Termin beim Chef: So bekommen Sie ihn

Sie haben ein Anliegen und würden dieses gerne mit dem Chef besprechen? Alles, was Sie brauchen, sind ein paar Minuten seiner Zeit? Doch genau das ist das Problem? Typisch Chef! Immer beschäftigt, nie hat er Zeit für seine Mitarbeiter. So geht das in vielen Büros. Muss aber nicht so bleiben. Tatsächlich gibt es ein paar Tricks, wie Sie trotzdem einen Termin beim Chef bekommen…

Termin beim Chef: So bekommen Sie ihn

Termin beim Chef: Was Mitarbeiter ärgert

Die Ausrede „Ich habe keine Zeit“ bedeutet im Grunde „Etwas anderes ist mir im Moment wichtiger“. Und genau das ist es, was Mitarbeiter eigentlich ärgert und frustriert, wenn Sie vergeblich versuchen den Chef zu sprechen. Sie fühlen sich nicht ernst genommen und bekommen schmerzlich vor Augen geführt, dass der Chef andere Prioritäten setzt.

Allerdings hat niemand gerne das Gefühl, unwichtig zu sein.

In der erfolglosen Terminanfrage zeigt sich deutlich das ungleiche Verhältnis zwischen Chef und Mitarbeiter. Braucht der Chef mal etwas, beispielsweise Unterstützung bei einem Konzept oder die Ausarbeitung eines Vortrags, muss der Mitarbeiter in der Regel alles andere stehen und liegen lassen, um seinem Vorgesetzten zur Hilfe zu eilen. Ist es hingegen anders herum, wird der Mitarbeiter vertröstet und hingehalten.

Was sich Mitarbeiter von Ihrem Chef wünschen, ist ein offenes Ohr. Sie wollen nicht ganz unten auf der Prioritätenliste stehen, sondern bei Anliegen und Problemen ernst genommen werden.

Die Situation des Chefs

Es wäre allerdings falsch, dem Chef pauschal Böswilligkeit zu unterstellen. Es mag Menschen in Führungspositionen geben, denen die Bedürfnisse und Anliegen ihrer Mitarbeiter egal sind. Doch für die meisten trifft das aber eher nicht zu.

Wer eine leitende Position innehat, trägt viel Verantwortung und sieht sich dem Druck von beiden Seiten ausgesetzt. Das führt automatisch zu einem vollen Terminkalender.

Wer sich das vor Augen führt, kann besser nachvollziehen, dass es manchmal schwierig ist, einen geeigneten Gesprächstermin zu finden. Zumal Sie nicht der einzige Mitarbeiter mit einem Anliegen sind. Auch Ihre Kollegen wollen Ihren Chef in der ein oder anderen Sache sprechen.

Das soll zwar keine Entschuldigung dafür sein, dass der Chef nur schwer zu sprechen ist. Doch führt es zu mehr Verständnis – und damit auch zu einer Lösung…

Termin beim Chef: So geht’s

  • Schauen Sie nicht spontan vorbei. Es mag Firmen geben, in denen es so ungezwungen zugeht, dass man einfach mal schnell beim Chef reinschauen und über sein Anliegen sprechen kann. Doch in den meisten Fällen werden Sie einen Termin brauchen. Wer ohne Vorankündigung erscheint, überrumpelt den Chef. Dieser war gerade in seine Arbeit vertieft und wird von Ihnen herausgerissen. Damit verärgern Sie ihn.
  • Suchen Sie nach dem richtigen Zeitpunkt. Sie würden gerne eine wichtige Angelegenheit, beispielsweise das Gehalt, mit ihrem Chef besprechen. Dann sollten Sie darauf achten, einen günstigen Zeitpunkt zu wählen. Fragen Sie sich vorher: Wie ist die allgemeine Lage? Werden viele Projekte abgeschlossen? Steht gerade ein großes Event bevor? Schauen Sie auch in den Kalender des Chefs oder informieren Sie sich bei der Assistentin: Wie viele Termine hat Ihr Chef in der Woche, an diesem Tag? Sie wollen möglichst mit ihm sprechen, wenn er nicht gestresst ist.
  • Machen Sie es Ihrem Chef so leicht wie möglich. Statt zu fragen „Wann könnte ich Sie sprechen?“, schlagen Sie einen konkreten Termin sowie zwei Alternativtermine vor. Geben Sie auch an, wie lange das Gespräch dauern soll. Damit geben Sie Ihrem Chef Planungssicherheit und er braucht nicht zu befürchten, dass Sie ihn Stunden lang von der Arbeit abhalten werden. Er ist dann eher gewillt mit Ihnen zu sprechen.
  • Formulieren Sie eine konkrete Anfrage. Wenn Sie den Termin vereinbaren, sollten Sie bereits erläutern, worum es geht. Stellen Sie kurz und prägnant dar, was in dem Gespräch besprochen werden soll. Dann kann Ihr Chef sich darauf einstellen.
  • Wechseln Sie die Perspektive. Halten Sie sich vor Augen, dass Sie es sind, der etwas von Ihrem Chef will und nicht anders herum. Es liegt an Ihnen Ihren Chef davon zu überzeugen, dass das Gespräch wichtig ist und er sich dafür Zeit nehmen sollte. Deswegen sollten Sie aus seiner Sicht argumentieren. Konzentrieren Sie sich darauf, den Nutzen für Ihren Chef herauszustellen.
  • Erinnern Sie an den Termin. Lassen Sie sich den vereinbarten Termin bestätigen und erinnern Sie Ihren Chef kurz vorher noch einmal daran. Nicht aufdringlich jeden zweiten Tag, sondern beispielsweise am Tag vorher. Erkundigen Sie sich freundlich per E-Mail oder wenn man sich in der Kaffeeküche begegnet. Dann ist der Termin im Gedächtnis Ihres Vorgesetzten wieder präsent.
  • Bleiben Sie hartnäckig. Platzt der Termin aus irgendwelchen Gründen, sprechen Sie Ihren Chef darauf an und vereinbaren Sie einen neuen. In diesem Fall müssen Sie Hartnäckigkeit an den Tag legen. Damit demonstrieren Sie Ihrem Chef, dass Ihr Anliegen wichtig ist. Geben Sie auf, wird er daraus schließen, dass es sich bereits erledigt hat.
  • Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor. Sie sollten alle nötigen Unterlagen und Informationen parat haben, um Rückfragen beantworten zu können. Bringen Sie auch Stift und Papier mit, um sich wichtige Eckpunkte des Gesprächs, wie beispielsweise nächste Schritte oder Deadlines, notieren zu können.
  • Versetzen Sie Ihren Chef in eine positive Stimmung. Bedanken Sie sich dafür, dass Ihr Chef sich die Zeit nimmt mit Ihnen zu sprechen. Damit zeigen Sie ihm, dass Sie wissen, dass das nicht selbstverständlich ist. Dadurch fühlt sich Ihr Chef verstanden und ist Ihrem Anliegen gegenüber positiver gestimmt.
  • Fassen Sie sich kurz. Haben Sie es geschafft einen Gesprächstermin zu vereinbaren, sollten Sie sich unbedingt kurz fassen. Kommen Sie gleich auf den Punkt und verzichten Sie auf ausschweifende Ausführungen. Es sollte deutlich werden, was Ihr Anliegen ist und was Ihr Chef tun kann. Brauchen Sie zum Beispiel eine Freigabe? Oder eine Entscheidung? Wer hier lange Monologe hält, verliert nicht nur die Aufmerksamkeit, sondern wird es auch schwer haben, in Zukunft einen Termin zu erhalten.
[Bildnachweis: Champion studio by Shutterstock.com]
14. Oktober 2014 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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