Sozialversicherungsausweis: Wozu und wo beantragen?

Der Sozialversicherungsausweis ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer und Arbeitssuchende in Deutschland, das Ihre Versicherungsnummer enthält. Ganz gleich, ob Sie als Berufsanfänger Ihre erste Stelle antreten oder den Job wechseln: Diese Nummer müssen Sie dem Arbeitgeber immer angeben. Ohne den Sozialversicherungsausweis können Sie keinen Job annehmen und Ihr Arbeitgeber kann keine Beiträge an die Rentenversicherung abführen. Umso wichtiger ist es, auf dieses Dokument aufzupassen.

Doch was tun, wenn der Sozialversicherungsausweis verloren geht? Wo beantragen Sie einen neuen? Und was machen Sie in der Zwischenzeit? Wir klären die wichtigsten Fragen und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Sozialversicherungsnummer auch ohne Sozialversicherungsausweis herausfinden…

Sozialversicherungsausweis: Wozu und wo beantragen?

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Wer braucht einen Sozialversicherungsausweis?

Der Sozialversicherungsausweis oder auch Rentenversicherungsausweis (geregelt in §18h Viertes Buch des Sozialgesetzbuchs, SGB IV) ist ein wichtiges Dokument für Angestellte und Arbeitssuchende. Der Ausweis enthält alle Angaben zur eindeutigen Identifikation, die Ihr Arbeitgeber braucht. Dazu gehören:

➠ Name (gegebenenfalls Geburtsname)
➠ (falls vorhanden: akademischer Titel)
➠ Sozialversicherungsnummer
➠ Rententräger
➠ Ausstellungsdatum
➠ Ausweis- bzw. Seriennummer

Darüber hinaus enthält der Sozialversicherungsausweis keine weiteren personenbezogenen Daten, das ist gesetzlich festgelegt. Der Sozialversicherungsausweis weist Sie als Mitglied im Sozialversicherungssystem aus. Sie sind damit nicht nur rentenversichert, sondern erhalten auch den gesetzlichen Schutz der Berufsunfähigkeitsversicherung.

Wofür brauche ich einen Sozialversicherungsausweis

Der Bezug von Krankengeld (bei länger andauernden Erkrankungen) wird ebenfalls über die Sozialkassen geregelt. Einen Sozialversicherungsausweis brauchen Arbeitnehmer bei einem…

Einen Sozialversicherungsausweis aber nicht nur Arbeitnehmer. Wer Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld (ALG) I oder II beantragen möchten, braucht das Dokument ebenfalls. Indem Sie sich mit dem Ausweis bei der Agentur für Arbeit registrieren und arbeitslos melden, soll der unberechtigte Bezug von Sozialleistungen (beispielsweise durch einen Missbrauch der Geringfügigkeitsgrenze) verhindert werden.

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Woher bekomme ich einen Sozialversicherungsausweis?

Wenn Arbeitnehmer zum ersten Mal einen sozialversicherungspflichtigen Job annehmen, bekommen sie von der Rentenversicherung den Sozialversicherungsausweis. Der Arbeitgeber kann damit seinen Angestellten bei dem Rentenversicherungsträger anmelden und die Beiträge korrekt abführen. In der Regel brauchen Sie als Arbeitnehmer nichts zu veranlassen.

Weiß der Arbeitgeber, dass der neue Mitarbeiter zum ersten Mal einen Job annimmt, meldet er ihn bei der Krankenkasse oder der Mini-Jobzentrale an. Dort wird dann der Sozialversicherungsausweis für Sie bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt. Von der Deutschen Rentenversicherung bekommen Sie den Ausweis schließlich zugeschickt.

Soldaten, Beamte und Richter benötigen übrigens keinen Sozialversicherungsausweis. Dank ihres besonderen Status sind sie entweder nicht in den gesetzlichen Versicherungen oder sind beitragsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versichert.

Bis vor knapp zehn Jahren war der Sozialversicherungsausweis ein leicht rosa/orange schimmernder, rechteckiger, kleiner Ausweis, auf dem die Daten vermerkt waren. Dieser ist mittlerweile einem Schreiben im DIN-A4-Format gewichen, das die Funktion des Sozialversicherungsausweises übernimmt. Das Dokument enthält alle wichtigen Daten und Informationen der Rentenversicherung.

Auf dem alten Ausweis gab es außerdem Platz für ein Foto des Inhabers. Das war gerade in den Branchen wichtig, in denen es früher die sogenannte Mitführungspflicht für den Sozialversicherungsausweis gab. Dazu weiter unten mehr.

Das bedeuten die Angaben auf dem Dokument

Die wichtigste Information auf dem Sozialversicherungsausweis ist die Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer), auch Renten- oder Versicherungsnummer genannt. Sie besteht aus einem Mix aus Buchstaben und Zahlen. Um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen, hat jeder Bürger eine individuelle, zwölfstellige SV-Nummer. Was die unterschiedlichen Zahlen und Buchstaben bedeuten, demonstrieren wir an einem Beispiel. Nehmen wir an, Ihre SV-Nummer würde folgendermaßen aussehen:

13 240583 P 89 0

Das verbirgt sich hinter den Zahlen und Buchstaben:

Kürzel Bedeutung
13 Ihr Rentenversicherungsträger
240583 Ihr Geburtsdatum
P Der erste Buchstabe Ihres Nachnamens (Geburtsname)
89 Die Kennziffer für das Geschlecht
0 Die Prüfziffer der ausstellenden Behörde

Unbedingt alle Angaben auf Fehler prüfen!

Nach Erhalt Ihres Sozialversicherungsausweises sollten Sie unbedingt die Angaben auf mögliche Fehler überprüfen: Stimmt die Schreibweise Ihrer Namen? Stimmt das Geburtsdatum? Anderenfalls sollten Sie sich umgehend an die Deutsche Rentenversicherung wenden. Seit wenigen Jahren befindet sich außerdem ein QR-Code auf dem Sozialversicherungsausweis. Der ermöglicht dem Arbeitgeber das Auslesen relevanter Informationen mit dem Smartphone. So können sie direkt in das Abrechnungsprogramm übernommen werden. Die alten Sozialversicherungsausweise bleiben weiterhin gültig.

Wenn Sie später aus dem Arbeitsleben ausscheiden, ermöglicht diese SV-Nummer die Berechnung Ihrer Rente. Denn dort sind alle relevanten Daten hinterlegt:

  • Ausbildungszeit
  • Jahre der Berufstätigkeit
  • Elternzeit
  • Pflegezeit
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Existiert eine Mitführungspflicht für den Ausweis?

Bis zum Jahr 2009 gab es eine sogenannte Mitführungspflicht für Arbeitnehmer bestimmter Brachen. Dazu gehören:

  • Fleischwirtschaft
  • Schaustellergewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungs-, Speditions- und Logistikgewerbe
  • Baugewerbe
  • Messebau
  • Gebäudereinigergewerbe
  • Forstwirtschaft

Dies sind allesamt Branchen, in denen die Zahl an Schwarzarbeitern höher ist als in anderen. Um Schwarzarbeit zu unterbinden, mussten die Beschäftigen ihren Sozialversicherungsausweis bei der Arbeit ständig dabei haben. Sollte es zu einer Kontrolle des Zolls oder einer anderen Behörde kommen, mussten sie sich in der Vergangenheit mit dem Sozialversicherungsausweis ausweisen. Mittlerweile wurde diese Pflicht jedoch aufgehoben.

Die Ausweispflicht gilt allerdings nach wie vor. Beschäftigte in einer der genannten Branchen müssen nun ein anderes gültiges Ausweispapier (wie Pass oder Personalausweis) mit sich führen, um ihre Identität bestätigen zu können. Ob Sie dazu verpflichtet sind, für Ihre Tätigkeit einen Ausweis mitzuführen, wird Ihnen Ihr Arbeitgeber mitteilen. So oder so ist er verpflichtet, die Vorlage des Sozialversicherungsausweises zu verlangen (wenngleich die meisten mit der SV-Nummer zufrieden sind).

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Sie haben den Sozialversicherungsausweis verloren?

Wer seinen Sozialversicherungsausweis verloren hat, muss den Verlust umgehend melden. Sie bekommen dann kostenlos einen neuen. Haben Sie den Ausweis verloren oder ist er unbrauchbar geworden, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie kontaktieren Ihre Krankenkasse
    Je nachdem, bei welcher Krankenkasse (AOK, IKK, TK, Barmer, …) Sie versichert sind, haben Sie verschiedene Möglichkeiten der Kontaktaufnahme. Meist können Sie dort unter einer Servicenummer anrufen und einen neuen Sozialversicherungsausweis anfordern. Außerdem können Sie ihn online bestellen – dafür kann allerdings eine Registrierung notwendig sein. In jedem Fall wird Ihre Krankenkasse sich dann mit der Rentenversicherung in Verbindung setzen und dafür sorgen, dass ein neuer Sozialversicherungsausweis ausgestellt wird.
  • Sie kontaktieren die Rentenversicherung
    Ebenso gut können Sie natürlich auch direkt bei der Rentenversicherung einen Sozialversicherungsausweis beantragen. Dafür steht das Servicetelefon unter der Telefonnummer 0800 1000 4800 oder online diese Adresse zur Verfügung. Allerdings geht das meist auch nicht schneller. So gesehen bleibt es also Ihnen überlassen, wo Sie das neue Ausweisdokument beantragen.

So kommen Sie an die Sozialversicherungsnummer

Bei einem Jobwechsel ist es ungünstig, wenn Sie das Dokument verlegt haben. Ohne den Ausweis kann der neue Arbeitgeber die Personalakte nicht komplett anlegen, da die Rentenversicherungsnummer fehlt.

Die Bearbeitungszeit für einen neuen Sozialversicherungsausweis dauert mit bis zu drei Monaten relativ lange. Für diese Zeit stellen die Krankenkassen eine Ersatzbescheinigung aus. Mit dieser Bescheinigung können Sie zu Ihrem neuen Arbeitgeber gehen und er kann alle notwendigen Daten für die Gehaltsabrechnung nachtragen.

Unser Tipp: Um Verzögerungen bei dem Jobwechsel zu vermeiden und beim neuen Arbeitgeber nicht den Eindruck zu erwecken, Sie seien ein wenig chaotisch, empfiehlt es sich, die Sozialversicherungsnummer, die auf Ihrem Ausweis vermerkt ist, zu notieren. So können Sie bei Ihrer Einstellung wenigstens die Nummer angeben. Sollte es dafür schon zu spät sein, haben wir noch einen weiteren Tipp: Schauen Sie auf den alten Meldebescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen Ihres vorherigen Arbeitgebers nach. Auch dort finden Sie die Sozialversicherungsnummer.

Taucht Ihr alter Sozialversicherungsausweis wieder auf, sollten Sie die Krankenkasse oder den Rentenversicherungsträger informieren – eins der Dokumente, den alten oder den neuen Ausweis, müssen Sie dann zusenden.

Was passiert bei einer Namensänderung?

Eigentlich ist es so, dass eine Namensänderung – beispielsweise im Falle einer Hochzeit – automatisch vom Einwohnermeldeamt weitergeleitet wird. Das heißt, ohne einen Antrag zu stellen, bekommen Sie einen neuen Sozialversicherungsausweis von der Rentenversicherung.

Falls die Ausstellung länger dauern sollte, können Sie nach Ablauf von sechs Wochen bei Ihrer Krankenkasse oder der Rentenversicherung anrufen und sich nach dem Verbleib des Dokuments erkundigen. Das empfiehlt sich gerade für Rentner. Denn falls der Datenaustausch nicht funktioniert hat, könnten Schwierigkeiten mit der jährlichen Rentenanpassungsmitteilung auf Sie zukommen.

Beantragen Sie in so einem Fall besser schriftlich einen neuen Sozialversicherungsausweis und fügen Sie Ihrem Brief unbedingt eine Kopie des Dokuments bei, das Ihren neuen Namen bescheinigt (Heiratsurkunde oder Personalausweis) und Ihre Sozialversicherungsnummer.

Übriges bedeutet ein geänderter Name nicht, dass Ihre Sozialversicherungsnummer sich ebenfalls ändern würde – die wird bis zu Ihrem Lebensende immer dieselbe bleiben.

Ausnahme: Falls Sie mit keinem Dokument die SV-Nummer nachweisen können, wird Ihnen nicht nur ein neuer Ausweis, sondern auch eine neue Sozialversicherungsnummer zugewiesen.

Was gilt für ausländische Arbeitnehmer?

Wer als ausländischer Arbeitnehmer eine Beschäftigung in Deutschland aufnimmt, unterliegt deutschen Rechtsvorschriften und erhält somit ebenfalls einen Sozialversicherungsausweis. Dies gilt vor allem für Arbeitnehmer aus der Europäischen Union (EU), die als EU-Ausländer Reise- und Arbeitnehmerfreizügigkeit besitzen. Abweichende Regelungen gelten für solche ausländische Arbeitnehmer,

  • die von einem ausländischen Arbeitgeber befristet in Deutschland einsetzt werden,
  • die zusätzlich in anderen Staaten beruflich tätig sind,
  • die als Selbständige erwerbstätig sind,
  • die aus dem Nicht-EU-Ausland stammen.

Wer nicht aus der EU oder einem Land aus dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) stammt, benötigt eine Arbeitserlaubnis.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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26. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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