Sekretärin: Aufgaben, Ausbildung, Gehalt + Bewerbung

Wer beim Beruf der Sekretärin nur ans Abtippen von Notizen oder Kaffee kochen denkt, sollte seine Vorstellungen schnell überdenken. Eine Sekretärin übt einen Beruf aus, dessen Hauptaufgaben im Bereich der Verwaltung und Kommunikation liegen. Viele sprechen automatisch von einer Sekretärin, obwohl diese Tätigkeit wie jede andere beiden Geschlechtern offen steht. Sekretärinnen spielen eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen, sie sind die Schnittstelle zwischen Führungsetage und Mitarbeitern. Wer sich vorstellen kann, eine organisatorische und verwaltende Bürotätigkeit auszuüben, ist hier genau richtig. Wie Sie Sekretärin (oder Sekretär) werden können, welche Gehälter üblich sind und welche Karriereaussichten Sie haben…

Sekretärin: Aufgaben, Ausbildung, Gehalt + Bewerbung

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Sekretärin Aufgaben

Eine Sekretärin fungiert als Schnittstelle und Filter zwischen Führungskraft und dem vorgelagerten Management. Diese Aufgabe führt dazu, dass Sekretärinnen nicht nur über Fachkenntnisse und unternehmerisches Verständnis verfügen und damit eine Vielzahl von autonomen Entscheidungen treffen müssen, auch Soft Skills wie Empathie, Stressresistenz und Loyalität zeichnen das heutige Berufsbild aus.

Gleichzeitig haben Sekretärinnen repräsentative Pflichten. Sie sind meist erste Ansprechpartnerin und tragen somit zur Außenwirkung des Unternehmens bei. Neben den genannten Soft Skills gehören daher besonders Diplomatie, Kundenorientierung und Servicedenken zu ihren Stärken. Hinzu kommt, dass in den durch Kennzahlen auf Effizienz getakteten Unternehmen die Personalkosten niedrig und der Workload hoch gehalten werden soll, nicht selten organisieren Sekretärinnen den Arbeitstag parallel für mehrere Führungskräfte.

Sekretärin Stellenangebote

Sekretärin Definition

Sekretär leitet sich übrigens vom französischen Wort secrétaire ab und bezeichnete früher einen Geheimschreiber, später einen Schreiber oder Schriftführer. Wie die Wortherkunft (le secret/the secret = Geheimnis) bereits andeutet, zählt Verschwiegenheit zu den Kernkompetenzen, schließlich haben Sekretärinnen Zugang zu hochsensiblen Daten.

Die Berufsbezeichnung der Sekretärin ist nicht geschützt, gibt keine Ausbildung zur Sekretärin in dem Sinne. Moderne Sekretärinnen und Sekretäre nennen sich oft auch „Personal Assistant“, sind „Office Manager“. Allerdings gibt es eine Hierarchie bei diesen Bezeichnungen. Grundsätzlich verfügen Sekretärin, Assistentin und Office Managerin über dieselben Kernkompetenzen. Ihre Verantwortung und ihr Wirkungsbereich unterscheidet sich jedoch und nimmt von der Sekretärin zur Office Managerin hin zu.


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Sekretärin Ausbildung

Viele verschiedene Ausbildungsberufe führen zur besagten Position. Die meisten Bewerber finden über eine dreijährige kaufmännische Ausbildung in das Unternehmen, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement. Andere Ausbildungsberufe wie beispielsweise Industriekauffrau und eine anschließende Weiterbildung zur Fachfrau für Bürokommunikation vermitteln ebenfalls die Kenntnisse, die im Sekretariat erforderlich sind. Auch Quereinsteiger, die mit organisatorischen Fähigkeiten punkten, kommen als Sekretärin infrage.

Einiges setzen Unternehmen bereits als selbstverständlich voraus, so dass es in Stellenanzeigen erst gar keine Erwähnung findet. Doch was sollte die perfekte Sekretärin alles mitbringen? Für Assistenzstellen wie etwa dem Vorstandsassistenten erwarten Unternehmen häufig bereits ein Studium. Die Anforderungen steigen von der Sekretärin zur Assistentin:

  • Sehr gutes Organisationstalent, Belastbarkeit und Selbständigkeit
  • Einwandfreie Deutschkenntnisse für die Korrespondenz
  • Loyalität, Durchsetzungsvermögen und Diskretion
  • Bereitschaft, selbständig Entscheidungen zu treffen
  • Kunden- und Serviceorientierung
  • Sicherer Umgang mit MS-Office für die Erstellung von umfangreichen Excel-Tabellen, Grafiken und Präsentationen
  • Fundierte Kenntnisse im Internet zur Bearbeitung der Website
  • EDV-Skills zur Pflege von CRM- und Datenbanksystemen
  • Unternehmerisches Verständnis, beispielsweise erlangt durch ein Studium oder Arbeitserfahrung
  • Marketingkenntnisse und sehr gutes Allgemeinwissen
  • Hohes Maß an Zeit- und Selbstmanagement
  • Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit durch Mitarbeit an Projekten
  • Hohe Flexibilität und Kreativität für wechselnde Aufgaben und Gesprächspartner
  • Fließende, besser noch verhandlungssichere Englischkenntnisse, im Idealfall weitere Sprachkenntnisse wie zum Beispiel Chinesisch
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Sekretärin Gehalt

Pauschal lässt sich wenig zum Gehalt einer Sekretärin sagen, da dies von verschiedenen Faktoren abhängt:

Im Durchschnitt liegt das Einstiegsgehalt in Westdeutschland bei 2.250 Euro brutto im Monat, in Ostdeutschland liegen die Gehälter üblicherweise niedriger. Mit einigen Jahren Berufserfahrung liegt das Gehalt zwischen 2.600 und 3.000 Euro brutto. Auf das Gehalt wirkt sich außerdem aus, ob Sie in einem Unternehmen mit tariflicher Bindung arbeiten oder nicht. Oft sind die Konditionen in einem Tarifvertrag besser als in der Privatwirtschaft. Das heißt, Sie haben nicht nur mehr Urlaub, sondern auch ein höheres Gehalt und Weihnachtsgeld.

Am lukrativsten ist das Gehalt einer Sekretärin derzeit im Bundesland Hessen, hier können Sie mit bis zu 44.400 Euro Bruttojahresgehalt rechnen, also rund 3.700 Euro brutto im Monat. Nach oben ist natürlich Luft: Je nach Berufserfahrung und Weiterbildung sind beispielsweise für eine Assistentin in Hessen bis zu 3.500 Euro drin. Deutlich niedriger hingegen das Gehalt in Mecklenburg-Vorpommern, wo Sekretärinnen sich teilweise mit unter 2.500 Euro begnügen müssen. Der Gehaltsvergleich zeigt außerdem, dass mit der Bedeutung des Vorgesetzten auch das Gehalt steigt: Als Assistenz der Geschäftsführung sind zwischen 4.600 und 7.500 Euro monatlich möglich:

Gehalt Sekretaerin Gehaltsvergleich

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Arbeitgeber: Wer sucht Sekretärinnen?

Es gibt keinen Wirtschaftsbereich, der nicht die Unterstützung durch eine Sekretärin bräuchte. Schließlich kommen Sekretärinnen überall dort unter, wo Büro- und Verwaltungstätigkeiten anfallen. Dazu zählen:

  • Behörden
  • Handelsunternehmen
  • Handwerksbetriebe
  • Industrieunternehmen
  • Organisationen

Karriere: Chancen und Aussichten als Sekretärin?

Allgemein gilt: Wer sich als Sekretärin bewährt hat oder über entsprechende Qualifikationen verfügt, kann zur Assistenz der Geschäftsleitung aufsteigen. Eine Assistentin entlastet ihren Vorgesetzten, indem sie beispielsweise wichtige Informationen zusammenträgt und nebst selbst erarbeiteten Lösungsvorschlägen eigenständig gewichtet. So kommt ihr neben der entlastenden Funktion auch eine beratende Aufgabe zu.

Einige Führungskräfte neigen dazu, alle Aufgaben zur „Chefsache“ zu erklären und nichts abzugeben. Delegieren bedeutet vertrauen können. Gegenseitiges Vertrauen lässt sich erreichen, indem Vorgesetzte ihre Sekretärin in Entscheidungsprozesse einbinden und ihr sukzessive Aufgaben übertragen. Die kann sie möglicherweise schneller und organisierter ausführen als die Führungskraft selbst. Führungskräfte können ihre Sekretärin also an ihren Aufgaben wachsen lassen: Tools wie CRM-Systeme helfen beispielsweise dabei, die Büroorganisation zu optimieren, Weiterbildungen modernisieren überholte oder eingefahrene Lösungsansätze. Möglich sind zum Beispiel kaufmännische Weiterbildungen wie:

  • Betriebswirtin – Kommunikation und Büromanagement
  • Fachwirtin – Büro- und Projektorganisation
  • Fachfrau – Bürokommunikation

Wer selbst Führungsaufgaben übernehmen und über entsprechende Entscheidungskompetenzen verfügen will, kommt an einem Studium nicht vorbei. Geeignet sind Studienfächer wie Betriebswirtschaftslehre oder Volkswirtschaftslehre, aber auch Dienstleistungs- und Servicemanagement oder Marketing und Vertrieb. Allerdings sollten Sie ein konkretes Ziel mit dem Studium verfolgen, da praktische Erfahrung im Sekretariat immer sehr geschätzt wird. Eine Erweiterung der vorhandenen Fähigkeiten oder sogar berufliche Neuausrichtung mithilfe eines Studiums kann sinnvoll sein, da am Arbeitsmarkt oftmals ein Überangebot an Bürokaufleuten existiert – daraus rekrutieren sich klassischerweise mehrheitlich Sekretärinnen.

Bewerbung als Sekretärin: Tipps + Vorlagen

Wie für jede Bewerbung kommt es darauf an, dass Sie die für die jeweilige Stelle relevanten Fähigkeiten herausarbeiten. Beispielsweise wird eine große Anwaltskanzlei es zu schätzen wissen, wenn Sie eine gewisse juristische Vorbildung oder Erfahrung im Umgang mit Behörden haben – da wird eine vorherige Ausbildung als Justizfachangestellte mit Fortbildung gern gesehen werden.

Bewerben Sie sich hingegen bei einem Großhändler, könnten Kenntnisse in der Buchhaltung stärker im Vordergrund stehen. Was für die jeweilige Stelle von Bedeutung ist, entnehmen Sie der Stellenausschreibung. Die dort geforderten Kenntnisse in Einklang mit Ihrem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben zu bringen, ist Ihre Aufgabe. Wichtig: Listen Sie Ihre Fähigkeiten nicht einfach nur auf, sondern belegen Sie sie:

Mein außerordentlich gutes Zeitmanagement konnte ich immer wieder unter Beweis stellen, so beispielsweise, als ich binnen fünf Tagen für 70 Kongressgäste ein neue Unterkünfte organisieren musste, da die vorherigen Reservierungen aufgrund einer Überflutung ausfielen.

Oder:

Meine Menschenkenntnis ist im Umgang mit anspruchsvollen Kunden immer vorteilhaft gewesen, da ich so schon etliche Male deeskalierend einwirken konnte.

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[Bildnachweis: Syda Productions by Shutterstock.com]
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10. März 2021 Anja Rassek Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der WWU in Münster. Sie arbeitete beim Bürgerfunk und einem Verlag. Hier widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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