Angebot schreiben: Kostenlose Vorlage + Tipps

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Ein Angebot ist eine rechtlich bindende Willensklärung über alle wesentlichen Bestandteile einer Leistung. Sie bieten damit an, zu den genannten Konditionen einen Vertrag einzugehen.
• Abschluss: Wenn Sie ein Angebot schreiben, kommt der Vertrag durch die Einwilligung des Kunden zustande. Mit dem Einverständnis (Annahme des Angebots) sind Sie daran gebunden (§ 145 BGB).
• Inhalt: Das Angebot muss Leistungsbeschreibung, Preis, Lieferzeitraum und Zahlungsbedingungen beinhalten. Wichtig ist zudem eine klare Gültigkeitsdauer, sonst bleibt das Angebot theoretisch unbegrenzt bestehen.
• Kleinunternehmer: Bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung dürfen Sie im Angebot keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen schriftlich darauf hinweisen (§ 19 UStG).

Wenn Sie ein Angebot erstellen, sollten Sie schnell sein: 78 % der Käufer entscheiden sich für den Anbieter, der zuerst auf eine Anfrage antwortet. Wer sich später meldet, wird nur noch als Vergleichsangebot wahrgenommen – und hat nur Chancen, wenn sein Angebot signifikant besser oder billiger ist.

Was ist ein Angebot genau?

Rechtlich gesehen ist ein Angebot eine „einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung“. Das bedeutet im Klartext: Sobald der Kunde Ihr Angebot ohne Änderungen annimmt, kommt ein rechtsgültiger Vertrag zustande. Sie sind dann verpflichtet, die Leistung wie beschrieben zu erbringen – der Kunde ist verpflichtet, den genannten Preis zu zahlen.

Angebot oder Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag ist hingegen eine unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Der spätere Preis kann davon abweichen – bis zu 10 % sind in der Regel problemlos möglich. Das Angebot fixiert hingegen den genauen Preis und den Leistungsumfang verbindlich. Schreiben Sie ein Angebot und nimmt der Kunde es an, sind Sie an den genannten Preis gebunden, auch wenn Ihnen unerwartet selbst höhere Kosten entstehen.

Angebotsschreiben: Vorlage und Beispiel

Sie wollen ein Angebot schreiben? Unsere Vorlage für ein Angebotsschreiben zeigt ein Beispiel, wie es richtig geht. Das Angebotsschreiben können Sie gleich online editieren, indem Sie auf den Kasten klicken:

Disclaimer: Diese Vorlage dient lediglich als Beispiel und zur Orientierung. Sie ersetzt keine fachliche Prüfung und Beratung durch einen Anwalt für Vertragsrecht. Falls Sie das Muster verwenden, übernehmen wir keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall.

Download: Kostenlose Vorlage

Download: Angebot Vorlage (PDF)

Download: Angebot Muster (PDF, Englisch)

Welcher Inhalt muss in ein Angebot?

In Deutschland gelten gesetzliche Vorgaben für Angebote, damit diese rechtssicher und gültig sind. Ein vollständiges Angebot muss deshalb stets folgende Angaben enthalten:

• Firmenanschrift

  Ein Angebot benötigt einen Briefkopf mit (Firmen-)Name, Adresse, Postleitzahl und Sitz des Unternehmens. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind keine Pflichtangaben, sollten für die Kontaktaufnahme aber enthalten sein.

• Angebotsdatum

  Das Angebotsdatum ist der Tag, ab dem Ihr Angebot gültig ist – und typischerweise der Tag, an dem Sie das Schreiben verschicken. Für Sie selbst dient es auch der Orientierung, wann Sie bei fehlender Rückmeldung nochmals nachfassen sollten.

• Empfängerinformationen

  Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass ein Angebot klar adressiert sein muss. Es braucht die vollständige Adresse und Firmenbezeichnung des (potenziellen) Kunden. Fügen Sie hier auch den Namen des Ansprechpartners ein. Das macht Ihr Angebot persönlicher.

• Betreff

  Der Betreff sollte schlicht „Angebot“ lauten. Damit ist dem Empfänger sofort klar, worum es geht. Verschicken Sie das Angebot per E-Mail, gehört der Titel zusätzlich in die Betreffzeile.

• Leistungsbeschreibung

  Zum Inhalt gehört eine genaue Beschreibung des angebotenen Produkts oder der Dienstleistung. Beschreiben Sie präzise, was Sie in welcher Menge und Ausführung anbieten. Bieten Sie verschiedene Optionen oder Ausführungen an, werden diese einzeln aufgeführt.

• Preis

  Wichtige Informationen sind der Preis der angebotenen Leistung. Dieser muss sich klar auf Menge, Ausführung oder Zeiteinsatz (Stundensatz) beziehen. Mögliche Zusatzkosten werden separat bezeichnet und aufgeführt. Der Preis wird zudem als Gesamtsumme sowie die Umsatzsteuer ausgewiesen.

• Sonderkonditionen

  Gibt es im Angebot Rabatte oder werden Aufschläge verlangt, müssen Sie diese im Angebot separat aufführen. Denkbar sind etwa günstigere Konditionen bei einem Mengenrabatt.

• Lieferbedingungen

  Hier geben Sie an, wann die angebotenen Produkte verschickt werden oder die Dienstleistung erbracht wird. Mögliche Versandkosten für den Kunden werden ebenfalls genannt. Bei Waren müssen Sie auch Angaben zur Verpackung im Angebot machen.

• Zahlungsbedingungen

  Welche Zahlungsmöglichkeiten Sie anbieten, bleibt Ihnen überlassen. Häufige Möglichkeiten sind Paypal, Kreditkarte, Lastschrift, Nachnahme oder auf Rechnung. Geben Sie im Angebot an, welche Optionen der Kunde hat.

• Gültigkeit

  Geben Sie im Angebot genau an, bis wann dieses gültig ist. Vergessen Sie das Gültigkeitsdatum, gilt es theoretisch unbegrenzt. In der juristischen Praxis wird jedoch unterstellt, dass ein Angebot nur bis zu einem Zeitpunkt angenommen werden darf, der üblich ist. Der Zeitraum liegt oft bei rund 4 Wochen.

• AGB

  Haben Sie eigene AGB, müssen Sie im Angebot auf diese hinweisen. Andernfalls benennen Sie einen Gerichtsstand für eventuelle Streitigkeiten.

Angebot schreiben als Kleinunternehmer

Fallen Sie unter die Kleinunternehmerregelung, müssen Sie sich beim Angebotsschreiben an denselben Inhalt halten. Eine Ausnahme: Als Kleinunternehmer sind Sie von der Umsatzsteuer befreit und müssen diese im Angebot nicht ausweisen. Ihr Angebotsschreiben enthält lediglich die Nettopreise. Sie sind jedoch zu einem Verweis auf die Kleinunternehmerregelung verpflichtet. Hier reicht eine kurze Formulierung: „Gemäß § 19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“

Kann ich ein Angebot nachträglich ändern?

Sie können das Angebot nachträglich ändern, wenn noch kein Vertrag zustande gekommen ist. Heißt: Eine Änderung ist nur möglich, bis der Kunde das Angebot angenommen hat. Nach der Annahme benötigen Sie die ausdrückliche Zustimmung des Kunden, wenn Sie etwas ändern wollen. Ansonsten kann sich dieser auf die verbindliche Rechtswirkung des Angebots berufen.

Bei welchen Ausnahmen sind Änderungen möglich?

Ausnahme sind schwere und ersichtliche Fehler im Angebot: Haben Sie versehentlich einen Preis von 10 € statt 10.000 € angegeben, benötigen Sie keine Zustimmung des Kunden und können das Angebot zurückziehen. Zudem dürfen Sie jederzeit vom Vertrag zurücktreten – möglicherweise entstehen aber Ansprüche auf Schadensersatz beim Kunden.

Wann ist eine Auftragsbestätigung nötig?

Geben Sie ein verbindliches Angebot mit festen Preisen ab, und Ihr Kunde nimmt das Angebot exakt so an, ist eine Auftragsbestätigung Ihrerseits nicht zwingend erforderlich. Bestellt ein Kunde, ohne dass Sie vorher ein Angebot erstellt haben, sollten Sie unbedingt eine Auftragsbestätigung verschicken. Hier drehen sich die Rollen um: Die Bestellung des Kunden wird zum Angebot – mit der Bestätigung nehmen Sie dieses an und der Vertrag wird rechtlich bindend.

So schreiben Sie erfolgreiche Angebote

Wenn ein Auftraggeber mehrere Angebote einholt und vergleicht, entscheidet die Qualität Ihres Angebots über den Zuschlag. Dabei geht es häufig nicht nur um den besten Preis. Das Angebotsschreiben hat mehrere Funktionen: Es zeigt, dass Sie die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden verstanden haben, dass Sie die bestmögliche Qualität bieten und auf die individuellen Wünsche des Auftraggebers eingegangen sind. 5 Tipps für ein überzeugendes Angebot:

1. Schnelle Reaktion

   Schreiben Sie das Angebot möglichst schnell – idealerweise innerhalb von 24 Stunden. Sie zeigen so, dass Ihnen der Kunde wichtig ist, und gewinnen damit oft den Zuschlag.

2. Klare Gliederung

   Das Angebot muss auf einen Blick alle wichtigen Informationen enthalten: Was wird geliefert? Wie viel kostet es? Wann wird geliefert? An wen wende ich mich bei Fragen?

3. Verständliche Formulierungen

   Ein Angebot muss einfach und verständlich formuliert sein. Verzichten Sie auf Abkürzungen oder Fachbegriffe, die Kunden nicht verstehen könnten.

4. Kulantes Angebot

   Überzeugen Sie Kunden mit einem Rabatt für einen schnellen Zuschlag. Selbst ein kleiner Rabatt wirkt kulant und erspart mitunter Nachverhandlungen.

5. Direkte Aufforderung

   Beenden Sie das Angebot mit einem sogenannten Call-to-Action. Die Handlungsaufforderung erhöht die Wahrscheinlichkeit für einen Auftrag. Beispiele für mögliche Formulierungen sind: „Ich freue mich auf Ihren Auftrag“ oder „Bestätigen Sie uns das Angebot – und wir schicken die Ware noch heute los!“

Unser Karrierebibel-Tipp: Bauen Sie Kundenbewertungen direkt ins Angebot ein. Ein solcher „Social Proof“ kann die Conversion-Rate um bis zu 20 % steigern. Weisen Sie zum Beispiel darauf hin, dass „93 % der Kunden eine positive Bewertung hinterlassen“.

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