Rechnung schreiben: Pflichtangaben & Vorlage

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Eine Rechnung ist ein Dokument, über das eine zuvor erbrachte Lieferung oder Leistung abgerechnet und zur Zahlung des geschuldeten Betrags aufgefordert wird. Sie zeigt Kunden, welcher Betrag zu zahlen ist. Für das Finanzamt sind Rechnungen ein wichtiger Steuerbeleg.
• Pflichtangaben: Rechnungen müssen nach § 14 UStG folgende Angaben enthalten: Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum,
  fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Netto- und Bruttobeträge.
• Gestaltung: Selbstständige oder Unternehmen haben bei der Rechnungsgestaltung grundsätzlich freie Wahl. Das Dokument sollte aber klar strukturiert und leicht verständlich sein.
• Korrektur: Fehler auf einer Rechnung müssen durch eine offizielle Stornorechnung und eine neue Rechnung korrigiert werden. Rechnungen müssen in Deutschland in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Verzug: Wird das Geld vom Kunden nicht bezahlt, kommt dieser spätestens 30 Tage nach Fälligkeit in Verzug (§ 286 BGB). Sie können Mahnungen schreiben und ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs sogenannte Verzugszinsen verlangen.

Etwa 10-15 % der manuell erstellten Rechnungen enthalten Fehler – bis zu 20 % erfüllen nicht die Vorgaben des § 14 UStG. Das führt oft dazu, dass offene Beträge erst verspätet gezahlt werden. Laut Schätzungen entstehen 25 % der Zahlungsverzögerungen durch fehlerhafte Rechnungsstellung.

Rechnung schreiben: Vorlage in Word

Wie eine ordnungsgemäße und korrekte Rechnung in der Praxis aussehen kann, zeigt Ihnen unser Muster und Beispiel, das Sie sich im Anschluss gerne als kostenlose Vorlage in Word herunterladen können:

Disclaimer: Diese Vorlage dient lediglich als Beispiel und zur Orientierung. Sie ersetzt keine fachliche Prüfung und Beratung durch einen Anwalt für Vertragsrecht. Falls Sie das Muster verwenden, übernehmen wir keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall.


Die kostenlose Vorlage für eine Rechnung können Sie sich auch gleich als Word-Datei herunterladen. Klicken Sie einfach auf den folgenden Button:

Rechnung schreiben: Vorlage (Word)

Was sind Pflichtangaben auf der Rechnung?

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, müssen Sie einige gesetzliche Vorgaben beachten. Es reicht nicht aus, einfach den Preis für eine Leistung aufzuschreiben und an den Kunden zu schicken. Die Pflichtangaben für eine Rechnung regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG):

• Rechnungssteller (Firma)
• Rechnungsempfänger (Kunde)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
• Rechnungsnummer (einmalig, fortlaufend)
• Leistungsbeschreibung (Menge und Art der Leistung)
• Leistungszeitraum (Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung)
• Netto-Rechnungsbetrag
• Steuersatz und Steuerbetrag (z.B. 19 %)
• Bruttobetrag (= Rechnungssumme)

Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen explizit darauf hinweisen. Etwa mit dem Zusatz: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.

Weitere Angaben auf der Rechnung

Neben den Pflichtangaben sollte Ihre Rechnung weitere Hinweise enthalten. Wichtig sind:

• Zahlungsziel
  Eine klare Frist, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss, bevor das Mahnverfahren einsetzt.
• Kontoverbindung
  Vollständige Angabe der Kontoverbindung für die Zahlung (Kontoinhaber, Kontonummer, IBAN…)
• Kontaktinformationen
  Telefonnummer, E-Mail oder andere Kontaktmöglichkeiten für den Kunden
• Zusätzliche Angaben zum Unternehmen
  Name des Geschäftsführers, Eintrag im Handelsregister und zuständiges Amtsgericht

Kann ich das Dokument später korrigieren?

Sie haben auf der Rechnung einen Fehler gemacht (falsche Leistung, falscher Preis) oder Daten des Kunden sind nicht mehr aktuell – dürfen Sie die Rechnung einfach korrigieren und neu verschicken? Grundsätzlich ja, doch müssen Sie die vorherige (falsche) Rechnung stornieren und aufbewahren. Die neue Rechnung braucht zudem einen klaren Hinweis, dass es eine korrigierte Fassung ist (z.B. „Korrektur der Rechnung Nr. 12345“). Hier haben Rechnungsprogramme einen klaren Vorteil: Die Software beinhaltet größtenteils Funktionen, um eine Rechnung einfach und rechtssicher zu stornieren.

Wie sollte eine Rechnung aussehen?

Beim Design Ihrer Rechnung sind Sie grundsätzlich frei und entscheiden selbst über die Gestaltung. Aber: Übertreiben Sie es nicht. Die Rechnung sollte stets professionell und übersichtlich sein. Kunden wollen auf einen Blick erkennen, welche Leistungen in Rechnung gestellt werden, wie teuer es ist und wie sie den Betrag begleichen. Wichtiges Element ist das Firmenlogo mit Namen im Design. Das zeigt nicht nur, wer die Rechnung erstellt hat, sondern stärkt auch Ihr Markenimage. Weitere grafische Elemente und Farben im Corporate Design sind möglich, sollten aber zurückhaltend genutzt werden.

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

Das Gesetz schreibt in Deutschland eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 Jahren vor. Für diese Dauer müssen Sie Rechnungen aufbewahren und bei einer Betriebsprüfung vorlegen.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Nutzen Sie als Selbstständiger, Gewerbetreibender oder Freiberufler die Kleinunternehmerregelung, müssen Sie zunächst mit denselben Pflichtangaben Rechnungen schreiben. Die Besonderheit: Als Kleinunternehmer führen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab und weisen diese entsprechend nicht auf Ihren Rechnungen aus. Stattdessen müssen Sie auf dem Dokument auf die fehlende Umsatzsteuer und die Nutzung der Kleinunternehmerregelung hinweisen. Mögliche Formulierungen sind:

• „Gemäß § 19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“
• „Die Rechnung enthält aufgrund von § 19 Absatz 1 UStG keine Umsatzsteuer.“
• „Es greift die Kleinunternehmerregelung, somit entfällt nach § 19 Absatz 1 UStG die Umsatzsteuer.“

Pflicht zur E-Rechnung

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist in Deutschland für Unternehmen im B2B-Bereich bereits Pflicht. Bei Rechnungsstellung an andere Unternehmen müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für Unternehmen mit geringen Umsätzen läuft noch eine Übergangsfrist bis Ende 2027 – spätestens danach gilt die E-Rechnung für alle Betriebe. Bei Rechnungen an öffentliche Arbeitgeber (Bundesbehörden, Bundesministerien oder andere öffentliche Einrichtungen des Bundes) ist die elektronische Rechnung ab einem Betrag von 1.000 € schon jetzt verpflichtend.

Ausnahmen von der E-Rechnung

Schreiben Sie Rechnungen an Privatkunden (B2C), sind weiterhin Rechnungen im PDF-Format oder klassisch auf Papier erlaubt. Auch bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 € sind Sie nicht zur E-Rechnung verpflichtet.

Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Auch Privatpersonen dürfen grundsätzlich Rechnungen schreiben. Sie müssen dazu nicht zwingend ein Gewerbe anmelden oder als Freiberufler arbeiten. Typisches Beispiel ist der Verkauf von alten Dingen und Second-Hand-Ware. Allerdings gelten dafür einige Voraussetzungen:

• Es darf sich nicht um eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit handeln.
• Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Weisen Sie deutlich auf die Art des Verkaufs hin: „Privatverkauf – keine Umsatzsteuer enthalten“.
• Sie geben keine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID an.
• Es genügt eine simple Rechnung: Personen, Art der Leistung, Preis.

Vorsicht bei regelmäßigen Rechnungen als Privatperson

Eine gelegentliche Rechnung als Privatperson ist problemlos möglich. Sie müssen aber vorsichtig sein, wenn Sie regelmäßig solche Rechnungen schreiben. In einem solchen Fall geht das Finanzamt nicht mehr von einem gelegentlichen Privatverkauf, sondern von einem Gewerbe aus. Dieses müssen Sie dann offiziell anmelden und die fälligen Steuern zahlen. Das gilt auch, wenn Sie viele gebrauchte Dinge aus Ihrem Haushalt verkaufen! Schreiben Sie dafür zehn Rechnungen pro Woche, ist das kein einmaliger Privatverkauf mehr, sondern eine gewerbsmäßige Tätigkeit.

Wie schreibe ich eine Rechnung ins Ausland?

Haben Sie Kunden im Ausland, wird die Rechnungsstellung komplizierter. Wichtig ist hierbei, ob der Geschäftspartner innerhalb der EU oder in einem Drittland sitzt:

Rechnungen innerhalb der EU (B2B)

Beim Verkauf von Dienstleistungen oder Waren an Unternehmen innerhalb der EU (B2B) gilt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren, also die Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Hier zahlen nicht Sie die Umsatzsteuer, sondern das andere Unternehmen als Leistungsempfänger. Sie stellen deshalb eine Nettorechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus – zwingend müssen Sie aber Ihre eigene Umsatzsteuer-ID und die des ausländischen Unternehmens angeben. Ebenfalls Pflicht ist ein Hinweis auf die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, z.B. so: „Reverse Charge: Der Empfänger zahlt die Umsatzsteuer“.

Rechnungen in Drittländer

Stellen Sie Rechnungen in Drittländer (z.B. USA), wird ebenfalls keine Umsatzsteuer erhoben. Solche Leistungen fallen in Deutschland nicht unter die Umsatzsteuerpflicht (§ 4 UStG). Es gelten sonst die üblichen Pflichtangaben, Ihre Umsatzsteuer-ID ist aber nicht zwingend erforderlich (Steuernummer reicht aus). Verpflichtend ist nur der Zusatz auf die umsatzsteuerfreie Lieferung, z.B. „Exportlieferung ohne Umsatzsteuer“ oder „steuerfreie Ausfuhrlieferung“.

Welche Arten von Rechnungen gibt es?

Im Geschäftsalltag ist Rechnung nicht gleich Rechnung. Je nach Zeitpunkt der Leistungserbringung, dem Rechnungsbetrag oder dem Status des Absenders werden unterschiedliche Arten genutzt. Wir stellen die häufigsten vor:

• Standardrechnung

  Dies ist das klassische Dokument, das Sie nach der Lieferung oder Leistung ausstellen und einem Kunden schicken. Sie rechnen Ihre Arbeit ab und fordern den Kunden zur Zahlung auf.

• Dauerrechnung

  Bei wiederkehrenden Leistungen über einen längeren Zeitraum nutzen Sie eine Dauerrechnung. Beispiele dafür sind etwa Miet- oder Wartungsverträge. So müssen Sie nicht jeden Monat ein neues Dokument erstellen.

• Abo-Rechnung

  Auch hier geht es um wiederkehrende Leistungen. Eine Abo-Rechnung wird aber für jeden einzelnen Abrechnungszeitraum (typischerweise monatlich) verschickt. Beispiele sind Abonnements bei Mobilfunk- oder Streaming-Anbietern.

• Abschlagsrechnung

  Eine Abschlagsrechnung ist die Aufforderung zu einer Teilzahlung bei großen und noch nicht vollständig abgeschlossenen Leistungen. Dauert eine Leistung über viele Monate (z.B. bei Bauprojekten), sind erste Zahlungen bereits vorher fällig.

• Schlussrechnung

  Dies ist die finale Abrechnung eines Projekts, in der alle zuvor gestellten Abschlagsrechnungen sowie bereits geleistete Zahlungen übersichtlich aufgelistet und vom Gesamtbetrag abgezogen werden.

• Stornorechnung

  Sie benötigen eine Stornorechnung, wenn es einen Fehler in einer bereits versendeten Rechnung gibt. Mit der Stornorechnung wird das vorherige Dokument aufgehoben, bevor eine neue und dann fehlerfreie Korrekturrechnung erstellt wird.

• Gutschrift

  Gutschriften sind im steuerrechtlichen Sinn eine umgekehrte Rechnung. Sie wird nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt. Typisches Beispiel sind Abrechnungen von Provisionen.

• Kleinbetragsrechnung

  Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 € brutto gilt das Dokument als Kleinbetragsrechnung. Hierbei sind, wie oben genannt, weniger Pflichtangaben nötig.

Wie bekomme ich mein Geld nach einer Rechnung?

Ein Problem für Selbstständige und Unternehmen: Sie schreiben eine Rechnung und warten lange auf das Geld. Natürlich können Sie eine Mahnung schreiben, doch brauchen Sie die Bezahlung auch, um eigene Kosten zu decken. Wir zeigen 4 Tipps, damit Rechnungen schneller bezahlt werden:

• Fassen Sie nach

  Lassen Sie sich nicht abwimmeln, sondern bleiben Sie hartnäckig. Das Geld steht Ihnen zu, also fassen Sie nach und erinnern Sie alle 2 Wochen an die Zahlung. Das kommt bei Kunden nicht immer gut an. Es ist aber besser, als ewig auf Ihr Geld zu warten.

• Bieten Sie Anreize für pünktliche Zahlungen

  Anreize und Rabatte bei rechtzeitigem Zahlungseingang sind eine bewährte Methode, um die Zahlungsmoral von Kunden zu steigern. Ein Beispiel ist das sogenannte Skonto: Zahlt der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist, gibt es einen Preisnachlass von 2-3 %. Viele Kunden zahlen dadurch früher, um den Rabatt zu nutzen.

• Machen Sie die Folgen deutlich

  Auch das Gegenteil funktioniert: Machen Sie deutlich, dass verspätete Zahlungen zu Mahngebühren und Verzugszinsen führen. Sie sollten damit nicht offen drohen, aber die Konsequenzen ansprechen. Die meisten Kunden bezahlen die Rechnung so in der gegebenen Frist.

• Betreiben Sie nachhaltiges Kundenmanagement

  Bei wiederkehrenden Kunden sollten Sie ein persönliches Verhältnis zum Rechnungsempfänger aufbauen. Das verbessert die Zahlungsmoral nachhaltig. Glückliche Kunden zahlen in der Regel pünktlich – und Sie bauen einen verlässlichen Kundenstamm auf.

Was ist der Unterschied zwischen Ist- und Soll-Versteuerung?

Ob mit eigenem Unternehmen, als Selbstständiger oder Freiberufler: Schreiben Sie Rechnungen und zahlen auf Ihre Einkünfte Umsatzsteuer, haben Sie die Wahl zwischen zwei Arten der Besteuerung.

1. Soll-Versteuerung (Regelfall)

   Die Umsatzsteuer ist zum Ende des Voranmeldungszeitraums fällig, in dem Sie die Leistung für einen Kunden erbracht haben (entweder zum Monatsende oder zum Quartalsende). Sie müssen die Umsatzsteuer auch dann an das Finanzamt zahlen, wenn der Kunde die Rechnung bei Ihnen noch nicht beglichen hat. Rechtlich ist es eine Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (§ 16 Abs. 1 UStG). Bei der Soll-Versteuerung gehen Sie deshalb in Vorkasse.

2. Ist-Versteuerung

   Hier zahlen Sie die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt, wenn Sie von Ihrem Kunden das Geld für eine Rechnung erhalten haben. Die Besteuerung erfolgt nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG). Die Ist-Versteuerung müssen Sie beim zuständigen Finanzamt beantragen. Sie ist möglich, wenn Ihr Umsatz im vergangenen Jahr unter 800.000 Euro lag, Sie nach § 148 AO von der Buchführungspflicht befreit sind oder Sie einen der freien Berufe nach § 18 EStG ausüben.

Überblick der Besteuerungen

Merkmal	Soll	Ist
Zeitpunkt	Leistung erbracht	Geld eingegangen
Liquiditätsrisiko	Hoch (Vorkasse)	Gering
Voraussetzung	Standard	max. 800.000 € Umsatz
Für wen?	Große Unternehmen	Selbstständige / Freiberufler

Nutzen Sie die standardmäßige Soll-Versteuerung als Selbstständiger, brauchen Sie genügend Rücklagen für die Vorleistungen an das Finanzamt. Achten Sie auch auf möglichst schnelle Zahlungseingänge von Kunden. Wenn Sie auf jede Zahlung lange warten müssen, drohen finanzielle Schwierigkeiten, weil Sie immer wieder Steuern auf Einnahmen abführen, die noch gar nicht auf Ihrem Konto sind.

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