Unbezahlter Urlaub: Anspruch, Antrag, Dauer + Versicherung

Wenn der Jahresurlaub nicht reicht, können Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub beantragen. Etwa, um sich eine Traumreise zu erfüllen, eine Weiterbildung zu absolvieren oder Angehörige zu pflegen. Einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub haben Arbeitnehmer aber nur in wenigen Ausnahmen. Überdies sollten sie bedenken, was in der Zeit mit ihrer Sozialversicherung passiert. Wir zeigen, wie und wie lange Sie einen Antrag auf unbezahlte Freistellung einreichen, wie der Urlaub berechnet wird und was Sie dabei alles beachten müssen…

Unbezahlter Urlaub: Anspruch, Antrag, Dauer + Versicherung

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Unbezahlter Urlaub: Was versteht man darunter?

Unbezahlter Urlaub ist eine Form der Freistellung. Dabei besteht das Arbeitsverhältnis unverändert fort. Allerdings müssen Arbeitnehmer in der Zeit nicht zur Arbeit kommen und bekommen auch kein Gehalt. Zudem fällt die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall weg.

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Unbezahlter Urlaub: Wie lange nehmen?

Im Gegensatz zum Erholungsurlaub haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist nur der gesetzliche Anspruch auf bezahlten Mindesturlaub geregelt. Dieser umfasst bei einer 6-Tage-Woche mindestens 24 Tage im Jahr, bei einer 5-Tage-Woche reduziert sich der Jahresurlaubsanspruch auf mindestens 20 Tage.

Wer im Jahr mehr Urlaub machen möchte als im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vorgesehen, muss unbezahlten Urlaub beantragen. Dem muss der Arbeitgeber aber zwingend zustimmen. Wer ohne Zustimmung des Arbeitgebers Urlaub macht (sogenannte „Selbstbeurlaubung“) riskiert mindestens eine Abmahnung, im Wiederholungsfall sogar die fristlose Kündigung.

Juristen unterscheiden bei der unbezahlten Freistellung zwischen „kurzzeitiger Arbeitsverhinderung“ (bis zu 10 Tage und Pflegezeit (bis zu 6 Monate).

Unbezahlter Urlaub: Wofür?

Angestellte nehmen sich den unbezahlten Sonderurlaub beispielsweise, um die Elternzeit von drei Jahren zu verlängern, für einen längeren Bildungsurlaub, ein Sabbatical oder zur Pflege eines erkrankten Familienangehörigen. Auch sogenannte „Zwangslagen“ (bei Überflutung oder Hausbrand) können einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub rechtfertigen.

Arbeitnehmer, die ein krankes Kind unter 12 Jahren versorgen müssen, haben zum Beispiel bis zu zehn Arbeitstage Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Bei Alleinerziehenden sind es sogar 20 Tage pro Kind und Jahr. Der Anspruch erhöht sich auf bis zu 25 Arbeitstage pro Jahr, wenn Sie mehrere Kinder haben. Für Alleinerziehende gelten in dem Fall bis zu 50 Arbeitstage unbezahlte Freistellung pro Jahr.

Bei einer unheilbaren Erkrankung im Endstadium gilt keine Altersvorgabe. Dann kann auch für ältere Kinder ein unbegrenzter Freistellungsanspruch bestehen. Diese Fürsorgepflicht besteht auch gegenüber den eigenen Eltern, wenn diese schwer erkrankt sind und gepflegt werden müssen.

Unbezahlter Urlaub: Anspruch und TvÖD

Ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub kann sich auch aus bestimmten Ehrenämtern ergeben (etwa als Schöffe bei Gericht oder bei einem politischen Amt). Im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (§ 28 TVöD) befindet sich überdies eine Klausel, wonach Beschäftigte „bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Verzicht auf die Fortzahlung des Entgelts“ Sonderurlaub erhalten. Ein solcher Grund besteht zum Beispiel, wenn Angestellte sich fortbilden oder promovieren möchten sowie Familienmitglieder betreuen. Der Arbeitgeber muss dann den Antrag nach „billigem Ermessen“ genehmigen.

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Wie wird unbezahlter Urlaub berechnet?

Beim unbezahlten Urlaub handelt es sich um eine zusätzliche, private Vereinbarung neben dem Arbeitsvertrag. Für die Berechnung existiert daher keine gesetzliche Regelung. Es gibt aber eine Methode, die in der Lohnabrechnung häufig genutzt wird: Dazu teilen Sie Ihr Monatsgehalt durch 30 Kalendertage und multiplizieren das Ergebnis mit der Anzahl der geplanten unbezahlten Urlaubstage. Diese Summe ziehen Sie von Ihrem Monatsgehalt ab.

Beispielrechnung

  • Sie haben ein Monatsgehalt von 3.000 Euro brutto.
  • Im August möchten Sie vier Tage unbezahlten Urlaubs nehmen.
  • Der August hat 31 Kalendertage. Teilen Sie als 3000 : 31 = 96,77.
  • Weil Sie 4 Tage frei nehmen wollen, multiplizieren sie die Zahl mit 4: 96,77 x 4 = 387,09.
  • Diese Summe ziehen Sie von dem vollen Monatsgehalt ab: 3000 – 387,09 = 2.612,91 Euro.
  • Soviel weniger würden Sie im August als Gehalt erhalten.
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Unbezahlter Urlaub: Wer zahlt die Krankenversicherung?

Je nach Länge des unbezahlten Urlaubs hat die Freistellung Konsequenzen auf die Sozialversicherung. Da Sie in der Zeit kein Geld verdienen, werden vom Arbeitgeber auch keine Renten-, Pflege-, Unfall- und Krankenversicherungsbeiträge abgeführt. Während der ersten vier Wochen des unbezahlten Urlaubs gilt zunächst der gesetzliche Versicherungsschutz. Allerdings müssen Sie sich spätestens am letzten Tag vor Ablauf der 4-Wochen-Frist von den Sozialversicherungen abmelden. Anschließend müssen Sie sich selbst bei einer Krankenkasse freiwillig gesetzlich oder privat krankenversichern.

Unbezahlter Urlaub Rentenversicherung

Ähnliches empfiehlt sich für die Rentenversicherung. Auch hier werden vom Arbeitgeber keine Beiträge mehr in die Rentenkasse eingezahlt. Um die Rentenansprüche nicht zu verlieren, sollten Sie selbst vorsorgen. Der monatliche Mindestbetrag bei der freiwilligen Rentenversicherung liegt bundesweit bei 83,70 Euro.

Sobald Sie Ihr ursprüngliches Arbeitsverhältnis wieder aufnehmen, beziehen Sie auch wieder Gehalt und Ihr Arbeitgeber muss Sie bei den Sozialversicherungen wieder anmelden.

Unbezahlter Urlaub: Wie beantragen?

Für den Antrag auf unbezahlten Urlaub gibt es kein offizielles Formular. Kann auch nicht. Es ist eine individuelle Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber. Dennoch sollten Sie den unbezahlten Urlaub IMMER schriftlich beantragen und sich auch schriftlich genehmigen lassen. Nur so haben Sie einen handfesten Beleg und Beweis, falls es zu Streit mit dem Chef kommt.

Der (formlose) Antrag sollte folgende Elemente enthalten:

  • Persönliche Daten (Vor- und Zuname, Adresse, falls vorhanden: Personalnummer)
  • Name, Firmierung und Anschrift des Arbeitgebers
  • Aktuelles Datum (rechtsbündig)
  • Betreffzeile („Antrag auf unbezahlten Urlaub“)
  • Anrede („Sehr geehrte Damen und Herren“ oder Name des Vorgesetzten)
  • Zeitraum des Urlaubs und Begründung des Antrags
  • Entscheidungsfrist (Zeitraum bis zur Genehmigung)
  • Grußformel und eigenhändige Unterschrift

Bleiben Sie immer höflich bei den Formulierungen. Sollte sich der Arbeitgeber nicht bis zum gesetzten Datum entscheiden, setzen Sie eine Nachfrist. Treten dennoch Probleme auf, können Sie auch den Betriebsrat einschalten.

Kostenlose Vorlage: Antrag auf Unbezahlten Urlaub

Die folgende kostenlose Vorlage können Sie gleich hier online im Browser editieren, überschreiben und anschließend kopieren und ausdrucken. Dazu einfach auf den Kasten klicken.


Max Mustermann
Musterstraße 12
34567 Musterstadt
Personalnummer: MM 01234567

Tolle Produkte GmbH
Ulrich Urlaub
Fantasiestraße 54
32100 Musterstadt
TT.MM.JJJJ

Antrag auf unbezahlten Urlaub von ____ bis ____

Sehr geehrter Herr Urlaub,

hiermit beantrage ich unbezahlten Urlaub für die Zeit vom ____ bis zum ____. Mein regulärer Jahresurlaub ist für dieses Jahr leider schon ausgeschöpft. In der beantragten Zeit möchte ich mich um meinen Vater kümmern, der schwer erkrankt ist und der häuslichen Pflege bedarf. Ich bitte um Verständnis.

Bitte informieren Sie mich bis zum ____ schriftlich, ob Sie meinem Wunsch um unbezahlten Urlaub nachkommen.

Mit freundlichen Grüßen

_________________________________________
Unterschrift Arbeitnehmer

_________________________________________
Genehmigt durch Arbeitgeber (Datum, Unterschrift)



Den formlosen Antrag auf unbezahlten Urlaub können Sie sich hier kostenlos als Musterschreiben und Word-Datei herunterladen.

Unbezahlter Urlaub vom Arbeitgeber angeordnet: Geht das?

Kurze Antwort: Nein. Ordnet der Chef zum Beispiel Betriebsferien oder Zwangsurlaub an (zum Beispiel werden einer wirtschaftlichen Krise oder saisonalen Flaute) wird das wie gesetzlicher Urlaub behandelt. Bedeutet: Arbeitnehmer erhalten das volle Urlaubsentgelt (nicht zur verwechseln mit Urlaubsgeld!). Dafür wird der Urlaub auf Anweisung vom Jahresurlaub abgezogen. Allerdings nicht unbegrenzt: Nach geltender Rechtsprechung muss ein Teil des Resturlaubs für Arbeitnehmer frei verplanbar bleiben – rund zwei Fünftel oder zwei Wochen.

Kündigung im unbezahlten Urlaub: Erlaubt?

Grundsätzlich ist eine Kündigung während des unbezahlten Urlaubs möglich. Das reguläre Arbeitsverhältnis ruht ja nur. Die Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsvertrag bestehen aber weiter. Dazu gehört zum Beispiel das Wettbewerbsverbot: Wer im Urlaub (auch wenn der unbezahlt ist) für die Konkurrenz arbeitet, kann dafür die fristlose Kündigung kassieren. Ebenso unzulässig ist, im Urlaub über den Arbeitgeber öffentlich und rufschädigend zu lästern – zum Beispiel in sozialen Medien. Arbeitnehmer haben nur Urlaub – völlig frei sind sie nicht.

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