Weiterbildungskosten zurückzahlen: Klausel + Voraussetzungen

Was ist eine Rückzahlungsklausel?

Die Rückzahlungsklausel ist eine schriftliche Vereinbarung und besagt, dass Mitarbeiter Weiterbildungskosten zurückzahlen müssen, wenn sie innerhalb eines bestimmten Zeitraumes das Unternehmen verlassen. Wird das Fortbildungsziel nicht erreicht oder die Weiterbildung vorzeitig abgebrochen, kann die Klausel ebenfalls greifen und eine Rückzahlung fällig werden.

Eine solche Vereinbarung schützt Arbeitgeber vor hohen Ausgaben und Investitionen, die dem Betrieb keinen Nutzen bringen. Kündigt ein Angestellter kurz nach einer vom Chef bezahlten Weiterbildung, ist sonst das Geld weg und das erworbene Wissen wechselt zur Konkurrenz.

Rückzahlung von Weiterbildungskosten nur mit schriftlicher Regelung

Eine Rückzahlungsklausel kann im Arbeitsvertrag stehen oder als gesonderte vertragliche Vereinbarung geschlossen werden. Will ein Arbeitgeber die Weiterbildungskosten zurückfordern, braucht es aber zwingend eine wirksame Rückzahlungsklausel.

Weiterbildungskosten: Was zählt dazu?

Viele Arbeitgeber schicken Mitarbeiter zu Weiterbildungen, um Know-how zu erweitern und wichtige Qualifikationen zu erwerben. Die Kosten trägt das Unternehmen, es gibt weiterhin Gehalt und der Arbeitnehmer wird für die Dauer der Fortbildung freigestellt.

Sollen Arbeitnehmer die Weiterbildungskosten zurückzahlen, sind dabei verschiedene Kostenpunkte inbegriffen:

• Lehrgangsgebühren
• Fahrt- und Übernachtungskosten
• Kosten für Verpflegung
• Lohnfortzahlungskosten
• Eventuelle Zusatzversorgungskosten
• Wei­te­re Kos­ten (Lehr­mit­tel, benötigtes Equipment…)

Rückzahlungsklausel: Voraussetzungen für die Wirksamkeit

Die Wirksamkeit einer Rückzahlungsklausel ist an einige Voraussetzungen gebunden. Erst, wenn diese erfüllt sind, müssen Sie als Mitarbeiter tatsächlich die Weiterbildungskosten zurückzahlen:

• Steigerung des Marktwertes

  Rückzahlungsklauseln sind nur gültig, wenn die gezahlte Fortbildung den Marktwert des Mitarbeiters steigert und seine Chancen auf dem Arbeitsmarkt verbessert. Das ist meist der Fall, wenn es einen entsprechend anerkannten Abschluss mit Zertifikaten gibt.

• Verständlichkeit

  Weiterbildungskosten zurückzahlen müssen Mitarbeiter nur, wenn die Klausel verständlich formuliert ist. Sie müssen als Arbeitnehmer erkennen, in welchen Situationen welche Kosten entstehen. So muss genau definiert werden, um welche Art der Weiterbildung es geht, welche Qualifikation erreicht werden soll, welche einzelnen Kostenpunkte im Raum stehen, in welchem Fall die Rückzahlung eingefordert wird und wie diese zu erfolgen hat.

• Angemessene Bindungsdauer

  Arbeitgeber dürfen Angestellte nicht für viele Jahre binden, um eine Rückzahlung zu verhindern. Die Bindungsdauer muss angemessen sein, sonst sind entsprechende Klauseln unwirksam. Welche Bindung angemessen ist, hängt von der Dauer der Fortbildung ab. Mehr dazu erfahren Sie im Kasten unten.

• Angemessene Höhe

  Der Rückzahlungsbetrag muss eine angemessene Höhe haben. Weder darf der Betrag über den Kosten des Arbeitgebers liegen, noch darf später ein höherer Betrag verlangt werden, als anfangs vereinbart wurde. Zudem gilt: Der Rückzahlungsbetrag muss im Laufe der Zeit geringer werden. Bleibt ein Mitarbeiter noch 1,5 Jahre, zahlt er weniger, als wenn er 2 Monate nach Fortbildungsabschluss das Unternehmen verlässt.

• Kündigung durch Mitarbeiter

  Wichtige Voraussetzung: Weiterbildungskosten zurückzahlen müssen Mitarbeiter nur, wenn sie selbst kündigen oder schuldhaft für die Kündigung durch den Arbeitgeber verantwortlich sind. Kommt es beispielsweise zu betriebsbedingten Kündigungen, besteht keine Rückzahlungsverpflichtung.

Rückzahlungsklausel unwirksam: Wann Sie nicht zahlen müssen

Rückzahlungsklauseln greifen nicht immer. Selbst wenn diese vereinbart werden, sind sie oftmals unwirksam, weil entsprechende Vorgaben nicht eingehalten werden. In diesen Fällen ist die Klausel unwirksam und Sie müssen Weiterbildungskosten nicht zurückzahlen:

• Verstoß gegen das Transparenzgebot.
  Der Arbeitnehmer muss die Klausel verstehen können. Ist nicht eindeutig, wie hoch die Kosten sind oder ist die Formulierung unklar, muss nicht zurückgezahlt werden.
• Unangemessene Benachteiligung
  Kommt es zu einer Benachteiligung des Arbeitnehmers, ist die Klausel unwirksam. Hier reicht es schon aus, wenn nicht eindeutig geklärt wird, beim Eintritt welcher Ereignisse es zur Rückzahlung kommen soll.
• Zu lange Bindungsfrist
  Ein häufiger Grund für Unwirksamkeit: Arbeitgeber wollen Mitarbeiter möglichst lange nach der Fortbildung binden und setzen mehrere Jahre an. Dabei werden die Grenzen des rechtlich zulässigen Rahmens überschritten und die Rückzahlungsklausel verliert ihre Wirksamkeit.

Weiterbildungskosten zurückzahlen: Höhe der Forderung

Für Mitarbeiter eine wichtige Frage: Wenn ich Weiterbildungskosten zurückzahlen muss, wie hoch ist der Betrag? Allgemein lässt sich das nicht beziffern, zu unterschiedlich sind die individuellen Ausgaben und genauen Kosten. Eine kürzere Fortbildung kostet nur mehrere hundert Euro, für umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmen werden tausende Euro investiert.

Wie viel Sie zurückzahlen müssen, hängt von der Vereinbarung und dem Zeitraum zwischen Fortbildung und Kündigung ab. Arbeitgeber können die vollen Kosten ansetzen. Es greift jedoch eine Verringerung im Laufe der Bindungsdauer.

Beispiel für die Höhe

Es wurde eine Bindungsdauer von 24 Monaten vereinbart, die vollständigen Kosten betragen 2.400 Euro. Wenn Sie direkt nach Abschluss der Fortbildung das Unternehmen verlassen, besteht eine volle Rückzahlungspflicht. Mit jedem Monat, den Sie im Betrieb verbleiben, müssen Sie 1/24 weniger Weiterbildungskosten zurückzahlen.

Heißt im Beispiel konkret: Jeden Monat verringert sich die Rückzahlungssumme um 100 Euro. Nach einem Jahr müssten Sie nur noch die Hälfte erstatten. Kurz vor Ende der Bindungsdauer bleibt ein kleiner Restanteil.

Ausnahmen bei sehr hohen Rückzahlungssummen

Es gibt Ausnahmen, wenn die Rückforderungssumme das monatliche Bruttoeinkommen um ein Vielfaches übersteigt und lediglich eine jährlich gestaffelte Minderung vorgesehen ist. Hier sieht das Arbeitsrecht eine unangemessene Benachteiligung – und die ist unwirksam.

Ein Fallbeispiel: Ein Diplom-Ingenieur machte eine 10-monatige Weiterbildung, die Bindungsdauer lag bei 3 Jahren. Die Rückzahlung wurde jährlich um ein Drittel reduziert. Das Bruttogehalt des Angestellten: 1.800 Euro. Der Arbeitgeber forderte bei Kündigung 35.500 Euro zurück. Das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz entschied: Unangemessene Benachteiligung und erklärte die Klausel für unwirksam.

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