Einladungsschreiben: Treffend formulieren

Wie schreibt man eine Einladung zum Vorstellungsgespräch?

Die Erstauswahl ist geschafft. Die aussichtsreichsten Bewerber sind identifiziert und selektiert. Für sie folgt die Einladung zum Vorstellungsgespräch. In der zweiten Runde im Auswahlprozess geht es darum, die Kandidaten besser kennenzulernen und einzuschätzen, wer von ihnen am besten ins Unternehmen passt.

Mit dem Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch signalisiert der Arbeitgeber dem Bewerber, dass sein Bewerberprofil auf die Stellenausschreibung passt und die schriftliche Bewerbung aus Anschreiben und Lebenslauf Interesse geweckt sowie überzeugt hat. Eine gute Nachricht. Dennoch sollte es nicht zu lax gestaltet oder formuliert sein.

Je nach Stellenprofil drückt schon die Einladung Wertschätzung und den Stellenwert des Jobangebots aus. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollten Unternehmen die Chance zum Employer Branding nicht ungenutzt lassen. Das Einladungsschreiben ist mehr als eine Termin-Benachrichtigung. Es prägt das Image des Arbeitgebers mit. Schließlich bekommen nicht alle Eingeladenen den Job.

Einladungsschreiben: Form

Die Einladung und Benachrichtigung zum Jobinterview kann telefonisch, per E-Mail oder postalisch erfolgen. Der Vorteil einer Benachrichtigung per E-Mail ist, dass sie wesentlich schneller ankommt als auf dem Postweg. Andererseits ist ein Vorstellungstermin immer noch ein förmlicher Anlass, bei dem die schriftliche Einladung auf Firmenpapier einen hohen Stellenwert ausdrücken kann – zum Beispiel bei einer gehobenen Führungsposition.

Sowohl bei der Auswahl der Kommunikationswege und Medien als auch bei den Formulierungen sollten Sie daher im Einladungsschreiben hohe Sorgfalt beweisen. Wer kompetente, qualifizierte Mitarbeiter und Leistungsträger für sein Unternehmen sucht, sollte diese Kompetenz ebenfalls vermitteln. Das Einladungsschreiben ist für Sie eine erste Gelegenheit, das Unternehmen von seiner besten Seite zu präsentieren.

Einladungsschreiben: Inhalt

Ein professionelles Einladungsschreiben beantwortet alle potenziellen Fragen, die Bewerber haben können und sorgt so für einen transparenten Bewerbungsprozess.

Wichtige Bestandteile im Einladungsschreiben sind:

Dank für die Bewerbung und Geduld
Einladungsnachricht
Datum und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs
Ort und Adresse des Gesprächs
Namen, Funktion und Anzahl der Teilnehmer
Kontaktdaten des Ansprechpartners (Telefonnummer, Mail)
Information über mögliche Inhalte
Angebot zur Kostenübernahme
Angaben zur Anreise (Parken, ÖPNV)

Gerade bei auswärtigen Bewerbern mit langer Anreise ist es sinnvoll, einen Anfahrtsplan zusätzlich zum Einladungsschreiben zu verschicken. Nennen Sie darin unterschiedliche Anreise-Alternativen sowie die exakte Lage des Unternehmens. Vor allem wenn der Eingang etwas versteckt im Hinterhof liegt oder verschiedene Gebäudeteile mit ähnlicher Benennung das Auffinden erschweren. Beispiel:

Wenn Sie mit dem Bus anreisen, nehmen Sie am besten die Linie 2 und steigen an der Harkortstraße aus. Die Haltestelle befindet sich direkt gegenüber vom Haupteingang, wo sich auch unser Empfang befindet. Frau Müller wird Sie dort abholen und zum Gesprächsraum begleiten.

Zusätzlich empfehlen wir, im Einladungsschreiben alle Gesprächsteilnehmer inklusive ihrer Funktion zu nennen. So kann sich der Bewerber darauf vorbereiten und abschätzen, ob es sich um ein Erstgespräch mit dem Personaler handelt oder schon der künftige Chef anwesend ist. Beispiel:

Das Gespräch werden Frau Seiffert (Geschäftsführerin) und Herr Cappel (Personalleiter) mit Ihnen führen.

Ebenso sollten Sie im Einladungsschreiben für etwaige Rückfragen den Ansprechpartner nebst Telefonnummer und E-Mail-Adresse nennen.

Einladung und Pflicht zur Kostenübernahme?

Laut § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) übernimmt der einladende Arbeitgeber sämtliche Reisekosten für das Vorstellungsgespräch. Das gilt für An- und Abreise ebenso wie für etwaige Übernachtungskosten wenn die Anreise aus größerer Distanz erfolgt oder die Verbindungen zur vereinbarten Uhrzeit schlecht sind.

Der Anspruch auf Fahrtkostenerstattung gilt für den Bewerber allerdings nicht, wenn im Einladungsschreiben explizit darauf hingewiesen wird, dass die Kosten für das Vorstellungsgespräch nicht übernommen werden. Eine Formulierung könnte zum Beispiel lauten: „Wir bitten um Verständnis, dass mit dem Vorstellungsgespräch verbundene Kosten nicht erstattet werden.“ Machen Sie sich aber bitte klar, dass das mitunter kleinlich bis geizig wirkt. Das künftige Gehalt dürfte die Fahrtkosten bei Weitem übersteigen.

Einladung zum Vorstellungsgespräch: Muster

Neben den Tipps und Formulierungen finden Sie im Folgenden noch eine Mustervorlage für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Firma
Ansprechpartner
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Telefonnummer/E-Mail

Bewerbername
Straße Hausnummer
PLZ Ort

Datum

Einladung zum Vorstellungsgespräch

Sehr geehrte(r) Frau/Herr (Name),

vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Ihre Bewerbung hat uns gut gefallen und wir bedanken uns für die Geduld, die Sie bis hierher bewiesen haben. Es hat sich gelohnt:

Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen gründlich geprüft und möchten Sie gerne persönlich kennenlernen. Aus diesem Grund laden wir Sie herzlich zu einem Vorstellungsgespräch ein. Frau/Herr (Name), unser Geschäftsführer, und ich werden Ihre Gesprächspartner sein. Ziel des Interviews ist ein gegenseitiges Kennenlernen und Klären etwaiger Erwartungen. Das Gespräch enthält keinerlei Tests, auf die Sie sich vorbereiten müssten.

Das Vorstellungsgespräch findet am TT.MM.JJJJ um 00 Uhr in (Straße, Ort, Etage des Unternehmens) statt. Falls Sie diesen Termin nicht wahrnehmen können, setzen Sie sich bitte umgehend mit uns telefonisch unter (Telefonnummer) in Verbindung und vereinbaren einen neuen Termin.

Die Ihnen entstandenen Fahrtkosten werden wir Ihnen nach Vorlage der Quittung ersetzen. Wir freuen uns auf Sie!

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT / SIGNATUR

Die Vorlage für das Einladungsschreiben können Sie sich zusätzlich als kostenloses Muster und Word-Datei herunterladen:

Download: Einladungsschreiben (Word)

Was andere Leser dazu gelesen haben