Vorstellungsgespräch vorbereiten: Strukturelle Voraussetzungen schaffen

Das Anschreiben des Bewerbers noch mal aufmerksam lesen, den Lebenslauf analysieren, wichtige Fragen daraus ableiten – das sollten Selbstverständlichkeiten sein, um den Ausleseprozess optimal vorzubereiten. Weitaus seltener werden im Vorfeld allerdings auch die strukturellen Voraussetzungen für das Vorstellungsgespräch geschaffen. Das geht zum Beispiel damit los, welche Abteilungen eingebunden werden müssen, welche Fach- und Führungskräfte am Gespräch teilnehmen, dieses hauptverantwortlich führen oder protokollieren sowie wie viele Vorstellungsgespräche für die jeweilige Stelle vorgesehen sind.

Hierüber Klarheit zu haben, hilft nicht nur aus rein praktischen Gründen – manche Bewerber fragen (zurecht) nach…

der Anzahl und den Funktionen der Teilnehmer
der Dauer des Gesprächs oder
der Anzahl der Auswahlrunden.

Schließlich wollen sie sich entsprechend vorbereiten. Umso professioneller wirkt es, wenn Sie als potenzieller Arbeitgeber ebenso Ihre Hausaufgaben gemacht haben und hierüber ebenso freundlich wie kompetent Auskunft geben können.

Drei zentrale Fragen sollten deshalb vor der Einladung zum Vorstellungsgespräch beantwortet werden können:

Wer muss eingebunden werden?

Welche Abteilungen und Mitarbeiter müssen in welchem Stadium des Bewerbungsprozesses beteiligt und beim Vorstellungsgespräch anwesend sein? Sind durch die Auswahl fachlich fundierte Fragen sichergestellt? Ist klar geregelt, wie und wann die relevanten Mitarbeiter informiert werden? Gibt es für die einzelnen Abteilungen Vorgaben, worauf im Vorstellungsgespräch genau zu achten ist?
Ist der Entscheidungsweg klar?

Ist klar geregelt, wer wie viel Einfluss auf die endgültige Bewerberauswahl hat? Unklare Zuständigkeiten und Kompetenzen können zu Konflikten und Kompetenzgerangel führen. Solche Probleme lassen sich von vornherein vermeiden, wenn klar festgelegt wird, wie die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber getroffen wird und wer das letzte Wort hat.
Welche Wirkung wird vermittelt?

Wer von Unternehmensseite an einem Vorstellungsgespräch teilnimmt, ist nicht nur aus fachlicher Sicht relevant. Die Auswahl der teilnehmenden Mitarbeiter kann Bewerbern signalisieren, wie wichtig oder unwichtig, die ausgeschriebene Position ist. Zwar gibt es hier immer Interpretationsspielraum, doch sollten Unternehmen darauf achten, Vorstellungsgesprächen mit gefragten (und raren) Talenten immer auch hochrangige und qualifizierte Mitarbeiter zuzuweisen.

Vorstellungsgespräch durchführen: Gesprächsleitfaden erstellen

Leider berichten uns Leser immer wieder, dass ihnen im Bewerbungsgespräch Personaler gegenüber saßen, die weder vorbereitet waren, noch die Bewerbungsunterlagen gelesen hatten, noch kluge Fragen stellen konnten. Das ist nicht nur peinlich und schadet dem Arbeitgeberimage nachhaltig – es führt auch zur falschen Auswahl: Wahre Talente brechen solche Gespräche tendenziell ab oder sagen spätestens danach ab. Übrig bleiben, nicht unbedingt die Bestbesetzungen, sondern jene, die weniger wählerisch sein können.

Oder wie es ein Bonmot (in einem latent anderen Zusammenhang) so schön auf den Punkt bringt:

Wer nur Peanuts bezahlt, darf sich nicht wundern, wenn er bald nur noch mit Affen zusammenarbeitet.

Es hat sich daher bewährt, neben einem generellen immer auch vor jedem Jobinterview einen individuellen Gesprächsleitfaden zu erstellen, der auf den einzelnen Kandidaten eingeht – und der allen Beteiligten vorab (!) zur Vorbereitung vorliegt.

Klassischerweise verlaufen Vorstellungsgespräch in fünf typischen Phasen:

Ausgehend von einem Gespräch, das mit 45 Minuten Dauer angesetzt ist, könnte der Gesprächsleitfaden so aufgebaut sein:

Phase 1: Smalltalk (5 Minuten)

Schon die Begrüßung und Gesprächseröffnung können dem Jobinterview eine entscheidende Richtung und Atmosphäre geben. Falls Sie an einem Tag mehrere Gespräche führen, kann es schon mal zu Abweichungen im Plan kommen – und damit zu Wartezeiten für die Bewerber. Wie aber empfangen Sie diese?

Kennt der Pförtner beispielsweise schon deren Namen?
Gibt es einen vorbereiteten Warteraum – mit Getränken und Keksen?
Wer holt die Kandidaten ab?

Entscheidend ist, dass sich der Bewerber nicht wie ein lästiger Besucher fühlt, sondern eben wie ein potenzieller Mitarbeiter. Denn genauso wird er sich fühlen und daher Rückschlüsse auf das Betriebsklima ziehen.

Dasselbe gilt dann für die Begrüßung und den kurzen Smalltalk. Ist der herzlich-persönlich? Können Sie den Kandidaten direkt mit Namen ansprechen? Oder wissen Sie etwas über seine Anreise? Je vorbereiteter Sie hier schon wirken, desto weniger klingt das Interview nach einem Pflichttermin.

Extra-Tipp: Richtig vorstellen
Begrüßen Sie den Besucher nicht nur möglichst mit Namen, sondern stellen Sie sich und die anderen Teilnehmer mit Handschlag vor. Aber eben nicht nur deren Namen, sondern auch deren Funktionen im Unternehmen oder im Gespräch: „Das ist Franziska Müller, sie leitet bei uns die Rekrutingprozesse und wird unser Gespräch heute protokollieren…“

Phase 2: Kennenlernen (15 Minuten)

Nach dem beiderseitigen Warmwerden und ersten Eindruck geht es meist ans Eingemachte – und Sie wollen den Bewerber und dessen Motivation besser kennenlernen. Nützliche Gesprächsöffner hierfür sind offene Fragen, wie:

Erzählen Sie etwas über sich.
Warum haben Sie sich bei uns beworben?
Warum möchten Sie diesen Job?
Warum sollten wir Sie einstellen?
Was können Sie für uns tun, was andere nicht können?

Auf diese sogenannte Selbstpräsentation sind gute Kandidaten vorbereitet. Aber auch entsprechend nervös. Auch wenn das jetzt gerade nicht Ihre Bühne ist, können Sie doch dabei eine gute oder schlechte Figur abgeben. Als Arbeitgeber in spe punkten Sie jetzt, indem Sie…

dem Bewerber auf Augenhöhe begegnen. Heißt: Die Eröffnungsfragen sollten nicht wie ein Verhör klingen, noch einen skeptischen Unterton haben. Stellen Sie die Fragen mit einladender Offenheit und lächeln Sie ruhig auch dazu. Unzulässige Fragen stellen Sie natürlich generell nicht.
dem Kandidaten die Nervosität nehmen. Vorstellungsgespräche sind Ausnahmesituationen. Nicht jeder ist so geübt darin wie Sie. Helfen Sie dem Kandidaten also beispielsweise über Blackouts hinweg oder geben Sie ruhig zu, dass auch Sie ein bisschen aufgeregt sind – schließlich sind Sie gespannt, wer da vor Ihnen sitzt. Das beweist Menschlichkeit und Größe.
dem Bewerber nie ins Wort fallen. Umgekehrt würden Sie das auch nicht wollen. Unterbrechen, abwürgen, Sätze vollenden – all das ist grob unhöflich und steigert eher noch das Lampenfieber. Ein wirklich erhellendes Gespräch wird das dann kaum noch. Es sei denn, der Job sieht später genauso aus – aber dann hätten Sie ein ganz anderes Problem…

Wenn Sie anschließend noch Ihre offenen und vorbereiteten Fragen stellen, vergessen Sie bitte nicht auf Ihre Körpersprache sowie Mikrogesten zu achten. Dass Sie sich zwischendurch Notizen machen, ist klar. Ständiges Klicken mit dem Kugelschreiber, Nesteln an Ringen oder an der Kleidung, der Blick auf die Uhr oder aus dem Fenster aber schaffen sicher keine entspannte Atmosphäre und werden im Fall einer Absage auch gerne als Desinteresse oder herablassende Haltung erinnert.

Extra-Tipp: Achten Sie auf die Sitzordnung
Du bist, wie du sitzt, lautet ein anderes Bonmot. Das lässt sich aber auch auf Vorstellungsgespräche übertragen: Schon die Sitzordnung nimmt großen Einfluss auf den Gesprächsverlauf und dessen Wirkung:

Die häufigste Anordnung ist die einer mündlichen Prüfung: Personaler in einer Reihe nebeneinander, davor ein breiter Tisch, dann mit etwas Abstand ein einsamer Stuhl für den Bewerber. Das Ensemble ähnelt eher einer Vorführung und einem Verhör. Und genauso wird sich der Kandidat fühlen. Nicht empfehlenswert.
Deutlich kooperativer wirkt das Sitzen über Eck oder an einem runden Tisch. Hier gibt es keine sichtbare Hierarchie oder ein striktes Gegenüber. Man redet miteinander, an einem Tisch. Wichtig ist hierbei lediglich, den Bewerber nicht links und rechts in die Mangel zu nehmen. Das wäre genauso unkomfortabel. Lassen Sie ihm oder ihr also ruhig etwas Freiraum.

Es muss also nicht gleich ein Stuhlkreis sein, um atmosphärische Augenhöhe zu schaffen. Wer dazu noch stilles Wasser, Kaffee, Tee oder ein paar Kekse reicht, sammelt zusätzliche Pluspunkte für gelebte Gastfreundschaft. Nicht vergessen: Formal sind Sie Gastgeber!

Phase 3: Selbstvorstellung (10 Minuten)

Jetzt sind Sie an der Reihe und stellen das Unternehmen und die zu besetzende Stelle genauer vor. Eine einstudierte Werbebotschaft möchten Bewerber dabei genauso wenig hören, wie Sie auswendig gelernte Antworten zu Stärken oder Schwächen. Plaudern Sie lieber kurz (!) über die Kultur des Unternehmens (die Geschichte kann jeder im Internet nachlesen), die Arbeitsabläufe und die Anforderungen an den Job. Vor allem Letzteres interessiert.

Gut vorbereitete Kandidaten wollen meist wissen:

Warum ist die Stelle vakant?
Gab es einen Vorgänger, wo ist der jetzt?
Was erwarten Sie sich von der Besetzung?
Wie messen Sie Erfolg?
Wie groß ist das Team, an wen wird berichtet?
Welchen Hintergrund hat der Chef?

Wenn mehrere Personen, insbesondere der künftige Chef, an dem Gespräch teilnehmen, wirkt es meist dynamischer, wenn jeder etwas beiträgt und einen Teilbereich vorstellt. So kann der Kandidat auch einen Eindruck von den versammelten Persönlichkeiten gewinnen.

Extra-Tipp: Achten Sie auf den Umgang untereinander
Denn der ist ein Verräter. Sie können noch so sehr ein harmonisches Betriebsklima und die wertschätzende Kultur loben und preisen: Wenn Sie sich während des Gesprächs gegenseitig ins Wort fallen, uneins sind und wenig freundlich, respektvoll und herzlich interagieren, wird das bemerkt – und die heile Fassade blättert.

So wie viele Personaler fehlende Manieren bei Bewerbern bemängeln, sollten sie umgekehrt diese zumindest selbst beweisen und damit auch Authentizität und Glaubwürdigkeit. So manch betonter Teamgeist lässt sich schon am Hierarchiegefälle im Jobinterview entlarven: Gibt der Chef den anderen das Wort und wertschätzt deren Fragen – oder versucht er oder sie das Gespräch zu dominieren? Oft stinkt der Fisch vom Kopf…

Phase 4: Rückfragen (10 Minuten)

Jetzt ist der Bewerber noch einmal dran. Es gehört zum guten Umgang und zu einem echten Dialog, dass nun der Bewerber nachfassen kann und offen Gebliebenes oder für ihn Relevantes klärt. Zumal die Qualität solcher Rückfragen ja auch Ihnen noch einmal einiges über den Besucher verrät.

Die wichtigeste Empfehlung hierfür: Bitte nicht ausweichen oder lügen. Clevere Rückfragen sollten Sie als Kompliment werten – Sie haben offenbar eine gute Vorauswahl getroffen und einen smarten Bewerber eingeladen, der es ernst meint.

Umgekehrt gibt es natürlich auch dumme Fragen. Auch die sind entlarvend. Allerdings sollten Sie jetzt nicht aus der Rolle fallen, beleidigt oder schnippisch reagieren. Der Trick ist, den Bewerber eher charmant mit seinem Fauxpas zu konfrontieren: „Mich wundert die Frage – offen gestanden – ein wenig: Haben Sie sich den unsere Karriereseite nicht angesehen? Da steht das nämlich schon ausführlich. Natürlich antworte ich Ihnen gerne darauf – oder haben Sie vielleicht noch eine andere, speziellere Frage?“ So geben Sie dem Kandidaten die Chance, sich zu korrigieren. Gleichzeitig weiß er im Falle einer Absage, woran es vielleicht (auch) gelegen haben könnte.

Phase 5: Abschluss (5 Minuten)

Das Gespräch ist fast zu Ende – und hoffentlich alles gut gelaufen. Neben dem obligatorischen Dank für den Besuch, das angenehme Gespräch und eine förmliche Verabschiedung, haben Sie allerdings auch hier eine gute Gelegenheit, zu punkten und ein rundes Arbeitgeberimage zu prägen.

Bevor der Kandidat danach fragen muss, können Sie selbst noch klären:

Wie geht es im Bewerbungsprozess jetzt üblicherweise weiter?
Gibt es noch ein zweites Vorstellungsgespräch?
Wann kann der Bewerber frühestens mit einer Antwort rechnen?
Wer bleibt sein Ansprechpartner (Kontaktdaten!)?

Wie kann der Bewerber etwaige Fahrtkosten abrechnen?

Gut vorbereitete Bewerber, die sich mit der Stelle und dem Unternehmen intensiv befasst haben, erwarten das berechtigterweise auch von ihrem potenziellen Arbeitgeber. Je professioneller und vorbereiteter das Gespräch mithilfe eines solchen Leitfadens geführt wird, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass auch die abgelehnten Kandidaten positiv über Sie sprechen. Und das ist eben in der Regel die Mehrheit.

Vorstellungsgespräch nachbearbeiten: Zusagen einhalten

Nach den Vorstellungsgesprächen kommt die eigentliche Auswahl. Dabei verfahren Sie natürlich nach Ihrem bewährten Muster. Empfehlen möchten wir an der Stelle aber auch, nicht nur auf die Kriterien zu achten, die Sie für eine Besetzung anlegen, sondern auch auf jene, die Kandidaten offenkundig oder im Subtext des Gesprächs haben durchblicken lassen. So lassen etwa häufige Nachfragen von Bewerbern Schlüsse auf deren Prioritäten und Wünsche zu.

Dazu zählen zum Beispiel Faktoren, wie…

Die Werte und Erwartungen des Bewerbers.
Dessen Übereinstimmung mit der Unternehmensphilosophie.
Arbeitsweise und relevante Gewohnheiten.
Reaktionen auf Arbeitszeiten, Förderoptionen oder Gehalt.

All das hilft Ihnen dabei, das gewünschte Arbeitgeberimage mit der Realität abzugleichen und Stellen zu erkennen, an denen Sie nachbessern müssen, damit Ihnen die Bewerbungen nicht irgendwann ausgehen oder die Qualität der Kandidaten steigt. Dies ist schließlich keinesfalls allein die Frage einer gut formulierten Stellenanzeige.

Gleichzeitig gilt: Alles, was Sie im Bewerbungsgespräch zusagen, sollten Sie unbedingt auch einhalten – Rückmeldefristen, Zugeständnisse bei Arbeitszeiten, Gehalt, … Auch das ist ein letzter Lackmustest, wie verlässlich Sie als Unternehmen, nicht nur als Arbeitgeber sind.

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