Arbeitszeiterfassung: Was das neue Gesetz verändert

Die Arbeitszeiterfassung spielt für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine wichtige Rolle. Beide Parteien können so nachhalten, zu welcher Zeit wie viel gearbeitet wurde. Das Unternehmen erhält einen Überblick über die Anwesenheit des Arbeitnehmers. Dem Arbeitnehmer ermöglicht die Arbeitszeiterfassung die Kontrolle, ob korrekt abgerechnet, mögliche Überstunden erfasst und ausstehende Urlaubstage registriert wurden. Durch eine Entscheidungdes Europäischen Gerichtshofs (EuGH) müssen sich nun alle Arbeitgeber mit dem Thema der Arbeitszeiterfassung auseinandersetzen. Hier erfahren Sie, was sich durch das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verändert und was Sie dazu wissen müssen…

Arbeitszeiterfassung: Was das neue Gesetz verändert

Neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung

Bereits im Mai des vergangenen Jahres hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, die Arbeitszeiterfassung zu verschärfen und hat dies mit einem Urteil auf den Weg gebracht. Im Kern geht es darum, dass alle EU-Mitgliedsstaaten die ansässigen Arbeitgeber verpflichten müssen, eine vollständige Arbeitszeiterfassung durchzuführen.

Soll heißen: Jede Arbeitsstunde aller Mitarbeiter muss genau dokumentiert werden. Was zunächst vor allem nach einem großen Aufwand und einem Instrument zur Kontrolle klingt, verfolgt ein anderes Ziel und soll Arbeitnehmern helfen.

Denn, so der Europäische Gerichtshof, ohne eine vollständige Arbeitszeiterfassung sei es für Mitarbeiter kaum möglich, Arbeitszeiten und vor allem Überstunden verlässlich zu erfassen und eigene Rechte und Ansprüche durchzusetzen.

So sollen dank der neuen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung unbezahlte Überstunden der Vergangenheit angehören – oder zumindest reduziert werden. Die neue Arbeitszeiterfassung geht dabei einen Schritt weiter als die bisher in Deutschland geltenden Regelungen.

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt die Höchstarbeitszeit pro Wochentag beziehungsweise Woche. Diese Regelungen dienen dem Schutz und der Erholung von Arbeitnehmern, indem Pausen und Ruhezeiten, als auch die Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie Nachtschichten geregelt werden.

Bisher waren Arbeitgeber lediglich verpflichtet, Mehrarbeit und Überstunden zu erfassen, also die Stunden, die über die geregelte Arbeitszeit hinaus gehen. In Zukunft müssen nun sämtliche Arbeitsstunden aufgezeichnet werden.

FAQ: Die häufigsten Fragen zur Arbeitszeiterfassung und dem EuGH-Urteil

Arbeitszeiterfassung Urteil EuGH kostenlos App Gesetz ab wannMit neuen Regelungen und Urteilen stehen immer auch einige Fragen und Unsicherheiten im Raum. Im folgenden haben wir deshalb die häufigsten und wichtigsten Fragen zur Arbeitszeiterfassung in einem kleinen FAQ für Sie zusammengefasst und beantwortet.

  • Was genau bedeutet Arbeitszeiterfassung?

    Als Arbeitszeiterfassung werden die verschiedenen Möglichkeiten bezeichnet, die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern möglichst genau zu erfassen und somit feststellen zu können, wie lange Angestellte tatsächlich arbeiten.

    Denn der Arbeitsvertrag regelt die Bezahlung als Gegenleistung für eine erbrachte Anzahl an Arbeitsstunden. Mitarbeiter müssen somit die vereinbarte Arbeitszeit erbringen, sind aber nicht verpflicht, ohne Ausgleich deutlich mehr zu arbeiten. Die Arbeitszeiterfassung bietet somit eine Möglichkeit zur Kontrolle für beide Seiten.

    Wird die Arbeitszeit des Mitarbeiters dokumentiert, sind grundsätzlich folgende Vorschriften zu beachten:

    • Der Mitarbeiter ist über die Arbeitszeiterfassung informiert und kennt den Zuständigen.
    • Beide Vertragsparteien sowie die Personalabteilung haben Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung.
    • Außer den autorisierten Personen sowie den Vertragsparteien haben lediglich Behörden wie der Zoll (zur Kontrolle bei Schwarzarbeit) Zugang zu den Daten.
  • Wie profitieren Arbeitnehmer von dem Urteil?

    Wer bisher die eigene Arbeitszeit nicht lückenlos dokumentiert hat, konnte nur schwer beweisen, wie viele Überstunden tatsächlich geleistet wurden. Durch das neue Urteil zur Arbeitszeiterfassung soll Arbeitnehmern dabei geholfen werden. Mit einer detaillierten und vollständigen Arbeitszeiterfassung kann jederzeit nachvollzogen werden, wann ein Mitarbeiter mehr geleistet hat, als im Arbeitsvertrag geregelt wurde.

    Zusätzlich soll durch das Urteil vom EuGH der Schutz von Arbeitnehmern gesteigert werden. Durch die größere Transparenz und Regulation der Arbeitszeiten infolge der Arbeitszeiterfassung soll verhindert werden, dass Mitarbeiter ausgebeutet oder in Arbeitszeiten gedrängt werden, die dem Gesetz widersprechen. So soll auch Stress reduziert sowie die Gesundheit verbessert werden.

  • Wie können Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung durchführen?

    Das Urteil vom EuGH macht keine konkreten Vorgaben, wie die Arbeitszeiterfassung erfolgen muss. Bedeutet: Welche Methode zum Einsatz kommt, liegt in der Entscheidung der Unternehmen. Eine Stechuhr ist eine bekannte Option, doch viele Arbeitgeber wählen wahrscheinlich eine modernere Umsetzung.

    Es gibt verschiedene Anbieter, die Software zur Arbeitszeiterfassung anbieten. Diese Systeme können in Unternehmen eingeführt werden, um die Arbeitszeiterfassung auf digitalem Wege durchzuführen. Eine andere Möglichkeit ist es, dass Arbeitgeber die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit an die Mitarbeiter weitergeben. Diese können dann selbstständig eintragen, von wann bis wann gearbeitet wurde – was wiederum kontrolliert werden sollte, um die Richtigkeit der Angaben zu gewähren.

    Auf Formen der Arbeitszeiterfassung gehen wir auch weiter unten im Artikel noch einmal ein.

  • Wann ist die Arbeitszeiterfassung besonders schwierig?

    Arbeitet ein Angestellter ausschließlich am Arbeitsplatz, beispielsweise im Büro, gestaltet sich die Arbeitszeiterfassung relativ leicht. Zu Beginn der Arbeitszeit kann sich jeder Mitarbeiter anmelden und vor dem Feierabend findet die Abmeldung statt. Allerdings sieht der Arbeitsalltag längst nicht in allen Jobs und Branchen so aus.

    Angesichts vielfältiger Arbeitszeitmodelle stellt sich die Frage, inwieweit eine korrekte – im Sinne von durchgehend dokumentierte – Arbeitszeiterfassung überhaupt möglich ist. Wie verhält es sich beispielsweise bei Dienstreisen oder im Home Office? Über mobile Lösungen kann sich der Mitarbeiter zwar auch hier an- und abmelden, doch wie sieht es aus, wenn eine längere Kaffeepause gemacht wird?

    Muss der Mitarbeiter dann jedes Mal angeben, dass er gerade seine Arbeitszeit unterbricht? Und wie sollte kontrolliert werden, ob wirklich gearbeitet wird oder gerade einer ganz anderen Beschäftigung nachgegangen wird?

Formen der Arbeitszeiterfassung

Die Vorgabe zur Arbeitszeiterfassung macht die Dokumentation der Arbeitszeit erforderlich – wie diese jedoch zu erfolgen hat, darüber schweigt es sich aus. Angesichts der immer neuen technischen Entwicklungen ist es schwierig, sämtliche Möglichkeiten zeitnah aufzunehmen.

Klassischerweise wurde als eines der ersten Geräte zur Arbeitszeiterfassung die Stempeluhr eingeführt. Dieses auch auch als Kontroll- oder Stechuhr bezeichnete Gerät kam Mitte des 19. Jahrhunderts auf. Jeder Mitarbeiter erhielt seine persönliche Karte aus Karton, die zum Kommen und Gehen in die Stempeluhr geführt und dort automatisch abgestempelt wurde.

Mittlerweile gibt es verschiedene Geräte und Apps zur Arbeitszeiterfassung. Im Betrieb ist die gute alte Stempeluhr mittlerweile oft durch ein elektronisches Terminal ersetzt worden. Die Mitarbeiter halten einfach eine Chipkarte davor und können dann zum Beispiel Einblick nehmen in folgende Informationen:

  • Bisher geleistete Arbeitszeit,
  • Anzahl der Urlaubstage,
  • Anzahl der Fehltage und
  • Anzahl der Überstunden.

Daneben kann die Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck, einer speziellen Software oder mit Excel erfolgen. Worauf ein Unternehmen im konkreten Fall zurückgreift, ist letztlich eine Frage des Budgets und des zu erwartenden Zeitaufwands. Kann der deutlich zurückgefahren werden und so zu Einsparungen bei Kosten führen, rentiert sich womöglich eine Anschaffung.

Arbeitszeiterfassung: Hilfe oder Kontrolle?

Als Ziel der Arbeitszeiterfassung nennt der EuGH den Schutz von Arbeitnehmern und deren Rechten. Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht gleichzeitig einen Überblick über die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten. Wird nämlich aus der Dokumentation ersichtlich, dass die tägliche Arbeitszeit bereits über einen längeren Zeitraum ohne Ausgleich überschritten wurde, hat der Arbeitgeber gemäß seiner Fürsorgepflicht zu handeln.

Umgekehrt dient die Arbeitszeiterfassung aber immer auch zur Kontrolle von Mitarbeitern. Sollte sich herausstellen, dass Arbeitszeiten nicht wie vereinbart eingehalten werden, können ebenso Maßnahmen ergriffen werden.

Die Arbeitszeiterfassung lässt sich somit als Mittel gegen schwarze Schafe sehen – und zwar auf beiden Seiten! Arbeitgeber, die Mitarbeiter zu viel und zu lange schuften lassen und auch Arbeitnehmer, die regelmäßig weniger arbeiten, als vereinbart wurde. Überstunden oder Lücken in der Arbeitszeit lassen sich durch eine vollständige Arbeitszeiterfassung leicht erkennen.

In einigen Fällen ließ sich so Arbeitszeitbetrug nachweisen. Dazu zählt beispielsweise…

  • Angabe falscher Arbeitszeiten
  • Manipulation von Stempeluhren oder Software der Arbeitszeiterfassung
  • Angabe von Privatfahrten als Dienstreisen
  • Führen von privaten Telefonaten und Chats
  • Schreiben von privaten Mails
  • Surfen im Internet
  • Videos gucken oder Zeitung lesen

In solchen Fällen hat der Arbeitnehmer wenig Gutes zu erwarten, denn es handelt sich um einen schwerwiegenden Vertrauensbruch, der im schlimmsten Fall bis zu einer Kündigung führen kann. Im Sinne aller ehrlichen Mitarbeiter ist es daher wichtig, dass klare Regelungen bestehen und die Handhabung der Arbeitszeiterfassung sowohl verständlich als auch einwandfrei ist.

[Bildnachweis: thanatphoto by Shutterstock.com]
7. Januar 2020 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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