Topsharing Definition: Fachkräftemangel als Motor

Prognosen gehen heute davon aus, dass rund 5,5 Millionen qualifizierte Arbeitskräfte bis zum Jahr 2030 fehlen werden. Diese Zahlen stützen sich auf die demographische Entwicklung in Deutschland in den vergangenen Jahrzehnten. Das betrifft vor allem Fachkräfte – Führungskräfte aber eben auch.

Laut einer Studie des Bundesfamilienministeriums könnten wiederum mehr als 1,5 Millionen Vollzeitstellen in Deutschland von Müttern mit Kindern unter 16 Jahren besetzt werden – wenn Karriere und Familie besser vereinbar wären.

Bei den Vätern sieht das nicht anders aus. Eine Studie der Unternehmensberatung A.T. Kearney hat eine repräsentative Bestandsaufnahme der Familienfreundlichkeit in deutschen Unternehmen unternommen. Dazu wurden mehr als 900 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer befragt.

Das Ergebnis ist alles andere als ermutigend: Im Vergleich zum Vorjahr (5 Prozent) sind im Jahr 2016 sogar 15 Prozent aller Väter unzufrieden über die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Unter anderem deshalb, weil Sie finanzielle Einbußen und Leistungsabwertungen durch eine Elternzeit befürchten. Von der Väterfreundlichkeit sind zahlreiche Arbeitgeber ebenso entfernt.

Es müssen also neue Arbeitszeit- und Managementmodelle her. Topsharing (zuweilen auch Tandemploy genannt) soll dazu eine mögliche Alternative für Arbeitskräfte sein, die führen und dennoch keine Einbußen im Job hinnehmen wollen.

Topsharing aus Unternehmensperspektive

Immer noch sehen viele Unternehmen eine Umsetzung von Jobsharing – und damit erst recht Topsharing – kritisch. Dabei gibt es viele Vorteile:

Pro

Die mühsame Suche nach einem geeigneten Ersatz fällt flach.
Die Einarbeitungszeit kann deutlich verkürzt werden.
Familienfreundlichkeit im Unternehmen führt zu gleichen Karrierechancen für Frauen und Männer.
Eine höhere Bindung des Arbeitnehmers an das Unternehmen.
Es gibt einen Wissensgewinn durch die weitere Führungskraft.
Eine höhere Produktivität durchs Tandem: Die Stelle ist zu 100 Prozent besetzt, aber 150 Prozent werden durch die neue Kraft gewonnen, da laut Studien Teilzeitkräfte anteilsmäßig produktiver sind im Vergleich zu Vollzeitkräften.
Tandemarbeit bedeutet eine bessere Urlaubs- und Krankenvertretung, da beide Topsharing-Partner von allen Projekten unterrichtet sind.
Es ist eine höhere Flexibilität gewährleistet, da immer ein Ansprechpartner zugegen ist.
Topsharing kann auch für Altersteilzeit genutzt werden, um einen Nachfolger einzuarbeiten oder für den begleiteten Aufstieg.
Der Vorteil für die Mitarbeiter: Bei zwei Führungskräften besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter mit einem von zweien gut auskommen.

Allerdings soll nicht verschwiegen werden, dass es auch einige Nachteile für die Unternehmen geben kann:

Contra

Insgesamt ist der Organisationsaufwand höher, da sich beide Topsharing-Partner immer absprechen und die Teammitglieder entsprechend informiert werden müssen.
Es sind Zeitverzögerungen durch die ständige Übergabe möglich. Der Einsatz von Excel-Listen und gemeinsamen Kalendern ist notwendig, damit jeder der beiden Partner auf dem aktuellen Stand ist.
Dem Unternehmen entstehen gewisse Mehrkosten, beispielsweise durch höhere Sozialabgaben. Dies ist abhängig davon, welchen Stundenumfang beide Kräfte abdecken (20 + 24 oder auch mehr).
Kunden und Kooperationspartner sind vielleicht durch wechselnde Ansprechpartner irritiert.
Je nach Zeiteinteilung ist an einem Tag keiner der beiden Führungskräfte vor Ort.

Topsharing in Deutschland: Gemeinsam an der Spitze?

Teilzeitmodelle insgesamt werden einer Studie aus dem Jahr 2014 zufolge mittlerweile von der Mehrheit der Unternehmen angeboten. Aber speziell das Jobsharing wird dabei wenig praktiziert.

In konkreten Zahlen bedeutet das:

Deutschland ist im europäischen Vergleich Schlusslicht mit 15 Prozent aller Unternehmen, die Jobsharing anbieten. Im Vergleich dazu: In Großbritannien bietet immerhin fast die Hälfte (48 Prozent) aller Unternehmen Jobsharing an.

Der Grund für die schlechten Bedingungen in Deutschland: Arbeiten wird immer noch mit Präsenz gleichgesetzt, also im Unternehmen vor Ort. Jobsharing sei ineffizient und daher nicht mit den geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens vereinbar. So jedenfalls die Meinung von immerhin gut einem Drittel (36 Prozent) der Personaler.

Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen stehen dem Topsharing kritisch gegenüber – meist aus finanziellen Gründen. Sie können es sich schlicht nicht leisten, wenn höhere Personalkosten durch das Führungs-Tandem auf sie zukommen.

Das ist dann der Fall, wenn beispielsweise beide Topsharing-Partner 24 Stunden pro Woche arbeiten. Es ist also kein Wunder, dass derzeit vor allem große Unternehmen wie Deutsche Bahn, Bosch, Deutsche Telekom und IBM ihren Führungskräften das Angebot machen.

Topsharing: So kann es für Sie funktionieren

Keine Frage, damit es mit dem Topsharing klappt, braucht es Mut. Zahlreiche Hürden müssen überwunden werden. Es geht darum, Vorgesetzte ebenso wie Mitarbeiter (die dann zwei Herren dienen) vom Konzept zu überzeugen.

Überdies ist wichtig, dass das Führungs-Duo sich gegenseitig detailliert informiert und nach außen hin geschlossen auftritt. Läuft dabei etwas schief, birgt das die Gefahr, dass die Topsharer von Kunden, Mitarbeitern oder gar von ihrem Vorgesetzten gegeneinander ausgespielt werden.

Die konkrete Aufteilung der Arbeitszeit hängt von individuellen Wünschen, aber natürlich auch der Zustimmung durch den Arbeitgeber ab. Denkbar sind verschiedene Modelle:

Die horizontale Ebene

Der Tag wird zweigeteilt. Ein Chef ist morgens da und bespricht sich mit einem Mitarbeiter, nachmittags wird ein Projekt mit dem anderen Vorgesetzten besprochen.
Die vertikale Ebene

Die Arbeit wird nach Tagen getrennt. Zum Beispiel ist jede Führungskraft zweieinhalb Tage pro Woche im Büro – und erledigt in dieser Zeit die anfallenden Aufgaben. Zusätzlich wäre ein halber Tag im Home-Office möglich. Das könnte dann Montag bis einschließlich Mittwoch bei der einen und Mittwoch bis Freitag bei der anderen Führungskraft sein. Da am Mittwoch beide anwesend sind, wird dort die Übergabe gestaltet.

Des Weiteren muss der Arbeitgeber diese Sonderform der Führung mit seinen Mitarbeitern kommunizieren, um etwaige Bedenken auszuräumen. Auch ist es wichtig, seinen Führungskräften den Rücken stärken. Er darf keinen seiner Topsharing-Partner bevorzugen. Ob Topsharing gelingt, hängt von verschieden Gegebenheiten ab.

Eine Führungsposition eignet sich dann zum Teilen, wenn die Aufgaben strukturiert und systematisch sind. Umgekehrt bedeutet das auch, je mehr improvisiert werden muss, desto weniger passend ist Topsharing. Dies gilt besonders für Bereiche, in denen der direkte Dienst am Menschen geleistet wird, etwa in der Medizin. Branchen, in denen es nicht auf die unmittelbare Präsenz ankommt, sind eher geeignet.

Darüber hinaus muss folgendes beachtet werden:

Beide Führungskräfte einigen sich darauf, dass gemeinsam alle Themen bearbeitet und alle Mitarbeiter betreut werden.
Eine Übergabe kann am Ende eines Bürotages per E-Mail und Telefonaten erfolgen. Da Tonfall, Mimik und Gestik wegfallen, ist es wichtig, Auffälligkeiten wie zum Beispiel Zwischentöne in Meetings nicht ausschließlich per E-Mail zu kommunizieren.
Zwischen den beiden Topsharing-Partnern muss eine gute Kommunikation gewährleistet sein. Idealerweise stimmt auch die Chemie entsprechend.
Wichtig: Beide Führungskräfte sollten die gleiche Verantwortung haben.
Das Verhältnis sollte von Respekt, Loyalität und Vertrauen geprägt sein.
Notwendig ist eine aufgeräumte beziehungsweise übersichtliche Ablage, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist.
Über einen gemeinsamen E-Maileingang auf dem Smartphone sind beide Führungskräfte gleichermaßen informiert, ein gemeinsames Laufwerk dient als Sammelstelle für Daten.

Modell Topsharing: Gute Gründe

Eine leitende Position bedeutet häufig: Mehr Leistung in Form von Überstunden. Das war immer ganz selbstverständlich und wurde auch so praktiziert – andere haben eine 40-Stundenwoche, Führungskräfte eine 60-Stundenwoche. Dass die Rechnung mehr Leistung = mehr Geld = alle glücklich so nicht aufgeht, dürfte mittlerweile hinlänglich bekannt sein.

Diskussionen rund um Work-Life-Balance, aber auch die vielgepriesene Generation Y zeigen seit langem, dass in den Köpfen ein Wandel passiert. Es sind mitnichten ausschließlich Frauen, die Topsharing praktizieren.

Oder anders ausgedrückt: Topsharing ist nicht nur eine Frage von Nachwuchs, sondern auch eine Möglichkeit, sich um pflegebedürftige Angehörige zu kümmern. Oder einen Burnout vorzubeugen. Oder ein Ehrenamt stärker auszuüben.

Die Vorteile für den Einzelnen im Überblick:

Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist möglich.
Durch Reduzierung von Stunden mehr Lebensqualität und damit quasi Gesundheitsvorsorge.
Fehlervermeidung durch das Vier-Augen-Prinzip.
Je nach persönlichen Schwerpunkten kann die Arbeit besser geteilt werden, wenn in stressigen Zeiten die Deadlines eingehalten werden müssen.
Ein Austausch ist möglich: Es ist immer eine zweite Meinung beziehungsweise ein anderer Blickwinkel einholbar.

Topsharing kann in Zeiten von Fachkräftemangel und eines bewussteren Umgangs mit persönlichen Ressourcen eine echte Alternative sein. Aber es hängt vieles vom zwischenmenschlichen Bereich ab.

Wie bei anderen Formen der Teamarbeit gibt es auch bei einer Doppelspitze Chancen und Risiken. Organisationspsychologen weisen darauf hin, dass ohne die entsprechende Harmonie zwischen den beiden Topsharing-Partnern am Ende auch das Ergebnis nicht stimme.

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