Definition: Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing (deutsch: Schreibtisch teilen) ist ein flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch oder Arbeitsplatz haben. Stattdessen entscheiden Angestellte jeden Tag, an welchem Schreibtisch oder in welchem Büro sie arbeiten – nach vorheriger Reservierung oder dort, wo gerade ein Platz frei ist. Die Arbeitsplätze werden von mehreren Beschäftigten abwechselnd genutzt.
Grund für die neue Büroorganisation: Durch Homeoffice, Remote Work, Krankheit, Urlaub und andere Faktoren bleiben in vielen Unternehmen Arbeitsplätze und Büroflächen heute ungenutzt. Selten sind alle Kollegen gleichzeitig im Büro. Desk Sharing ermöglicht eine bessere Auslastung der vorhandenen Arbeitsplätze – und spart Unternehmen erhebliche Kosten.
Das Konzept ist Teil des hybriden Arbeitens. Es wird auch als „Shared Desk“, „Flexible Desk“ oder „Flex Office“ bezeichnet. Im Unterschied zum klassischen Büro hat niemand einen dauerhaft zugewiesenen Arbeitsplatz. Persönliche Gegenstände verschwinden nach Feierabend im Schließfach oder Rollcontainer.
Desk-Sharing-Konzept: Regeln für den Arbeitsplatz
Damit das Desk-Sharing-Konzept funktioniert, braucht es klare Regeln für die Nutzung der vorhandenen Arbeitsplätze. Ohne verbindliche Absprachen drohen Chaos, Konflikte und ein täglicher Wettlauf um die besten Schreibtische. Besonders wichtig sind folgende Regeln:
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Nutzung des Arbeitsplatzes
Beim Desk Sharing dürfen Schreibtische nur so lange benutzt werden, wie tatsächlich daran gearbeitet wird. Geht ein Mitarbeiter in die Mittagspause, ein Meeting oder hat er Feierabend, wird der Schreibtisch nach den vereinbarten Nutzungsregeln geräumt und steht anderen zur Verfügung.
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Clean-Desk-Policy
Verlässt der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz, dürfen keine persönlichen Gegenstände, Dokumente oder andere Dinge auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Jeder hinterlässt einen sauberen Arbeitsplatz für den nächsten Nutzer (siehe: Clean-Desk-Policy).
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Privatsphäre der Kollegen
In einem Büro mit Desk Sharing herrscht oft reger Betrieb. Deshalb müssen alle Rücksicht auf Kollegen nehmen, die konzentriert arbeiten oder vertrauliche Gespräche führen. Für Telefonate, Videokonferenzen und ungestörtes Arbeiten braucht es geeignete Rückzugsräume.
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Datenschutz und Sicherheit
Häufige Schreibtischwechsel erhöhen das Risiko, sensible Unterlagen oder vertrauliche Daten offenzulegen. Deshalb sind klare Datenschutzrichtlinien, gesperrte Bildschirme und sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten erforderlich.
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Gerechte Arbeitsplatzverteilung
Die besten Plätze dürfen nicht dauerhaft von einzelnen Mitarbeitern oder Führungskräften beansprucht werden. Ein faires Buchungssystem, transparente Regeln und ausreichend geeignete Arbeitsplätze verhindern Streit und Frust.
Desk Sharing Konzept – Varianten
Für das Konzept gibt es verschiedene Varianten. Wir stellen die häufigsten Formen kurz vor:
Desk-Sharing-Variante |
Beschreibung |
| Hot Desking | Die klassische Variante des Desk Sharing wird als Hot Desking bezeichnet. Es gilt das Prinzip „first come, first served“. Freie Arbeitsplätze stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung. Wer zuerst da ist, bekommt den Platz. |
| Desk Booking | Im Gegensatz zum Hot Desking wird die Nutzung der Arbeitsplätze im Voraus geplant und reserviert. Mitarbeiter sehen über eine Software oder Smartphone-App die Verfügbarkeit und buchen ihren gewünschten Schreibtisch. Das erleichtert die Planung und verhindert unnötige Konflikte. |
| Rotierende Arbeitsplätze | Bei diesem Modell nutzen bestimmte Mitarbeiter einen gemeinsamen Arbeitsplatz im Wechsel. Das funktioniert beispielsweise bei Schichtarbeit oder wenn Kollegen an unterschiedlichen Tagen von zu Hause arbeiten. |
| Kombinierte Lösungen | Viele Unternehmen kombinieren feste Teamzonen mit frei buchbaren Arbeitsplätzen. Solche Modelle bieten Flexibilität und Effizienz, ohne eingespielte Teams ständig auseinanderzureißen. |
Desk-Sharing-Software und Buchungssysteme
Spezielle Software unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung und Buchung von Arbeitsplätzen. Mitarbeiter sehen, welche Schreibtische verfügbar sind, welche Ausstattung sie bieten und wo ihre Kollegen sitzen. Eine Desk-Sharing-App erleichtert damit die Organisation und spart Suchzeiten. Typische Funktionen sind:
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Buchung von Arbeitsplätzen
Mitarbeiter reservieren Schreibtische oder Besprechungsräume für ihre Arbeitszeit. Das verhindert Doppelbelegungen und sorgt für Planungssicherheit.
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Verwaltung von Arbeitsmitteln
Die Software zeigt, welche Arbeitsplätze mit Monitoren, Dockingstations oder anderen Geräten ausgestattet sind. So finden Beschäftigte einen Platz, der zu ihren Aufgaben passt.
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Integration von Tools
Viele Programme lassen sich mit Microsoft Teams, Outlook oder anderen Anwendungen verbinden. Das erleichtert die Kommunikation und Abstimmung innerhalb des Teams.
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Management von Besuchern
Einige Buchungssysteme unterstützen zusätzlich die Organisation von Gästen, Besprechungsräumen und Zutrittsberechtigungen.
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Kommunikation mit Mitarbeitern
Check-ins, Benachrichtigungen und Feedback-Funktionen helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Arbeitsplatzorganisation zu verbessern.
Eine gute Desk-Sharing-Software löst allerdings nur organisatorische Probleme. Sie ersetzt weder ausreichend Arbeitsplätze noch ergonomische Ausstattung oder eine faire Unternehmenskultur.
Vorteile des Desk-Sharing-Modells
Das Desk-Sharing-Modell verändert den Büroalltag grundlegend. Unternehmen profitieren vor allem von geringeren Raumkosten und einer flexibleren Nutzung ihrer Flächen. Für Mitarbeiter entstehen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Arbeitsplatzwahl. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Flache Hierarchien
Beim Desk Sharing sitzen Mitarbeiter nicht nur neben Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen, sondern auch neben Führungskräften. Das schafft eine leichtere, abteilungs- und hierarchieübergreifende Kommunikation. Ebenso fördert das Modell eine Arbeit auf Augenhöhe, gewährt interessante Einblicke in andere Bereiche und stärkt die Mitarbeiterzufriedenheit und das Betriebsklima – vorausgesetzt, die Führungskräfte machen selbst mit.
Bessere Zusammenarbeit
Mitarbeiter, die regelmäßig neben anderen Kollegen arbeiten, lernen mit der Zeit mehr Menschen im Unternehmen kennen. Dabei entstehen interessante Gespräche, neue Ideen und bereichsübergreifende Kontakte. Geteilte Arbeitsplätze helfen, bestehende Vorurteile und Blockaden zwischen Abteilungen abzubauen. Besonders für projektorientierte Teams bietet das neue Möglichkeiten.
Mehr Produktivität
Jeder Mitarbeiter hat einen individuellen Arbeitsstil und unterschiedliche Bedürfnisse bei seinen Aufgaben. Mal braucht er einen Projektraum für ein Meeting, mal einen ruhigen Arbeitsplatz ohne Ablenkung. Beim Desk Sharing wählen Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz passend zur aktuellen Aufgabe. Das steigert die Produktivität – wenn genügend unterschiedliche Arbeitsbereiche zur Verfügung stehen. Ein Großraumbüro voller identischer Schreibtische erfüllt diesen Anspruch nicht.
Niedrigere Kosten
Auf Unternehmensebene bietet Desk Sharing enorme Kostenvorteile, weil weniger eingerichtete Arbeitsplätze gebraucht werden. Gerade in Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen ist oft nur ein Teil der Belegschaft gleichzeitig präsent. Durch die gemeinsame Nutzung sinkt der Flächenbedarf. Unternehmen sparen Miete, Energie, Reinigung und Ausstattung. Für Arbeitgeber ist das eines der stärksten Argumente für Desk Sharing.
Employer Branding
Gerade in jungen und innovativen Unternehmen spielt Desk Sharing eine wichtige Rolle für das Employer Branding und das Image nach außen. Flexible Büroflächen vermitteln Modernität und Offenheit. Besonders Mitarbeiter, die selbstbestimmt und hybrid arbeiten möchten, schätzen die freie Arbeitsplatzwahl. Zum Imagegewinn wird das Konzept allerdings erst, wenn es im Alltag funktioniert.
Nachteile des Desk-Sharing-Modells
Wo Unternehmen Kosten sparen, entstehen für Beschäftigte häufig neue Belastungen. Ein eigener Schreibtisch bedeutet schließlich mehr als eine freie Tischplatte: Er bietet Vertrautheit, persönliche Gestaltungsmöglichkeiten und einen festen Platz im Team. Diese Nachteile sollten Arbeitgeber ernst nehmen:
Identifikation und Arbeitsplatzanforderungen
Desk Sharing ist nicht für jede Persönlichkeit geeignet. Nicht jeder möchte morgens einen neuen Arbeitsplatz suchen oder ständig an einem anderen Schreibtisch sitzen. Wer seinen Arbeitsplatz individuell einrichten und persönliche Gegenstände aufstellen möchte, verliert ein Stück Vertrautheit und Zugehörigkeit. Aus dem eigenen Büro wird eine austauschbare Arbeitsstation.
Konflikte und Stress
Desk Sharing führt schnell zu einem täglichen Wettlauf um die besten Plätze. Das sorgt für Stress und kostet Zeit. Neuer Schreibtisch, Arbeitsmittel holen, Dokumente mitnehmen, Technik einrichten – jeden Tag aufs Neue. Besonders ärgerlich wird es, wenn der reservierte Platz belegt ist oder Kollegen in der Nähe fehlen. Was als flexibles Arbeiten verkauft wird, entwickelt sich dann zur täglichen Belastungsprobe.
Technik und Kosten
Jeder Arbeitsplatz muss sich individuell an die körperlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter anpassen lassen. Das erfordert Investitionen in höhenverstellbare Schreibtische, Monitore und Bürostühle. Als Stauraum für Arbeitsunterlagen und persönliche Sachen braucht es Rollcontainer oder Schließfächer. Hinzu kommen Kosten für Buchungssoftware, Reinigung und technische Ausstattung. Die versprochenen Einsparungen fallen damit geringer aus als zunächst kalkuliert.
Teambuilding und Zusammenarbeit
Durch wechselnde Arbeitsplätze werden eingespielte Teams räumlich getrennt. Kollegen müssen sich erst suchen oder stärker digital zusammenarbeiten. Das behindert das Teamwork und schwächt den Teamgeist. Besonders problematisch ist es, wenn Mitarbeiter keinen Platz in der Nähe ihres Teams finden oder die besten Schreibtische dauerhaft von anderen besetzt werden.
Desk-Sharing-Studien: Was sagen Beschäftigte?
Die Erfahrungen mit Desk Sharing sind deutlich weniger positiv, als manche Hochglanzbroschüren versprechen. Aktuelle Untersuchungen zeigen eine gespaltene Belegschaft: Viele Beschäftigte arrangieren sich mit dem Modell. Ein großer Teil möchte trotzdem lieber wieder einen eigenen Schreibtisch.
Laut einer Fraunhofer-Studie lehnen 45,8 % der Beschäftigten Desk Sharing ab. Nur 29,5 % fanden den „Raumwechsel“ gut, weitere 24,7 % waren unentschieden. Eine DGUV-Studie aus dem Jahr 2023 war noch eindeutiger:
- 47,6 % wünschten sich einen festen Schreibtisch.
- 25 % konnten sich wegen der Lautstärke nicht richtig konzentrieren.
- 25 % wurden häufig gestört oder durch vorbeilaufende Personen abgelenkt.
Besonders brisant: Bei 28,3 % der Befragten waren Führungskräfte vom Desk Sharing ausgenommen und behielten ihren festen Arbeitsplatz. Die Botschaft an die Belegschaft ist fatal: Wer in der Hierarchie oben steht, muss sich nicht täglich einen Schreibtisch suchen. Zwar arrangiert sich die Mehrheit mit dem Desk Sharing – Begeisterung für das Konzept sieht aber anders aus.
Desk-Sharing-Kritik: Wann scheitert das Konzept?
Desk Sharing wird gerne als modernes Bürokonzept verkauft. Tatsächlich ist es zunächst eine betriebswirtschaftliche Entscheidung: Unternehmen wollen ihre Flächen effizienter nutzen und Kosten senken. Daran ist nichts verwerflich. Problematisch wird es, wenn die Einsparungen auf dem Rücken der Beschäftigten ausgetragen werden. Die DGUV-Untersuchung liefert hierfür handfeste Beispiele: Ein Viertel der Befragten leidet unter Lärm am Arbeitsplatz. Mehr als die Hälfte durfte bei der Einführung nicht mitentscheiden. Und rund jeder Zweite hätte lieber wieder einen eigenen Schreibtisch.
Besonders kritisch sind folgende Fehler:
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Desk Sharing ohne Mitbestimmung
Beschäftigte werden vor vollendete Tatsachen gestellt. Wer seine gewohnte Arbeitsumgebung verliert, ohne gefragt zu werden, empfindet die Veränderung als Geringschätzung.
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Zweiklassengesellschaft im Büro
Führungskräfte behalten ihre Einzelbüros, während Mitarbeiter täglich um freie Schreibtische konkurrieren. Das untergräbt die Glaubwürdigkeit des Konzepts und verschärft bestehende Hierarchien.
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Zu wenige Rückzugsräume
Telefonate, Videokonferenzen und konzentrierte Arbeit finden auf derselben offenen Fläche statt. Die Folge sind Lärm, Unterbrechungen und sinkende Konzentration. Deep Work wird so unmöglich.
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Fehlende persönliche Gestaltung
Ein Schreibtisch ist für viele Menschen ein Stück berufliche Heimat. Fotos, Pflanzen oder persönliche Gegenstände schaffen Vertrautheit. Werden sie verbannt, geht ein Teil der Identifikation mit dem Arbeitsplatz verloren.
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Falsche Prioritäten
Wenn ausschließlich die eingesparte Bürofläche zählt, geraten Gesundheit, Zusammenarbeit und Arbeitsqualität aus dem Blick. Dann wird Desk Sharing zum Sparprogramm mit modernem Etikett.
Die größte Schwäche des Konzepts: Es wird häufig aus Sicht der Flächenplanung entwickelt, obwohl Menschen darin arbeiten sollen. Ein guter Arbeitsplatz muss Konzentration ermöglichen, Zusammenarbeit fördern und individuelle Bedürfnisse berücksichtigen. Sonst spart das Unternehmen an der falschen Stelle.
Desk Sharing: Was sagt das Arbeitsrecht?
Auch bei wechselnden Arbeitsplätzen gelten die gesetzlichen Anforderungen an sichere und gesundheitsgerechte Arbeit. Arbeitgeber müssen geeignete Arbeitsbedingungen schaffen, Arbeitsplätze ergonomisch ausstatten und Gefährdungen beurteilen. Dazu gehören auch psychische Belastungen durch Lärm, Unterbrechungen oder mangelhafte Arbeitsorganisation.
Eine Gefährdungsbeurteilung ist deshalb auch beim Desk Sharing erforderlich. Der Arbeitgeber muss prüfen, welche Risiken durch das konkrete Arbeitsplatzkonzept entstehen und welche Schutzmaßnahmen notwendig sind. Besteht ein Betriebsrat, hat dieser zudem Mitbestimmungsrechte. Diese betreffen unter anderem Fragen der betrieblichen Ordnung, des Gesundheitsschutzes oder den Einsatz technischer Systeme zur Überwachung von Beschäftigten. Auch eine Betriebsvereinbarung zum Desk Sharing ist sinnvoll, um Buchungsregeln, Ausstattung, Ausnahmen und Datenschutz verbindlich festzulegen.
Ist Desk Sharing ein Konzept für die Zukunft?
Desk Sharing wird in immer mehr Unternehmen praktiziert. Büroserviceanbieter und Coworking Spaces nutzen es bereits als Kernkonzept. Auch Start-ups und kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen profitieren von geringeren Raumkosten. Der Trend zu hybriden Arbeitsformen verstärkt diese Entwicklung: Wer nur an 2-3 Tagen pro Woche ins Büro kommt, braucht dort nicht zwingend einen reservierten Schreibtisch.
Doch modern ist nicht immer besser. Desk Sharing spart Fläche, verlangt den Beschäftigten aber zusätzliche Anpassung ab. Aktuelle Studien zeigen, wie umstritten das Konzept bleibt. Das sollten Arbeitgeber nicht als Widerstand gegen Veränderungen abtun, sondern als ernstes Warnsignal verstehen. Desk Sharing ist nur dann ein Fortschritt, wenn auch die Mitarbeiter davon profitieren. Wer Schreibtische streicht, muss im Gegenzug mehr bieten: ergonomische Arbeitsplätze, ausreichend Rückzugsräume, faire Buchungssysteme und echte Mitbestimmung. Sonst bleibt vom modernen Bürokonzept nur eines übrig: eine Sparmaßnahme auf Kosten der Belegschaft.
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