Definition: Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine klare definierte Abfolge von Arbeitsschritten, um im Team ein festgelegtes Ziel zu erreichen oder Projekt umzusetzen. Dabei ist der Workflow ein vollständiger Prozess – vom Beginn der Bearbeitung bis zum endgültigen Abschluss. Er schreibt vor, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge von welchem Mitarbeiter erledigt werden – und verbessert dabei die Kommunikation und Informationsweitergabe.

In Unternehmen und Teams kann es zahlreiche Workflows für verschiedene Bereiche und Aufgaben geben. Diese können aufeinander folgen und einander auslösen. Ist der erste Workflow erfolgreich abgeschlossen, wird der zweite mit den neuen Arbeitsschritten begonnen. So wird eine Automatisierung verschiedener Abläufe erreicht.

Übersetzung: Was heißt Workflows auf Deutsch?

Die deutsche Übersetzung zu Workflow ist Arbeitsablauf, Arbeitsfluss, Geschäftsprozess, Arbeitsprozess oder auch Arbeitsablaufplan.

Beispiel: Workflow in der Personalsuche

Was ein Workflow ist, zeigt sich am besten an einem konkreten Beispiel. Typisch ist ein solcher Arbeitsprozess bei der Personalsuche. Da Arbeitgeber immer wieder neue Mitarbeiter suchen, auswählen und einstellen müssen, empfiehlt sich dafür ein klar geregelter Ablauf. Unser Beispiel zeigt, wie der Workflow aussehen kann:

1, Kriterien für neuen Mitarbeiter festlegen

Im ersten Schritt wird definiert, welche Kriterien der neue Mitarbeiter erfüllen muss. Welche Qualifikationen und Kompetenzen sind absolut notwendig? Welche Fähigkeiten und Eigenschaften sind zusätzlich wünschenswert? Braucht es bereits eine bestimmte Berufserfahrung? Diese Fragen werden vom Vorgesetzten, dem Abteilungsleiter und der Personalabteilung beantwortet.

2. Stellenanzeige erstellen und veröffentlichen

Der Personalverantwortliche im Unternehmen erstelle eine Stellenanzeige für die freie Position. Dabei nutzt er die Informationen über die täglichen Aufgaben und Erwartungen. Diese wird auf Jobbörsen veröffentlicht, um Bewerber anzusprechen.

3. Bewerbungsunterlagen sichten und analysieren

Nach Ende der Bewerbungsphase werden die eingegangenen Bewerbungsunterlagen gesichtet und analysiert. Entscheidende Auswahlkriterien sind dabei die zu Beginn festgelegten Qualifikationen, Kompetenzen und Soft Skills.

4. Beste Kandidaten auswählen und einladen

Aus allen Bewerbungen wird eine festgelegte Anzahl von Kandidaten ausgewählt und zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der Bewerber variiert die Anzahl der Einladungen. Entschieden wird dies in der Personalabteilung in Absprache mit Abteilungsleitern und Vorgesetzten. Wichtig ist auch die Terminfestsetzung für alle Gespräche.

5. Vorstellungsgespräche planen und durchführen

Die Bewerbungsgespräche werden vorbereitet. Welche Fragen sollen gestellt werden? Worauf wird besonders geachtet? Wird vielleicht ein Fragenkatalog für ein strukturiertes Interview erstellt?

6. Interne Rücksprache nach allen Gesprächen durchführen

Sind alle Gespräche mit den Kandidaten beendet, folgt eine interne Rücksprache zwischen Personalverantwortlichen, direktem Vorgesetzten und anderen Entscheidungsträgern. Die besten und passendsten Kandidaten werden besprochen und für die nächste Bewerbungsrunde ausgewählt.

7. Einladungen zur zweiten Vorstellungsrunde verschicken

Nach der Vorauswahl werden die Kandidaten informiert und zu einer zweiten Vorstellungsrunde eingeladen. Sollten Bewerber absagen oder in der Zwischenzeit eine andere Stelle angenommen haben, kann zu diesem Zeitpunkt ein anderer Kandidat aus den ersten Vorstellungsgesprächen nachrücken.

8. Entscheidung treffen und Zusage erteilen

Die endgültige Entscheidung, Zusage und Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag schließt den Workflow ab. Das anfangs festgelegte Ziel eines neuen Mitarbeiters wurde erreicht und der Arbeitsprozess ist offiziell beendet.

Anknüpfung eines zweiten Workflows

Das Beispiel zeigt auch, wie verschiedene Workflows in Unternehmen verknüpft und aneinander gekoppelt werden können. So könnte beispielsweise nach Abschluss der Personalsuche ein weiterer Arbeitsablauf für die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters beginnen. Dieser folgt erneut vorher definierten Schritten durch die jeweils zuständigen Kollegen oder Vorgesetzte, bis neues Personal optimal ins Team eingebunden ist.

Auf der andere Seite kann der Workflow „Personalsuche“ durch eine Kündigung ausgelöst werden. Ein solcher Trigger startet dann den neuen Prozess.

Workflow: Vor- und Nachteile des Arbeitsablaufs

Viele Teams können von Workflows profitieren. Vor der Gestaltung und Einführung von Arbeitsablaufplänen sollten aber die Vor- und Nachteile betrachtet werden:

Vorteile

Bessere Ergebnisse
Workflows sind ein klarer Schritt-für-Schritt Plan, um ein Ziel zu erreichen. Viele Fehlerquellen werden bereits im Vorfeld ausgeschlossen. Klare Vorgaben und Abläufe sorgen für bessere Ergebnisse.
Gesteigerte Effizienz
Alle Beteiligten wissen genau, was Sie zu welchem Zeitpunkt tun müssen. Der Workflow sorgt für Effizienz bei jeder Teilaufgabe. Es muss nicht lange überlegt, geplant oder organisiert werden, weil der Prozess den Weg vorgibt.
Leichte Automatisierung
Durch einen Workflow lassen sich Aufgaben automatisieren, die sonst unnötig Zeit und Arbeit kosten. Werden die einzelnen Prozesse genau geplant, zeigt sich schnell, was automatisch erledigt werden kann – das gilt vor allem für wiederkehrende Aufgaben.
Bessere Absprachen
Der Workflow regelt auch die Weitergabe von benötigten Informationen oder Entscheidungen. Die Beteiligten haben zum benötigten Zeitpunkt alle relevanten Informationen und Daten, um sich bestmöglich um ihren Teil der Aufgabe zu kümmern.

Nachteile

Unvorhergesehene Probleme
Trotz guter Planung und einem genauen Ablauf sind Probleme in der Bearbeitung möglich. Wurden diese vorher nicht berücksichtigt, gerät der gesamte Workflow ins Stocken. Plötzlich geht es nicht mehr weiter und der Prozess bringt nicht ans gewünschte Ziel.
Überschneidende Prozesse
Bei mehreren Workflows kann es Überschneidungen geben, wenn die Prozesse und Aufgaben nicht klar getrennt sind. Das kann zu Schwierigkeiten in der Bearbeitung führen oder doppelte Zuständigkeiten bedeuten.
Falsche Schritte
Ein Workflow ist immer nur so gut, wie die Schritte, die darin festgelegt sind. Das Risiko: Wird bei der Erstellung eine wichtige Aufgabe vergessen, scheitert der gesamte Prozess. Im obigen Beispiel: Werden keine Kriterien für die neuen Mitarbeiter festgelegt, kann kein passender Kandidat gefunden werden.

Tipps für einen erfolgreichen Workflow

Zum Abschluss geben wir Ihnen fünf Tipps an die Hand, mit denen Sie einen erfolgreichen Workflow etablieren und nutzen können:

Legen Sie einen Trigger und einen Endpunkt fest

Jeder Workflow braucht einen klaren Trigger, also einen Auslöser und Startpunkt. Beantworten Sie die Frage: Wann genau soll der Arbeitsprozess beginnen? Ebenso wichtig ist ein klarer Endpunkt, an dem der Ablauf erfolgreich abgeschlossen ist.
Analysieren Sie den Prozess gründlich

Der Workflow wird umso besser, je genauer Sie den zugrundeliegenden Prozess kennen und verstehen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um alle Faktoren und Möglichkeiten zu analysieren. Der Aufwand, den Sie jetzt betreiben, spart Ihnen in Zukunft viele Probleme und Nachbesserungen.
Legen Sie die einzelnen Teilschritte fest

Erstellen Sie einen konkreten und leicht verständlichen Plan aus Teilschritten. Für jeden Beteiligten muss sofort ersichtlich sein, was die Aufgaben sind und welche Verantwortungen er dabei hat. Überlegen Sie, wie sehr Sie ins Detail gehen wollen. Manchmal sind kleinteilige Anweisungen notwendig, bei anderen Aufgaben ist dies überflüssig.
Nutzen Sie ein Workflow-Management-System

Bei vielen Workflows, die sich gegenseitig auslösen und automatisch beginnen sollen, braucht es ein Workflow-Management-System. Die technische Unterstützung sorgt für den nötigen Überblick und lässt Sie die Prozesse besser steuern. Zusätzlich werden alle Informationen digital weitergeleitet, um Probleme zu verhindern.
Kontrollieren Sie das Ergebnis

Verlassen Sie sich nicht blind darauf, dass der Workflow einwandfrei funktioniert. Sie müssen die Durchführung und das Ergebnis kontrollieren. Prüfen Sie, ob der Ablauf zum gewünschten Ziel führt oder ob es zu Problemen kommt. So können Sie den Arbeitsprozess stetig verbessern.