Benchmarking: Einfach erklärt – 5 Arten, 5 Phasen, Risiken

Definition: Was ist Benchmarking?

Benchmarking (deutsch: Maßstab) ist ein Instrument der Wettbewerbsanalyse. Durch eine systematische Analyse in 5 Phasen werden eigene Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen mit der Konkurrenz verglichen, um die besten Praktiken (Best Practices) zu identifizieren.

Der Begriff „Benchmark“ steht für einen Vergleichsmaßstab oder Referenzwert, während Benchmarking den gesamten Prozess beschreibt, der darauf abzielt, diese Benchmarks zu erkennen und umzusetzen.

Einfach erklärt: Benchmarking bedeutet, systematisch von der Konkurrenz lernen, ohne diese zu kopieren.

Benchmarking Bedeutung: Warum ist der Prozess so wichtig?

Benchmarking bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Durch den Vergleich von Prozessen, erfolgreicher Strategien und Kennzahlen mit der Konkurrenz können Firmen Leistungslücken sowie Potenziale zur Optimierung erkennen und ihre Effizienz steigern.

Ein kontinuierlicher Benchmarking-Prozess fördert die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Der Zugang zu relevanten Informationen über die eigene Branche und die besten Praktiken von Wettbewerbern stärkt die Position im Markt und hilft, internen Abläufe stetig an Trends oder Standards anzupassen.

Benchmarking Vorteile

• Verbesserungspotenziale erkennen
• Leistungslücken schließen
• Best Practices umsetzen
• Ressourcen effizienter nutzen
• Markttrends aufspüren
• Kontinuierlichen Lernprozess starten
• Wettbewerbsfähigkeit stärken

Benchmarking Arten

Es gibt verschiedene Arten des Benchmarking, die Unternehmen nutzen können, um ihre Leistung zu verbessern:

• Internes Benchmarking

  Internes Benchmarking bezieht sich auf den Vergleich von Prozessen und Kennzahlen innerhalb eines Unternehmens. Dabei werden Abteilungen oder Produkte verglichen, um Best Practices zu erkennen.

• Externes Benchmarking

  Externes Benchmarking vergleicht das Unternehmen mit Marktbegleitern im Markt oder in der Branche ( Best-in-Class-Unternehmen).

• Funktionales Benchmarking

  Beim funktionalen Benchmarking werden spezifische Funktionen oder Abteilungen branchenübergreifend miteinander verglichen, um neue Methoden zu entdecken.

• Competitive Benchmarking

  Competitive Benchmarking konzentriert sich auf den Vergleich mit stärksten direkten Wettbewerbern, deren Produkte und Strategien.

• Strategisches Benchmarking

  Strategisches Benchmarking befasst sich mit der Analyse zukünftiger Trends, um langfristig auf Entwicklungen in der Branche reagieren zu können.

Alle diese Formen des Benchmarkings bieten wertvolle Einblicke für das Management, um datenbasierte Entscheidungen zur Leistungsverbesserung zu treffen.

Benchmarking Prozess: Ablauf in 5 Phasen

Der Benchmarking-Prozess gliedert sich in fünf wichtige Phasen, die Unternehmen durchlaufen müssen, um erfolgreich zu sein. Das Deutsche Benchmarking Zentrum entwickelte hierfür das sog. Fünf-Phasen-Konzept für den Ablauf der Benchmarking-Analyse:

1. Zielsetzungsphase

   In der ersten Phase wird das Vergleichsobjekt definiert. Unternehmen legen fest, welche Prozesse, Produkte oder Kennzahlen sie vergleichen möchten.

2. Vergleichsphase

   In der zweiten Phase wird der relevante Benchmarking-Partner ausgewählt. Dies kann ein direkter Wettbewerber, der aktuelle Marktführer oder ein vergleichbares Unternehmen sein.

3. Datenerhebungsphase

   In der dritten Phase erfolgt die Erhebung und Analyse der relevanten Daten. Unternehmen vergleichen ihre Performance mit der des Partners, um Verbesserungspotenziale aufzudecken.

4. Maßnahmenphase

   Nachdem die Vergleichsdaten vorliegen, wird festgestellt, wo genau Leistungslücken im eigenen Unternehmen bestehen und was die Ursachen dafür sind. Daraus werden erforderliche Maßnahmen abgeleitet.

5. Umsetzungsphase

   Schließlich müssen die ermittelten Best Practices umgesetzt werden. Ein fortlaufender Benchmarking-Prozess ist entscheidend, um langfristig erfolgreich zu bleiben und sich dem Markt anzupassen.

Kennzahlen: Was sind wichtige Benchmarking Ziele?

Kennzahlen spielen im Benchmarking eine zentrale Rolle. Sie machen den Erfolg von Prozessen und Bereichen erst messbar und ermöglichen den Vergleich mit Wettbewerbern oder eigene Schwachstellen im Unternehmen zu identifizieren. Wichtige Kennzahlen können sein:

• Produktionszeiten
• Produktivität
• Kundenzufriedenheit
• Gewinnmargen
• Kostenstrukturen
• Umsatz pro Kunde
• Conversion Rate
• Return on Investment
• Employer Branding
• Mitarbeiterbindung

Durch den systematischen Einsatz von Kennzahlen lassen sich verschiedene Abteilungen wie Vertrieb, Marketing oder Produktion gezielt verbessern und insgesamt fundiertere Entscheidungen treffen.

Was ist der Unterschied zwischen Benchmark und KPI?

Beide Begriffe – Benchmark und KPI (Key Performance Indicator) – werden oft synonym genutzt. Es gibt jedoch einen Unterschied: Der KPI misst die Leistung (= Performance) in Bezug auf die Zielerreichung. Benchmarks stellen dagegen einen Vergleich zu den besten Unternehmen der Branche oder Abteilungen her.

Risiken der Benchmark-Analyse

Obwohl Benchmarking für Unternehmen wertvoll ist, birgt es Risiken: Das größte Risiko ist die Überanpassung. Kopieren Unternehmen ihre Prozesse einfach nur, statt vom Wettbewerb zu lernen, kann dies die eigene Innovationskraft senken. Es ist wichtig, dass Unternehmen die besten Methoden analysieren und an ihre Organisation anpassen, statt sie 1:1 zu übernehmen.

Ein weiteres Risiko besteht darin, falsche Schlussfolgerungen aus den Kennzahlen zu ziehen. Nicht jede Kennzahl ist für jeden Unternehmensbereich gleich aussagekräftig. Deshalb sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Daten verwenden.

Schließlich ist Transparenz entscheidend, um faire Vergleiche zu ermöglichen. Unternehmen sollten den gesamten Benchmarking-Prozess intern offen kommunizieren, damit dieser echten Verbesserungen führt und nicht zu verzerrten Ergebnissen.

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