Fahrtkostenzuschuss: Wichtige Regeln + Vor- und Nachteile

Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?

Für die tägliche Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsstätte entstehen Kosten – besonders Berufspendler sind stark betroffen. Dafür kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Hierbei handelt es sich um eine freiwillige Leistung, die jeder Arbeitnehmer individuell verhandeln kann. Eine Verpflichtung zur Fahrtkostenübernahme seitens des Unternehmens gibt es nicht.

Unterschied zwischen Fahrtkostenzuschuss und Entfernungspauschale

Der Fahrtkostenzuschuss (auch Fahrtkostenerstattung genannt) hat nichts mit der Erstattung von Kosten zu tun, die auf Dienstreisen anfallen. Diese bekommen Sie in der Regel mithilfe einer Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber zurückerstattet.

Zu unterscheiden ist der Fahrtkostenzuschuss ferner von der Pendlerpauschale. Hier gewährt der Staat Arbeitnehmern eine finanzielle Erleichterung, da sie die Kosten steuerlich geltend machen können. Sie erhalten zwar kein zusätzliches Geld, aber ihr zu versteuerndes Einkommen reduziert sich – sofern es oberhalb des Grundfreibetrags liegt.

Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

Fahrtwege verursachen Kosten. Bezuschusst der Arbeitgeber die Aufwendungen seines Mitarbeiters, gilt es Folgendes zu beachten:

Steuern

Es gibt zwei Wege, den Fahrtkostenzuschuss zu versteuern:

Pauschale Versteuerung
In dem Fall gehen 15 Prozent Lohnsteuer und Kirchensteuer (bei Mitgliedschaft in einer Kirche) ab.
Individuelle Versteuerung
Oder der Zuschuss wird gemäß Lohnsteuerklasse und Einkommen des Arbeitnehmers versteuert.

Bei Pauschalbesteuerung darf der Fahrtkostenzuschuss den Betrag nicht überschreiten, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte, wenn er den Zuschuss nicht erhalten würde. Alles was über 4.500 Euro geht, muss der Arbeitgeber individuell versteuern.

Steuerfreiheit

Zudem gibt es zwei Ausnahmen, in denen Arbeitnehmer keine Steuern auf den Fahrtkostenzuschuss zahlen müssen: Das betrifft zum einen die doppelte Haushaltsführung, also Arbeitnehmer, die aufgrund großer Entfernung neben ihrem Zuhause einen zweiten Haushalt führen müssen. Zum anderen müssen Auszubildende bei einem Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Zuhause und Berufsschule ebenfalls keine Steuern entrichten. Jobtickets für den öffentlichen Nahverkehr können ebenfalls steuerfrei sein

Abgaben

Der Fahrtkostenzuschuss ist – sofern pauschal versteuert – kein sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Auf ihn werden daher auch keine Sozialabgaben fällig.

Entscheidungsfreiheit

Wofür Sie den Fahrtkostenzuschuss letztlich verwenden, ist Ihnen überlassen, er ist nicht zweckgebunden. Benzinkosten und Fahrzeugreparaturen sind naheliegend, aber Sie entscheiden selbst, wofür Sie das Geld ausgeben. Nachweise in Form von Tankquittungen oder Fahrscheinen müssen Sie nicht einreichen.

Fahrtkostenzuschuss Vorteile

Im besten Fall schafft der Fahrtkostenzuschuss für beide Parteien – Arbeitgeber wie Arbeitnehmer – eine Win-win-Situation. Das sind die größten Vorteile:

Für Arbeitnehmer

Auf den Fahrtkostenzuschuss werden pauschal 15 Prozent Lohnsteuer erhoben, die der Arbeitgeber trägt. Vorteil für den Arbeitnehmer: Der Fahrtkostenzuschuss lässt ihm – in vielen Fällen zumindest – mehr Netto vom Brutto. Würde man ihm den Betrag in Form einer Gehaltserhöhung auf das Bruttoeinkommen aufschlagen, unterläge dieser der steuerlichen Progression. Der Eingangssteuersatz liegt in Deutschland bei der Lohn- und Einkommensteuer aktuell bei 14 Prozent, der Spitzensteuersatz bei 42 Prozent. Ab einem Einkommen von 277.826 Euro gilt ein Steuersatz von 45 Prozent („Reichensteuer“) – Vorteil Fahrtkostenzuschuss.
Für Arbeitgeber

Für den Arbeitgeber fallen zwar Steuern an, von Sozialabgaben aber wird er verschont. Deshalb gilt auch für ihn: Unterm Strich bringt ihm die Übernahme eines Fahrtkostenzuschusses im Vergleich zur Gehaltserhöhung monetäre Vorteile. Denn auf die Gehaltserhöhung müsste er Abgaben zur Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung zahlen.
Für beide

Ganz grundsätzlich: Der Arbeitgeber könnte den Fahrtkostenzuschuss beispielsweise beim nächsten Mitarbeitergespräch als Benefit ins Spiel bringen – oder als Alternative zur Gehaltserhöhung. Eine Option mehr, um Mitarbeiter zu binden. Das Gleiche gilt auf der Gegenseite für den Arbeitnehmer. Ist der Arbeitgeber zu keiner Gehaltserhöhung bereit, lässt sich ja vielleicht ein Kompromiss in Form eines Fahrtkostenzuschusses finden. Der Fahrtkostenzuschuss zählt für beide zur Verhandlungs- und Manövriermasse, die sich bei Gelegenheit elegant ins Spiel bringen lässt.

Fahrtkostenzuschuss Nachteile Arbeitnehmer

Die obigen Punkte zeigen, dass die Vorteile ganz klar überwiegen – für beide Seiten. Es gibt allerdings einen Nachteil für Arbeitnehmer: Wer einen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber erhält, kann seine Fahrtkosten nicht vollständig als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Bei Zahlung eines Zuschusses durch den Arbeitgeber mindert sich der Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers um genau diesen Betrag. Sollte der Zuschuss nicht sämtliche Ausgaben abdecken, können Sie jedoch den restlichen Betrag in Ihrer Steuererklärung angeben.

Andersherum können Sie Ihre Ausgaben für Fahrtkosten als Werbungskosten geltend machen, sofern Sie keinen Zuschuss vom Arbeitgeber erhalten. In dem Fall müssen Sie jedoch alles erst einmal auslegen. Auch bekommen Sie nicht die tatsächlichen Kosten, sondern im Rahmen der Entfernungspauschale lediglich bis zu 4.500 Euro erstattet.

Fahrtkostenzuschuss berechnen

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer für die einfache Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal 30 Cent pro Kilometer und Arbeitstag erstatten. Vom errechneten Betrag führt er pauschal 15 Prozent Lohnsteuer, aber keine Sozialabgaben ab.

Beispiel: Arbeitnehmer Zipfelmoser soll als Belohnung für seine engagierte Leistung einen Fahrtkostenzuschuss erhalten. Er fährt an 20 Tagen im Monat mit dem Auto 45 Kilometer zu seinem Betrieb und hinterher 45 Kilometer wieder nach Hause. Die einfache Fahrt zur Arbeitsstätte beträgt in diesem Fall also 45 Kilometer. Für jeden der 45 Kilometer erhält er einen Fahrktostenzuschuss in Höhe von 30 Cent.

Die Formel lautet: Arbeitstage im Monat x Kilometer einfache Fahrt x 0,30 Euro = Fahrtkostenzuschuss.

In Zipfelmosers Fall rechnet sich das so: 20 Arbeitstage x 45 Kilometer x 0,30 Euro = 270 Euro.

Sein Fahrtkostenzuschuss beträgt 270 Euro im Monat. Dieser Betrag wird pauschal mit 15 Prozent versteuert. Von der Lohnsteuer behält der Staat 8 Prozent Kirchensteuer ein, da Zipfelmoser in Bayern wohnt und Mitglied einer Kirche ist. (In Bayern und Baden-Württemberg beträgt die Kirchensteuer acht, in allen anderen Bundesländern neun Prozent.)

Fahrtkostenzuschuss Beispiel

So viele Abgaben würden auf Zipfelmosers Fahrtkostenzuschuss von 270 Euro fällig:

Pauschalsteuer/15 Prozent: 40,50 Euro.
Kirchensteuer/8 Prozent: 21,60 Euro
Steuerbelastung für den Arbeitgeber gesamt: 62,10 Euro.

In bestimmten Fällen ist der Fahrtkostenzuschuss sogar steuerfrei, nämlich bei:

Sammelbeförderung
Doppelter Haushaltsführung
Auswärtstätigkeit

Fahrtkostenzuschuss Minijob

Die Vorteile eines Minijobs sind: Er ist steuerfrei, sozialabgabenfrei und gut mit einem Vollzeitjob kombinierbar. Nachteil: Eine Gehaltserhöhung ist de facto ausgeschlossen. Denn oberhalb der Verdienstgrenze von aktuell 538 Euro fallen Steuern an.

Alternative: Der Arbeitgeber gewährt seinem Minijobber zusätzliche Leistungen, die ebenfalls steuer- und sozialabgabenbefreit sind. Dazu zählen beispielsweise Kinderbetreuungskosten, Essensgutscheine, Zuschüsse zu Telekommunikationsgeräten – und auch der Fahrtkostenzuschuss. Diese Leistungen werden nicht dem Arbeitslohn angerechnet. Der Zuschuss kommt damit für Minijobber als indirekte Gehaltserhöhung infrage.

Die Berechnung bleibt dieselbe: Arbeitstage pro Monat x Kilometer einfache Fahrt x 0,30 Euro = Fahrtkostenzuschuss.

Beispiel für Fahrtkostenerstattung beim Minijob

Frau Özkan verdient nebenher 520 Euro und fährt an zehn Tagen im Monat zehn Kilometer zur Arbeit. Sie gehört keiner Glaubensgemeinschaft an, die Kirchensteuern erhebt. Ihr Fahrtkostenzuschuss wird so berechnet: 10 Arbeitstage x 10 Kilometer x 0,30 Euro = 30 Euro.

Der Fahrtkostenzuschuss von 30 Euro entspricht immerhin 6 Prozent ihres Minijob-Gehalts – und erhöht dementsprechend ihr verfügbares Haushaltseinkommen. Für den Arbeitgeber fallen 4,50 Euro Lohnsteuer an und sonst keine weiteren Lohnsteuerabzüge – eine überschaubare Zusatzbelastung.

Fahrtkostenzuschuss Azubi

Auch für Auszubildende ist der Fahrtkostenzuschuss eine Option. Und er könnte insbesondere ein handfestes Argument für Arbeitgeber sein, die nur schwer Nachwuchs finden. Zum Beispiel dann, wenn ein fähiger Azubi-Kandidat wegen der großen Distanz zwischen Wohnort und Arbeitsstätte womöglich kurz davor steht, das Angebot abzulehnen.

Weitere Alternative: Der Arbeitgeber händigt dem Azubi einen Tankgutschein in Höhe von 44 Euro aus. Denn auch Sachbezüge von bis zu 44 Euro im Monat sind steuer- und abgabenfrei.

Was andere Leser dazu gelesen haben