Rechnung schreiben: Inhalt, Vorlage & Tipps

Rechnung schreiben: Pflichtangaben für den Inhalt

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, müssen Sie einige gesetzliche Vorgaben beachten. Es reicht nicht aus, einfach den Preis für eine Leistung aufzuschreiben und an den Kunden zu schicken. Die Pflichtangaben für eine Rechnung regelt § 14 des Umsatzsteuergesetz (UStG):

• Vollständiger Firmenname und Anschrift des Unternehmens
• Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer
• Datum der Erstellung
• Leistungsdatum
• Rechnungspositionen (Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen)
• Rechnungsbetrag (brutto + netto, mit Höhe und Satz der Umsatzsteuer)
• Zahlungsfrist

Weitere Angaben auf der Rechnung

Neben den Pflichtangaben sollte Ihre Rechnung weitere Punkte enthalten. Wichtig sind:

• Kontoverbindung
  Vollständige Angabe der Kontoverbindung für die Zahlung (Kontoinhaber, Kontonummer, IBAN, BIC und Kreditinstitut)
• Kontaktinformationen
  Telefonnummer, E-Mail oder andere Kontaktmöglichkeiten für den Kunden
• Zusätzliche Angaben zum Unternehmen
  Name des Geschäftsführers, Eintrag im Handelsregister und zuständiges Amtsgericht

Rechnung: Vorlage in Word

Wie genau sieht eine Rechnung in der Praxis aus? Unsere kostenlose Vorlage zeigt, wie Sie die Pflichtangaben in das Dokument einbauen. Die Vorlage können Sie auch als Word-Datei herunterladen.

Rechnung schreiben: Vorlage (Word)

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Nutzen Sie als Selbstständiger, Gewerbetreibender oder Freiberufler die Kleinunternehmerregelung, müssen Sie zunächst mit denselben Pflichtangaben Rechnungen schreiben. Es gibt jedoch eine Besonderheit: Als Kleinunternehmer führen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Auf Ihren Rechnungen müssen Sie entsprechend keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen sind Sie verpflichtet, in der Rechnung auf die fehlende Umsatzsteuer und Nutzung der Kleinunternehmerregelung hinzuweisen. Mögliche Formulierungen sind:

• „Gemäß § 19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“
• „Die Rechnung enthält aufgrund von § 19 Absatz 1 UStG keine Umsatzsteuer.“
• „Es greift die Kleinunternehmerregelung, somit entfällt nach § 19 Absatz 1 UStG die Umsatzsteuer.“

Design: Wie sollte eine Rechnung aussehen?

Beim Design Ihrer Rechnung sind Sie grundsätzlich frei und entscheiden selbst über die Gestaltung. Aber: Übertreiben Sie es nicht. Die Rechnung sollte vor allem professionell und übersichtlich sein. Kunden wollen auf einen Blick erkennen, welche Leistungen in Rechnung gestellt werden, wie teuer es ist und wie sie den Betrag begleichen.

Wichtiges Element ist das Firmenlogo mit Namen im Design. Das zeigt nicht nur, wer die Rechnung erstellt hat, sondern stärkt Ihr Markenimage. Weitere grafische Elemente und Farben im Corporate Design sind möglich, sollten aber zurückhaltend genutzt werden.

Kann ich eine Rechnung korrigieren?

Sie haben auf der Rechnung einen Fehler gemacht (falsche Leistung, falscher Preis) oder Daten des Kunden sind nicht mehr aktuell – dürfen Sie die Rechnung einfach korrigieren und neu verschicken? Grundsätzlich ja, doch müssen Sie die vorherige (falsche) Rechnung stornieren und aufbewahren.

Hier haben Rechnungsprogramme einen klaren Vorteil. Die Softwares beinhalten meist Funktionen, um eine Rechnung einfach und rechtssicher zu stornieren.

So bekommen Sie das Geld nach einer Rechnung

Ein Problem für Selbstständige und Unternehmen: Sie schreiben eine Rechnung und warten lange auf das Geld. Natürlich können Sie eine Mahnung schreiben, doch brauchen Sie die Bezahlung auch, um eigene Kosten zu decken. Wir zeigen 4 Tipps, damit Rechnungen schneller bezahlt werden:

• Fassen Sie immer wieder nach

  Lassen Sie sich nicht abwimmeln, sondern bleiben Sie hartnäckig. Das Geld steht Ihnen zu, also fassen Sie nach und erinnern Sie an die Zahlung. Das kommt bei Kunden nicht immer gut an, es ist aber oft besser, als ewig auf eine Zahlung zu warten.

• Bieten Sie Anreize für pünktliche Zahlungen

  Anreize und Rabatte bei rechtzeitigem Zahlungseingang sind eine bewährte Methode, um die Zahlungsmoral von Kunden zu steigern. Ein Beispiel ist das sogenannte Skonto: Zahlt der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist, gibt es einen Preisnachlass von 2 oder 3 Prozent. Kunden zahlen früher, um die Vergünstigungen zu nutzen.

• Machen Sie die Folgen von verspäteten Zahlungen deutlich

  Auch das Gegenteil funktioniert: Machen Sie deutlich, dass verspätete Zahlungen zu Mahngebühren und Verzugszinsen führen. Sie sollten nicht offen damit drohen, aber die Möglichkeit ansprechen. Hier achten Kunden umso stärker darauf, eine Rechnung in der gegebenen Frist zu begleichen.

• Betreiben Sie nachhaltiges Kundenmanagement

  Bei wiederkehrenden Kunden profitieren Sie von einem guten Verhältnis zum Rechnungsempfänger. Ist die Zusammenarbeit stets gut und zur beidseitigen Zufriedenheit, steigt die Zahlungsmoral. Das gilt vom ersten Kontakt und dem Angebot über die Dienstleistung oder Lieferung bis zum letztlichen Abschluss durch die Rechnungsstellung. Glückliche Kunden zahlen pünktlich – und Sie bauen einen verlässlichen Kundenstamm auf.

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