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Rückdelegation: Bedeutung, Ursachen + 7 Tipps

Delegiert der Chef eine Aufgabe, so soll ein Mitarbeiter diese erledigen und das Ergebnis an den Chef weitergeben. In der Praxis kommt es oft anders. Der Vorgesetzte bekommt den Job (halbfertig) zurück und muss sich dann selbst kümmern. Rückdelegation heißt das Phänomen in der Fachsprache. Das ist für Führungskräfte nicht nur ärgerlich, sondern hält sie von ihren eigentlichen Aufgaben ab. Wie Sie Rückdelegation von Aufgaben verhindern…



Rückdelegation: Bedeutung, Ursachen + 7 Tipps

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Definition: Was ist Rückdelegation?

Rückdelegation beschreibt das berufliche Phänomen, wenn sich Vorgesetzte um eine Aufgabe kümmern müssen, die sie eigentlich schon an Mitarbeiter oder ein Team übergeben haben. Wie bei einem Bumerang kommt das ToDo zurück und landet wieder beim Chef. Es findet somit eine Umkehrung der ursprünglichen Delegation statt. Der Mitarbeiter leitet die Aufgabe, für die er die Verantwortung übernehmen sollte, wieder an den Vorgesetzten zurück.

Schon vor rund 40 Jahren haben William Oncken Jr. und Donald L. Wass einen Artikel mit dem Titel „Who’s got the monkey?“ dazu veröffentlicht. Darin beschreiben sie die Folgen von Rückdelegation am Arbeitsplatz – und prägten zugleich den Begriff vom Monkey Business oder Monkey Management. Wie das aussieht, beschreibt zum Beispiel der Führungskräfte-Coach Stefan Mantel so:

Stellen Sie sich jede Aufgabe, die Chefs an ihre Mitarbeiter delegieren, als einen Affen vor. Der Mitarbeiter soll sich um diesen Affen kümmern, sprich: Er soll die ihm übertragene Aufgabe erledigen. Nun gibt es Mitarbeiter, die versuchen, diese Aufgabe zurückzugeben. Um im Bild zu bleiben: Mitarbeiter, die ihren Affen nicht selbst versorgen wollen oder können, probieren, der Führungskraft den Affen wieder auf den Schreibtisch zu setzen.

Folgen der Rückdelegation

Kurz gesagt: Es geht zu wie im Zoo. Der Effekt ist pures Chaos und Aufgaben-Pingpong. Der Chef kann seinen eigentlichen Job nicht mehr machen, weil er sich nur noch um die Aufgaben seiner Mitarbeiter kümmern muss. Führungskräfte sind im Stress, weil Sie den Job der Mitarbeiter machen müssen. Sie kümmern sich immer weniger um Führungsaufgaben, sondern erledigen die ToDo-Liste des Teams.

Gleichzeitig werden die Mitarbeiter immer schlechter in den eignen Aufgaben. Statt Fähigkeiten auszubauen und Erfahrungen zu sammeln, finden sie einen leichten Ausweg. Und: Es entsteht ein Teufelskreis. Das Team lernt, dass der Chef einspringt, wenn sie selbst nicht weiterkommen. Dabei sind die Motivation zu eigenverantwortlichem Handeln. Schließlich ist ja immer ein Notfallhelfer da.

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Gründe und Ursachen für die Rückdelegation

Wenn Mitarbeiter Ihre Aufgaben an den Chef zurück delegieren, liegt der Verdacht nahe, dass dahinter pure Faulheit steckt. Manchmal ist das auch so. Doch die Schuld einfach den faulen Kollegen zu geben, ist zu einfach und auch zu kurz gesprungen.

Tatsächlich kann die Rückdelegation viele Ursachen und Auslöser haben. Zu den häufigsten gehören:

  • Überforderung

    Der Mitarbeiter ist mit der Aufgabe hoffnungslos überfordert und besitzt nicht die erforderlichen Qualifikationen, das Problem selbstständig zu lösen. Die Aufgabe ist zu komplex, es fehlen Wissen oder die erforderlichen Ressourcen zur Erledigung. Das ist nicht unbedingt Schuld vom Mitarbeiter, sondern vielmehr ein Delegationsfehler: Die Aufgabe hätte einem dafür kompetenten Mitarbeiter übertragen werden müssen.

  • Unfähigkeit

    Und zwar nicht, weil der Mitarbeiter „zu doof“ wäre, sondern weil ihm die erforderlichen Befugnisse und Vollmachten fehlen. Er muss den Chef dauerhaft um Erlaubnis fragen, kann keine eigenen Entscheidungen treffen und ist somit gezwungen, die Aufgabe zurückzugeben.

  • Unklarheit

    Die Führungskraft hat die Aufgabe nicht angemessen und klar delegiert. Dem Mitarbeiter ist unklar, was genau bis wann erledigt sein soll. Auch hier muss sich der Mitarbeiter wiederholt rückversichern, absprechen oder erledigt eben nur jene Zwischenschritte und Teilaufgaben, die er als seine Aufgabe verstanden hat. Hier liegt ein Kommunikationsfehler vor.

  • Helfersyndrom

    Einige Führungskräfte haben eine so große Hilfsbereitschaft, dass er bei jeder Kleinigkeit eingreift und mitanpackt. So verlernen Mitarbeiter, selbst zu denken und zu handeln. Das Helfersyndrom wird zum Delegations-Bumerang. Nicht selten steckt dahinter auch die Unfähigkeit des Chefs, Nein zu sagen.

  • Kontrollwut

    Manche Chefs können keinerlei Kontrolle abgeben und neigen zum Mikromanagements (oder einer veritablen Profilneurose). Sind Führungskräfte davon überzeugt, dass nur sie selbst die Aufgabe korrekt lösen können, mischen sie sich permanent ein. Offiziell wird zwar delegiert, de facto wird aber doch alles selbst gemacht.

  • Unsicherheit

    Der Mitarbeiter möchte keine Verantwortung übernehmen. Oder es fehlt ihm das dazu nötige Selbstvertrauen. Aus Unsicherheit wird alles an den Chef zurückgegeben, damit dieser am Ende die Verantwortung übernimmt.

Machen Sie sich klar: Ziel der Delegation ist, sich Zeit zu verschaffen – für die eigenen (wichtigen und dringenden) Aufgaben. Ganz im Sinne der Eisenhower-Matrix. Landen diese am Ende halb fertig auf dem eigenen Schreibtisch zurück, ist gar nichts gewonnen.

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Rückdelegation verhindern: 7 Tipps

Damit Rückdelegation nicht zu einem langfristigen und wiederkehrenden Problem wird, müssen Sie diese verhindern. Diese 7 Tipps helfen dabei:

1. Analysieren Sie die Gründe

Rückdelegation können Sie nur verhindern, wenn Sie das Problem an der Wurzel packen. Heißt: Finden Sie heraus, warum die delegierten Aufgaben immer wieder zu Ihnen zurückkommen. Fehlt es Ihrem Team an wichtigen Fähigkeiten oder mischen Sie sich selbst zu oft ein? Analysieren Sie, was in Ihrem Team schiefläuft, um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Sonst laufen Ihre Änderungen möglicherweise ins Leere.

2. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Vertrauen ist eine Grundvoraussetzung, damit Mitarbeiter eigenständig handeln. Zeigen Sie deshalb regelmäßig Wertschätzung und ermutigen Sie das Team, eigene Entscheidungen zu treffen. Je mehr Sie demonstrieren, dass Sie jeden Schritt kontrollieren, desto häufiger kommt es zur Rückdelegation. Lassen Sie Ihre Angestellten Verantwortung tragen und vertrauen Sie darauf, dass diese ihren Job gut machen.

3. Delegieren Sie Aufgaben besser

Oft beginnt die Rückdelegation bereits bei einer fehlerhaften Delegation. Achten Sie darauf, dass die Aufgabenstellung und die Ziele klar kommuniziert werden. Auch die Auswahl des Mitarbeiters spielt eine entscheidende Rolle – nicht jeder ist gleichermaßen gut für jedes Projekt geeignet. Wägen Sie die individuellen Stärken ab.

4. Helfen Sie, ohne alles zu übernehmen

Sie sollten mehr Freiheiten lassen, müssen Ihr Team aber nicht gleich völlig im Stich lassen. Bei Fragen oder Problemen können und sollten Sie weiterhin Ansprechpartner sein. Sie sollten aber nicht gleich alles selbst machen. Beantworten Sie Fragen, liefern Sie Vorschläge – und der Mitarbeiter kümmert sich dann wieder um die Umsetzung.

5. Hinterfragen Sie die Lösungsansätze

Ein wichtiger Punkt, um Rückdelegation zu verhindern: Fragen Sie nach, was der Mitarbeiter bisher getan hat, um das Problem selbst zu lösen. Leider gewöhnt sich manch Arbeitnehmer an, erst gar nicht selbst zu denken oder auszuprobieren, sondern gleich zum Chef zu rennen. Damit das nicht passiert, müssen Sie sich die bisherigen Lösungsansätze und Versuche schildern lassen. Das stellt sicher, dass Mitarbeiter es zumindest erst selbst versuchen.

6. Etablieren Sie eine bessere Fehlerkultur

Sie können die Rückdelegation verhindern, wenn Mitarbeiter weniger Angst haben, Fehler zu machen. Natürlich sollen Fehler nicht zum Dauerzustand werden, doch mit einem besseren Umgang traut sich das gesamte Team, eigenständiger zu entscheiden und Aufgaben selbstständig zu lösen. Halten Sie nicht einfach nur eine Standpauke, sondern gehen Sie konstruktiver mit Patzern um.

7. Zeigen Sie Grenzen auf

Manchmal helfen nur klare Grenzen. Kommunizieren Sie offen und deutlich, dass die Rückdelegation ein Ende haben muss. Mitarbeiter dürfen sich natürlich weiterhin an Sie wenden, doch braucht es einen Stopp von einfach zurückgegebenen Aufgaben. Gerade wenn die Rückdelegation Sie immer wieder von Ihren eigenen Führungsaufgaben abhält, braucht es solche Grenzen.


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[Bildnachweis: Doppelganger4 by Shutterstock.com]

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