Fake Work: Viel Beschäftigung, wenig Wirkung – Was tun?

Definition: Was ist Fake Work?

Fake Work (deutsch: Scheinproduktivität oder Scheinarbeit) bezeichnet Tätigkeiten im Arbeitsumfeld, die sich wie Arbeit anfühlen und aussehen, aber kaum oder keinen produktiven Beitrag leisten. Dazu gehören sinnlose Berichte, überflüssige E-Mails, unproduktive Meetings und andere Aufgaben, die Zeit beanspruchen und den Anschein von Produktivität erzeugen – ohne etwas Wertvolles zu liefern.

Fake Work bedeutet: viel Beschäftigung, wenig Wirkung. Der Begriff wurde durch Brent D. Peterson und Gaylan W. Nielson bekannt, die 2009 das Buch „Fake Work: Why People Are Working Harder than Ever but Accomplishing Less, and How to Fix the Problem“ veröffentlichten. Sie beschreiben darin, wie Mitarbeiter und Unternehmen viel Energie in Tätigkeiten investieren, die keinen ausreichenden Beitrag zu den eigentlichen Unternehmenszielen leisten.

Beispiele für Fake Work im Arbeitsalltag

Fake Work ist meist keine bewusste Entscheidung der Beschäftigten. Häufig entstehen unnötige Aufgaben durch veraltete Arbeitsabläufe, unklare Verantwortlichkeiten oder eine Unternehmenskultur, in der sichtbare Beschäftigung mehr zählt als tatsächliche Ergebnisse. Fake Work begegnet uns vor allem dort, wo Aktivitäten zur Routine geworden sind und niemand mehr nach ihrem Nutzen fragt. Typische Beispiele sind:

• Unproduktive Meetings

  Stundenlange Meetings ohne klares Ziel, konkrete Entscheidungen oder relevante Ergebnisse.

• Überflüssige E-Mails

  Endlose Nachrichtenketten, unnötige CC-Verteiler und Statusmeldungen, die keine neuen Informationen enthalten.

• Sinnlose Berichte

  Aufwendige Präsentationen, Statistiken und Reports, die anschließend niemand liest oder für Entscheidungen nutzt.

• Doppelte Arbeit

  Mehrere Mitarbeiter dokumentieren dieselben Informationen oder erledigen Aufgaben, die bereits abgeschlossen sind.

• Übertriebener Perfektionismus

  Stundenlang werden Formatierungen und Kleinigkeiten optimiert, obwohl das Ergebnis längst seinen Zweck erfüllt.

• Unnötiges Multitasking

  Ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben, ohne eine davon konzentriert abzuschließen. Das Multitasking erzeugt Hektik statt Fortschritt.

Auch das ständige Aktualisieren von To-do-Listen oder die aufwendige Organisation des E-Mail-Postfachs gehören zur Fake Work, sobald der Aufwand größer wird als der tatsächliche Nutzen. Allerdings ist nicht jede Routineaufgabe sinnlos: Dokumentation, Abstimmungen und administrative Tätigkeiten sind notwendig, wenn sie einen erkennbaren Zweck erfüllen.

Fake Work erkennen: 5 Fragen zur Selbstprüfung

Nicht jede unnötige Tätigkeit ist sofort als solche erkennbar. Viele Aufgaben erscheinen wichtig, weil sie schon immer erledigt wurden oder von Vorgesetzten verlangt werden. Prüfen Sie deshalb bei wiederkehrenden Tätigkeiten, welchen konkreten Nutzen diese haben.

• Welches Ziel verfolgt die Aufgabe?

  Können Sie erklären, welchen Beitrag die Tätigkeit zum Projekt, Kunden oder Unternehmen leistet?

• Wer nutzt das Ergebnis?

  Gibt es jemanden, der den Bericht liest, die Informationen benötigt oder auf dieser Grundlage entscheidet?

• Was passiert, wenn die Aufgabe entfällt?

  Entstehen dadurch echte Nachteile, Fehler oder Risiken – oder würde niemand einen Unterschied bemerken?

• Steht der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen?

  Rechtfertigt das Ergebnis die investierte Arbeitszeit und die eingesetzten Ressourcen?

• Gibt es einen einfacheren Weg?

  Lässt sich die Aufgabe reduzieren, mit anderen Tätigkeiten verbinden oder durch einen schlankeren Prozess ersetzen?

Je häufiger Sie bei diesen Fragen keinen überzeugenden Nutzen erkennen, desto größer ist der Verdacht auf Fake Work! Bevor Sie eine Aufgabe streichen, sollten Sie allerdings prüfen, ob sie gesetzliche Pflichten erfüllt, Risiken reduziert oder für andere Abteilungen notwendig ist.

Welche Probleme verursacht Fake Work?

Fake Work kostet Unternehmen bares Geld und belastet Mitarbeiter. Während sich alle mit vermeintlich wichtigen Aufgaben beschäftigen, fehlen Zeit und Energie für die eigentlichen Ziele. Die Folgen reichen von sinkender Produktivität bis zu wachsender Unzufriedenheit im Team.

• Zeit- und Ressourcenverschwendung

  Fake Work ist für Mitarbeiter Zeitverschwendung. Wertvolle Arbeitsstunden fließen in unproduktive Tätigkeiten, während wichtige Projekte liegen bleiben. Darunter leidet die Arbeitsproduktivität des gesamten Teams.

• Finanzielle Belastung

  Fehlende Effizienz verursacht höhere Betriebskosten. Besonders teuer sind unnötige Abstimmungen, an denen mehrere gut bezahlte Mitarbeiter teilnehmen. Diese Arbeitszeit steht für andere Aufgaben nicht zur Verfügung.

• Demotivation und Frustration

  Wer ständig Aufgaben erledigt, deren Ergebnisse niemand benötigt, verliert das Gefühl, etwas Sinnvolles zu leisten. Das demotiviert und senkt die Arbeitszufriedenheit. Auf Dauer leidet auch die Identifikation mit dem Arbeitgeber.

• Fehlende Fokussierung

  Wenn jede Kleinigkeit dringend erscheint, verlieren Mitarbeiter die wichtigen Unternehmensziele aus dem Blick. Strategische Projekte verzögern sich, weil die Aufmerksamkeit ständig auf nebensächliche Aufgaben gelenkt wird.

• Weniger Innovation

  Wer seine gesamte Arbeitszeit mit Routinen, Abstimmungen und Dokumentation verbringt, findet kaum Gelegenheit, neue Ideen zu entwickeln oder bestehende Prozesse zu verbessern. Das behindert die Weiterentwicklung des Unternehmens.

Ursachen: Wie entsteht Fake Work?

Mitarbeiter trifft in der Regel keine Schuld, wenn sie mit Fake Work beschäftigt sind. Die Ursachen liegen vielfach in den Rahmenbedingungen des Unternehmens und im Management. Hinzu kommen persönliche Gewohnheiten, fehlende Prioritäten und die Angst, als untätig wahrgenommen zu werden:

• Unklare Ziele

  Ohne klare und messbare Ziele wissen Mitarbeiter nicht, welche Aufgaben Priorität haben. Deshalb wird vieles erledigt, was dringend erscheint, aber wenig zum eigentlichen Ergebnis beiträgt.

• Übermäßige Kommunikation

  Ständige Abstimmungen, lange E-Mail-Ketten und unnötige Videokonferenzen unterbrechen die eigentliche Arbeit. Besonders problematisch sind Besprechungen ohne klare Agenda und Entscheidungen.

• Veraltete Arbeitsprozesse

  Berichte, Freigaben und Dokumentationen werden weitergeführt, obwohl ihr ursprünglicher Zweck längst entfallen ist. Die Begründung lautet häufig: „Das haben wir schon immer so gemacht.“

• Falsche Unternehmenskultur

  In manchen Unternehmen gilt als leistungsstark, wer ständig erreichbar ist, Überstunden macht und einen vollen Terminkalender hat. Eine solche Unternehmenskultur belohnt sichtbare Aktivität statt wertvoller Ergebnisse.

• Angst vor Konsequenzen

  Mitarbeiter hinterfragen sinnlose Aufgaben nicht, weil sie Konflikte mit Vorgesetzten oder negative Bewertungen fürchten. Fehlende Anerkennung verstärkt den Druck, beschäftigt und unentbehrlich zu wirken.

• Technologische Überlastung

  Immer mehr Software, Messenger und digitale Werkzeuge sollen die Arbeit erleichtern. Werden sie schlecht aufeinander abgestimmt, entstehen zusätzliche Dokumentationspflichten und neue Kommunikationskanäle.

Fake Work entsteht oftmals schleichend. Neue Aufgaben kommen hinzu, alte bleiben bestehen. Niemand überprüft, ob die ursprünglichen Abläufe noch sinnvoll sind. Irgendwann verbringen Mitarbeiter mehr Zeit damit, ihre Arbeit zu organisieren und zu dokumentieren, als mit der eigentlichen Tätigkeit.

Tipps: Wie lässt sich Fake Work vermeiden?

Erkenntnis ist der erste Schritt, um Fake Work zu bekämpfen. Sie müssen verstehen, dass nicht alles, was sich wie Arbeit anfühlt, wirklich produktiv ist. Besonders hilfreich sind klare Ziele, ein kritischer Blick auf bestehende Abläufe und der Mut, unnötige Aufgaben anzusprechen. Die folgenden Tipps richten sich an Mitarbeiter und Führungskräfte.

1. Identifizieren Sie alltägliche Fake Work

Schauen Sie sich Ihren Arbeitsalltag kritisch an und führen Sie eine Woche lang ein einfaches Tätigkeitsprotokoll. Notieren Sie, welche Aufgaben Sie erledigen und wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Reflektieren Sie anschließend, welche Tätigkeiten tatsächlich etwas bewirkt haben und welche nur Beschäftigung erzeugten. Besonders aufschlussreich sind wiederkehrende Aufgaben, die viel Zeit beanspruchen. Ein wöchentlicher Statusbericht, der anschließend niemandem hilft, ist ein guter Kandidat für eine Überprüfung. Sprechen Sie mit dem Empfänger darüber, welche Informationen wirklich benötigt werden.

2. Orientieren Sie sich an klaren Zielen

Sorgen Sie für eine klare Zielorientierung bei allen Aufgaben am Arbeitsplatz. Bevor Sie etwas erledigen, sollten Sie prüfen, ob die Tätigkeit das Projekt voranbringt oder einen notwendigen Beitrag zum Ergebnis leistet. Eine hilfreiche Frage lautet: Was soll am Ende konkret besser sein? Setzen Sie sich möglichst überprüfbare Teilziele. Statt „Kundenservice verbessern“ könnte das Ziel beispielsweise lauten, die Bearbeitungszeit häufiger Kundenanfragen zu verkürzen. So erkennen Sie leichter, welche Aufgaben tatsächlich Wirkung entfalten.

3. Reduzieren Sie unnötige Meetings

Meetings gehören zu den häufigsten Ursachen von Fake Work. Fragen Sie deshalb vor jeder Besprechung, welches Ziel erreicht werden soll, wer dafür wirklich benötigt wird und welche Entscheidung am Ende stehen muss. Ein Informationsaustausch lässt sich oft schneller schriftlich erledigen. Besonders hilfreich ist eine einfache Meeting-Regel: Jede Besprechung hat ein klares Ziel und endet mit konkreten Ergebnissen oder nächsten Schritten. Fehlt beides, sollten Sie die Notwendigkeit des Termins hinterfragen. Bei regelmäßigen Meetings lohnt sich eine Überprüfung, ob sie weiterhin gebraucht werden.

4. Lassen Sie sich weniger ablenken

Sie haben eine lange To-do-Liste, sind motiviert und arbeiten produktiv – doch dann kommt ein Anruf, ein Kollege bittet kurzfristig um Hilfe oder der Chef bestellt für den Nachmittag ein Meeting ein. Solche Unterbrechungen zwingen Sie immer wieder, Ihre eigentliche Aufgabe zu verlassen. Planen Sie deshalb feste Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten ein. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen aus und bündeln Sie organisatorische Aufgaben. Ein gutes Zeitmanagement und eine durchdachte Selbstorganisation schaffen Freiräume für wichtige Projekte. Bei besonders anspruchsvollen Tätigkeiten eignet sich die Deep-Work-Methode.

5. Machen Sie Ihre Leistungen messbar

Arbeitsergebnisse und Leistungen lassen sich nicht immer leicht messen. Das begünstigt Fake Work, weil der Unterschied zwischen Beschäftigung und tatsächlichem Fortschritt unsichtbar bleibt. Definieren Sie deshalb konkrete Ergebnisse, die Sie innerhalb eines Tages oder einer Woche erreichen wollen. Das müssen nicht immer Zahlen sein. Auch ein fertiggestelltes Konzept, eine gelöste Kundenanfrage oder eine verbesserte Arbeitsanweisung sind überprüfbare Ergebnisse. Bewerten Sie Ihre Leistung nach dem erreichten Nutzen und nicht allein nach der Zahl abgehakter Aufgaben.

6. Delegieren und vereinfachen Sie Aufgaben

Wer immer alles selbst erledigt, verliert schnell den Blick für die eigenen Prioritäten. Prüfen Sie deshalb, welche Aufgaben tatsächlich in Ihren Verantwortungsbereich fallen und welche sich sinnvoll delegieren lassen. Besonders Führungskräfte sollten vermeiden, sich in organisatorischen Kleinigkeiten zu verlieren. Noch besser ist es, überflüssige Arbeit vollständig abzuschaffen. Denn eine sinnlose Aufgabe wird nicht wertvoller, nur weil sie jemand anderes erledigt. Hinterfragen Sie daher zuerst ihren Zweck und vereinfachen Sie anschließend den Ablauf.

7. Sprechen Sie sinnlose Arbeit offen an

Viele Mitarbeiter erkennen Fake Work, trauen sich aber nicht, das Problem anzusprechen. Sie befürchten, als unmotiviert oder wenig belastbar zu gelten. Dabei profitieren Unternehmen von Beschäftigten, die unnötige Prozesse hinterfragen und konstruktive Verbesserungsvorschläge machen. Formulieren Sie Ihre Kritik sachlich und lösungsorientiert. Statt „Dieser Bericht ist völlig sinnlos“ könnten Sie sagen: „Wir investieren jede Woche 3 Stunden in diese Auswertung. Welche Informationen benötigen Sie daraus tatsächlich? Vielleicht lässt sich der Bericht deutlich vereinfachen.“

Führungskräfte wiederum sollten solche Rückmeldungen ausdrücklich fördern. Eine offene Kommunikation hilft, überflüssige Aufgaben zu erkennen, bevor sie zur festen Routine werden.

Was können Führungskräfte gegen Fake Work tun?

Führungskräfte haben einen besonders großen Einfluss darauf, wie viel Fake Work im Unternehmen entsteht. Sie entscheiden über Ziele, Verantwortlichkeiten, Berichtswege und die Zahl der Meetings. Wer Scheinarbeit reduzieren will, sollte deshalb vorrangig die Arbeitsorganisation verbessern. Dafür eignen sich regelmäßige Überprüfungen bestehender Prozesse. Fragen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welche Aufgaben weiterhin gebraucht werden, welche Abläufe zu kompliziert sind und wo unnötige Doppelarbeit entsteht. Wichtig ist dabei, dass Mitarbeiter ihre Beobachtungen offen äußern dürfen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen.

Bewerten Sie Ergebnisse statt Beschäftigung: Ein Mitarbeiter, der eine wichtige Aufgabe in 4 Stunden erfolgreich abschließt, leistet nicht weniger als ein Kollege, der dafür den gesamten Arbeitstag benötigt. Im Gegenteil. Sichtbare Geschäftigkeit, ständige Erreichbarkeit und Überstunden sind keine zuverlässigen Maßstäbe für gute Leistung!

Warum weniger Fake Work zu besserer Arbeit führt

Fake Work ist ein Symptom dafür, dass Unternehmen Beschäftigung mit Leistung verwechseln. Wer unnötige Aufgaben streicht, schafft Freiräume für anspruchsvolle Projekte, bessere Kundenbetreuung und neue Ideen. Davon profitieren sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber. Eine produktive Arbeitskultur erkennt man daran, dass Menschen wissen, wofür sie arbeiten, ihre Prioritäten kennen und unnötige Abläufe hinterfragen dürfen. Weniger Fake Work bedeutet deshalb auch: weniger Zeitdruck durch überflüssige Aufgaben und mehr Aufmerksamkeit für die Arbeit, die tatsächlich etwas bewirkt.

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