Was ist ein Flussdiagramm?

Das Flussdiagramm (auch: Ablaufdiagramm, Flowchart) ist eine Visualisierung von komplexen Prozessen, das mit klar definierten Symbolen und Pfeilen verschiedenste Abläufe, Geschäftsprozesse, Daten- oder Informationsströme abbilden kann.

Flussdiagramme sind eine Methode zur internen Kommunikation, aber auch zur grafischen Unterstützung bei der Dokumentation, Planung, Umsetzung und Optimierung von Prozessen.

Flussdiagramm Geschichte

Seinen Ursprung hat das Flussdiagramm bereits in den 1920er Jahren. Geprägt und eingeführt wurde es von den Wirtschaftsingenieuren Frank und Lillian Gilbreth bei der American Society of Mechanical Engineers (ASME). Ihre anfängliche Darstellung eines Projektverlaufs durch Symbole wurde immer weiterentwickelt.

Ein wichtiger Meilenstein war die Standardisierung der Symbole. Sie ermöglicht die einheitliche Erstellung von Flussdiagrammen. Größere Bekanntheit gewannen Flowcharts durch den Einsatz bei namhaften Unternehmen wie Procter & Gamble.

Flussdiagramm erstellen: 5 Schritte

Sie müssen ein Flowchart nicht von Hand zeichnen. Es gibt heute Programme und Tools, mit denen Sie digital ein Flussdiagramm erstellen können. Der Ablauf bleibt aber gleich und orientiert sich an fünf Schritten:

1. Informationen sammeln

Sie benötigen alle Informationen rund um das Projekt, den Geschäftsprozess, die Entscheidung oder den Inhalt, den Sie im Flussdiagramm abbilden wollen. Eine grundlegende Frage dabei lautet: Was ist der Zweck Ihres Flussdiagramms? Sie müssen wissen, warum, für wen und mit welchem Ziel Sie die Visualisierung erstellen.

Halten Sie die Zielsetzung dabei möglichst simpel. Bei unterschiedlichen Zielgruppen oder Erwartungen ist es besser, mehrere Flussdiagramme zu erstellen, statt eines zu überladen und unverständlich zu machen.

2. Reihenfolge festlegen

Für eine einfaches Flussdiagramm sollten Sie schon im Vorfeld die Reihenfolge von notwendigen Schritten, Entscheidungen oder Aktionen innerhalb des Prozesses festlegen. Was muss zuerst gemacht werden? Was folgt darauf? So kommen Sie bei der Visualisierung nicht durcheinander und müssen das Flussdiagramm nicht unzählige Male von vorne beginnen.

Bei der Festlegung der Reihenfolge können Sie sich auf Erfahrungen aus vorherigen Projekten oder Informationen von Mitarbeitern und Experten berufen.

3. Symbole auswählen

Wenn Sie das Flussdiagramm erstellen, müssen Sie die passenden Symbole wählen und einfügen. Damit geben Sie dem Diagramm die grobe Struktur. Achten Sie darauf, dass die Symbole in der passenden Reihenfolge und übersichtlich angeordnet sind. Orientieren Sie sich dabei von links nach rechts – diese Richtung sind wir durch das Lesen und Schreiben gewohnt.

Die Symbole können Sie dann mit den jeweiligen Prozessschritten beschriften. Nun haben Sie bereits einen guten Eindruck davon, wie das fertige Flussdiagramm aussehen wird.

4. Pfeile zeichnen

Durch Linien und Pfeile können Sie nun die Symbole verbinden. Achten Sie dabei auf die korrekte Richtung gemäß der Reihenfolge, in der die Schritte und Ereignisse passieren. Durch die Verbindungen zeigen Sie dem Betrachter, von wo nach wo er das Flussdiagramm lesen muss.

5. Diagramm kontrollieren

Im letzten Schritt sollten Sie den Ablauf kontrollieren und das Diagramm einmal von Anfang bis Ende gründlich prüfen. Stimmt die Reihenfolge? Haben Sie die richtigen Symbole gewählt? Ist die Darstellung übersichtlich? Folgen die einzelnen Punkte logisch aufeinander?

Einfaches Flussdiagramm Beispiel:

Flussdiagramm: Symbole und Bedeutung

Flussdiagramme nutzen verschiedene Symbole mit unterschiedlichen Bedeutungen, um einzelne Aktionen, Maßnahmen oder Schritte innerhalb des Prozesses abzubilden. Innerhalb des Teams können Sie individuelle Symbole nutzen, es empfiehlt sich aber die Verwendung der standardisierten Symbole und Formen.

Diese wurden bereits in den 1960er Jahren festgelegt und in der ISO Norm 5807 definiert. Hier eine Übersicht der wichtigsten Symbole in einem Flussdiagramm inklusive Bedeutung:

Flussdiagramm Symbole in der Übersicht

Flussdiagramm Symbole – einfach erklärt:

Oval
Ein Oval wird auch als Terminator (oder Terminal) bezeichnet und ist der Anfangs- oder Endpunkt des gesamten Prozesses. Mit diesem Symbol können Sie das Diagramm beginnen und beispielsweise die anfängliche Aufgabe definieren.
Raute
Die Raute im Flussdiagramm symbolisiert eine Entscheidung, die getroffen werden muss. Nach dem Symbol geht es mit zwei unterschiedlichen Wegen weiter – abhängig davon, wie die Entscheidung ausfällt.
Rechteck
Das Rechteck ist das vielleicht häufigste Symbol und steht für einen Prozess – also einen Schritt, der durchlaufen wird. Das kann eine Aufgabe in Form eines ToDos sein oder auch das Resultat aus einem vorangegangenen Symbol (beispielsweise die Aktion, die als Ergebnis einer Entscheidung ansteht).
Parallelogramm
Das Parallelogramm steht für eine Dateneingabe oder Datenausgabe. Es ist das Symbol für Input beziehungsweise Output.
Hexagon
Das Hexagon ist das Symbol für eine notwendige Vorbereitung innerhalb des Prozesses. Typischerweise ist es ein Zwischenschritt, weil der folgende Punkt im Flussdiagramm eine Vorbereitung erfordert.
Klammer
Klammern im Flussdiagramm sind Platz für Kommentare. Das können zusätzliche Erklärungen, Informationen oder Beschreibungen zu einem Prozess sein.
Dokument
Ein einzelnes Dokumentensymbol steht für genau das: Ein Dokument, das erstellt werden soll. Dieses Symbol wird häufig genutzt, wenn nach einem Prozessschritt eine Dokumentation über den Ablauf erfolgt.
Linien / Pfeile
Jedes Flussdiagramm besteht aus zahlreichen Linien und Pfeilen. Sie zeigen die Richtung, in der der gesamte Prozess verläuft und welche Symbole als nächstes beachtet werden müssen.

Flussdiagramm Beispiele

Wie ein Flussdiagramm aussehen kann, zeigen die folgenden Beispiele. Dabei handelt es sich um vereinfachte Darstellungen aus der Karrierebibel. Wir selbst haben uns nicht an die ISO Norm 5807 gehalten. Wie Sie sehen, funktionieren die Flussdiagramme aber trotzdem:

Arten von Flussdiagrammen

Flussdiagramme gibt es in vielen verschiedenen Arten. Abhängig sind diese vor allem von der Zielsetzung des Diagramms und der Frage, was genau abgebildet und erreicht werden soll. Diese Arten von Flowcharts sollten Sie kennen:

Allgemeines Flussdiagramm

Das allgemeine Flussdiagramm ist eine übersichtliche Darstellung eines Prozesses. Es ist nicht an eine bestimmte Funktion oder Zielsetzung gekoppelt. So kann es für die Visualisierung aller Abläufe genutzt werden.

Detailliertes Flussdiagramm

Das detaillierte Flussdiagramm kann ebenso allgemein genutzt werden, geht dabei aber auf kleinere Einzelschritte ein. Es ist deshalb eine genauere und differenziertere Abbildung – erfordert entsprechend mehr Informationen und Aufwand.

Entscheidungsflussdiagramm

Das Entscheidungsflussdiagramm zeigt die vorhandenen Alternativen und die jeweiligen Resultate, die damit verbunden sind. Die Visualisierung kann bei der Entscheidungsfindung helfen oder die Begründung für eine Wahl liefern.

Logikflussdiagramm

Das Logikflussdiagramm wird für die grafische Darstellung komplexer und umfangreicher Prozesse genutzt. Es erleichtert das Verständnis von Abläufen und Zusammenhängen. Zusätzlich kann es auf Probleme hinweisen.

Produktflussdiagramm

Das Produktflussdiagramm hilft bei der Entwicklung und Verbesserung von Produkten. Der Prozess zeigt, welche Stationen durchlaufen werden, worauf geachtet werden muss oder welche Teilprodukte und Waren für die Produktion notwendig sind.

Prozessflussdiagramm

Das Prozessflussdiagramm dient der Prozessoptimierung oder der Planung und Einführung neuer Prozesse. Typisch ist dies bei industriellen Anlagen. Im Diagramm werden die Zusammenhänge der wichtigsten Komponenten abgebildet.

Systemflussdiagramm

Das Systemflussdiagramm visualisiert die Datenströme innerhalb eines bestehenden Systems. Das kann der Datenfluss innerhalb eines Netzwerks sein (zwischen Input, Programmen, Datenbänken…), aber auch die Daten innerhalb der Buchhaltung können so erfasst werden.

Vor- und Nachteile von Flussdiagrammen

In vielen Situationen ist es hilfreich und sinnvoll, wenn Sie ein Flussdiagramm erstellen. Allerdings müssen Sie immer die Vor- und Nachteile abwägen. Wir stellen diese gegenüber:

Vorteile

Visualisierung
Der wohl größte Vorteil ist die Visualisierung von Prozessen, den notwendigen Schritten und Zusammenhängen. Auf einer Seite kann durch gute Darstellung die lineare Abfolge abgebildet und strukturiert werden. So kann das Verständnis gesteigert werden – innerhalb des Teams, aber auch bei externen Stakeholdern.
Verbesserung
Ein Flussdiagramm kann Fehler aufzeigen und hilft bei der Optimierung von Prozessen. Die klare Abbildung von Teilschritten zeigt, wo es zu Problemen kommt und hilft bei der Lösungssuche.
Kommunikation
Alle Beteiligten können das Flussdiagramm gemeinsam erstellen und damit arbeiten. Die einheitlichen Symbole erleichtern die Kommunikation und reduzieren die Komplexität.

Nachteile

Übersichtlichkeit
Werden die Prozesse zu umfangreich, leidet die Übersichtlichkeit des Flussdiagramms. Es wird immer schwieriger, dem Ablauf zu folgen und die Schritte nachzuvollziehen.
Aufwand
Die Erstellung guter Flussdiagramme ist mit einigem Aufwand verbunden. Wird die Arbeit unterschätzt über übereilt, drohen Fehler in der Darstellung, wodurch die Abbildung unbrauchbar wird.
Vereinfachung
Flussdiagramme sind vereinfachte Darstellungen der Realität. Dabei besteht immer das Risiko, dass Informationen verloren gehen oder falsch interpretiert werden.

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