Prokura erteilen: Vorlage + Was ist damit erlaubt?

Prokura erteilen: Key Facts

• Definition: Die Prokura (§ 48 ff. HGB) ist eine umfassende handelsrechtliche Vollmacht, die eine Person zu fast allen Geschäften berechtigt. Der Prokurist darf ein Unternehmen rechtlich vertreten.
• Erteilung: Eine Prokura kann nur vom Geschäftsinhaber oder einem gesetzlichen Vertreter (z.B. Geschäftsführer) erteilt werden. Die Erteilung muss persönlich erfolgen. Eine mündliche Absprache ist möglich, in der Praxis ist aber eine schriftliche Vereinbarung üblich.
• Umfang: Ein Prokurist darf alle Geschäfte vornehmen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Dazu zählen z.B. Einkäufe, Kredite oder die Einstellung von Mitarbeitern.
• Grenzen: Sogenannte Grundlagengeschäfte sind ohne spezielle Vollmacht ausgeschlossen. Nicht erlaubt sind z.B. der Verkauf von Grundstücken, die Auflösung des Betriebs oder ein Insolvenzantrag.
• Formen: Rechtlich wird zwischen Einzelprokura und Gesamtprokura unterschieden. Im letzten Fall können nur mehrere Prokuristen gemeinsam rechtliche Entscheidungen treffen.
• Eintragung: Die Vollmacht muss zwingend ins Handelsregister eingetragen werden. Sie ist aber schon mit der internen Erteilung wirksam. Eine Prokura kann jederzeit widerrufen werden.

Laut Studien gibt es in Deutschland rund 16.500 Prokuristen. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen handelt es sich mehrheitlich um eine Einzelprokura. Größere Unternehmen erteilen häufiger eine Gesamtprokura an mehrere Prokuristen.

Was ist Prokura genau?

Eine Prokura ist eine besondere Form der Vollmacht, die den Prokuristen gemäß § 49 Abs. 1 HGB zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften ermächtigt, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Die Befugnisse eines Prokuristen gehen somit über eine normale Handlungsvollmacht hinaus, die nur klar definierte Geschäfte erlaubt. Mit einer Prokura tritt ein Vertreter offiziell als Bevollmächtigter des Unternehmens auf.

Arten einer Prokura

Wollen Sie eine Prokura erteilen, müssen Sie zwischen zwei Arten wählen. Unterschieden wird die Prokura nach der Anzahl der Bevollmächtigten:

1. Einzelprokura

   Bei einer Einzelprokura wird einer einzelnen Person die Prokura erteilt. Der oder die Bevollmächtigte kann dann die übertragenen Rechte allein ausüben sowie Handlungen und Entscheidungen für den Geschäftsbetrieb übernehmen.

2. Gesamtprokura

   Eine Gesamtprokura wird an mehrere Personen gemeinschaftlich erteilt. Bei dieser Form dürfen die Bevollmächtigten nur zusammen die übertragenen Handlungsvollmachten ausüben.

Es ist erlaubt, drei Mitarbeitern eine Gesamtprokura zu erteilen, die gemeinschaftlich handeln können. Nicht erlaubt ist es, drei Einzelprokuren an dieselben Mitarbeiter zu erteilen und gemeinsames Handeln vorzuschreiben.

Prokura erteilen: Vorlage

Unsere Vorlage zeigt, wie Sie eine schriftliche Prokura erteilen können. Wichtig darin ist die eindeutige Nennung des Unternehmens sowie aller Beteiligten:

Disclaimer: Diese Vorlage dient lediglich als Beispiel und zur Orientierung. Sie ersetzt keine fachliche Prüfung und Beratung durch einen Anwalt für Arbeitsrecht. Falls Sie das Muster verwenden, übernehmen wir keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall.

Welche Rechte werden mit der Prokura erteilt?

Rechtlich darf ein Prokurist alles tun, was zur normalen Geschäftstätigkeit eines Handelsgewerbes gehört. In der Praxis umfasst das vor allem:

• Der Abschluss von Arbeitsverträgen und Kündigungen
• Die Aufnahme von Krediten im Namen des Unternehmens
• Der Abschluss von Kaufverträgen und Dienstleistungsverträgen
• Die Vertretung des Unternehmens vor Gericht
• Die Einführung oder Umstellung von Produktionsmethoden
• Der Einkauf oder Verkauf von Rohstoffen oder Waren
• Die Erteilung von Handlungsvollmachten an Mitarbeiter
• Der Erwerb von Grundstücken im Namen des Unternehmens (z.B. für neue Geschäftsstelle)

Grenzen: Was ist trotz Prokura verboten?

Auch ein Prokurist darf nicht alles. Entscheidungen, die das Grundwesen des Unternehmens betreffen, sind mit einer Prokura weiterhin tabu. Das gilt zum Beispiel für:

• Das Unternehmen verkaufen oder den Betrieb stilllegen
• Den Firmennamen ändern
• Den Jahresabschluss unterzeichnen
• Neue Gesellschafter aufnehmen
• Einen Insolvenzantrag stellen
• Unternehmensgrundstücke verkaufen oder belasten (bedarf sog. Grundstücksklausel)
• Weiteren Personen eine Prokura erteilen

Wer kann eine Prokura erhalten?

In den meisten Fällen erteilen Unternehmen Prokura an leitende Angestellte, damit diese in Vertretung des Geschäftsführers handeln können. Allerdings können Betriebe auch an andere Mitarbeiter oder sogar Außenstehende eine Prokura erteilen. Grundsätzlich kann jede natürliche, geschäftsfähige Person zum Prokuristen ernannt werden. Eine andere Gesellschaft kann somit keine Prokura erhalten. Zudem gibt es weitere Ausnahmen von Personen, denen keine Prokura erteilt werden darf:

• Inhaber des Geschäfts selbst
• Geschäftsführer einer GmbH
• Vertretender Gesellschafter einer OHG oder KG
• Insolvenzverwalter
• Testamentsvollstrecker

Wer kann anderen Prokura erteilen?

Die Prokura unterscheidet sich auch durch die Erteilungsberechtigten von anderen Handlungsvollmachten. Ein Prokurist kann nur durch den Geschäftsinhaber oder seinen gesetzlichen Vertreter ernannt werden. Bei einer GmbH ist dieser Vertreter etwa der Geschäftsführer, der mit Zustimmung der Gesellschafter einen Prokuristen ernennen darf. Bei einer Aktiengesellschaft obliegt es dem Vorstand des Unternehmens, Prokura zu erteilen. Eine einfache Handlungsvollmacht kann hingegen auch durch den Prokuristen selbst erteilt werden.

Wie wird eine Prokura erteilt?

Inhaber oder Vertreter können nur durch eine ausdrückliche Erklärung Prokura erteilen. Dies kann mündlich geschehen, in der Praxis empfiehlt es sich jedoch, eine schriftliche Vereinbarung aufzusetzen. Zudem muss die Prokura zwingend öffentlich bekannt gemacht und im Handelsregister angemeldet werden.

Wann endet die Prokura?

Eine Prokura ist nicht übertragbar (§ 52 Abs. 2 HGB), sie kann aber auf verschiedenen Wegen enden. In diesen Fällen muss die Aufhebung der Prokura, wie zu Beginn auch deren Erteilung, im Handelsregister eingetragen werden:

• Widerruf

  Die Prokura kann jederzeit widerrufen werden (§ 52 Abs. 1 HGB).

• Kündigung

  Endet das Arbeitsverhältnis des Prokuristen, erlischt auch die Prokura.

• Betriebsauflösung

  Wird das Geschäft aufgelöst, endet damit auch die Prokura.

• Inhaberwechsel

  Auch ein Inhaberwechsel kann dazu führen, dass die Prokura keinen Bestand mehr hat. Hier reicht es jedoch nicht, dass nur ein Gesellschafter die Firma verlässt.

• Tod oder Geschäftsunfähigkeit

  Stirbt der Prokurist oder wird geschäftsunfähig, endet die Prokura. Da sie nicht übertragbar ist, kann der Inhaber höchstens eine neue Prokura erteilen.

Anders ist es beim Tod des Geschäftsinhabers: In diesem Fall bleibt die Prokura weiterhin bestehen, sie kann also auch genutzt werden, um das Weiterbestehen des Unternehmens zu sichern.

Was sind die Vor- und Nachteile einer Prokura?

Das Erteilen einer Prokura hat weitreichende Konsequenzen. Entsprechend wichtig ist es, dass im Vorfeld die Vor- und Nachteile abgewogen werden. Hier sind beide Seiten im Überblick:

Vorteile

• Entlastung
  Die Geschäftsführung gewinnt Freiraum für strategische Entscheidungen.
• Flexibilität
  Im operativen Tagesgeschäft können Verträge schnell abgeschlossen werden, ohne dass der Chef für jede Unterschrift verfügbar sein muss.
• Repräsentation
  Kunden und Partner nehmen Prokuristen als echte Entscheidungsträger wahr, was das Ansehen des Unternehmens stärkt.
• Kontinuität
  Bei Ausfall oder Krankheit der Geschäftsführung bleibt die Handlungsfähigkeit des Unternehmens gewahrt.

Nachteile

• Kontrollverlust
  Ein Prokurist kann das Unternehmen (bei Einzelprokura) in erhebliche finanzielle Haftung bringen.
• Verbindlichkeit
  Wenn der Prokurist falsche oder unüberlegte Entscheidungen trifft, ist das Unternehmen rechtlich an diese Verträge gebunden.
• Risiko
  Bei Streitigkeiten im Unternehmen kann ein Prokurist durch seine Befugnisse erheblichen internen Schaden anrichten.
• Schadensersatz
  Sollte ein Prokurist pflichtwidrig handeln, bleibt oft nur die Schadensersatzklage. Das verlorene Geld ist aber schwer zurückzuholen.

Ob Sie einem Mitarbeiter Prokura erteilen und für wen Sie sich entscheiden, muss deshalb gut überlegt sein. Achten Sie nicht nur auf Kompetenz und Erfahrung, sondern auch auf das Vertrauen in die Person.

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