Arbeitszeiterfassung: Diese Regelungen sollten Sie kennen

Die Arbeitszeiterfassung spielt für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine wichtige Rolle. Beide Parteien können so nachhalten, zu welcher Zeit wie viel gearbeitet wurde. Das Unternehmen erhält einen Überblick über die Anwesenheit des Arbeitnehmers. Dem Arbeitnehmer ermöglicht die Arbeitszeiterfassung die Kontrolle, ob korrekt abgerechnet, mögliche Überstunden erfasst und ausstehende Urlaubstage registriert wurden. Welche gesetzlichen Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit existieren und welche Möglichkeiten sie bietet…

Arbeitszeiterfassung: Diese Regelungen sollten Sie kennen

Arbeitszeiterfassung: Was ist das?

Als Arbeitszeiterfassung werden die verschiedenen Möglichkeiten bezeichnet, die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern zu erfassen. Gemäß dem Motto: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser möchten viele Arbeitgeber gerne dokumentiert haben, wann und wo ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbracht haben.

Denn der Arbeitsvertrag regelt die Bezahlung für eine erbrachte Arbeitsleistung. Wenn diese schwer quantifizierbar ist, weil beispielsweise keine Stückzahlen erbracht werden müssen, kann eine Arbeitszeiterfassung Auskunft darüber geben, dass die erforderlichen Zeiten eingehalten wurden.

Wird die Arbeitszeit des Mitarbeiters dokumentiert, sind folgende Vorschriften zu beachten:

  • Der Mitarbeiter ist über die Arbeitszeiterfassung informiert und kennt den Zuständigen.
  • Beide Vertragsparteien sowie die Personalabteilung haben Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung.
  • Außer den autorisierten Personen sowie den Vertragsparteien haben lediglich Behörden wie der Zoll (zur Kontrolle bei Schwarzarbeit) Zugang zu den Daten.

Korrekte Erfassung der Arbeitszeit

Das Arbeitszeitgesetz macht zwar die Dokumentation der Arbeitszeit erforderlich. Wie diese jedoch zu erfolgen hat, darüber schweigt es sich aus. Angesichts der immer neuen technischen Entwicklungen ist es schwierig, sämtliche Möglichkeiten zeitnah aufzunehmen.

Klassischerweise wurde als eines der ersten Geräte zur Arbeitszeiterfassung die Stempeluhr eingeführt. Dieses auch auch als Kontroll- oder Stechuhr bezeichnete Gerät kam Mitte des 19. Jahrhunderts auf. Jeder Mitarbeiter erhielt seine persönliche Karte aus Karton, die zum Kommen und Gehen in die Stempeluhr geführt und dort automatisch abgestempelt wurde.

Mittlerweile gibt es verschiedene Geräte und Apps zur Arbeitszeiterfassung. Im Betrieb ist die gute alte Stempeluhr mittlerweile oft durch ein elektronisches Terminal ersetzt worden. Die Mitarbeiter halten einfach eine Chipkarte davor und können dann zum Beispiel Einblick nehmen in folgende Informationen:

  • Bisher geleistete Arbeitszeit,
  • Anzahl der Urlaubstage,
  • Anzahl der Fehltage und
  • Anzahl der Überstunden.

Daneben kann die Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck, einer speziellen Software oder mit Excel erfolgen. Worauf ein Unternehmen im konkreten Fall zurückgreift, ist letztlich eine Frage des Budgets und des zu erwartenden Zeitaufwands. Kann der deutlich zurückgefahren werden und so zu Einsparungen bei Kosten führen, rentiert sich womöglich eine Anschaffung.

Moderne Technik wirft Probleme auf

Angesichts vielfältiger Arbeitszeitmodelle stellt sich die Frage, inwieweit eine korrekte – im Sinne von durchgehend dokumentierte – Arbeitszeiterfassung überhaupt möglich ist. Setzt das Unternehmen vorwiegend auf Präsenzkultur, mag eine Arbeitszeiterfassung noch zweifelsfrei funktionieren.

Spätestens, wenn jedoch Dienstreisen zum Arbeitsalltag gehören, wird es schwieriger. Wird nun vom Mitarbeiter erwartet, sich vor Antritt eines auswärtigen Termins im Unternehmen anzumelden? Muss nach Beendigung eine Abmeldung erfolgen?

Solche Vorgehensweisen würden den Arbeitstag unter Umständen unnötig in die Länge ziehen und sind bei weiter entfernten Geschäftsreisen gar nicht zu bewerkstelligen. Eine Alternative zur Arbeitszeiterfassung können mobile Apps und Geräte sein. Diese benötigen häufig nur einen Internetzugang zur Übermittlung der Daten. Auch die Positionserfassung per GPS ist möglich.

Je nachdem, welche Daten gespeichert werden, wirft das allerdings datenschutzrechtliche Fragen auf: Wird nun jeder Gang zur Toilette, jeder Plausch in der Teeküche aufgezeichnet? Das Horrorszenario ist der gläserne Mitarbeiter, dessen sämtliche Bewegungsabläufe registriert werden.

Pflicht des Arbeitgebers zur Arbeitszeiterfassung

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt die Höchstarbeitszeit pro Wochentag beziehungsweise Woche. Diese Regelungen dienen dem Schutz und der Erholung von Arbeitnehmern, indem Pausen und Ruhezeiten, als auch die Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie Nachtschichten geregelt werden.

Viele Beschäftigte arbeiten in einer 40-Stunden-Woche. Paragraph 3 des ArbZG legt zur Arbeitszeit folgendes fest:

Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Dazu muss man allerdings wissen, dass im Arbeitszeitgesetz mit Werktagen sämtliche Wochentage von Montag bis einschließlich Samstag gemeint sind. Eine 48-Stunden-Woche wäre demnach ebenso möglich. Zu verteilen sind diese Arbeitsstunden auf acht Stunden pro Tag. In Ausnahmefällen darf bis zu zehn Stunden am Tag gearbeitet werden.

Dies kann saisonbedingt notwendig sein und ist gestattet, sofern innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen durchschnittlich acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Der Arbeitgeber muss in diesem Zeitraum dann also für einen Ausgleich sorgen, indem beispielsweise werktäglich nur noch sechs Stunden gearbeitet wird.

Paragraph 16, Absatz 2 des ArbZG verdeutlicht, dass die Arbeitszeiterfassung vor allem der Dokumentation der Mehrarbeit dient: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen (…).

Erfassung als Hilfe oder Kontrolle?

Genau genommen bräuchte der Arbeitgeber also keine Arbeitszeiterfassung, wenn es keine Überstunden gibt. Nur wie soll dies vorab klar sein? Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht gleichzeitig einen Überblick über die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten.

Wird nämlich aus der Dokumentation ersichtlich, dass die tägliche Arbeitszeit bereits über einen längeren Zeitraum ohne Ausgleich überschritten wurde, hat der Arbeitgeber gemäß seiner Fürsorgepflicht zu handeln. Umgekehrt wird er entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen, wenn sich herausstellen sollte, dass die Arbeitszeiten nicht wie vereinbart eingehalten wurden.

Die Arbeitszeiterfassung lässt sich als Kontrollmittel gegen schwarze Schafe sehen. Mithilfe verschiedener Gerätschaften lassen sich nun Lücken in der Arbeitszeit erkennen. In einigen Fällen ließ sich so Arbeitszeitbetrug nachweisen, der zu einer fristlosen Kündigung geführt hat.

Zu Arbeitszeitbetrug zählt beispielsweise:

  • Angabe falscher Arbeitszeiten
  • Manipulation von Stempeluhren oder Software der Arbeitszeiterfassung
  • Angabe von Privatfahrten als Dienstreisen
  • Führen von privaten Telefonaten und Chats
  • Schreiben von privaten Mails
  • Surfen im Internet
  • Videos gucken oder Zeitung lesen

In solchen Fällen hat der Arbeitnehmer wenig Gutes zu erwarten, denn es handelt sich um einen schwerwiegenden Vertrauensbruch, der eine sofortige Kündigung meist rechtfertigt. Im Sinne aller ehrlichen Mitarbeiter ist es daher wichtig, dass klare Regelungen bestehen und die Handhabung der Arbeitszeiterfassung sowohl verständlich als auch einwandfrei ist.

[Bildnachweis: thanatphoto by Shutterstock.com]
13. Dezember 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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