Bewirtungskosten absetzen: Welche Ausgaben fallen darunter?

Bei Bewirtungskosten denken Sie – wie viele andere auch – zunächst vermutlich an das klassische Geschäftsessen, bei ein Unternehmer mit (potenziellen) Kunden ein leckeres Essen genießt und geschäftliche Dinge diskutiert. Das ist natürlich eine Form der Bewirtungskosten, die gerade bei Selbstständigen relativ häufig vorkommt, allerdings ist es wichtig, die Ausgaben genau zu differenzieren.

Wenn es darum geht, welche Bewirtungskosten Sie in welcher Höhe absetzen können, müssen grundsätzlich zwei Formen voneinander getrennt betrachtet werden:

Bewirtungskosten, die betrieblich veranlasst sind

Zu dieser Kategorie gehören beispielsweise Ausgaben für eine Betriebsfeier mit Ihren Mitarbeitern, aber auch wenn Sie aus betrieblichem Anlass mit Ihrem Angestellten zum Essen in ein Restaurant gehen, handelt es sich dabei um betrieblich veranlasste Bewirtungskosten. Sogar Frühstück oder Mittagessen, das Mitarbeiter am Arbeitsplatz erhalten kostenlos oder zu einem verringerten Preis erhalten, kann so zu den Bewirtungskosten zählen.

Diese Form der Bewirtungskosten können Sie als Betriebsausgaben zu 100 Prozent absetzen.
Bewirtungskosten, die geschäftlich veranlasst sind

Hierunter fallen die typischen Essen mit einem Geschäftspartner, Kunden oder anderen Personen aus geschäftlichem Anlass. Sprechen Sie also mit einem potenziellen Kunden über einen Vertragsabschluss bei gutem Essen und einem Glas Rotwein, können Sie dies als geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten absetzen.

Zu beachten ist jedoch, dass in diesem Fall nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Geregelt wird dies in § 4 Absatz 5 Nur 2 des Einkommensteuergesetzes. Hier heißt es:

Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern: […]
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.

Allerdings können Sie die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer zu 100 Prozent absetzen, weshalb es wichtig ist, dass diese explizit ausgewiesen wird.

Denken Sie an Nachweise und Begründungen

Wer selbstständig ist, hat natürlich ein großes Interesse daran, seine Bewirtungskosten abzusetzen und damit am Ende des Jahres die Steuerlast zu senken. Das weiß jeder Unternehmer, aber auch das Finanzamt. Entsprechend genau prüfen die Beamten, welche Ausgaben geltend gemacht werden sollen – und lehnen auch rigoros Bewirtungskosten ab, wenn diese nicht entsprechend belegt oder begründet sind.

Was dafür nötig ist, findet sich erneut im Einkommensteuergesetz, das nicht nur regelt, in welcher Höhe bestimmte Bewirtungskosten abgesetzt werden können, sondern auch, wie diese nachzuweisen sind:

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen.

Außerdem müssen Sie den Bewirtungsbeleg unterschreiben, damit dieser beim Finanzamt anerkannt wird. Auch sollten Sie beim Anlass der Bewirtung nicht allzu knapp formulieren. Wer hier einfach nur Geschäftsessen angibt, darf sich später nicht wundern, wenn das Amt die Anerkennung der Bewirtungskosten ablehnt.

Als Gastgeber, der die Bewirtungskosten absetzen möchte, benötigen Sie deshalb im besten Fall die genaue, maschinell erstellte Rechnung des Restaurants, auf der alle Getränke und Speisen aufgelistet sind. Dabei wird umso strenger auf die Nachweispflicht geachtet, je höher der Betrag der Bewirtungskosten ist, den Sie absetzen wollen. Bei einem vergleichsweise günstigen Essen für zwei Personen wird das Finanzamt weniger kritisch prüfen, als bei einem noblen Businessdinner im Sternerestaurant für zehn Teilnehmer.

Unterschieden wird im Gesetz außerdem noch einmal, ob die Bewirtungskosten in einem Restaurant oder in einer Gaststätte entstanden sind. Auch in diesem Fall ist die Nachweispflicht weniger stark ausgeprägt: Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen.

Tipps beim Absetzen von Bewirtungskosten

Sie wissen nun, was Sie grundsätzlich zu welchem Prozentsatz als Bewirtungskosten absetzen können. Damit dabei auch alles glatt geht, geben wir Ihnen zum Schluss noch ein paar Tipps mit auf den Weg, die Ihnen helfen können:

Übertreiben Sie es bei den Bewirtungskosten nicht

Als Selbstständiger oder auch als Unternehmen wollen Sie sich beim Geschäftsessen von Ihrer besten Seite zeigen und nicht lumpen lassen. Völlig über die Stränge schlagen sollten Sie aber trotzdem nicht, da sonst droht, dass das Finanzamt die Bewirtungskosten nicht anerkennt. Zwar wird keine Obergrenze als Betrag festgelegt, doch ist von angemessenen Kosten die Rede. Zur Überprüfung werden dabei Vergleichswerte aus der Branche oder auch Ihre Umsatzzahlen herangezogen. Bei einem Jahresumsatz von 50.000 Euro sollten Sie also besser nicht 2.000 Euro für ein einziges Essen als Bewirtungskosten absetzen wollen.
Überlegen Sie, wen Sie zum Geschäftsessen einladen

Bei den Gästen, die Sie zu einem Geschäftsessen einladen, sind Sie freier, als Sie vielleicht denken. Es kann sich dabei nicht nur um Geschäftspartner oder eigene Mitarbeiter handeln. Auch Vertreter anderer Unternehmen, mit denen Sie noch nicht zusammenarbeiten, dies aber möglicherweise planen, können Sie bewirten. Sogar den Partner beziehungsweise die Partnerin Ihres Geschäftskontakts können Sie einladen, auch wenn dieser nichts mit dem geschäftlichen Anlass des Essens zu tun hat.
Überdenken Sie das Datum eines Geschäftsessens

Das Finanzamt sucht nach Gründen, die dagegen sprechen, dass es sich bei Bewirtungskosten tatsächlich um Betriebsausgaben handeln. Ein starkes Indiz kann dabei das Datum sein, an dem das gemeinsame Essen stattgefunden hat. An einem Sonntagabend oder einem Feiertag wird es schwierig, einen geschäftlichen Anlass zu begründen. Leichter wird es, wenn Sie einen Termin unter der Woche finden.
Vergessen Sie das Trinkgeld nicht

Nicht auf jeder Rechnung wird das Trinkgeld aufgeführt. Auch dies können Sie jedoch zu 70 Prozent als Bewirtungskosten absetzen – bei einem teuren Essen ein Betrag, der nicht vernachlässigt werden sollte. Bitten Sie die Bedienung in einem solchen Fall darum, auch über das Trinkgeld eine Quittung zu erhalten. Dabei reicht es aus, wenn diese von Hand auf der Rechnung ergänzt wird.