Wer bei dem Wort Sekretärin nur an das Abtippen von Notizen oder Kaffee kochen denkt, sollte sein altmodisches Bild des Berufes schnell überdenken. Denn in der heutigen Zeit sind die Aufgaben nicht nur vielfältiger, sondern auch um ein Vielfaches anspruchsvoller. Hinter jedem erfolgreichen Mann steht eine kluge Frau, sagt der Volksmund - und tatsächlich ist die Assistenz immer noch eine Frauendomäne. Doch die "Vorzimmerdame" sollte auf keinen Fall unterschätzt werden. Ganz im Gegenteil! Es lohnt sich in jedem Fall, sich mit der rechten Hand des Chefs gutzustellen...

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Sekretärin oder Sekretär: Berufsbild im Wandel

Sekretärin Berufsbild DefinitionEine Sekretärin übt einen Beruf aus, dessen Hauptaufgaben im Bereich der Verwaltung und Kommunikation liegen. Heutzutage wird automatisch von Sekretärin gesprochen, obwohl diese Tätigkeit wie jede andere beiden Geschlechtern offen steht.

Tatsächlich fand man völlig selbstverständlich fast ausschließlich Männer, also Sekretäre, bis Mitte des 19. Jahrhunderts in diesem Beruf. Erst gegen Ende des 19. Jahrhunderts trat ein Wandel ein und die Anzahl weiblicher Büroangestellte stieg deutlich.

Unternehmen waren im vorletzten Jahrhundert oft noch recht klein und hatten - von großen Banken oder Versicherungskonzernen abgesehen - selten mehrere Standorte. Aufgrund der geringen Betriebsgröße lernten Angestellte alle Bereiche einer Firma kennen und hatten daher gute Aufstiegschancen.

Der Begriff Sekretär leitet sich übrigens vom französischen secrétaire ab und bezeichnete früher einen Geheimschreiber, später einen Schreiber oder Schriftführer.

Abgesehen davon, dass es sich bei dieser Tätigkeit um einen sehr vertrauensvollen Beruf handelt, spricht für diese Wortherkunft, dass le secret/the secret Geheimnis bedeutet. Schließlich haben Sekretärinnen Zugang zu hochsensiblen Daten, somit dürfte Verschwiegenheit eine der Kernkompetenzen einer Sekretärin sein.

Sekretärinnen sind Multitasker und Entscheider

Nicht umsonst nennen sich moderne Sekretärinnen und Sekretäre in der Regel "Personal Assistant", sind "Office Manager". Allerdings gibt es eine Hierarchie bei diesen Bezeichnungen. Grundsätzlich verfügen Sekretärin, Assistentin und Office Managerin über dieselben Kernkompetenzen.

Ihre Verantwortung und ihr Wirkungsbereich unterscheidet sich jedoch und nimmt von der Sekretärin zur Office Managerin hin zu. Sekretärinnen fungieren als Schnittstelle und Filter zwischen Führungskraft und dem vorgelagerten Management.

Diese Aufgabe führt dazu, dass Sekretärinnen nicht nur über Fachkenntnisse und unternehmerisches Verständnis verfügen und damit eine Vielzahl von autonomen Entscheidungen treffen müssen, auch Soft Skills wie Empathie, Stressresistenz und Loyalität zeichnen das heutige Berufsbild aus.

Sekretärinnen haben auch repräsentative Pflichten. Sie sind meist erste Ansprechpartnerin und tragen somit zur Außenwirkung des Unternehmens bei. Neben den genannten Soft Skills gehören daher besonders Diplomatie, Kundenorientierung und Servicedenken zu ihren Stärken.

Hinzu kommt, dass in den durch Kennzahlen auf Effizienz getakteten Unternehmen die Personalkosten niedrig und der Workload hoch gehalten werden soll, nicht selten organisieren Sekretärinnen den Arbeitstag parallel für mehrere Führungskräfte.

Karriere als Assistentin: Kooperation mit Perspektive

Mit dem gewandelten Berufsbild gehen neue Kompetenzen und mehr Verantwortung einher. Auch wenn eine Assistentin grundsätzlich über die gleichen Kompetenzen wie eine Sekretärin verfügt, gehen ihre Aufgaben über die einer Sekretärin hinaus.

Eine Assistentin entlastet ihren Chef, indem sie beispielsweise wichtige Informationen zusammenträgt und nebst selbst erarbeiteten Lösungsvorschlägen eigenständig gewichtet. So kommt ihr neben der entlastenden Funktion auch eine beratende Aufgabe zu.

Einige Führungskräfte stehen vor dem Problem, alle Aufgaben zur "Chefsache" zu erklären und nichts abzugeben. Delegieren bedeutet vertrauen können. Gegenseitiges Vertrauen kann erreicht werden, indem Sekretärinnen in Entscheidungsprozesse eingebunden und ihr sukzessive Aufgaben übertragen werden, die sie möglicherweise schneller und organisierter ausführt als die Führungskraft.

Führungskräfte können ihre Sekretärin also an ihren Aufgaben wachsen lassen: Tools wie CRM-Systeme helfen beispielsweise dabei, die Büroorganisation zu optimieren, Weiterbildungen modernisieren überholte oder eingefahrene Lösungsansätze.

Besondere Herausforderung der heutigen Arbeitswelt im Vergleich zu vergangenen Zeiten: Das Gros der Mitarbeiter arbeitet nicht mehr ein Leben lang im selben Unternehmen, auch weil es oft an beruflicher Perspektive mangelt. Ergebnis: Das Team aus Führungskraft und Sekretärin wird getrennt.

Dieser Entwicklung können Führungspersönlichkeiten begegnen, indem Sie berufliche Weiterentwicklungen für ihre Sekretärin aufbauen und ihr neben dem Vertrauensverhältnis eine Perspektive als Assistenz ermöglichen.

Ausbildung Sekretärin: Was sollte die perfekte Assistentin mitbringen?

Die perfekte Sekretärin: Was sollte sie mitbringen?Die Ausbildung zur Sekretärin ist in Deutschland nicht einheitlich geregelt, viele Assistentinnen finden über den kaufmännischen Bildungsweg in das Unternehmen.

So haben viele eine Ausbildung zur Fachangestellten für Bürokommunikation oder als Kauffrau für Bürokommunikation. Wie beim Vorstandsassistenten wird für Assistenzstellen häufig bereits ein Studium vorausgesetzt.

Oftmals entdecken Führungskräfte Quereinsteiger, die mit organisatorischen Fähigkeiten gepunktet haben.

Einiges wird bereits als selbstverständlich vorausgesetzt, so dass es in Stellenanzeigen erst gar nicht erwähnt wird. Doch was sollte die perfekte Sekretärin alles mitbringen? Die Anforderungen steigen von der Sekretärin zur Assistentin:

  • Sehr gutes Organisationstalent, Belastbarkeit und Selbständigkeit
  • Einwandfreie Deutschkenntnisse für die Korrespondenz
  • Loyalität, Durchsetzungsvermögen und Diskretion
  • Bereitschaft, selbständig Entscheidungen zu treffen
  • Kunden- und Serviceorientierung
  • Sicherer Umgang mit MS-Office für die Erstellung von umfangreichen Excel-Tabellen, Grafiken und Präsentationen
  • Fundierte Kenntnisse im Internet zur Bearbeitung der Website
  • EDV-Skills zur Pflege von CRM- und Datenbanksystemen
  • Unternehmerisches Verständnis, beispielsweise erlangt durch ein Studium oder Arbeitserfahrung
  • Marketingkenntnisse und sehr gutes Allgemeinwissen
  • Hohes Maß an Zeit- und Selbstmanagement
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit durch Mitarbeit an Projekten
  • Hohe Flexibilität und Kreativität für wechselnde Aufgaben und Gesprächspartner
  • Fließende, besser noch verhandlungssichere Englischkenntnisse, im Idealfall weitere Sprachkenntnisse wie zum Beispiel Chinesisch

Knotenpunkt für Informationen – Erfahrungsschatz für Kollegen

Eine Sekretärin, die auf eine langjährige Erfahrung im Unternehmen zurückblickt, verfügt in der Regel einen großen Erfahrungsschatz. Sie hat viele Projekte bewältigt und war oft direkt in Entscheidungen des Managements involviert, sei es bei Besprechungen oder auf Dienstreisen.

Natürlich zeichnet sie sich durch Verschwiegenheit und Diskretion aus, dennoch: Für Berufseinsteiger oder Kollegen, die erst kürzlich zum Unternehmen gestoßen sind, kann sie wertvolle Informationen zu geregelten Businessabläufen und aus vergangenen Projekten anbieten und fungiert damit als Vertrauensperson für die Mitarbeiter.

Gutstellen mit der Sekretärin: Warum es sich für Sie lohnt

Die Sekretärin spielt also eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen. Und da sie die Schnittstelle zwischen Führungsetage und Mitarbeitern darstellt, hat sie auch den Vorteil, beide Seiten der Medaille zu kennen. Sie steht in regelmäßigem und engem Kontakt zu den Vorgesetzten und ist über viele Entscheidungen informiert.

Auf der anderen Seite besteht ebenfalls Kontakt zu den Mitarbeitern, die mit Anfragen oder Problemen oft zuerst auf sie zukommen. Gerade diese Funktion als Schnittstelle und Bindeglied zwischen zwei Hierachieebenen ist der Grund, dass ein gutes Verhältnis zur rechten Hand des Chefs einige Vorteile mitbringt.

  1. Leichtere Terminvereinbarungen. Einen Termin mit dem Chef zu bekommen ist wirklich nicht immer einfach. Dieser hat in der Regel immer etwas zu tun, befindet sich in Meetings oder hat andere Termine. Eine gute Verbindung zur Sekretärin kann dabei vielleicht behilflich sein. Selbstverständlich kann sie keine wichtigen Termine des Vorgesetzten für Sie verschieben, doch Sie wird Ihr Bestes geben, um Zeit für Ihr Anliegen zu finden.
  2. Besseres Verständnis. Als rechte Hand des Chefs ist die Sekretärin oft gut über Entscheidungen und die Begründungen dahinter informiert. Wenn Sie sich gut mit der Sekretärin verstehen, kann diese Ihnen vielleicht dabei helfen, einige Entscheidungen der Führungsetage besser nachvollziehen zu können.
  3. Kürzere Wege. Auch der Dienstweg kann sich verkürzen, wenn das Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Sekretärin stimmt. Anstatt erst einen Termin beim Chef zu machen, um diesem von einer Entwicklung zu berichten, können Sie auch mit der Assistentin reden, die den Chef auf direktem Wege informieren kann.

Wie Sie sich mit der Sekretärin gutstellen

Wie Sie sich mit der Sekretärin gutstellenSie brauchen nicht gleich mit einem riesigen Strauß Blumen ins Büro der Sekretärin rennen, auch wenn das in manchen Fällen vielleicht sogar angebracht wäre. Es reicht schon, wenn Sie einige Grundregeln im täglichen Umgang beachten. Und gelegentlich eine nette Geste schadet sicherlich auch nicht.

  • Nicht einfach ignorieren. Ihr Chef vertraut seiner Sekretärin nicht ohne Grund die Organisation seiner Termine und Anfragen an. Sie sollten also auf jedem Fall darauf achten, die Assistentin nicht einfach zu übergehen.
  • Nicht pausenlos nachfragen. Wenn Sie sich mit einer Frage oder einem Problem an die Sekretärin gerichtet haben, dann können Sie davon ausgehen, dass diese sich darum kümmert. Doch bei den vollen Terminkalendern der Führungsetage kann es auch mal ein paar Tage dauern. Beweisen Sie ein wenig Geduld und fragen nicht alle paar Stunden nach.
  • Nicht als selbstverständlich erachten. Sie haben einen Termin beim Vorgesetzten bekommen oder Ihre Anfrage wurde von der Sekretärin weitergeleitet? Dann bedanken Sie sich doch dafür! Auch Sie sind froh, wenn Ihre Arbeit wertgeschätzt wird. Nehmen Sie die Aufgaben der Assistentin nicht als selbstverständlich hin.

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[Bildnachweis: Dragon Images by Shutterstock.com]

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