waren Handys im Krankenhaus völlig verboten. Man nahm an, dass Handys medizinische Gerätschaften stören und somit im schlimmsten das Leben von Patienten gefährden könnten. Mittlerweile ist die Technik sowohl bei den medizinischen Geräten als auch bei Smartphones derart fortgeschritten, dass sie als unbedenklich eingestuft werden. Studien zufolge würde lediglich eine Entfernung von unter einem Meter sich störend auswirken können und somit gelten einschränkende Empfehlungen für die Handynutzung meist nur auf Intensivstationen.

Handy-Knigge im Flugzeug

Ähnliches gilt fürs Flugzeug, so dass der Handygebrauch während des Fluges nun teilweise gestattet ist. Neben den befürchteten Gefahren für die Technik des Flugzeugs sind es allerdings auch die technischen Voraussetzungen, die ein Telefonieren über den Wolken häufig nicht ermöglichen: Viele Verkehrsmaschinen haben einen Aluminiumrumpf, der Funksignale kaum weiterleitet. Dazu kommt noch die Reiseflughöhe, so dass viele Mobilfunknetze außerhalb der Reichweite liegen. Die meisten Airlines erlauben eine Nutzung im Flugmodus, teilweise werden sogar gegen eine Gebühr WLAN-Netze angeboten, um während des Fluges Internetzugang zu haben.

Handy-Knigge im Auto

Beim Autofahren gilt die Regel: Handy am Steuer wird meistens teuer – zumindest, wenn Sie ohne Freisprechanlage erwischt werden. Infolge der Smartphonenutzung kommt es regelmäßig zu Unfällen, leider immer wieder mit Todesfällen und schwersten Verletzungen. Hauptursachen sind überhöhte Geschwindigkeit, zu dichtes Auffahren oder verspätete Reaktionen aufgrund der Ablenkung. Das Handyverbot gilt nicht nur fürs Telefonieren, sondern auch für Textnachrichten oder jede andere Nutzung des Handys während der Fahrt.

Handy-Knigge an der Tankstelle

Hier ist der Pächter genau genommen für entsprechende Verbote zuständig. Früher war der Gebrauch außerhalb des Autos verboten. Man befürchtete Funkenbildung für den Fall, dass ein Handy auf den Boden fällt und sich Gase entzünden. Inzwischen wurden auch hier an vielen Tankstellen die Bestimmungen gelockert – vermutlich auch deshalb, weil kein solcher Fall jemals bekannt wurde.

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[Bildnachweis: Olga1818 by Shutterstock.com]

Jochen Mai Autor Über UnsErfolg. Einfach. Machen. Wir ❤️ es, Menschen dabei zu unterstützen, ihre beruflichen Ziele zu erreichen und mehr Erfolg in Job und Leben zu realisieren. Dafür steht die Karrierebibel mit über 4000 Artikeln, Vorlagen, Checklisten und Services seit mehr als 15 Jahren.

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