GmbH gründen: In 7 einfachen Schritten zur eigenen Firma

Rechtsformen: Was ist eine GmbH?

Wer ein Unternehmen gründen will, hat die Wahl zwischen verschiedenen Rechtsformen. Die GmbH – kurz für: Gesellschaft mit beschränkter Haftung – ist die beliebteste Form der Kapitalgesellschaft. Sowohl eine Einzelperson (Ein-Personen-GmbH) kann eine GmbH gründen als auch mehrere Personen gemeinsam, die als Gesellschafter in die neue GmbH eintreten.

Der oftmals ausschlaggebende Punkt für die Wahl einer GmbH: Im Gegensatz zu anderen Rechtsformen müssen die Gesellschafter, die eine GmbH gründen, nicht mit Ihrem Privatvermögen haften – daher auch die Beschreibung „mit beschränkter Haftung“. Sollte die Firma in Zahlungsschwierigkeiten geraten, haftet die GmbH als juristische Person mit dem Firmenvermögen, das Privatvermögen ist davon nicht betroffen.

Voraussetzungen zum GmbH gründen

Für die GmbH-Gründung müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein (auf die genauen Schritte gehen wir im weiteren Artikel ein). Die wohl wichtigste Voraussetzung ist eine finanzielle: Sie benötigen ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro, wenn Sie eine GmbH gründen wollen – die Hälfte dieser Summe muss sofort auf ein Geschäftskonto der Gesellschaft eingezahlt werden.

Dieses Stammkapital kann als Bareinlage (als Anteil in Geld) geleistet werden, aber auch Sacheinlagen (in Form von Gegenständen sind möglich. Die Bewertung von Sachgegenständen kann sich jedoch als schwierig gestalten, weshalb Gesellschafter, die eine GmbH gründen wollen, eine detaillierte Begründung für die bewerteten Sacheinlagen vorweisen müssen.

Eine Mindestanzahl an Gesellschaftern ist hingegen nicht notwendig, wenn Sie eine GmbH gründen. Die GmbH-Gründung ist alleine in Form einer Ein-Personen-GmbH ebenso möglich wie als gemeinsames Unternehmen mit Mitgründern.

Überlegungen vor einer GmbH-Gründung

Auch wenn die GmbH für Selbstständige die wohl beliebteste Variante ist, sollte diese nicht unüberlegt gewählt werden. Vor der Gründung sollten Sie sich einige Gedanken machen und Fragen stellem:

Finanzielle Voraussetzungen

Sind die steuerlichen Belastungen tragbar?
Können die Gründungskosten (zwischen 450 und 1.000 Euro) erbracht werden?
Kann das notwendige Stammkapital eingezahlt werden?

Organisatorische Voraussetzungen

Wurden verschiedene Rechtsformen abgewogen?
Kennen Sie die Vor- und Nachteile?
Wie soll das Unternehmen heißen?
Wer wird Geschäftsführer, wer Gesellschafter?
Was ist Sinn und Zweck der GmbH (meist Betrieb eines Handelsgewerbes)?

GmbH gründen: Checkliste und Schritte

Die formalen Anforderungen und Erfordernisse für die Gründung einer GmbH sind vergleichsweise hoch. Um eine GmbH gründen zu können, müssen verschiedene Schritte durchlaufen und Anmeldungen vorgenommen werden. Im folgenden haben wir eine kurze Übersicht als Checkliste für die GmbH-Gründung für Sie zusammengestellt:

Die 7 Schritte beim GmbH gründen

Gesellschaftsvertrag erstellen
Beurkundung beim Notar
Stammkapital einzahlen
Eintragung beim Handelsregister
Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung
Anmeldung beim Gewerbeamt
Weitere Anmeldungen (Genossenschaften, Handelskammer…)

Nachfolgend gehen wir noch einmal auf die einzelnen Schritte beim Gründen einer GmbH ein und zeigen Ihnen, woran Sie dabei denken müssen:

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1. Gesellschaftsvertrag

Im Gesellschaftsvertrag werden zentrale Punkte der GmbH festgehalten sowie Rechte und Pflichten der verschiedenen Gesellschafter geregelt. Dazu zählen in erster Linie…

Firma und Sitz der zu gründenden GmbH
Geschäftszweck des Unternehmens
des Stammkapitals (mindestens 25.000 Euro)
Anteile und Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter übernimmt
Dauer der Gesellschaft (meist auf unbestimmte Zeit)
Übernahme der Geschäftsführung
Regelungen zu Austritt eines Gesellschafters

Eine andere Möglichkeit ist ein sogenanntes Musterprotokoll zur Gründung einer GmbH. Dies soll den Vorgang vereinfachen, ist aber weniger individuell und nicht in jedem Fall geeignet.

2. Notarielle Beurkundung

Wenn Sie eine GmbH gründen wollen, braucht es eine notarielle Beurkundung des im ersten Schritt erstellen Vertrages. Suchen Sie sich einen Notar und vereinbaren Sie dafür einen Termin,
zu dem alle beteiligten Gesellschafter erscheinen.

Bei diesem Termin werden vom Notar der Gesellschaftsvertrag und das Gründungsprotokoll beurkundet. Dabei müssen alle Gesellschafter den Vertrag unterschreiben. Nach der Beurkundung folgt die Erstellung einer Gesellschafterliste durch den Notar. Diese wird für wie weitere Eintragung im Handelsregister benötigt.

3. Stammkapital für die GmbH einzahlen

Bevor es mit der Gründung der GmbH weiter gehen kann, muss das Stammkapital auf ein dafür vorgesehenes Geschäftskonto eingezahlt werden. Hier lohnt sich in jedem Fall ein Vergleich verschiedener Banken und der jeweiligen Konditionen.

Das Stammkapital beim Gründen einer GmbH beträgt mindestens 25.000 Euro, wobei mindestens die Hälfte (also 12.500 Euro) auf das Geschäftskonto eingezahlt werden muss. Von Ihrer gewählten Bank erhalten Sie eine Bescheinigung über die Einzahlung, die Sie wiederum beim Notar vorlegen – für den nächsten Schritt.

4. Eintragung im Handelsregister

Mit der Bescheinigung über die Einzahlung des Stammkapitals werden Sie erneut beim Notar vorstellig. Dieser kann nun die Anmeldung der GmbH beim Handelsregister vornehmen. Dies geschieht über das Amtsgericht, in dem Ort, wo die GmbH laut Gesellschaftsvertrag ihren Sitz hat.

Die Eintragung ins Handelsregister ist kostenpflichtig und erfolgt erst nach Bezahlung. Nach erfolgreicher Eintragung erhalten Sie weitere Informationen per Post und werden auch vom Finanzamt kontaktiert – was zum nächsten Schritt führt, wenn Sie eine GmbH gründen.

5. Anmeldung beim Finanzamt – Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Mit der Eintragung ins Handelsregister erfährt das Finanzamt von der Gründung der GmbH und wird Sie kontaktieren. Dabei erhalten Sie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dieser muss für jedes neu gegründete Unternehmen ausgefüllt werden, um es beim zuständigen Finanzamt anzumelden.

Den ausgefüllten Fragebogen und weitere Unterlagen, die das Finanzamt von Ihnen verlangt, senden Sie dorthin zurück. Nach der Bearbeitung wird Ihnen eine gültige Steuernummer zugeteilt. Diese ist wichtig, wenn Sie Rechnungen an Kunden schreiben.

6. Anmeldung beim Gewerbeamt

Wenn Sie Ihre GmbH gründen, müssen Sie diese auch beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Informieren Sie sich über den Ablauf an Ihrem Standort, oft können Sie sich den benötigten Gewerbeschein online herunterladen, ausfüllen und einreichen.

Dieser Schritt für die GmbH-Gründung muss nicht zwangsläufig erst zu diesem Zeitpunkt erfolgen. Sie können auch schon zu einem vorherigen Zeitpunkt oder zeitlich mit anderen Formalitäten Kontakt zum Gewerbeamt aufnehmen.

7. Weitere Anmeldungen der GmbH

Sie haben es nun fast geschafft und haben eine GmbH gegründet. Der letzte Schritt sind weitere Anmeldungen etwa bei der Industrie- und Handelskammer (IHK), der Handwerkskammer, einer Berufsgenossenschaft. der Bundesagentur für Arbeit oder auch der Krankenkasse.

Auch weitere Aufgaben sollten schnell erledigt werden. Dazu zählt das Erstellen einer Eröffnungsbilanz, das Erstellen eines Impressums auf Ihrer Homepage oder auch das Abschließen von benötigten Versicherungen.

Gründungsstadien der GmbH

Nun ist die GmbH-Gründung abgeschlossen, Formalitäten erledigt und Behörden sowie Ämter informiert. Auf dem Weg zur vollständig eingetragenen und gegründeten Gesellschaft durchläuft das neue Unternehmen dabei drei verschiedene Gründungsstadien:

Die Vorgründungsgesellschaft

Sie markiert den Beginn der GmbH und damit auch das Haftungsrisiko. In diesem Zustand haften die Gründer nämlich noch mit ihrem Privatvermögen. Es empfiehlt sich daher erst alles in trockene Tücher gebracht zu haben, bevor irgendwelche Geschäfte getätigt werden. Das gilt für Mietverträge oder auch etwaige Lieferantenverträge. Hauptaugenmerk liegt zu diesem Zeitpunkt noch auf den Gesellschaftsvertrag, den die Gesellschafter vereinbaren müssen.

Die GmbH in Gründung

Sie wird auch als Vor-GmbH, Vorgesellschaft beziehungsweise als GmbH i.G. bezeichnet. Diese Vor-GmbH geht aus der Vorgründungsgesellschaft hervor, entsteht nach der Beurkundung des Gesellschaftsvertrages durch den Notar und geht dann in die spätere GmbH über. Bezüglich der Haftung besteht in diesem Gründungsstadium Unklarheit. Generell kann der Geschäftsführer haften, allerdings hat er dann Regressansprüche gegen die Gesellschaft. Es empfiehlt sich also auch in diesem Gründungsstadium Zurückhaltung beim Tätigen von Geschäften.

Die GmbH

Der Notar veranlasst die Eintragung ins Handelsregister. In dem Moment, in dem das Unternehmen in das Handelsregister eingetragen wurde, ist die GmbH erfolgreich gegründet. Dies dauert zwischen drei und acht Werktagen. Erst wenn das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, handelt es sich somit tatsächlich um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Sie müssen auch im Firmennamen den Zusatz GmbH führen.

Unterschied zur Mini-GmbH

Durch die beschränkte Haftung ist die GmbH für viele eine besonders attraktive Rechtsform für ein Unternehmen, doch nicht jeder Gründer bringt die nötigen finanziellen Mittel mit. Das Stammkapital ist eine nicht zu unterschätzende Hürde. Schließlich stehen Sie noch am Anfang und wollen sich ein Unternehmen aufbauen – 25.000 Euro sind da keine kleine Summe.

Eine weitere Möglichkeit, um auf Umwegen eine GmbH gründen zu können ist die sogenannte Unternehmergesellschaft (UG). Diese wird auch als Mini-GmbH oder 1-Euro-GmbH bezeichnet. Denn: Es wird ein Stammkapital von nur einem Euro pro Gesellschafter vorausgesetzt.

Es handelt sich dabei um eine Sonderform der GmbH, als Gründer sollten Sie sich allerdings nicht täuschen lassen, denn das Stammkapital bleibt nicht auf Dauer bei nur einem Euro. Wenn Sie eine Mini-GmbH gründen, haben Sie eine Rücklagenpflicht. Bedeutet: Mindestens 25 Prozent des Jahresüberschusses bereinigt um den Verlustvortrag werden nicht ausgeschüttet, sondern müssen als Rücklage in die GmbH fließen. So lange, bis das Stammkapital von 25.000 Euro erreicht ist. Dann kann die Mini-GmbH in eine normale GmbH umgewandelt werden.

Kosten beim GmbH Gründen

Eine GmbH gründen ist mit verschiedenen Kosten verbunden. Der größte Posten ist dabei das bereits angesprochene Stammkapital von 25.000 Euro. Andere Kosten bei der Gründung sind zwar nicht so hoch, sollten aber nicht vergessen werden. Für den gesamten Prozess der Gründung sollten Sie noch einmal bis zu 1.000 Euro kalkulieren. Diese setzen sich aus unterschiedlichen Kostenpunkten zusammen: