Clean Desk Policy Prinzip: Das Problem

Anwendung findet die Clean Desk Policy (CDP) vor allem in Unternehmen, die Desksharing beziehungsweise Hot Desking betreiben, das heißt, kein Arbeitnehmer hat einen festen Arbeitsplatz, sondern baut sein Laptop dort auf, wo Platz ist. Damit das ohne Zeitverlust geht, ist ein aufgeräumter Arbeitsplatz absolut notwendig. Das beinhaltet neben dem Wegräumen von Akten auch Post-its, Visitenkarten und USB-Sticks.

Wie sieht Ihr Arbeitsalltag aus – wühlen Sie sich jeden Tag aufs Neue durch die Unterlagen Ihres Schreibtisches? Oder muss bei Ihnen alles fein ordentlich abgeheftet und sortiert sein? Die Meinungen zum Clean Desk Prinzip beziehungsweise zur Clean Desk Policy gehen auseinander: Die einen sehen ihre Kreativität darin beschränkt – frei nach dem Motto: „Nur das Genie beherrscht das Chaos“, die anderen halten es für eine unabdingbare Notwendigkeit.

Das kann durchaus eine Frage der Branche sein. So gilt für Arbeitsplätze mit einem erhöhten Kundenverkehr wie beispielsweise Anwaltskanzleien, Arztpraxen oder Behörden in besonders hohem Maße der Umgang mit personenbezogenen Daten.

Das Problem liegt darin, dass diese Daten mitunter frei zugänglich auf Ihrem Arbeitsplatz liegen bleiben – sei es in der Mittagspause, sei es nach Arbeitsende, weil Sie einen Vorgang vielleicht noch nicht abgeschlossen haben. Sowohl Wachleute als auch Reinigungspersonal können somit an Informationen gelangen, die eigentlich unter Verschluss sein müssten.

Clean Desk Policy: Das können Mitarbeiter tun

Unternehmen sind verpflichtet, sich an Datenschutzgesetze zu halten. Aber es muss ja nicht nur um Daten von Kunden gehen – auch Unternehmen, die sich vor Industriespionage schützen wollen, fahren gut mit einer entsprechenden Strategie. Für den Anfang hilft es, dass sich die Mitarbeiter die drei P’s der Schreibtischorganisation verdeutlichen:

Plan

Direkt zu Arbeitsbeginn sollte geplant werden, was alles für den jeweiligen Tag benötigt wird. Nur diese Dokumente werden für die Arbeit ausgewählt – alle anderen werden abgelegt.

Protect

Schützen Sie Ihre Arbeitsmaterialien, indem Sie nichts offen herumliegen lassen. Heften Sie Dinge in einen Ordner, verstauen Sie Ihre Unterlagen in einer Schublade. Ebenfalls wichtig: Wenn Sie einen passwortgeschützten Bildschirmschoner verwenden, kann auch im Vorübergehen niemand zufällig einen Blick auf Ihre Arbeit erhaschen.

Pick

Sammeln Sie am Ende des Tages wieder alle Unterlagen ein und verstauen Sie sie ordentlich. Sensible Daten sollten in abschließbaren Schubfächern liegen.

Die beiden wichtigsten Aspekte dieses Prinzips, nämlich das Aufräumen und das Wegschließen, kommen hier bereits zum Tragen. Nun wird niemand, auf dessen Schreibtisch bisher das „kreative Chaos“ herrschte, über Nacht zum Ordnungsfanantiker, da bedarf es einer gewissen Disziplin. Schließlich gibt es nicht für jeden Zettel eine Ablage.

Damit aber Wichtiges von Unwichtigem getrennt werden kann, ist eine Clean Desk Policy hilfreich.

Clean Desk Policy Definition: Die Vorteile

Eine Clean Desk Policy ist der einfachste Weg, vertrauliche Daten zu schützen – sei es vor anderen Mitarbeitern oder Außenstehenden. Unternehmen profitieren darüber hinaus in vielerlei Hinsicht von einer CDP:

Sie sparen Zeit und Geld.

Untersuchungen zufolge verbringen Angestellte im Schnitt zweieinhalb Stunden pro Tag damit, Informationen zu suchen. Rechnet man das auf eine Betriebsgröße von 300 Personen um, wären das allein 750 Fehlstunden pro Tag, in denen nicht produktiv gearbeitet wird.

Eine CDP bedeutet auch, dass Sie nach Möglichkeit Dokumente digitalisieren, so dass die Mitarbeiter auf einheitlich benannte Ordner an festen Speicherplätzen zurückgreifen können. Das wiederum spart Ihnen Kosten für Papier und Toner ebenso wie die Wartung des Druckers.

Sie setzen Datenschutz um.

Ihre Kunden haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung, welches Bestandteil des allgemeinen Persönlichkeitsrechts ist. Das wiederum wird durch Artikel 2 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 1 Absatz 1 des Grundgesetzes geschützt.

Sie hinterlassen einen guten Eindruck.

Wenn unerwartete Betriebsführungen stattfinden, dann zahlt sich eine CDP ebenfalls aus. Ein sauberer und aufgeräumter Arbeitsplatz lässt Ihr Unternehmen gleich viel vorzeigbarer und effizienter wirken.

Sie vermeiden neugierige Blicke.

Häufig lassen Mitarbeiter sensible Daten wie Passwörter auf ihrem Schreibtisch. Gerne wird dabei auf Post-its zurückgegriffen, auf denen Namen, Telefonnummern und andere Details vermerkt werden. Diese Gewohnheiten ermutigen unehrliche Mitarbeiter, aber auch Reinigungs- und Wachpersonal Informationen zu erspähen, die ihnen eigentlich verschlossen sein sollten.

Sie schaffen Ruhe.

Alles ist an seinem Platz. Wenn alles auffindbar ist, können sich die Mitarbeiter ganz ihrer Arbeit widmen statt hektisch nach Unterlagen eines Berichts zu suchen. Ganz zu schweigen von dem Arbeitsbeginn: Ein aufgeräumter Schreibtisch wirkt wesentlich einladender als ein unaufgeräumter.

Clean Desk Datenschutz: Die Verantwortung des Arbeitgebers

Damit die Beschäftigten eine CDP umsetzen können, muss ein Arbeitgeber auch die entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Dazu gehört es, die neuen Regelungen entsprechend zu kommunizieren, aber auch entsprechende Hilfe zur Verfügung zu stellen.

Das kann so aussehen, dass die Mitarbeiter dazu ermutigt werden, nach Möglichkeit auf Ausdrucke zu verzichten. Fügen Sie dazu jeder Mail eine Signatur hinzu: Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken. Der Vorteil liegt nicht nur in der Arbeit mit digitalisierten Akten, sondern Sie sparen Strom und Papier und helfen dabei, die Übersicht zu behalten.

Wenn es um die Sicherung von sensiblen Daten geht, so müssen natürlich entsprechende Verstauungsmöglichkeiten vorhanden sein. Schaffen Sie abschließbare Rollcontainer oder Schubladenelemente an. Laptops können mit Schlössern entsprechend gesichert werden, so dass sie auf dem Tisch bleiben können.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern dabei, die Clean Desk Policy umzusetzen, indem Sie beispielsweise sichtbare Hinweise anbringen. Am Ende des Tages sollten Sie die Arbeitsplätze kontrollieren lassen. Mitarbeiter, die der CDP nicht Folge leisten, sollten zunächst auf ihr Fehlverhalten hingewiesen werden, außerdem sollte Fehlverhalten dokumentiert werden. Bei dreimaliger Nichtbeachtung sollten zuvor festgelegte Konsequenzen folgen.

Ebenso gut können Sie aber auch Mitarbeiter honorieren, welche die neuen Richtlinien besonders gut umsetzen, um Anreize zu schaffen.

Clean Desk Policy Deutsch Vorlage: Beispiel für Regeln

Wie so eine Clean Desk Policy aussehen könnte, haben wir hier als Vorlage (auf Deutsch) und Beispiel aufgeführt:

Überblick

Um unsere Sicherheitsbestimmungen zu verbessern und gemäß den Datenschutzrichtlinien zu verfahren, führen wir, NAME DER FIRMA, eine Clean Desk Policy für computergestützte Arbeitsplätze ein. Wir möchten damit sicherstellen, dass sensible und vertrauliche Daten, ganz gleich, ob sie auf Papier oder in digitalisierter Form gespeichert sind, sicher verwahrt werden, wenn der Arbeitsplatz leer ist.

Diese Richtlinien haben zum Zweck, dass nicht autorisiertes Personal keinen Zugang zu diesen Daten hat. Des Weiteren werden Risiken wie Verlust oder Beschädigung minimiert. Wir richten uns damit nach dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung, gemäß Artikel 2 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 1 Absatz 1 des Grundgesetzes.
Gültigkeit

Diese Richtlinien gelten für alle Mitarbeiter von NAME DER FIRMA ungeachtet ihrer vertraglichen Arbeitszeiten.
Richtlinien

Sobald ein Arbeitsplatz für längere Zeit nicht besetzt ist, tritt folgende Regelung in Kraft: Alle sensiblen und vertraulichen Dokumente müssen vom Schreibtisch entfernt und in eine Schublade oder einen Rollcontainer verstaut werden. Dies gilt auch für Speichermedien wie USB-Sticks oder CDs und DVDs.

Jeglicher Papiermüll, der sensible oder vertrauliche Informationen enthält, muss in den dafür bereitgestellten Datenmüllbehälter entsorgt werden. Unter gar keinen Umständen sollten solche Daten in den üblichen Müll gelangen. Am Ende des Arbeitstages werden die Computerarbeitsplätze gesichert.

Dazu gehört, dass sämtliche Laptops, Tablets und Massenspeichergeräte in Schubladen oder Rollcontainer deponiert und verschlossen werden. Die jeweiligen Schlüssel sollten nicht an der Schublade oder dem Rollcontainer vergessen werden. Gleiches gilt für Drucker und Faxgeräte: Hinterlassen Sie keine ausgedruckten Daten mit vertraulichen Informationen dort.
Einhaltung

Die Einhaltung dieser Regelung wird offiziell von VORGESETZTER ODER ABTEILUNG stichprobenartig kontrolliert werden.
Nichtbeachtung

Damit diese Regelung erfolgreich umgesetzt werden kann, bedarf es der Mithilfe aller. Sollten diese Vorgaben nicht beachtet werden, so wird das disziplinarische Verfahren nach sich ziehen, die bis hin zur Kündigung führen können.