Definition: Was versteht man unter Delegation?
Der Begriff Delegation beschreibt in der Organisations- und Personalführung die Übertragung von Aufgaben, Befugnissen (Kompetenzen) und Verantwortung von einer übergeordneten Stelle (z.B. einer Führungskraft) auf eine nachgeordnete Person oder Gruppe.
Ziel der Delegation ist, dass die ausgewählte Person oder Gruppe die übertragenen Aufgaben selbstständig und im vorgegebenen Rahmen erledigt und dabei alle notwendigen Entscheidungsbefugnisse erhält.
Derjenige, der Aufgaben überträgt, wird als „Delegierender“ bezeichnet, der Aufgabenempfänger heißt „Delegationsempfänger“, „Abgesandter“ oder „Delegierter“. Das Verb dazu heißt „delegieren„.
Wesentliche Merkmale der Delegation:
-
Übertragung von Aufgaben
Bei der Aufgabendelegation werden Tätigkeiten abgegeben, um sie von den Delegierten eigenständig erledigen zu lassen.
-
Übertragung von Kompetenzen
Damit die Aufgabe erfolgreich absolviert wird, erhalten die Delegierten alle nötigen Befugnisse und Entscheidungsrechte.
-
Übertragung von Verantwortung
Neben Aufgaben und Kompetenzen wird auch die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erledigung und das Ergebnis übertragen.
-
Kongruenz
Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung müssen im Gleichgewicht stehen, damit keine Über- oder Unterforderung entsteht (ausführliche Erklärung weiter unten).
-
Entlastung und Motivation
Das Delegieren entlastet zum Einen den Überträger und fördert gleichzeitig die Motivation und Entwicklung der Delegierten. Das trägt zu einer effizienteren Arbeitsteilung bei.
Die delegierende Person bleibt bei dem Konzept jedoch meist in der Gesamtverantwortung und muss sicherstellen, dass die Delegierten ausreichend qualifiziert und motiviert sind, um die Aufgabe zu übernehmen.
Was bedeutet Delegation auf Deutsch?
Delegation (lateinisch: delegare = hinschicken, anvertrauen, übertragen) bedeutet auf Deutsch soviel wie „Abordnung“ oder „Gesandte“. Gemeint ist eine Gruppe von Geschäftsträgern, die eine vorher definierte Mission erfüllen sollen.
Delegation Bedeutung & Grundlagen
Der Prozess der Delegation bezeichnet eine vertikale Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an nachgeordnete Aufgabenträger – daher auch „vertikalen Arbeitsteilung“. Das Organisationsprinzip basiert nicht zuletzt auf § 106 GewO und § 315 BGB wonach der Arbeitgeber das Weisungs- bzw. Direktionsrecht besitzt und über Aufgabenverteilung der Mitarbeitenden bestimmen kann.
Das Kongruenzprinzip in der Delegation
Das sogenannte Kongruenzprinzip sagt, dass bei der Delegation von Aufgaben immer die dazu passenden Kompetenzen (Befugnisse) und Verantwortung übertragen werden müssen. Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung müssen ausgewogen (= kongruent) sein. Fehlt eines dieser Elemente (z.B. Verantwortung ohne entsprechende Entscheidungsbefugnis), entstehen Überforderung, Fehler und Frustration.
Lesetipp: Unterstützung für Führungskräfte
Sie wollen sich als Führungskraft weiterentwickeln? Dann finden Sie auf Karrierebibel zahlreiche Tipps und Ratgeber zum Management. Gleich hier weiterlesen:
Delegation Beispiele
Eine Delegation findet in zahlreichen Bereichen des Arbeitslebens statt – von einfachen Routineaufgaben bis hin zu komplexen Projekten. Hier einige Beispiele aus verschiedenen Arbeitsbereichen:
- Eine Führungskraft bittet ihre Assistenz, die Tagesordnung für das nächste Meeting zusammenzustellen, um die Sitzung effizienter zu gestalten.
- Ein Auszubildender wird gebeten, Kopien anzufertigen oder eine Akte in ein anderes Büro zu bringen.
- Der Meister einer Autowerkstatt überträgt einem Azubi die Verantwortung für die Inspektion eines Fahrzeugs. So sammelt der Auszubildende praktische Erfahrungen und der Meister kann sich anderen Aufgaben widmen.
- Ein Bauleiter delegiert die Überwachung des Baustellenfortschritts an einen erfahrenen Vorarbeiter, der nun für Zeitpläne und Qualitätsstandards zuständig ist. Der Bauleiter überprüft regelmäßig den Fortschritt und hat dadurch mehr Zeit für strategische Aufgaben.
- Eine Mitarbeiterin soll eigenständig eine Recherche zu aktuellen Markttrends durchführen und die Ergebnisse präsentieren.
- Der Trainee erhält Aufgaben, die zu seinem künftigen Führungsjob gehören und soll ein erstes Projektteam leiten und dabei eng mit dem Abteilungsleiter zusammenarbeiten.
- Ein Architekturbüro wird mit der Planung eines Windparks beauftragt, wobei die Verantwortung für Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts eigenverantwortlich beim Büro liegt.
Alltägliche Aufgaben
Fachaufgaben
Förderung von Kompetenzen
Großaufträge
Welche Aufgaben eignen sich zur Delegation
Grundsätzlich lassen sich so gut wie alle Aufgaben delegieren. Entscheidend ist, dass die Tätigkeit und das Ziel klar formuliert, die Kompetenzen passend verteilt und die Ausführenden entsprechend qualifiziert sind.
Besonders gut geeignete Aufgaben für eine Delegation sind:
- Routineaufgaben
Regelmäßige und wiederkehrende Tätigkeiten, die keinen hohen Qualifizierungsgrad oder Spezialwissen erfordern, lassen sich besonders gut delegieren. - Organisationsaufgaben
Aufgaben wie das Vorbereiten von Meetings, die Bearbeitung von E-Mails, Anfragen oder die Verwaltung von Dokumenten werden klassisch an Assistenten delegiert. - Recherchedienste
Das Sammeln, Aufbereiten und Auswerten von Informationen, z.B. Marktanalysen, Wettbewerbsbeobachtungen oder das Erstellen von Berichten wird ebenfalls gerne delegiert. - Teilaufgaben
Zuarbeiten oder klar abgegrenzte Teilbereiche in größeren Projekten eignen sich ebenso zum Auslagern, während die Gesamtverantwortung bei der Führungskraft bleibt. - Spezialistenaufgaben
Tätigkeiten, die perfekt zu den Kompetenzen eines Spezialisten passen, sollten immer delegiert werden, weil nur diese Person den Job am besten kann. - Strategische Aufgaben
Die strategische Entwicklung des Unternehmens oder der Geschäftsaufbau und dessen Kontrolle sollten nicht übertragen werden. - Vertrauliche Aufgaben
Funktionen, die hohe Vertraulichkeit und Diskretion erfordern, oder solche, bei man selbst noch keinen Überblick hat, sollten bzw. dürfen nicht delegiert werden.
Für die Delegation weniger geeignet sind:
Was sind die 5 Stufen der Delegation?
Die 5 Stufen der Delegation beschreiben den wachsenden Entscheidungs- und Handlungsspielraum, den eine Führungskraft an Mitarbeitende überträgt. Mit jeder Stufe steigt das Vertrauen in die Eigenständigkeit der Mitarbeitenden und der Kontrollbedarf sinkt. Die Stufen lauten:
Stufe 1: „Setze um!“
Der oder die Mitarbeitende erhält genaue Anweisungen, was, wie und bis wann zu erledigen ist. Es bleibt keinerlei eigener Spielraum. Alles wird exakt nach engen Vorgaben umgesetzt.
Stufe 2: „Arbeite dich ein!“
Der oder die Mitarbeitende soll sich in das Thema einarbeiten, erste Ideen entwickeln und diese eng mit der Führungskraft abstimmen. In dieser Stufe gibt mehr Freiraum, aber weiterhin die Pflicht zur Rücksprache sowie eine enge Kontrolle.
Stufe 3: „Erarbeite Vorschläge!“
Der oder die Mitarbeitende analysiert das Thema eigenständig, entwickelt Alternativen und macht konkrete Lösungsvorschläge. Die letzte Entscheidung trifft aber weiterhin die Führungskraft. Dafür liegt die Initiative bereits beim Mitarbeitenden.
Stufe 4: „Entscheide – aber mit Rückmeldung!“
Der oder die Mitarbeitende trifft die Entscheidung zur Umsetzung selbst, informiert die Führungskraft aber nachträglich über das Vorgehen und die Ergebnisse. Hier herrscht bereits ein hoher Grad an Eigenverantwortung, aber noch eine Reporting-Pflicht.
Stufe 5: „Mach einfach – ohne Rückmeldung!“
Der oder die Mitarbeitende entscheidet und handelt komplett eigenständig, ohne dass eine Rückmeldung an die Führungskraft erforderlich ist. Auf diese Stufe der Delegation herrscht maximales Vertrauen, die Verantwortung liegt vollständig beim Mitarbeitenden (siehe auch: Prokura erteilen).
Die 5 Stufen der Delegation helfen Führungskräften und Mitarbeitern zu erkennen, auf welchem Level ihre Zusammenarbeit steht. Gleichzeitig können Chefs je nach Reifegrad und Kompetenz der Mitarbeitenden die Aufgaben gezielt delegieren und somit die Effizienz und Produktivität steigern.
Erfolgreiche Delegation mit 7 W-Fragen
Sie wollen Aufgaben und Funktionen delegieren? Dann können Sie sich ganz einfach an den folgenden 7 W-Fragen orientieren:
- Was ist zu tun?
- Warum Warum muss diese Aufgabe erledigt werden?
- Wie sollte die Aufgabe erledigt werden?
- Welche Mittel werden dafür benötigt?
- Wer ist dafür am besten geeignet?
- Wann soll die Aufgabe erledigt sein?
- Was folgt danach?
Leitprinzipien: Worauf muss ich beim Delegieren achten?
-
Aufgaben definieren
Identifizieren Sie die zu erledigenden Aufgaben und definieren Sie den Auftrag so präzise wie möglich – weniger die Art, wie etwas zu tun ist, dafür umso mehr das gewünschte Ergebnis.
-
Prioritäten setzen
Je mehr Aufgaben Sie delegieren, desto klarer sollten die Prioritäten und die Zielsetzung sein: Was muss bis wann erledigt sein und welches Ergebnis oder welche Qualität ist besonders wichtig?
-
Mitarbeiter identifizieren
Übertragen Sie die Tätigkeiten und Funktionen wirklich nur an geeignete Personen, die dafür qualifiziert und motiviert sind.
-
Ressourcen bereitstellen
Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Ressourcen und Werkzeuge für die Ausführenden zur Verfügung stehen, um die delegierten Aufgaben zu erfüllen.
-
Loslassen lernen
Der oft schwerste Schritt: Vertrauen Sie den Delegationsempfängern und lernen Sie das Loslassen! Nichts topediert das Delegieren mehr als Mikromanagement.
-
Schulungen anbieten
Werfen Sie die Kollegen nicht ins kalte Wasser. Teils sind Schulungen, Workshops oder Einweisungen erforderlich, bevor die Abgesandten die Aufgabe übernehmen können.
-
Feedback geben
Vertrauen ist gut – gelegentliche Kontrolle und Feedback sind besser, um den Mitarbeitern Sicherheit zu geben und die Qualität zu sichern.
-
Leistungen würdigen
Nach Abschluss des Projekt sollten Sie immer die entsprechende Leistungen würdigen und ein motivierendes Abschlussfeedback geben, um die Betroffenen auch für zukünftige Aufgaben zu motivieren und zu entwickeln.
Achtung: Delegation bedeutet nicht, (lästige) Aufgaben einfach abzuschieben, sondern vielmehr Mitarbeiter in ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung aktiv zu unterstützen – durch fördern und fordern.
Zu den größten Fehlern bei der Delegation gehören wiederum unklare Erwartungen, fehlende Unterstützung und Überforderung sowie fehlendes Vertrauen.
Was sind die Vorteile und Herausforderungen des Delegierens?
Delegieren zu können, ist nicht nur eine wichtige Kernkompetenz der Führung, sondern zugleich Grundprinzip effizienter Arbeitsteilung. Die Aufgabendelegation hat zudem zahlreiche Vorteile:
- Führungskräfte können sich auf ihre Kernaufgaben und strategische Entscheidungen konzentrieren, während Routine- oder Spezialaufgaben an passende Teammitglieder abgegeben werden.
- Die Arbeitslast wird verteilt, was zu einer besseren Nutzung der Ressourcen und einer höheren Produktivität führt.
- Mitarbeiter erhalten die Chance, neue Fähigkeiten zu entwickeln und mehr Verantwortung zu übernehmen, was ihre Motivation und ihr Engagement steigert.
- Durch die Übertragung von Verantwortung wächst das Selbstvertrauen der Teammitglieder, und sie identifizieren sich stärker mit ihren Aufgaben und dem Arbeitgeber.
- Delegation fördert eine Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit im Team.
- Die Kommunikation und Kooperation im Team werden verbessert, weil Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind.
- Nicht wenige Führungskräfte fürchten, die Kontrolle und den Überblick zu verlieren, wenn Aufgaben abgeben.
- Oft fehlt das Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeitenden – oder in sich selbst, Aufgaben richtig zu delegieren.
- Delegieren erfordert mehr Kommunikation und Mitarbeitergespräche, damit die Übergabe sauber abläuft und Fehler und Frustration vermieden werden.
- Missverständnisse entstehen leicht durch unklare Zielvorgaben, Erwartungen oder Verantwortlichkeiten.
- Gleichzeitig erfordert das Erklären und Einarbeiten in Aufgaben mehr Zeitaufwand, als wenn man es selbst erledigt. Der Aufwand zahlt sich dafür langfristig aus.
- Nicht alle Teammitglieder sind gleichermaßen bereit oder in der Lage, neue Aufgaben zu übernehmen, was zu Widerstand oder Fehlern führen kann.
Vorteile
Effizienz- und Produktivitätssteigerung
Entwicklung und Motivation der Mitarbeiter
Stärkung von Vertrauen und Teamarbeit
Herausforderungen
Verlust von Kontrolle
Hoher Abstimmungsbedarf
Fehlende Bereitschaft oder Kompetenz
Keine Frage: Die Delegation von Aufgaben bietet zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Mitarbeiterentwicklung oder Stressabbau. Sie ist aber gleichzeitig mit einigen Herausforderungen verbunden, die gemeistert werden müssen. Wer diese Hürden erkennt und überspringt, kann die positiven Effekte des Delegierens voll ausschöpfen…
Was andere dazu gelesen haben
