10 clevere Lifehacks fürs Büro
Ob nützliches Tool, kreative Bastelei, hilfreiche Zweckentfremdung oder genialer Trick: Lifehacks erleichtern und verbessern den Alltag. Sie verhelfen zu einer schöneren Arbeitsatmosphäre, optimieren das Zeitmanagement, steigern die Produktivität oder sorgen für Entspannung und Zufriedenheit. Dabei gibt es schier endlose Möglichkeiten und Tricks. Wir haben 10 besonders clevere Lifehacks fürs Büro zusammengestellt:
1. Fokus beibehalten
Bei viel Stress und ständigen Unterbrechungen fällt es schwer, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren. Kaum haben Sie angefangen, klingelt das Telefon, ein Kollege benötigt Hilfe oder eine neue Nachricht lenkt Sie ab.
Ein einfacher Lifehack ist die Browser-Erweiterung Momentum (für Google Chrome: Installation). Sie zeigt beim Öffnen eines neuen Tabs ein schönes Motiv und Ihr selbst gesetztes Tagesziel. So erinnern Sie sich regelmäßig an Ihre wichtigste Aufgabe. Zusätzliche Funktionen wie integrierte To-do-Listen sind je nach Tarif verfügbar.
2. Prokrastination stoppen
Sie neigen zur Prokrastination? Ständige Ablenkungen kosten Zeit und Produktivität. Mit einem einfachen Trick helfen Sie Ihrer Selbstdisziplin auf die Sprünge.
Apps wie FocusMe blockieren für einen festgelegten Zeitraum Webseiten und Anwendungen, die Sie von der Arbeit ablenken. Erst in der eingestellten Pause erhalten Sie wieder Zugriff. Dahinter steckt die Pomodoro-Technik: Sie arbeiten 25 Minuten konzentriert und machen anschließend fünf Minuten Pause. Nach vier Arbeitsintervallen folgt eine längere Pause.
3. Richtig Pause machen
Regelmäßige Pausen sind im Job notwendig. Doch wirklich abschalten und erholt aus der Auszeit zurückkommen? Das fällt vielen schwer, besonders im Großraumbüro.
Webseiten wie Noisli erzeugen eine Klangatmosphäre nach Ihren Wünschen: prasselnder Regen, zwitschernde Vögel, Wind oder ein knisternder Kamin. Stellen Sie Ihre Lieblingsgeräusche zusammen, setzen Sie Kopfhörer auf und schließen Sie für ein paar Minuten die Augen. Die gleichmäßigen Naturklänge erleichtern vielen Menschen die Entspannung und helfen, störende Bürogeräusche auszublenden.
4. Smartphone-Ständer aus Sonnenbrille bauen
Sie möchten beim Arbeiten einen Blick auf Ihr Smartphone werfen oder eine Videonachricht ansehen? Dafür benötigen Sie keinen speziellen Smartphone-Ständer. Eine Sonnenbrille reicht! Stellen Sie eine Sonnenbrille mit den geöffneten Bügeln nach oben so auf den Schreibtisch, dass sie eine stabile Stütze bildet. Lehnen Sie das Smartphone im Querformat schräg dagegen. Der Brillenrahmen und die Bügel halten das Handy in Position. Je nach Brillenmodell müssen Sie den Winkel etwas verändern, bis das Smartphone sicher steht. Ein verblüffend einfacher Lifehack fürs Büro!
5. Tastatur mit Post-it reinigen
Morgens ein Sandwich, später ein Keks oder das Mittagessen am Schreibtisch: Schnell landen Krümel zwischen den Tasten. Hinzu kommen Staub und alltäglicher Schmutz. Für eine schnelle Reinigung brauchen Sie weder Spezialwerkzeug noch Druckluft.
Nehmen Sie einfach einen Post-it-Zettel und führen Sie dessen klebrigen Rand vorsichtig durch die Zwischenräume Ihrer Tastatur. Staub, Fusseln und kleine Krümel bleiben an der Klebefläche haften. Bei Bedarf verwenden Sie mehrere Zettel. Schalten Sie die Tastatur vorher aus und drücken Sie den Klebestreifen nicht unter die Tasten. Für die gründliche Reinigung der Tastenoberflächen eignet sich zusätzlich ein leicht angefeuchtetes Mikrofasertuch.
6. Arbeitsplatz ergonomisch gestalten
Der Arbeitsplatz sollte zu Ihrer Körpergröße und Ihren Bedürfnissen passen. Leider achten längst nicht alle Arbeitgeber ausreichend auf die Ergonomie. Ein zu niedriger Bildschirm, ein falsch eingestellter Stuhl oder ein ungünstiger Schreibtisch fördern Verspannungen und erschweren die Konzentration.
Ein einfacher Lifehack für die richtige Monitorhöhe: Nutzen Sie einen stabilen Monitorständer oder eine ausreichend belastbare Erhöhung. Die obere Bildschirmkante sollte ungefähr auf Augenhöhe oder etwas darunter liegen. Auch Sitzhöhe und Abstand zum Bildschirm sollten stimmen. Wenn Sie häufig zwischen Sitzen und Stehen wechseln, achten Sie darauf, dass Bildschirm und Tastatur in beiden Positionen bequem erreichbar sind.
7. Lego-Figuren als Kabelhalter nutzen
Das Ladekabel rutscht ständig hinter den Schreibtisch? Sie müssen sich jedes Mal bücken, um es wiederzufinden? Eine kleine Lego-Figur schafft Abhilfe und sorgt gleichzeitig für einen originellen Blickfang.
Die Hände vieler Lego-Minifiguren können dünne Ladekabel oder passende Kabelenden festhalten. Befestigen Sie die Figur mit einem geeigneten Klebepad am Schreibtischrand und klemmen Sie das Kabel vorsichtig in ihre Hände. Schon bleibt das Kabel griffbereit, statt auf den Boden zu fallen. Prüfen Sie vorher, ob das Kabel hineinpasst, und vermeiden Sie Druck auf empfindliche Stecker.
8. Kaffee-Uhr für die Büroküche basteln
Frischer Kaffee gehört für viele zum Büroalltag. Doch in Gemeinschaftsküchen stellt sich regelmäßig dieselbe Frage: Ist der Kaffee gerade erst gekocht worden oder steht er schon seit Stunden in der Kanne? Statt jedes Mal zu probieren, hilft eine selbst gebastelte Kaffee-Uhr.
Stellen Sie zwei leere Pappbecher ineinander. Beschriften Sie den inneren Becher rundherum mit Uhrzeiten und schneiden Sie in den äußeren Becher ein kleines Sichtfenster. Wer frischen Kaffee kocht, dreht den inneren Becher auf die aktuelle Uhrzeit. So erkennen alle Kollegen sofort, wie lange der Kaffee bereits steht. Der Lifehack funktioniert auch mit zwei übereinanderliegenden Pappscheiben und einer Musterbeutelklammer.
9. Dokumente mit dem Smartphone scannen
Sie müssen schnell einen unterschriebenen Vertrag, eine Quittung oder eine handschriftliche Notiz digitalisieren, aber der Scanner ist gerade besetzt? Ihr Smartphone übernimmt den Job – ganz ohne zusätzliches Gerät.
Auf dem iPhone öffnen Sie die Notizen-App und wählen die Scan-Funktion. Auf Android nutzen Sie beispielsweise die Scan-Funktion in Google Drive. Die Apps erkennen die Seitenränder, richten das Dokument aus und speichern es als PDF. So können Sie mehrere Seiten direkt zu einer Datei zusammenfassen und anschließend per E-Mail verschicken oder ablegen. Bei vertraulichen Geschäftsunterlagen sollten Sie ausschließlich die vom Arbeitgeber freigegebenen Apps und Speicherorte verwenden.
10. E-Mails schreiben, aber später senden
Sie haben abends noch eine gute Idee für eine E-Mail oder möchten eine Nachricht vorbereiten, die erst am nächsten Morgen beim Empfänger ankommen soll? Dafür müssen Sie weder früh aufstehen noch die E-Mail bis zum nächsten Tag als Entwurf liegen lassen.
Nutzen Sie die Funktion zum zeitversetzten Senden. In Gmail klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben „Senden“ und wählen „Senden planen“. In Outlook gibt es je nach Version die Funktion „Senden planen“ oder „Übermittlung verzögern“. Anschließend legen Sie Datum und Uhrzeit fest. So schreiben Sie Ihre E-Mails dann, wenn es Ihnen passt, und lassen sie zu einem passenden Zeitpunkt verschicken. Das ist besonders praktisch für die Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern in anderen Zeitzonen.
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