Smartphone am Arbeitsplatz: Nur das ist erlaubt!

Für die meisten Menschen ein treuer Begleiter im Alltag: Das Handy. Doch dürfen deshalb Arbeitnehmer das Smartphone am Arbeitsplatz auch nach Lust und Laune benutzen? Eigentlich nicht. Wenn der Arbeitgeber das Handy allerdings viele Jahre geduldet hat, haben Arbeitnehmer gute Chancen auch weiterhin das Smartphone am Arbeitsplatz zu nutzen…

Smartphone am Arbeitsplatz: Nur das ist erlaubt!

Smartphone am Arbeitsplatz: Was ist erlaubt?

Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber die Nutzung eines privaten Smartphones am Arbeitsplatz nicht dulden muss. Aus dem einfachen Grund, weil der Gebrauch des Smartphones den Nutzer von seiner Arbeit, für die er bezahlt wird, abhält.

Trotzdem dulden es einige Arbeitgeber, dass ihre Mitarbeiter hin und wieder das Smartphone für kurze private Gespräche oder Mitteilungen nutzen.

Sollte das über einen längeren Zeitraum, also mehrere Monate oder gar Jahre der Fall sein, kann der Arbeitgeber nicht mehr so einfach das private Smartphone am Arbeitsplatz verbieten.

Aus der anfänglichen netten Geste, wird mit den Monaten nämlich eine sogenannte betriebliche Übung und diese wieder abzuschaffen, kann schwierig sein. Ist die Nutzung zu einer betrieblichen Übung geworden, stellt sie eine Verbesserung des ursprünglichen Arbeitsvertrages dar, den Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgehandelt haben.

Damit ist die das private Smartphone am Arbeitsplatz nicht mehr einer Betriebsvereinbarung oder einer tariflichen Regelung gleichzusetzen, sondern steht auf einer höheren Stufe.

Arbeitgeber sind daher angehalten, die Nutzung eines privaten Smartphones am Arbeitsplatz frühestmöglich zu regeln, während Arbeitnehmer von einer laschen Handhabung ihres Arbeitgebers profitieren können.

Kann der Arbeitnehmer von einer Duldung des Smartphones ausgehen, darf er das Handy auch während seiner Arbeitszeit nutzen. Allerdings sollten Arbeitnehmer dabei auf eine angemessene und sozialadäquate Nutzung achten. Ungefähr zehn Minuten pro Arbeitstag sind nach Angaben einiger Arbeitsrechtler vertretbar.

Darf der Arbeitgeber das Handy am Arbeitsplatz verbieten?

Sofern der Gebrauch des Smartphones noch nicht zu einer betrieblichen Übung geworden ist, darf der Arbeitgeber das private Handy am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit ohne weiteres verbieten – und das gleich aus mehreren Gründen. Eine Rolle spielen dabei:

  • Das Direktionsrecht

    Der Arbeitgeber darf festlegen, wie der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit nutzt. Das bedeutet auch, dass er Dinge während der Arbeitszeit untersagen darf. Das geht aus Paragraph §106 der Gewerbeordnung hervor.

    Dazu muss er übrigens auch nicht den Betriebsrat befragen, denn Anweisungen in Bezug auf die Ausübung und Nutzung der Arbeitszeit unterliegen dem Direktionsrecht.

    Will der Arbeitgeber dagegen allgemeine Regeln aufstellen, wann ein Handy am Arbeitsplatz genutzt werden darf, muss er das in Abstimmung mit dem Betriebsrat tun. In diesem Fall hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.

  • Die Datenschutz-Grundverordnung

    Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmer dazu, besonders sorgfältig auf die Sicherheit der Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter zu achten.

    Auch daraus kann sich die Notwendigkeit ergeben, das Smartphone am Arbeitsplatz zu verbieten. Rein theoretisch könnten Mitarbeiter Fotos sensibler Daten machen oder Informationen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, könnten bei einem privaten Telefonat unbeabsichtigt nach Draußen gelangen.

  • Der Arbeits- und Gesundheitsschutz

    Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass die Sicherheit am Arbeitsplatz für seine Mitarbeiter gewährleistet ist – und die private Nutzung des Handys kann dieser zuwiderlaufen.

    Zum Beispiel dann, wenn Arbeitnehmer, die Maschinen bedienen, durch ihre Smartphone abgelenkt werden. Dann stellen sie nicht nur für sich selbst, sondern auch für andere Mitarbeiter im Unternehmen eine potentielle Gefahr dar.

    Arbeitgeber müssen in diesen Fällen die Benutzung des Smartphones untersagen, andernfalls drohen bei einem Arbeitsunfall Probleme mit der Berufsgenossenschaft.

    Sollte sich der Arbeitnehmer nicht an das Verbot des Smartphones am Arbeitsplatz halten und kann ihm Fahrlässigkeit nachgewiesen werden, kann der Arbeitgeber bei einem Unfall sogar Schadenersatzansprüche geltend machen.

Smartphone am Arbeitsplatz: Tipps für Arbeitgeber

Smartphone am Arbeitsplatz: Tipps für ArbeitgeberWenn Sie als Arbeitgeber das Smartphone am Arbeitsplatz verbieten möchten, sollten Sie auf einige Dinge achten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein:

  • Mitbestimmungsrechte

    Nicht alle Verbote oder Regelungen, die Sie treffen möchten, werden durch das Weisungsrecht abgedeckt. Informieren Sie sich vorher genau. Bei einigen Maßnahmen könnten die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer betroffen sein – und dann kann ein Verbot schwierig werden.

  • Betriebliches Gesundheitsmanagement

    Unter Umständen erwächst für Arbeitnehmer aus dem betrieblichen Gesundheitsmanagement sogar die Pflicht, das Smartphone am Arbeitsplatz zu verbieten. Exzessiver Gebrauch des Smartphones kann gesundheitsschädlich sein.

    Krankenkassen und vor allem die Berufsgenossenschaft stellt dazu umfangreiche Informationen zur Verfügung, die Arbeitgeber beachten sollten. Gesundheitsförderung im Unternehmen ist in der Regel ein guter Weg zu mehr Produktivität.

  • Verbindliche Regelungen

    Klare Absprachen in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat sind meist eine gute Idee, wenn Arbeitgeber die Nutzung des Smartphones am Arbeitsplatz regeln möchten.

    Mit einer Betriebsvereinbarung einigen sich beide Seiten auf ein akzeptables Vorgehen.

Ist ein generelles Verbot des Smartphones am Arbeitsplatz gültig?

Wie wir oben gesehen haben, darf der Arbeitgeber das Smartphone am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit verbieten. Etwas anderes ist es in den Pausen. Hier wird es schwieriger, dem Arbeitnehmer das Handy komplett zu untersagen. Die Pausenzeiten gehören dem Arbeitnehmer und grundsätzlich darf er allein entscheiden, was er in dieser Zeit macht.

Eine Ausnahme gibt es aber: Wenn der Arbeitnehmer in einem Betrieb arbeitet und auch dort seine Pausen verbringt, in dem die Abläufe durch die Handystrahlung gestört werden könnten, kann der Arbeitnehmer das Smartphone auch generell untersagen.

Denkbar ist das beispielsweise in Krankenhäusern oder radiologischen Arztpraxen, in denen sich Geräte befinden, die empfindlich auf Störstrahlung reagieren.

Im Falle eines generellen Verbots ist daher der Einzelfall zu betrachten.

Welche Regelungen gelten für ein Diensthandy?

In der Regel ist für Smartphones oder Handys, die dem Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung gestellt werden, die private Nutzung untersagt. Das geht aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (2 AZR 581/04) hervor.

Doch auch hier gibt es eine Ausnahme: Erlaubt der Arbeitgeber die private Nutzung, darf der Arbeitnehmer das auch tun, ohne Nachteile befürchten zu müssen – allerdings nur, solange er sich angemessen verhält.

Wenn es der Arbeitnehmer mit Privatgesprächen übertreibt, kann der Arbeitgeber einschreiten. Dieser muss nicht hinnehmen, dass der Arbeitnehmer kostspielige Sondernummern anruft oder gar längere Gespräche mit einem Teilnehmer im Ausland führt.

Übrigens: Mit einem Diensthandy sparen Arbeitnehmer nicht nur im Hinblick auf die Telefongebühren, es hat noch einen weiteren Vorteil: Anders als ein Firmenwagen muss ein dienstliches Telefon nicht als geldwerter Vorteil bei der Steuererklärung angegeben werden.

Ausnahme: Der Arbeitgeber hat das Handy seinem Mitarbeiter übergeben und dieser nutzt es nun nur noch privat.

Ein Smartphone am Arbeitsplatz senkt die Produktivität

Smartphone am Arbeitsplatz nutzen senkt die ProduktivitätArbeitnehmer, die ihr privates Smartphone am Arbeitsplatz nutzen, können häufig nicht so produktiv und konzentriert arbeiten, wie Kollegen, die das nicht tun – das klingt nach einer Binsenweisheit und ist es vermutlich auch.

Es gibt aber einen weiteren interessanten Zusammenhang zwischen der Smartphone-Nutzung und der Produktivität am Arbeitsplatz, das legt eine Studie der Universität Ulm um den Psychologieprofessor Christian Montag nahe.

Die Teilnehmer, die auch in ihrer Freizeit viel mit dem Smartphone beschäftigt waren, ließen sich auf der Arbeit schneller ablenken. Das liegt vermutlich daran, dass wir uns die ständige Nutzung des Smartphones antrainieren und gar nicht mehr merken, wie oft wir uns von dem kleinen Gerät ablenken lassen.

Einige Ablenkungen laufen auch unbewusst oder jedenfalls nicht voll bewusst ab. Wenn wir wissen möchten, wie spät es ist, schauen wir heute nicht mehr auf unsere Armbanduhr, sondern aufs Smartphone. Und wenn wir es gerade schon einmal in der Hand haben, können wir noch schnell den Facebook Feed ansehen oder eine kurze Nachricht an die beste Freundin schicken.

Das kostet uns nicht nur in unserer Freizeit viel Zeit, sondern nagt auch an unserer Produktivität. Aber nicht nur daran. Arbeitnehmer, die den exzessiven Gebrauchs des Smartphones gewohnt sind, haben häufig auch Konzentrationsstörungen.

Dabei ist die Lösung recht einfach. Arbeitnehmer, die konzentriert arbeiten müssen, sollten ihr Smartphone so weit wie möglich vom Schreibtisch verbannen, dazu rät Montag.

Auch in der Freizeit können sich exzessive Smartphone-Nutzer einen zurückhaltenderen Umgang mit dem Handy antrainieren. Digital Detox ist dabei eine bekannte und verbreitete Möglichkeit.

[Bildnachweis: Halfpoint by Shutterstock.com]
23. Februar 2019 Julia Sima Autorin Autor: Julia Sima

Julia-Eva Sima arbeitet als freie Journalistin und war mehrere Semester Dozentin an der Universität des Saarlandes. Danach wechselte sie in die Personalbranche und arbeitete unter anderem als Headhunter.



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