Mitarbeiterentsendung ins Ausland: Definition & Regelungen

In Konzernen ist es eine regelmäßige Praxis, doch auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen spielt die Mitarbeiterentsendung eine zunehmend wichtigere Rolle. In Zeiten von internationaler Vernetzung und Globalisierung kann es viele gute Gründe geben, Angestellte im Ausland einzusetzen. Doch sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorher genau mit dem Thema beschäftigen. Eine Mitarbeiterentsendung muss geplant und richtig umgesetzt werden. Wir zeigen, welche Regelungen Sie kennen und beachten sollten…

Mitarbeiterentsendung ins Ausland: Definition & Regelungen

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Definition: Was ist eine Mitarbeiterentsendung?

Als Mitarbeiterentsendung wird der Vorgang bezeichnet, wenn ein Mitarbeiter mit Wohnsitz in Deutschland von seinem inländischen Arbeitgeber für seine berufliche Tätigkeit ins Ausland geschickt wird. Entscheidend ist dabei, dass der Einsatz des Arbeitnehmers im Ausland zeitlich klar begrenzt ist oder zumindest überschaubar ist. Eine Mitarbeiterentsendung liegt aber auch vor, wenn ein Mitarbeiter im Inland eingestellt, aber von vornherein für die Arbeit im Ausland eingeplant ist.

Anders sieht es aus, wenn Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland eingestellt und dort eingesetzt werden. Hier wird von Ortskräften gesprochen. Hinsichtlich der Dauer des Einsatzes können bei der Mitarbeiterentsendung verschiedene Formen unterschieden werden:

  • Dienstreise
    Der Mitarbeiter hält sich bis zu drei Monate im Ausland auf.
  • Abordnung
    Für einen Zeitraum von drei bis zwölf Monaten ist der Arbeitnehmer im Ausland tätig.
  • Delegation
    Ab zwölf Monaten bis zu drei Jahre spricht man bei der Mitarbeiterentsendung von einer Delegation.
  • Versetzung
    Der längste Zeitraum einer Mitarbeiterentsendung. Unter Umständen kann der Mitarbeiter bei einer Versetzung für einen unbefristeten Zeitraum im Ausland tätig sein.

Gründe für eine Mitarbeiterentsendung

Für Arbeitgeber kann es verschiedene Gründe geben, einen Mitarbeiter im Ausland einzusetzen. So sollen beispielsweise wichtige Kunden direkt vor Ort betreut werden oder Beziehungen zu wichtigen Lieferanten gepflegt werden. Aber auch Qualitätskontrolle bei einer Produktionsstätte im Ausland oder ein Austausch mit ausländischen Standorten oder Tochterbetrieben sind oftmals Grund für eine Mitarbeiterentsendung.

Auf der anderen Seite haben auch Mitarbeiter selbst einige gute Gründe, um ins Ausland zu gehen. Die Auslandserfahrung ist ein wichtiger Pluspunkt im Lebenslauf. Sie qualifiziert für weitere Aufgaben und möglicherweise sogar eine Beförderung. Zudem stärkt eine solche Mitarbeiterentsendung die Selbstständigkeit, interkulturelle Kompetenz und kann zum persönlichen Wachstum beitragen.

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Arbeitsvertrag bei der Mitarbeiterentsendung

Arbeitgeber und Angestellte müssen sich über die Mitarbeiterentsendung einig sein und das Vorhaben gemeinsam umsetzen. Ohnehin bedarf es der Zustimmung des Arbeitnehmers zur geplanten Entsendung ins Ausland. Zusätzlich muss möglicherweise der Betriebsrat über Formalitäten und Regelungen informiert werden, um dem Mitarbeiter beratend zur Seite zu stehen.

Auch der Arbeitsvertrag muss möglicherweise angepasst werden. Hier sollten wichtige Regelungen für den Einsatz im Ausland vereinbart werden. Das kann spätere Unklarheiten und Streitigkeiten verhindern. Zu klärende Aspekte sind beispielsweise ob der Angestellte im Ausland dem Weisungsrecht des dortigen Unternehmens unterstellt ist oder weiterhin dem Direktionsrecht seines inländischen Arbeitgebers folgt. Auch Bedingungen zur Rückkehr sollten unbedingt geregelt sein.

Dies kann auch in einem speziellen Entsendevertrag vereinbart werden. Bei sehr kurzen Mitarbeiterentsendungen oder wenn der ursprüngliche Arbeitsvertrag bereits entsprechende Vereinbarungen zu einer möglichen Entsendung enthält, kann eine Anpassung auch überflüssig sein. Hier fällt die Entsendung unter das Direktionsrecht des Unternehmens.

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Mitarbeiterentsendung: Wo werden Steuern gezahlt?

Aus steuerrechtlicher Sicht stellt sich bei einer Mitarbeiterentsendung die Frage: Wo muss das Einkommen, dass während der Mitarbeiterentsendung bezogen wird, versteuert werden? Dazu regelt § 1 des Einkommensteuergesetzes: Wer in Deutschland seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind auch hierzulande unbegrenzt einkommensteuerpflichtig. Wenn Sie für eine Zeit ins Ausland entsendet werden, aber weiterhin ihren normalen Wohnsitz in Deutschland haben, muss das Einkommen grundsätzlich auch hier versteuert werden.

Aber auch das Zielland hat Anspruch auf eine Besteuerung der Einkünfte. Damit Sie nicht doppelt Steuern zahlen müssen, hat die Bundesrepublik Deutschland mit zahlreichen anderen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen. In diesen Abkommen sind verschiedene Möglichkeiten geregelt, wie die Einkünfte des Arbeitnehmers jeweils abgerechnet werden können. In der Regel werden Einkünfte aus Angestelltenverhältnissen demnach im Tätigkeitsland versteuert.

Besteuerung des Einkommens und die 183-Tage-Regel

Eine andere Regelung für die Besteuerung bei einer Mitarbeiterentsendung ist die 183-Tage-Regel. Sie besagt: Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit können in Deutschland versteuert werden, wenn Sie im Kalenderjahr weniger als 183 Tage im besagten Ausland waren. Wichtig ist: Es geht dabei um Tage, die Sie sich im Land aufhalten, nicht nur die Dauer der beruflichen Tätigkeit. Wenn Sie von Montag bis Freitag arbeiten, aber auch die Wochenenden im Ausland verbringen, werden die vollen sieben Tage angerechnet.

Zusätzlich müssen weitere Bedingungen erfüllt sein:

  • Es muss ein Doppelbesteuerungsabkommen vorliegen.
  • Der Arbeitgeber darf in dem Staat, in den er seinen Mitarbeiter entsendet hat, nicht ansässig sein.
  • Der Lohn oder das Gehalt darf nicht von festen Einrichtung oder eine Betriebsstätte ausgezahlt werden, die der Arbeitgeber im Ausland betreibt.

Nur wenn all diese Punkte erfüllt werden, darf die 183-Tage-Regel angewendet werden. Fällt auch nur einer dieser Punkte weg, muss das Einkommen im Zielland versteuert werden.

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Sozialversicherungen bei der Mitarbeiterentsendung

Auch die Regelungen des Sozialversicherungsrechts sind betroffen, wenn Mitarbeiter nicht mehr im Inland, sondern im Ausland für ihren Arbeitgeber tätig werden. Handelt es sich bei der Mitarbeiterentsendung um eine zeitlich begrenzte Tätigkeit im Ausland für einen inländischen Arbeitgeber, müssen – wie bei einer Tätigkeit im Inland – Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden und der Mitarbeiter kann von dem deutschen System profitieren (sogenannte Ausstrahlung der Sozialversicherung).

Bei zeitlich unbegrenzter Entsendung oder wenn das Arbeitsverhältnis nicht mehr zum inländischen Arbeitgeber, sondern einen ausländischen Tochterbetrieb besteht, entfällt die Sozialversicherungspflicht in Deutschland und damit auch mögliche Ansprüche. In diesem Fall kann der Mitarbeiter trotzdem nach deutschem Sozialversicherungsrecht versichert werden. Durch einen entsprechenden Antrag (Pflichtversicherung auf Antrag) vom Arbeitgeber ist eine Weiterversicherung in Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung möglich.

Abkommen zur Sozialversicherung

Analog zum Doppelbesteuerungsabkommen bestehen auch im Sozialversicherungsrecht Abkommen mit einigen Staaten, die es Arbeitnehmern, die im Rahmen der Mitarbeiterentsendung im Ausland arbeiten, möglichen machen, weiterhin in der deutschen Sozialversicherung versichert zu sein. Innerhalb der EU sind derartige Abkommen im Rahmen einer speziellen EU-Verordnung (883/04) und einer Durchführungsverordnung (DVO) 987/07 geregelt.

Mit diesen Regelungen stellt der Arbeitgeber sicher, dass der entsendete Arbeitnehmer auch während seiner Tätigkeit im Ausland Anspruch auf Sozialleistungen hat. Schließlich ist man nicht davor gefeit, im Ausland einen Arbeitsunfall zu haben oder ganz einfach krank zu werden. Zusätzlich können Sie dann weiterhin Ansprüche der Renten- und Arbeitslosenversicherung erwerben.

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