Sozialversicherungsausweis: Wozu und wo beantragen?

Der Sozialversicherungsausweis ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer und Arbeitssuchende in Deutschland. Ohne den Ausweis können Sie keinen Job annehmen und Ihr Arbeitgeber kann keine Beiträge an die Rentenversicherung abführen. Daher sollte jeder Erwerbstätige in Deutschland auf seinen Sozialversicherungsausweis aufpassen. Doch was tun, wenn der Sozialversicherungsausweis verloren geht? Wo beantragen Sie einen neuen? Und was machen Sie in der Zwischenzeit? Wir zeigen es Ihnen…

Sozialversicherungsausweis: Wozu und wo beantragen?

Sozialversicherungsausweis: Wozu ist er da?

Sozialversicherungsausweis: Wozu ist er da?Der Sozialversicherungsausweis oder auch Rentenversicherungsausweis (geregelt im Paragraphen 18h des Vierten Buch des Sozialgesetzbuchs (SGB IV) ist ein wichtiges Dokument für Angestellte und Arbeitssuchende. Der Ausweis enthält Angaben, die unter anderem Ihr Arbeitgeber braucht. Dazu gehören:

  • Ihr Name (ggf. Ihr Geburtsname)
  • Ihre Sozialversicherungsnummer
  • Ihren Rententräger
  • das Ausstellungsdatum.

Durch die Zugehörigkeit zur Sozialversicherung sind Sie nicht nur rentenversichert, sondern erhalten auch den gesetzlichen Schutz der Berufsunfähigkeitsversicherung. Der Bezug von Krankengeld (bei länger andauernden Erkrankungen) wird ebenfalls über die Sozialkassen geregelt.

Einen Sozialversicherungsausweis brauchen Arbeitnehmer bei einem…

Woher bekomme ich einen Sozialversicherungsausweis?

Wenn Arbeitnehmer zum ersten Mal einen sozialversicherungspflichtigen Job annehmen, bekommen sie von der Rentenversicherung den Sozialversicherungsausweis. Das Dokument ist sehr wichtig, damit der neue Arbeitgeber seinen Angestellten bei dem Rentenversicherungsträger anmelden und die Beiträge korrekt abführen kann.

Meist müssen sich Arbeitnehmer nicht selbst um das Dokument kümmern. Wenn der Arbeitgeber weiß, dass der neue Beschäftigte zum ersten Mal einen Job annimmt, meldet er sich bei der Krankenkasse und beantragt den Sozialversicherungsausweis.

Soldaten, Beamte und Richter benötigen übrigens keinen Sozialversicherungsausweis. Dank ihres besonderen Status sind sie entweder nicht in den gesetzlichen Versicherungen oder sind beitragsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versichert.

Arbeitnehmer, die nach 2011 zum ersten Mal anfangen zu arbeiten, bekommen sofort ein Dokument mit allen wichtigen Daten und Informationen von der Rentenversicherung. Zuvor gab es noch ein leicht lila/orange schimmernden, rechteckigen, kleinen Ausweis, auf dem die Daten vermerkt waren.

Auf dem alten Ausweis gab es außerdem Platz für ein Foto des Inhabers. Das war gerade in den Branchen wichtig, in denen es früher die sogenannte Mitführungspflicht für den Sozialversicherungsausweis gab. Dazu weiter unten mehr.

Sozialversicherungsausweis verloren: Was nun?

Gerade bei einem Jobwechsel ist es für Arbeitnehmer ungünstig, wenn sie den Sozialversicherungsausweis verloren haben. Ohne den Ausweis kann der neue Arbeitgeber die Personalakte nicht komplett anlegen, da die Rentenversicherungsnummer fehlt, die auf dem Dokument vermerkt ist.

Sie sind verpflichtet, den Verlust zu melden. Daher sollten Sie umgehend – und nicht erst, wenn Sie sich auf einen neuen Job bewerben – einen neuen Sozialversicherungsausweis beantragen. Haben Sie den Ausweis verloren oder ist er unbrauchbar geworden, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie kontaktieren Ihre Krankenkasse

    Je nachdem, bei welcher Krankenkasse Sie versichert sind, haben Sie verschiedene Möglichkeiten der Kontaktaufnahme. Meist können Sie dort unter einer Servicenummer anrufen und einen neuen Sozialversicherungsausweis anfordern. Außerdem können Sie ihn online bestellen – dafür kann allerdings eine Registrierung notwendig sein. In jedem Fall wird Ihre Krankenkasse sich dann mit der Rentenversicherung in Verbindung setzen und dafür sorgen, dass ein neuer Sozialversicherungsausweis ausgestellt wird.

  • Sie kontaktieren die Rentenversicherung

    Ebenso gut können Sie natürlich auch direkt bei der Rentenversicherung einen Sozialversicherungsausweis beantragen. Dafür steht das Servicetelefon unter der Telefonnummer 0800 1000 4800 oder online diese Adresse zur Verfügung. Allerdings geht das meist auch nicht schneller. So gesehen bleibt es also Ihnen überlassen, wo Sie das neue Ausweisdokument beantragen. Die Neuausstellung bei der Rentenversicherung und Krankenkasse ist kostenfrei.

Da die Bearbeitungszeit relativ lange dauert (mit einem bis drei Monaten müssen Sie rechnen), stellen die Krankenkassen eine Ersatzbescheinigung aus. Mit dieser Bescheinigung können Sie zu Ihrem neuen Arbeitgeber gehen und er kann alle notwendigen Daten für die Gehaltsabrechnung nachtragen.

Unser Tipp: Um Verzögerungen bei dem Jobwechsel zu vermeiden und beim neuen Arbeitgeber nicht den Eindruck zu erwecken, Sie seien ein wenig chaotisch, empfiehlt es sich, die Sozialversicherungsnummer, die auf Ihrem Ausweis vermerkt ist, zu notieren.

So können Sie bei Ihrer Einstellung wenigstens die Nummer angeben. Sollte es dafür schon zu spät sein, haben wir noch einen weiteren Tipp: Schauen Sie auf den alten Meldebescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen Ihres vorherigen Arbeitgebers nach. Auch dort finden Sie die Sozialversicherungsnummer.

Taucht Ihr alter Sozialversicherungsausweis wieder auf, sollten Sie die Krankenkasse oder den Rentenversicherungsträger informieren – eins der Dokumente, den alten oder den neuen Ausweis, müssen Sie dann zusenden.

Übrigens benötigen Sie den Sozialversicherungsausweis nicht nur dann, wenn Sie in ein neues Arbeitsverhältnis eintreten. Wenn Sie Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld (ALG) I oder II beantragen möchten, brauchen Sie das Dokument ebenfalls.

Indem Sie sich mit dem Ausweis bei der Agentur für Arbeit registrieren und arbeitslos melden, soll der unberechtigte Bezug von Sozialleistungen (beispielsweise durch einen Missbrauch der Geringfügigkeitsgrenze) verhindert werden.

Das bedeuten die Angaben auf dem Dokument

Das bedeuten die Angaben auf dem DokumentBis 2012 war der Sozialversicherungsausweis ein orangefarbenes Dokument mit der Möglichkeit, ein Passbild einzukleben. Mittlerweile brauchen Sie kein Foto mehr und die neuen Ausweise bestehen aus einem Schreiben in Din-A4-Größe.

Auf dem Sozialversicherungsausweis steht zunächst die Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer). Sie besteht aus einem Mix aus Buchstaben und Zahlen.

Um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen, hat jeder Bürger eine individuelle, zwölfstellige SV-Nummer. Nehmen wir an, Ihre SV-Nummer würde folgendermaßen aussehen: 13 365783 P 89 0, dann bedeuteten die unterschiedlichen Zahlen und Buchstaben Folgendes:

  • 13: Ihr Rentenversicherungsträger
  • 365783: Ihr Geburtsdatum
  • P: Der erste Buchstabe Ihres Nachnamens (Geburtsname)
  • 89: Kennziffer für das Geschlecht
  • 0: Die Prüfziffer der ausstellenden Behörde

Seit 2017 befindet sich außerdem ein QR-Code auf dem Sozialversicherungsausweis. Der ermöglicht dem Arbeitgeber das Auslesen relevanter Informationen mit dem Smartphone. So können sie direkt in das Abrechnungsprogramm übernommen werden. Die alten Sozialversicherungsausweise bleiben weiterhin gültig.

Wenn Sie später aus dem Arbeitsleben ausscheiden, ermöglicht diese SV-Nummer die Berechnung Ihrer Rente. Denn dort sind alle relevanten Daten hinterlegt:

  • Ausbildungszeit
  • Jahre der Berufstätigkeit
  • Elternzeit
  • Pflegezeit

Was passiert bei einer Namensänderung?

Eigentlich ist es so, dass eine Namensänderung – beispielsweise im Falle einer Hochzeit – automatisch vom Einwohnermeldeamt weitergeleitet wird. Das heißt, ohne einen Antrag zu stellen, bekommen Sie einen neuen Sozialversicherungsausweis von der Rentenversicherung.

Falls die Ausstellung länger dauern sollte, können Sie nach Ablauf von sechs Wochen bei Ihrer Krankenkasse oder der Rentenversicherung anrufen und sich nach dem Verbleib des Dokuments erkundigen. Das empfiehlt sich gerade für Rentner. Denn falls der Datenaustausch nicht funktioniert hat, könnten Schwierigkeiten mit der jährlichen Rentenanpassungsmitteilung auf Sie zukommen.

Beantragen Sie in so einem Fall besser schriftlich einen neuen Sozialversicherungsausweis und fügen Sie Ihrem Brief unbedingt eine Kopie des Dokuments bei, das Ihren neuen Namen bescheinigt (Heiratsurkunde oder Personalausweis) und Ihre Sozialversicherungsnummer.

Übriges bedeutet ein geänderter Name nicht, dass Ihre Sozialversicherungsnummer sich ebenfalls ändern würde – die wird bis zu Ihrem Lebensende immer dieselbe bleiben.

Ausnahme: Falls Sie mit keinem Dokument die SV-Nummer nachweisen können, wird Ihnen nicht nur ein neuer Ausweis, sondern auch eine neue Sozialversicherungsnummer zugewiesen.

Gibt es eine Mitführungspflicht für den Sozialversicherungsausweis?

Bis zum Jahr 2009 gab es eine sogenannte Mitführungspflicht für Arbeitnehmer bestimmter Brachen. Dazu gehören:

  • Fleischwirtschaft
  • Schaustellergewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungs-, Speditions- und Logistikgewerbe
  • Baugewerbe
  • Messebau
  • Gebäudereinigergewerbe
  • Forstwirtschaft

Dies sind allesamt Branchen, in denen die Zahl an Schwarzarbeitern höher ist als in anderen. Um Schwarzarbeit zu unterbinden, mussten die Beschäftigen ihren Sozialversicherungsausweis bei der Arbeit ständig dabei haben.

Sollte es zu einer Kontrolle des Zolls oder einer anderen Behörde kommen, mussten sie sich in der Vergangenheit mit dem Sozialversicherungsausweis ausweisen. Mittlerweile wurde diese Pflicht jedoch aufgehoben.

Es gilt allerdings nach wie vor eine Ausweispflicht. Das bedeutet, Beschäftigte in einer der genannten Branchen müssen nun ein anderes gültiges Ausweispapier (wie Pass oder Personalausweis) mit sich führen, um ihre Identität bestätigen zu können.

Ob Sie dazu verpflichtet sind, für Ihre Tätigkeit einen Ausweis mitzuführen, wird Ihnen Ihr Arbeitgeber mitteilen. So oder so ist er verpflichtet, die Vorlage des Sozialversicherungsausweises zu verlangen (wenngleich die meisten mit der SV-Nummer zufrieden sind).

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
17. September 2019 Karrierebibel Autoren Logo Autor: Julia Sima

Julia-Eva Sima arbeitet als freie Journalistin und war mehrere Semester Dozentin an der Universität des Saarlandes. Danach wechselte sie in die Personalbranche und arbeitete unter anderem als Headhunter.



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