Willkommen heißen: 4 einfache Schritte + Vorlagen & Formulierung

Es ist ein Gebot der Gastfreundschaft oder der Unternehmenskultur: andere herzlich willkommen heißen. Ein „Willkommen“ ist mehr, als jemanden zum Empfang freundlich zu begrüßen. Es geht darum, dem Gast oder neuen Kollegen das Gefühl zu geben, erwünscht, angenommen, respektiert und akzeptiert zu sein. Man empfängt sie oder ihn mit herzlicher Sympathie. „Willkommen zuhause“, „Willkommen im Team“, „Willkommen zurück“ – das sagt sich leicht. Damit es aber nicht wie eine Floskel und hohle Phrase klingt, muss der andere die Echtheit dahinter spüren. Oder anders formuliert: „Willkommen heißen“ ist nur ein Auftakt. Ob man sich willkommen fühlt, entscheiden allein Gast oder Neuling.

Wie aber kann man andere herzlich willkommen heißen? Woran macht sich eine echte Willkommenskultur und Gastfreundschaft bemerkbar? Und wie lauten die Übersetzungen von „Willkommen“ in anderen Sprachen? In diesem Artikel widmen wir uns ganz dem Themenkomplex – samt Tipps zur Begrüßung und korrekter Schreibweise…

Willkommen heißen: 4 einfache Schritte + Vorlagen & Formulierung

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Andere herzlich willkommen heißen: 4 Schritte

Etymologisch stammt der Begriff „willkommen“ vom spätalthochdeutschen „willechomen“ ab, einer Zusammensetzung von „wille“ (Substantiv) und „chomen“ (2. Partizip von „kommen“). Elegant übersetzt ließe sich die Bedeutung so formulieren: „Du bist nach Willen (Wunsch) gekommen“. Um jemanden von Herzen willkommen zu heißen, bedarf es nicht einmal ein großes Brimborium. Der erste Eindruck zählt dabei besonders. Die Echtheit dahinter und das Erwünschtsein müssen sofort spürbar sein. Dazu sind im Wesentlichen nur vier einfache Schritte nötig, damit sich jemand herzlich willkommen fühlt:

1. Begrüßen

Begrüßen Sie Ihr Gegenüber mit dem Willkommensgruß: Sagen Sie der Person, dass sie willkommen ist. Dazu gesellt sich ein Handschlag, ein intensiver Blickkontakt und ein herzliches Lächeln.

2. Namen nennen

Sagen Sie nicht nur „Herzlich willkommen“. So bleibt es eine Floskel. Sprechen Sie auch den Namen der Person aus, die Sie willkommen heißen: „Herzlich willkommen, Berta Beispiel!“ Erst so wird es persönlich.

3. Beschenken

Im privaten Umfeld werden Sie Ihrem Gast zuerst etwas zu trinken anbieten. Bei einem Geschäftstreffen geht das natürlich auch. Für neue Mitarbeiter hat es sich bewährt, ein kleines Willkommensgeschenk vorzubereiten – und sei es nur der geschmückte Arbeitsplatz. Durch die Geste wird die Botschaft erlebbar und spürbar.

4. Atmosphäre schaffen

Anschließend schenken Sie Ihrem Gegenüber die volle Aufmerksamkeit. Schaffen Sie eine Wohlfühlatmosphäre – durch Zuhören, Fragen beantworten. Und erzählen Sie etwas Persönliches von sich. Das schafft noch etwas weiteres Wichtiges: Vertrauen.

Eine echte Willkommenskultur geht natürlich über diese vier anfänglichen Schritte hinaus. Sie sind aber ein wichtiger Anfang. Und gerade der hat hohen Symbolcharakter. Daher sollten Sie ihn nie unterschätzen.

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Korrekte Schreibweise: Willkommen oder willkommen?

Wegen der unterschiedlichen Bedeutungen werden der Begriff „Willkommen“ und dessen Synonyme immer wieder in Kreuzworträtseln gesucht: geschätzt, beliebt, geladen, eingeladen, erwünscht – und das sind nur synonyme Adjektive. Im Wörterbuch finden sich noch viel mehr Willkommens-Worte als in diesem Artikel. „Willkommen“ – das Wort wird häufig genutzt – auf Schildern, an Eingängen, auf Partys oder am „Tag der offenen Tür“. Sogar auf Seiten im Internet. Trotzdem tun sich viele mit der korrekten Schreibweise schwer. Problematisch wird das, wenn man zum Beispiel Menschen bei sich zuhause willkommen heißen oder neue Kollegen mit einer Karte oder einem Herzlich-willkommen-Schild begrüßen will. Immer wieder lässt sich im Schriftverkehr die falsche Schreibweise lesen – beispielsweise „Herzlich Willkommen Zuhause“. Selbst Wandtattoos werden falsch geschrieben. Probleme bereiten auch Zusätze wie zuhause/Zuhause/zu Hause und daheim/Daheim. Korrekt sind einzig diese Schreibweisen:

➠ „Herzlich willkommen zuhause.“
➠ „Herzlich willkommen zu Hause.“
➠ „Herzlich willkommen daheim.“
➠ „Herzlich willkommen zurück.“
➠ „Herzlich willkommen im Team.“

Wenn es um das Zuhause (im Sinne von Heim, Wohnung oder Haus) geht, können Sie auch schreiben: „Herzlich willkommen in unserem Zuhause.“ Wann „willkommen“ groß und wann klein geschrieben wird, hängt indes vom grammatikalischen Gebrauch im Satz beziehungsweise der Bedeutung ab:

Willkommen als Adjektiv
Als Adjektiv wird „willkommen“ kleingeschrieben. Beispiele dafür sind Sätze und Formulierungen wie: „Seid herzlich willkommen!“, „Ihr seid hier jederzeit willkommen.“ Oder: „Das ist eine willkommene Ablenkung.“, „Hi Thomas, willkommen zuhause!“

➠ Bedeutung: „Willkommen“ bedeutet hier, dass eine Person angenehm, erwünscht oder beliebt ist.

Willkommen als Substantiv
Wie alle Substantive wird „das Willkommen“ großgeschrieben. Beispiele dafür sind: „Ich möchte allen Anwesenden ein herzliches Willkommen aussprechen!“ Oder: „Sie bereiteten ihr ein großes Willkommen.“

➠ Bedeutung: Das Willkommen bedeutet hier so viel wie Empfang, Ankunft, Aufnahme, Event, Feier oder Begrüßung.

Willkommen in einer Verbverbindung
Häufig begegnet „willkommen“ dem Leser auch als Verbverbindung, einer Kombination aus Adjektiv und Verb, beispielsweise bei einer Formulierung wie: „Ich möchte Sie herzlich willkommen heißen!“ Oder: „Bitte heißen Sie unsere neuen Kollegen, Herrn Müller und Frau Schulte, willkommen!“

➠ Bedeutung: Hiermit ist der Vorgang des Begrüßens gemeint, also jemanden begrüßen, empfangen, annehmen.

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Willkommen zuhause: Ein Zeichen der Gastfreundschaft?

Sein Haus für Gäste (oder Fremde) zu öffnen, andere Menschen willkommen zu heißen, ist nicht nur ein Zeichen besonderer Höflichkeit: Es ist gelebte Gastfreundschaft. Sie ist eine der ältesten Kulturgüter überhaupt und besitzt in allen großen Religionen als bedeutendes und verbindendes Element einen hohen Stellenwert. Allerdings wird Gastfreundschaft unterschiedlich gelebt. Die Bräuche und Regeln dazu sind von Land zu Land verschieden. Trotzdem stellt sie eine Art interkulturelle Brücke dar: Gäste oder gar Fremde in seinem Zuhause willkommen zu heißen, ist immer eine Art Vertrauensvorschuss und Form von sozialem Kredit. Erst recht wenn man den Besuchern zuhause nicht nur Speisen und Getränke, sondern vielleicht noch einen Übernachtungsplatz anbietet.

Der Satz „Fühl dich wie zu Hause“ (oder: „mi casa es su casa“ – „Mein Haus ist dein Haus“) stellt dabei die höchste Form der Gastfreundschaft dar. Der Besuch soll sich nicht nur willkommen und erwünscht fühlen, sondern buchstäblich wie zuhause. In einigen Kulturen wird der Gast während seines Besuchs damit zum Teil der Familie. Er steht unter deren Schutz, darf sich jederzeit selbst bedienen, muss im Gegenzug aber auch die Hausregeln und kulturellen Besonderheiten oder Moralvorstellungen respektieren.

Das Konzept der Gastfreundschaft basiert im Privaten allerdings meist auf Gegenseitigkeit. Heißt: Wer sie empfängt, muss sie umgekehrt ebenso gewähren – und seinen Gastgeber vielleicht irgendwann einmal im selben Umfang und mit gleicher Herzlichkeit und Großzügigkeit willkommen heißen. Wer Gastfreundschaft annimmt, geht damit also automatisch auch die Pflicht zur Gegenleistung ein. Das gilt jedoch nur im Privaten. In der professionellen Gastfreundschaft – etwa in der Gastronomie und Hotelerie-Branche – gilt dies natürlich nicht. Hier wird die Gegenleistung ja schon durch die Bezahlung (und ein Trinkgeld) erbracht.

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Willkommen im Job: Warum ist eine Willkommenskultur wichtig?

Der Mensch ist ein soziales Wesen. Wenn wir zu einer neuen Gruppe dazu kommen, sind wir zunächst unsicher. Dahinter steckt letztlich die Angst vor Ablehnung und fehlender Anerkennung. Diese kann sich durch Nichtbeachtung oder Ignoranz äußern oder im Extrem zu aktiver Ausgrenzung, Diskriminierung und Mobbing führen. Für die Betroffenen sind solcher Erfahrungen psychisch und physisch extrem belastend. Im Job kann dies zu verminderter Arbeitsleistung und hoher Fluktuation führen. Für das Betriebsklima ist eine solche Kultur regelrecht Gift.

Anders die echte Willkommenskultur. Sie bemüht sich von Anfang an um die reibungslose Aufnahme der Neulinge. Sie sollen nicht nur ankommen, sondern sich buchstäblich „wie zuhause“ fühlen, als ein wichtiger und wertvoller Teil der Gruppe und Organisation. Schon am Tag Eins. Damit trägt eine echte Willkommenskultur im Job entscheidend zur Mitarbeiterbindung bei.

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Onboarding: Neue Kollegen willkommen heißen

Das professionelle Willkommen heißen in Unternehmen ist nicht nur ein wichtiger Erfolgsfaktor beim sogenannten Employer Branding. Es hat sich inzwischen auch zu einem gut gemanagten Prozess gemausert: „Onboarding“ heißt dieser in der Fachsprache. Gemeint ist damit die systematische Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen. Die neuen Kollegen sollen sich vom ersten Tag an wohlfühlen und in die Organisation und das Team möglichst schnell hineinfinden. Folgende Elemente sind dazu wichtig, um neue Kollegen willkommen heißen:

  • Planung
    Je sorgfältiger vorab geplant wird, desto reibungsloser läuft die Ankunft im Unternehmen und spätere Integration ab. Gründlicher Planung hilft, Fehler zu vermeiden und fördert die Eingewöhnung und Motivation des neuen Mitarbeiters, der sich so sprichwörtlich sofort willkommen fühlt.
  • Briefing
    Feste Onboarding-Regeln und Abläufe sollten ebenfalls vorab in einem Briefing festgehalten werden. Dazu gehören für die Neuzugänge Informationen über Arbeitszeiten, Arbeitskleidung und Verhaltensregeln. Aber auch das vorhandene Team sollte bescheid wissen und in den Prozess miteinbezogen werden. Schließlich tragen Sie entscheidend zur Willkommens-Atmosphäre bei.
  • Willkommensbrief
    Kleine Geste, große Wirkung: Noch vor dem ersten Arbeitstag sollte das Unternehmen den neuen Mitarbeiter willkommen heißen – mit einem sogenannten Willkommensbrief. Darin stehen die oben angesprochenen Informationen zum Arbeitsstart, idealerweise aber auch ein paar persönliche Zeile – vom neuen Chef oder Kollegenkreis.
  • Arbeitsplatz
    Besonders wichtig in der Wirkung ist der erste Arbeitstag, an dem Sie einen neuen Kollegen willkommen heißen. Der Arbeitsplatz sollte eingerichtet, notwendige Materialien, Werkzeuge und Zugänge vorhaben sein. Inklusive Telefon, Computer, Passwörter.
  • Willkommen
    Ein herzliches Willkommen sollte zudem in Form einer kurzen Begrüßungs- oder Vorstellungsrunde eingeplant werden. Teil des ersten Tages ist oft, dass die Abteilung und die Kollegen vorgestellt werden. Im Gegenzug revanchieren sich die neuen Kollegen nach einiger Zeit mit dem sogenannten Einstand und bedanken sich für das herzliche Willkommen mit Selbstgebackenen oder ein paar Getränken.
  • Feedback
    Das Onboarding endet natürlich nicht am ersten Tag. Nicht selten dauert der Prozess bis zum Ende der Probezeit. Bis dahin bekommt der neue Mitarbeiter einen Mentor (auch „Pate“ genannt) zur Seite gestellt, der nicht nur die Einarbeitung begleitet und bei Rückfragen zur Verfügung steht. In der Regel werden in dieser Willkommensphase auch regelmäßig Feedbackgespräche geführt, um den Erfolg des Onboarding-Prozesses zu überwachen und gegebenenfalls zu optimieren.
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Vorlage für ein Willkommensschreiben

Gerade in größeren Unternehmen ist es empfehlenswert, neue Mitarbeiter durch ein Willkommensschreiben beziehungsweise Begrüßungsschreiben willkommen zu heißen. Das ersetzt natürlich nicht die persönliche Begrüßung. Umso mehr dient es dazu, das bestehende Team über den Neuzugang zu informieren, für Transparenz zu sorgen und die Willkommenskultur für alle spürbar zu leben. Für ein solches Willkommensschreiben gibt es allerdings keine festen Regeln. Der Stil für so ein schriftliches Willkommen (informelles Duzen oder formelles Siezen?) hängt letztlich von der Unternehmenskultur ab. Je nach Medium können Sie sich aber grob an diesen Punkten orientieren:

➠ Anrede
➠ Name und Funktion des neuen Mitarbeiters
➠ Berufliche Laufbahn (kurz)
➠ Foto (optional)
➠ Kontaktdaten in der Firma
➠ Schlussformel

Wie das Ergebnis aussehen könnte, zeigen die folgenden (kurzen) Vorlagen und Muster für ein Willkommensschreiben:

Herzlich willkommen im Team!

Wir sind glücklich über die Verstärkung durch unsere neue Mitarbeiterin, Beate Beispiel, die ab sofort als Grafikdesignerin bei Schön & Richtig arbeitet. Wir wünschen viel Freude im neuen Job und freuen uns, dass du bei uns bist!

Liebes Team,

bitte begrüßt mit mir heute unseren neuen Kollegen, Max Mustermann. Er leitet fortan Bereich XY und ist somit für ABC zuständig. Herzlich willkommen in unserer Mitte, Max.

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

an dieser Stelle möchte ich ein herzliches Willkommen an unsere neue Kollegin, Beate Beispiel, aussprechen. Sie vertritt Susanne Superfrau während Ihrer Elternzeit. Frau Beispiel ist studierte Architektin und hat sich bereits mit Bauprojekten in Shanghai und Dubai einen Namen gemacht. Wir freuen uns sehr, sie für unsere Niederlassung gewonnen zu haben. Wir hoffen, dass sie sich bei uns gut aufgehoben fühlt und wünschen ihr einen erfolgreichen und angenehmen Start in unserer Firma.

Willkommen heißen: Übersetzungen in anderen Sprachen

Apropos Willkommen heißen: Geschieht dies in der Sprache des Gastes oder Neuzugangs, wirkt es besonders herzlich. Denn Sprache verbindet. Außer den wirklich polyglotten Menschen, die mehrere Sprachen sprechen, beherrscht der Durchschnittsbürger jedoch üblicherweise nur seine Muttersprache und maximal eine weitere Fremdsprache. Das ist hierzulande überwiegend Deutsch plus Englisch, manchmal auch Französisch oder Spanisch. Schön ist es trotzdem, wenn man seine Gäste zuhause oder Kollegen im Büro in ihrer Sprache willkommen heißen kann. Es ist ein Zeichen von Wertschätzung, Respekt und Aufmerksamkeit. Als Service haben wir daher für Sie einige Übersetzungen von „willkommen“ in 20 Sprachen mit der jeweiligen Aussprache zusammengestellt:

  • Arabisch: Ahlan wa sahlan, gesprochen wie: Ahlan wa sachlan
  • Chinesisch: Huānyíng, gesprochen wie: Huanjing
  • Englisch: Welcome, gesprochen wie: Ouelkam
  • Farsi (Persisch): Chosch omadi, gesprochen wie Chosch omadi
  • Französisch: Bienvenue, gesprochen wie: Bjawenü
  • Griechisch: Kalosórisma, gesprochen wie: Kalosorisma
  • Isländisch: Velkomin, gesprochen wie Welkommin
  • Italienisch: Benvenuto, gesprochen wie: Benwenuto
  • Japanisch: Yōkoso, gesprochen wie Jokoso
  • Katalanisch: Benvingut, gesprochen wie: Benwingut
  • Niederländisch: Welkom, gesprochen wie: Welkom
  • Polnisch: Witamy, gesprochen wie: Witame
  • Portugiesisch: Bem-Vindo, gesprochen wie: Beng windo
  • Russisch: Dobro pozhalovat, gesprochen wie: Dobro podschalovat
  • Schottisch-Gälisch: Fàilte, gesprochen wie: Folte
  • Serbokroatisch: Dobrodošli, gesprochen wie: Dobrodoschli
  • Spanisch: Bienvenido, gesprochen wie: Bjenwenido
  • Tschechisch: Vítejte, gesprochen wie: Wietejte
  • Türkisch: Hoşgeldiniz, gesprochen wie: hoschgeldinis
  • Ungarisch: Üdvözöljük, gesprochen wie: Üdwösöljük

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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28. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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