Desk Sharing: Die Vor- und Nachteile des Schreibtischteilens

Morgens ins Büro kommen und erst einmal auf die Suche nach einem Schreibtisch gehen. Das ist Desk Sharing. Das Konzept, das gerne von jungen und innovativen Unternehmen im Silicon Valley angewendet wird, hat auch die großen Konzerne in Deutschland wie Siemens und Lufthansa erreicht. Die versprechen sich unter anderem höhere Produktivität und geringere Kosten von Desk Sharing. Aber kann der Entwurf das leisten? Die Vor- und Nachteile im Überblick…

Desk Sharing: Die Vor- und Nachteile des Schreibtischteilens

Desk Sharing: Was ist das überhaupt?

Desk Sharing: Was ist das überhaupt?Desk Sharing – auch unter dem Namen Hot Desking bekannt – ist ein Konzept, das mehr Flexibilität in die Arbeit und Arbeitsabläufe bringen soll. Die Idee dahinter ist denkbar einfach: Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr, (also Schreibtische, die bestimmten Mitarbeitern zugeordnet sind) sondern die Mitarbeiter arbeiten dort, wo sich gerade ein freies Plätzchen findet. Um es etwas spannender zu machen, gibt es beim Desk Sharing – wenn man es richtig macht – weniger Schreibtische als Mitarbeiter. Das Konzept stammt aus dem Silicon Valley und wird dort schon seit Jahren mit Begeisterung besonders bei den Tech-Riesen wie Google und Facebook umgesetzt.

Die zugrundeliegende Idee gibt es aber schon seit den achtziger Jahren des letzten Jahrhunderts. Damals wurde unter Matrosen das Hot Bunking oder unter Arbeitern das Hot Bed als Methode praktiziert. Entweder aus Platz- (Matrosen) oder Geldmangel (Arbeiter) teilten sich die Menschen ein Bett. Einer schlief, während der andere arbeitete.

Derartige Gründe spielen heute zum Glück keine Rolle mehr, dafür gilt es aber nach wie vor, auf die Kollegen Rücksicht zu nehmen: Beim Desk Sharing dürfen Schreibtische nur so lange benutzt werden, wie tatsächlich daran gearbeitet wird. Geht ein Mitarbeiter in die Pause oder hat er Feierabend, muss er den Schreibtisch komplett leer räumen und dem nächsten Mitarbeiter den Platz geben.

Das bedeutet auch, dass keine persönlichen Gegenstände wie Fotos der Lieben oder Stifte, Textmarker, Post-its oder Unterlagen auf dem Schreibtisch bleiben dürfen. Manche Mitarbeiter brauchen ein wenig Zeit, um sich an diese Clean-Desk-Policy zu gewöhnen. Denn die Zeiten, in denen der Arbeitsplatz mit allerlei privatem Tand geschmückt wurden, sind mit dem Desk Sharing Konzept vorbei.

Trotzdem findet die Idee immer mehr Zustimmung. Neben der Zentrale des Adac, heißt es demnächst auch bei der Lufthansa morgens schnell zu sein, um einen freien Platz zum Arbeiten zu ergattern. Nicht nur die großen Unternehmen auch Mittelständler und vor allem Start-ups haben das flexible Office für sich entdeckt. Es hat nämlich eine ganze Reihe Vorteile.

Die Vorteile des flexiblen Office-Konzeptes

Die Vorteile dieser flexiblen Art zu arbeiten, sollen sich auf drei Ebenen zeigen:

  • bei den Führungskräften,
  • für das Unternehmen
  • unter den Mitarbeitern und Kollegen.

Konkret bedeutet das folgendes:

  • Führungskräfte

    Vorgesetzte und Führungskräfte werden bei dem Konzept nicht ausgenommen. Das bedeutet auch für sie, dass sie sich jeden Morgen einen freien Schreibtisch suchen müssen, an dem sie arbeiten können. Das flacht die Hierarchien ab und fördert das Miteinander im Team. Muss auch die Führungskraft nach einem freien Schreibtisch suchen, wird sie aus Sicht der Mitarbeiter zu einem von ihnen. Das kann sich in einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit bemerkbar machen.

    Daneben werden durch die neue Art zu arbeiten die Führungskräfte gezwungen, ihre eingefahrenen Strukturen zu überdenken und im günstigen Fall zu ändern.

  • Unternehmen

    Für das Unternehmen soll sich das Desk Sharing Konzept durch Kostenersparnis bemerkbar machen – einige Unternehmen sprechen von Einsparungen um bis zu 30 Prozent. In einem Großraumbüro werden keine Zwischenwände mehr benötigt, die den einzelnen Mitarbeitern einen abgeschotteten Arbeitsplatz bieten sollen. Denn einen Arbeitsplatz, der von den anderen Kollegen getrennt ist, würde dem Desk Sharing Konzept zuwiderlaufen. Stattdessen geht es ja gerade um den kreativen Austausch der verschiedenen Mitarbeiter.

    Auch Kosten für zusätzliche Büros werden gespart. Wenn sich auch die Führungsriege dem flexiblen Office anschließt, sind die Zeiten von Eckbüros vorbei. Damit gewinnen Unternehmen mit dem Konzept auch eine Menge Platz, den sie anderweitig einsetzen können.

    Desk Sharing spielt auch eine große Rolle für das Employer Branding und damit das Image, das das Unternehmen nach außen vermitteln will. Gerade junge und kreative Mitarbeiter werden sich von diesem Konzept angezogen fühlen und in einem innovativen Unternehmen arbeiten wollen, in dem flexible Arbeitskonzepte erprobt und angewendet werden.

  • Mitarbeiter

    Am meisten sollen die Angestellten von der Desk Sharing Idee profitieren. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Statt jeden Morgen neben ihrem gewohnten Schreibtisch-Nachbar zu sitzen, wissen Sie bei dem flexiblen Office wenn Sie aufstehen nicht, neben wem Sie die ersten Stunden ihres Arbeitstages verbringen werden – und nach der Mittagspause ist die Situation wieder eine andere. Das erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Empathie. Denn ob Sie wollen oder nicht, Sie müssen mit Ihrem Sitznachbarn klar kommen.

    Wenn Sie mit ihrem Kollegen nicht nur klar kommen, sondern sich sogar austauschen, können Sie auch davon profitieren. Denn wer weiß, vielleicht hat der schrullig wirkende Kollege aus der IT-Abteilung ein paar gute Ideen, wie Sie das Projekt effizienter umsetzen können – und umgekehrt kann er im besten Fall auch aus Ihren Anregungen einen Nutzen ziehen.

    Generell wird durch dieses Konzept der Austausch und damit auch der Informationsfluss unter den Mitarbeitern verbessert. Wo plötzlich nicht mehr nur das angestammte Team miteinander redet, profitiert die Kommunikation insgesamt. Das macht sich in der Produktivität bemerkbar. Verschiedene Studien kommen zu dem Ergebnis, dass Unternehmen, die das Konzept des Desk Sharing anwenden, bessere wirtschaftliche Ergebnisse erzielen.

Die Nachteile des Konzeptes

Wo es Licht gibt, da ist auch Schatten – und so können die Vorteile des Desk Sharing auch zu handfesten Nachteilen werden.

  • Produktivität

    Das Konzept beruht auf der Annahme, dass glückliche Mitarbeiter automatisch produktiver arbeiten und den Erfolg des Unternehmens mehren. Die wechselnden Schreibtische können aber auch die Produktivität der Mitarbeiter behindern – zumindest zu einem kleinen Teil: Wenn Mitarbeiter jeden Morgen und nach der Mittagspause und einem Meeting damit beschäftigt sind, einen freien Arbeitsplatz zu suchen, kostet das Zeit. Wenn sie dann einen Arbeitsplatz haben, müssen sie den Laptop aufbauen und ihre Unterlagen aus der Tasche kramen – auch das kostet wieder Zeit. Verlassen sie dann den Schreibtisch, müssen sie das ganze Prozedere wieder rückgängig machen.

  • Kreativität

    Die soll durch das Desk Sharing gefördert werden, weil nun mehr Mitarbeiter als vorher Kontakt miteinander haben. Der Erfolg dieser Überlegung scheint stark von der Persönlichkeit des einzelnen Mitarbeiters abzuhängen. Ohne Frage gibt es Menschen, die mit dieser offenen Art zu arbeiten sehr gut zurecht kommen und die davon profitieren. Auf der anderen Seite sollte man sich als Vorgesetzter darüber klar sein, dass das nicht für alle Mitarbeiter gilt.

    Die eher zurückhaltenden und in sich gekehrten Personen können damit Probleme haben. Das Wissen, morgens ins Büro zu kommen und nicht sofort einen freien Schreibtisch finden zu können, kann bei ihnen Unsicherheit und Unruhe auslösen. Langfristig führt das dazu, dass sie sich nicht mehr mit voller Kraft auf die Arbeit konzentrieren können, sondern hauptsächlich mit der Frage beschäftigt sind, wo sie einen freien Arbeitsplatz finden.

  • Teambuilding

    Der vermehrte Austausch und Kontakt im Rahmen des Desk Sharing Konzeptes soll den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Auch das scheint nicht für alle Mitarbeiter gleichermaßen zu gelten. Einige können sich ausgeschlossen und zurückgedrängt fühlen, wenn sie das Gefühl bekommen, dass die besten Arbeitsplätze im Büro immer an andere Mitarbeiter gehen. Langfristig kann das sogar zu Spannungen und Konflikten im Büro führen.

  • Ist Desk Sharing ein Konzept für die Zukunft?

    Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Es kommt darauf an, wie die Unternehmenskultur ist und die einzelnen Mitarbeiter gestrickt sind. Kleinere Firmen und Start-ups können von der Idee profitieren, während größere Konzerne – aufgrund der Vielzahl der verschiedenen Mitarbeiter – damit Probleme heraufbeschwören könnten.

    Desk Sharing wird vielleicht nur ein Konzept von vielen sein, das in Zukunft in den Firmen zur Anwendung kommt.

    • Coworking-Spaces
    • Homeoffice
    • Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten
    • Kreative Inseln
    • Mobile workspaces
    • Converse space
    • oder

    • Share and discuss workspaces

    sind nur einige der Ideen, die Unternehmen in den nächsten Jahren auf Herz und Nieren prüfen können, um eine kreative und innovative Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter zu schaffen.

    [Bildnachweis: fizkes by Shutterstock.com]
13. Dezember 2018 Julia Sima Autorin Autor: Julia Sima

Julia-Eva Sima arbeitet als freie Journalistin und war mehrere Semester Dozentin an der Universität des Saarlandes. Danach wechselte sie in die Personalbranche und arbeitete unter anderem als Headhunter.



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