Eigentlich kann man sich die Fragen Bis wann muss das erledigt werden? fast schon sparen. Die Antwort lautet ohnehin immer ASAP - also as soon as possible oder auf Deutsch so schnell wie möglich. Chefs wollen nicht warten, bis eine Aufgabe fertiggestellt wird, Kunden erwarten, dass ihre Anliegen am besten bereits gestern bearbeitet wurden... Zeit wird zunehmend zu einem Luxusgut, dass sich gerade in der Berufswelt kaum noch jemand leisten kann. Das Motto: Wenn etwas nicht ASAP erledigt wird, kann es auch gleich ganz gelassen werden. Bei all der Angst, dass die Zeit davon laufen könnte, wird aber leider immer übersehen, dass durch das ständige ASAP eine Menge Probleme entstehen...

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ASAP ist eine allgegenwärtige Einstellung

ASAP ist eine der häufigsten Abkürzungen in der Berufswelt. Sie soll ausdrücken, dass etwas besonders wichtig ist, keinen Aufschub duldet und mit besonderer Dringlichkeit behandelt werden soll. Nahezu alles muss heute sofort erledigt werden. Ganz egal, ob eine Präsentation erstellt, ein Angebot bearbeitet, eine Lieferung überprüft, ein Text korrigiert, ein Kunde angerufen oder ein Meeting geplant werden soll. Immer muss es jetzt sein. Zeit ist Geld und wer sie verschwendet, riskiert einen Nachteil.

Dies gilt umso mehr bei großer Konkurrenz, die bekanntlich nie schläft. Aus diesem Grund ist in vielen Unternehmen eine regelrechte ASAP-Kultur entstanden, die von der Angst getrieben wird, ins Hintertreffen zu geraten, den Anschluss zu verlieren und wirtschaftliche Verluste zu erleiden.

Eine Motivation, die verständlich und sogar positiv zu werten ist. Schließlich ist es auch im Interesse der Mitarbeiter, wenn ein Unternehmen seinen Erfolg sichern und langfristig erhalten will. Fraglich ist auf der anderen Seite, ob ASAP wirklich der richtige Weg ist.

Doch auch außerhalb des Jobs etabliert sich eine zunehmende ASAP-Mentalität. Geduld mag eine Tugend sein, doch ist sie immer seltener zu finden. Niemand möchte auf etwas warten, stattdessen soll alles so bald wie möglich - ASAP eben - passieren. Doch bringt das Konzepte sowohl einige Probleme als auch eine schwer zu klärende Frage mit sich.

Was genau bedeutet ASAP?

Auf den ersten Blick scheint diese Frage vollkommen selbsterklärend und trivial zu sein, schließlich ist die Vorgabe schon in der Abkürzung enthalten. So schnell wie möglich oder auch So bald es geht. Nur ist das eben reichlich ungenau und keineswegs selbsterklärend. Vielmehr ist es eine sehr subjektive Einschätzung.

So kann es bedeuten, dass alles andere stehen und liegen gelassen werden soll, um die volle Aufmerksamkeit sofort auf die neue Aufgabe zu richten. Alles andere kann warten, bis dieses ToDo abgearbeitet ist. Es kann aber auch einen größeren Spielraum beinhalten, vielleicht ist es gerade eben nicht möglich, weil der Schreibtisch noch voller anderer Dinge ist, die erledigt werden müssen. Dann wäre so bald wie möglich aus der persönlichen Sicht vielleicht erst einen oder sogar zwei Tage später.

Ungenaue Kommunikation wie diese kann zu ernsthaften Schwierigkeiten führen. Stellen Sie sich vor, Ihr Chef schickt Ihnen eine Mail und bittet Sie darum, sich so bald wie möglich um etwas zu kümmern. Sie machen sich daraufhin eine Notiz, beenden noch die Aufgabe, an der Sie gerade sitzen und beginnen zwei Stunden später damit, der Bitte Ihres Vorgesetzten nachzukommen. Zehn Minuten später steht dieser bei Ihnen im Büro und fragt nach dem Ergebnis, das er gleich in einem Meeting präsentieren will.

Die unterschiedliche Wahrnehmungen und das individuelle Verständnisse des Begriffs ASAP bringt Ihren Chef in Schwierigkeiten, der vermutlich Ihnen die Schuld daran geben wird.

Um einem solchen Szenario zu entgehen, bleibt nur, alles immer sofort zu erledigen, um darauf vorbereitet zu sein. Aber gerade das bringt viele weitere Probleme mit.

Diese Probleme bringt ASAP mit

ASAP ist mittlerweile schon fast zum Standard geworden, wenn es um Zeitvorgaben vieler Aufgaben geht. Vielleicht auch deshalb macht sich kaum jemand Gedanken darüber, dass es dadurch zu Problemen kommt, die verhindert werden könnten, wenn ein wenig mehr Zeit eingeplant werden würde. Wir zeigen, worauf Sie sich einstellen müssen, wenn alles immer sofort gemacht werden muss:

  • ASAP sorgt für ständigen Stress

    Die offensichtlichste Auswirkung der Alles-muss-sofort-erledigt-werden-Einstellung ist das enorme Stresslevel, unter dem die Mitarbeiter leiden. Es wird nur von einer Frist zur nächsten gehetzt, während die eine Aufgabe noch bearbeitet wird, kommt bereits die nächste Mail oder der Chef erkundigt sich bereits, wann das Projekt endlich abgeschlossen wird.

    Der große Stress ist bereits ein Problem, sorgt jedoch gleich für weitere negative Effekte. So leidet die Motivation des Teams, die keine Chance sehen, trotz harter Arbeit dem endlosen Stress zu entkommen. Dies geht solange weiter, bis alles zu viel wird und Mitarbeiter aus dem Unternehmen flüchten.


  • ASAP baut großen Druck aus

    Verlangt der Chef sofortige Ergebnisse, setzt er einen Mitarbeiter damit unter enormen Druck. Noch bevor überhaupt mit der Aufgabe begonnen werden kann, ist der Zeitdruck im Hinterkopf und erschwer die Arbeit sowie das klare Denken.

    ASAP bedeutet für das Team, dass es auf Knopfdruck überzeugen muss und jeder Fehler Konsequenzen haben könnte. Ein Druck, mit dem in der Berufswelt viele Arbeitnehmer nur sehr schlecht umgehen können, weshalb die Belastungen bis zu psychischen Krankheiten führen können.


  • ASAP verschlechtert die Ergebnisse

    ASAP soll eigentlich verdeutlichen, wie ungemein wichtig eine Aufgabe ist, weshalb sie so dringend erledigt werden muss. Nicht bedacht wird dabei, dass es für die Ergebnisse alles andere als gut ist, wenn nicht genügend Zeit vorhanden ist, um der Aufgabe nachzukommen.

    Wer gehetzt ist, sich kaum konzentrieren kann und alles nur möglichst schnell macht, wird nicht mit der nötigen Sorgfältigkeit vorgehen, um auch wirklich an alles zu denken. Stattdessen schleichen sich Fehler ein, die mit mehr Zeit vermutlich nicht passiert wären.


  • ASAP verhindert wirkliche Prioritäten

    Hin und wieder eine Aufgabe als ASAP zu kennzeichnen ist noch keine große Sache, allerdings bleibt es in der Regel nicht dabei. Stattdessen muss alles sofort erledigt werden, wodurch der eigentliche Zweck verloren geht. Wie soll das Team wissen, was wirklich wichtig und dringend ist, wenn einfach jedem Projekt der gleiche Status verliehen wird?

    Diese übersteigerte Nutzung macht eine effektive Priorisierung nahezu unmöglich. Alle Aufgaben werden gleichermaßen behandelt - und wenn dann einmal etwas wirklich Wichtiges anliegt, bekommt es nicht die Aufmerksamkeit, die es brauchen würde.


  • ASAP sorgt für Chaos

    Ein Projekt läuft nach Plan, die Aufgaben sind im Team vergeben, jeder trägt zum Erfolg bei. Ein optimaler Ablauf, der jedoch durch ASAP-Aufgaben zunichte gemacht wird. Wenn andere Aufgaben zurückgestellt werden müssen, kommt es zwangsläufig an einer Stelle zu Engpässen, für die die Zeit nicht mehr reicht - wenn diese nicht durch Überstunden ausgeglichen werden.

[Bildnachweis: cha cha cha studio by Shutterstock.com]

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