ASAP: Warum SOFORT nicht der beste Zeitpunkt ist

Eigentlich kann man sich die Frage Bis wann muss das erledigt sein? sparen. Die Antwort lautet ohnehin immer: ASAP! Also as soon as possible – oder auf Deutsch: so schnell wie möglich. Chefs wollen nicht warten, Kunden auch nicht. Aufgaben erledigen, Probleme lösen? Am liebsten bis gestern – aber zack-zack! Geduld ist ein Luxusgut, das sich in der Berufswelt kaum noch jemand leisten will. So wird sogar die Abkürzung genutzt, um noch mehr Zeit zu sparen. Motto: Wenn etwas nicht ASAP erledigt wird, kann man es sich gleich sparen. Aber ist das auch klug? Was leider gerne übersehen wird: Das ständige ASAP verursacht selbst eine Menge Probleme…

ASAP: Warum SOFORT nicht der beste Zeitpunkt ist

Die Abkürzung ASAP: Definition und Bedeutung

ASAP Definition Abkürzung Bedeutung Deutsch as soon as possibleDie Abkürzung ASAP ist ein sogenanntes Akronym und findet sich heute in vielen E-Mails, Memos, aber auch in Chatforen im Internet. Der Begriff setzt sich aus den jeweils ersten Buchstaben des englischen Ausdrucks „as soon as possible“ zusammen. Grob übersetzt bedeutet „asap“ auf Deutsch also nichts anderes als „schnellstmöglich“ oder „So bald es geht“.

Asap Definition Abkuerzung Bedeutung

Trotz der trivialen Definition und Übersetzung – die Bedeutung der Zeitangabe ist oft eine andere. Wenn jemand etwas „asap“ haben will, dann ist häufig gemeint: sofort – jetzt, besser gestern noch.

Und genau das ist das Problem: So schnell wie möglich ist eine höchst subjektive Einschätzung. Wie schnell ist tatsächlich etwas möglich? Wie lange darf die Aufgabe oder Lösung dauern? Das entscheidet – anders als der Begriff suggeriert – eben häufig nicht der- oder diejenige, die die Aufgabe übernimmt, sondern derjenige, der die Forderung „asap“ ausspricht.

Meist erwartet der Chef oder Kunde dann, dass alles andere stehen und liegen gelassen wird, um die volle Aufmerksamkeit – sofort – auf diese Aufgabe zu konzentrieren. Alles andere kann, ja muss, warten bis dieses ToDo erledigt ist. Manchmal bleiben einem für das Ergebnis nur Minuten oder Stunden. Seltener Tage. Wochen – nie!

Hintergrund: Herkunft der Abkürzung

Nettes Hintergrundwissen: Das Kürzel „asap“ stammt ursprünglich nicht etwa aus der Geschäfts- oder Produktionswelt. Im Gegensatz zu Abkürzungen wie „tldr“ oder „ftw“ auch nicht aus Chat-Foren oder dem Internet im Allgemeinen. Die Herkunft des Akronyms liegt vielmehr im US-Militär. Dort gibt es das Kommando „ASAP“ – vor allem in der Luftfahrt – schon wesentlich länger. Alternativ wird dort gelegentlich auch das Akronym SASPO („Soon as possible“) verwendet.

PS: Auch in der Musikwelt hat das Kürzel längst Einzug gehalten – zum Beispiel durch den Rapper „A$AP Rocky“ und sein Album „Long.Live.A$AP“. Hinter dieser Abkürzung steckt jedoch die Bezeichnung einer Gruppe von Jugendlichen im New Yorker Viertel Harlem namens „Always Strive and Prosper“.

Warum die ASAP-Mentalität so gefährlich ist

Auch wenn die Abkürzung „asap“ ursprünglich aus dem Englischen stammt – der Ausdruck und die zugehörige Abkürzung gehören auch hierzulande längst zum geläufigen Sprachgebrauch. Wer sich etwa spontan verabredet und fragt, wer gerade Zeit hat, bekommt gerne mal die Antwort: Bin ASAP da! Ebenso verspricht der Kundenservice häufig, man werde sich asap um das Problem kümmern – was aber meist nur eine Beschwichtigungsformel und gelogen ist.

Gerade diese ungenaue Kommunikation und die unterschiedliche Wahrnehmung beziehungsweise das individuelle Verständnis des Begriffs ASAP verursachen jedoch zunehmend Probleme.

Zunächst einmal soll ASAP ausdrücken, dass etwas besonders wichtig ist, keinen Aufschub duldet und mit höchster Dringlichkeit behandelt werden soll. Das bedeutet aber eben nicht zugleich, dass auch eine Lösung oder ein Ergebnis sofort zu erwarten ist. Doch genau das wird erwartet.

Wir leben in einer Zeit der Jetztness: Nahezu alles muss heute, jetzt, sofort erledigt werden. Ganz egal, ob eine Präsentation erstellt, ein Angebot bearbeitet, eine Lieferung überprüft, ein Text korrigiert, ein Kunde angerufen oder ein Meeting geplant werden soll. Immer muss es jetzt gleich sein. Zeit ist Geld. Wer sie verschwendet, riskiert einen Nachteil.

In manchen Unternehmen ist daraus eine regelrechte ASAP-Kultur entstanden. Sie ist allerdings vor allem von der Angst getrieben: Der Angst ins Hintertreffen zu geraten; Angst davor, den Anschluss zu verlieren oder wirtschaftliche Verluste zu erleiden. Niemand möchte mehr auf etwas warten. Geduld mag zwar eine Tugend sein – was aber zu lange dauert, ist meist schon Murks. Ein Mega-Fail. Mindestens.

Die Einstellung ist gefährlich. Nicht nur weil sie den Druck erhöht. Im hektischen Schnellschnell werden meist auch jene Ideen und Lösungen übersehen, die man nur entdeckt, wenn man sich Zeit zum Sinnieren und Nachdenken nimmt. Innovationen entstehen eben meist fernab vom Schreibtisch. Beim Müßiggang. Und wenn man den eigenen Gedanken beim Verklären zuschaut.

Jetzt sofort? Diese 4 Probleme erzeugt die ASAP-Kultur

Sicher, Zeitvorgaben und Limits erhöhen die Produktivität. Das wissen wir schon aus dem sogenannten Parkinsonschen Gesetz:

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist).

Mit anderen Worten: Je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben, desto länger brauchen wir auch dafür. Die Forderung, etwas ASAP zu erledigt, ist also zunächst einmal nützlich und hat das Potenzial, Ineffizienzen zu minimieren. Theoretisch.

Praktisch aber wirkt die ASAP-Kultur oft anders und führt zu deutlich mehr und neuen Problemen:

  1. ASAP sorgt für mehr Stress

    Die offensichtlichste Auswirkung der Alles-muss-jetzt-sofort-erledigt-werden-Einstellung ist der enorme Stresslevel, den sie erzeugt. Mitarbeiter hetzen nur noch von einer Frist zur nächsten, während die einzelne Aufgabe allenfalls oberflächlich bearbeitet wird. Muss ja alles heute noch fertig werden! Klares Nach- oder Über-Denken wird so unmöglich. Das Ergebnis ist dann nicht nur mehr Stress, sondern ebenso Mittelmaß. Nicht zuletzt kann diese Form der Arbeitsverdichtung zu starken Belastungen bis hin zu psychischen Erkrankungen in der Belegschaft führen.

  2. ASAP verschlechtert Ergebnisse

    Im obigen Punkt ist es schon angeklungen: Wenn etwas dringend erledigt werden muss, heißt das nicht zwangsläufig, dass es auch gut erledigt wird. Schnelle Ergebnisse sind mitunter nicht die besseren, im Gegenteil. Wer „asap“ fordert, riskiert damit automatisch mehr Oberflächlichkeit, mehr Fehler, weniger Sorgfalt und Qualität – und womöglich auch nur die erstbeste, aber nicht beste Lösung. Manche Aufgabe braucht eben ihre Zeit. Und mancher Gedanke muss erst reifen, bis sich die perfekte Lösung offenbart.

  3. ASAP verhindert Prioritäten

    Das klingt erst einmal widersprüchlich – schließlich setzt die ASAP-Forderung ja eine klare Priorität: Das. Hier. Jetzt. Sofort! Gemeint ist aber: asap verschiebt die Prioritäten und verhindert nicht selten die „richtigen“.

    Sie kennen sicher die Eisenhower-Matrix – eine simple Methode aus dem Zeitmanagement beziehungsweise Selbstmanagement, bei der es um nichts anderes geht als Prioritäten zu setzen. Die übersteigerte meist willkürliche Nutzung des asap macht eine effektive Priorisierung aber nahezu unmöglich. Zu oft angewendet, werden dann alle Aufgaben gleichermaßen (dringend) behandelt – was die ursprüngliche Idee natürlich ad absurdum führt.

  4. ASAP sorgt für Chaos

    Auch dieser Punkt hängt mit dem vorherigen eng zusammen. Ein Beispiel: Ein Projekt läuft nach Plan, die Aufgaben sind im Team optimal verteilt, jeder trägt zum Erfolg bei. Ein optimaler Ablauf und Idealzustand – der jedoch durch ASAP-Aufgaben sofort zunichte gemacht wird. Wenn spontan andere Aufgaben vorgezogen und andere zurückgestellt werden müssen, wirbelt das nicht nur den Plan durcheinander – Chaos, Engpässe und verpasste Deadlines sind in der Regel die Folge. Achso, und ganz häufig auch viele, viele Überstunden, mit denen die Mitarbeiter alles wieder ausgleichen müssen.

Bitte verstehen Sie uns nicht falsch: Dies ist kein Appell zum Bummeln, auch kein Plädoyer für Faulheit. Allerdings schließen sich Druck und Kreativität, ebenso wie Stress und Qualität häufig aus. So verständlich das Verlangen nach Instant-Lösungen auch ist – weiter kommen wir eher, wenn wir uns an ein altes Sprichwort erinnern: Gut Ding will Weile haben.

So können Sie der ASAP-Kultur entkommen

Im Berufsleben ist es schwer, sich dem ASAP-Gedanken vollkommen zu entziehen. Chefs und Kunden versuchen einen schnellen Takt vorzugeben – trotz der oben genannten Probleme und unabhängig davon, ob es für Mitarbeiter überhaupt umzusetzen ist. So liegt es an Ihnen, bestmöglich mit der Situation und dem daraus resultierenden Druck umzugehen.

Das beginnt mit der richtigen Einstellung und auch dem Einstehen dafür, dass Sie der ASAP-Kultur nicht um jeden Preis folgen wollen und können. Solange Sie es kommentarlos mit sich machen lassen, wird Ihr Chef kaum einen Anlass sehen, sich mit einer anderen Deadline als der kürzest möglichen zufrieden zu geben.

Um aus dem ewigen Wettlauf mit der Zeit zu entkommen und nicht mehr von einem ASAP Termin zum nächsten zu hetzen, haben wir drei Tipps, die Ihnen im Umgang mit der allgegenwärtigen Abkürzung helfen können:

  • Kommunizieren Sie die Zeit, die Sie benötigen

    Wenn Ihr Chef – oder auch jemand anders – mal wieder sagt, dass etwas ASAP erledigt werden muss, sollten Sie sofort darauf reagieren und erklären, wie lange Sie für die Aufgabe brauchen werden. Das müssen Sie nicht in einem unfreundlichen Ton tun, bleiben Sie ganz sachlich und erklären Sie die Lage: Ich verstehe, dass Zeit eine Rolle spielt, aber es wird mindestens drei Stunden brauchen, um dies zu bearbeiten.

    Sie können auch auf die Qualität verweisen, die aufrecht erhalten soll, um Ihrem Argument mehr Nachdruck zu verleihen. Dann liegt es an Ihrem Gegenüber, ob er sich mit einer schlechteren Leistung zufrieden geben will – für die er Ihnen dann keine Schuld mehr geben kann.

  • Machen Sie nur, was wirklich möglich ist

    Die Abkürzung steht für as soon as possible, wobei Sie lernen sollten, vor allem den zweiten Teil der Abkürzung wieder wörtlich zu nehmen: as possible – Manche Möglichkeiten brauchen eben ihre Zeit. Lassen Sie sich nicht in vollkommen unrealistische zeitliche Erwartungen drängen, die Sie in keinem Fall erfüllen können.

    Das sorgt nur für vermeidbaren Stress. Will ein Kunde eine komplette Überarbeitung eines Projekts innerhalb von 30 Minuten, hilft manchmal nur die Wahrheit, auch wenn diese unangenehm ist. Grenzen zu setzen hat allerdings auch einen erzieherischen Effekt, denn beim nächsten Mal wird der gleiche Kunde hoffentlich von Anfang an mit einer realistischen Zeitvorstellung bei Ihnen ankommen.

  • Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

    Oftmals kann es schon helfen, wenn Sie selbst den ersten Schritt machen und Ihrerseits den ASAP-Zyklus beenden. Fordern Sie Informationen nicht umgehend an, sondern lassen Sie mehr Zeit zur Bearbeitung Ihrer Anfragen. Vereinbaren Sie nicht um 10 Uhr morgens einen Gesprächstermin für 10:30 Uhr, sondern fragen Sie, wann es Ihrem Gegenüber am besten passt.

    Das hilft Ihnen auch selbst dabei, die ASAP-Mentalität abzulegen und zu erkennen, dass es nur sehr wenige Dinge gibt, die absolut keinen Aufschub dulden und tatsächlich sofort erledigt werden müssen.

[Bildnachweis: Stokkete studio by Shutterstock.com]
5. Oktober 2018 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.

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