Wie funktioniert die 1-3-5-Methode?
Eine To-do-Liste oder einen Tagesplan kennen Sie natürlich schon. Aber mal Hand aufs Herz: Wie viele Ihrer täglichen Aufgaben priorisieren Sie wirklich? Die meisten Menschen machen das entweder nebenbei oder gar nicht. Falls Ihnen das genauso geht, sollten Sie die 1-3-5-Methode ausprobieren. Sie ist denkbar einfach und deshalb schnell erklärt: Sie benötigen dafür nur eine einfache Tagesliste mit genau neun Aufgaben – aufgeteilt in drei Blöcke:
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1 große Aufgabe (Priorität 1)
Nehmen Sie sich am Tag eine zentrale Aufgabe vor. Darauf liegt der Fokus des Tages. Entweder, weil sie besonders wichtig oder dringend oder besonders zeitintensiv ist. Sie erfordert maximale Konzentration (2-3 Stunden) und bringt Sie Ihren Zielen am nächsten. Erledigen Sie diese idealerweise gleich morgens.
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3 mittlere Aufgaben (Priorität 3)
Das sind wichtige Aufgaben, die jedoch weniger Zeit und Energie in Anspruch nehmen (jeweils 30-60 Minuten). Diese Dinge sollten Sie zeitnah erledigen und packen Sie auf jeden Fall auch noch an diesem Tag an.
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5 kleine Aufgaben (Priorität 5)
Hierunter fallen kurze Routineaufgaben, die schnell erledigt werden können (in 5-10 Minuten). Diese können Sie locker zwischendurch abhaken. Sie sind in der Regel nicht dringend, aber sinnvoll, weil sie sich sonst auftürmen und zu einem Hindernis werden.
Entscheidend ist, dass Sie diese Liste erstellen, Aufgaben damit priorisieren und sich daran halten, die 1-3-5-Liste der Reihe nach abzuarbeiten.
Warum funktioniert die Methode?
Die 1-3-5-Methode gehört zu den wirklich simplen Techniken im Zeitmanagement. Sie zwingt Sie dazu, sich noch vor Arbeitsbeginn auf das Wesentliche zu konzentrieren, statt ziellos loszulegen und irgendwelche Aufgaben abzuarbeiten. Gleichzeitig verhindert sie Überlastung, weil sie mit einer Obergrenze von neun Aufgaben täglich ein realistisches Tagesziel setzt und so den Stress mindert. Überdies sorgt sie für Erfolgserlebnisse, indem Sie am Tag eine große und drei mittlere Aufgaben erledigen.
Welche Erfahrungen haben wir mit der 1-3-5-Methode gemacht?
Die größte Herausforderung beim Anwenden der 1-3-5-Methode ist, jeden Tag die Aufgabe mit der „Priorität 1“ zu identifizieren. Schließlich steht und fällt die Effektivität der Methode genau mit dieser Nummer-1-Aufgabe. Und wer vorher schon mit dem Setzen von Prioritäten Probleme hatte, wird sich damit nicht unbedingt leichter tun. Was jedoch enorm hilft, ist der Fokus auf die eigenen beruflichen und langfristigen Ziele bzw. Erfolge. Fragen Sie sich:
- Gibt es für die Aufgabe eine wichtige Deadline?
- Wie wichtig oder dringend ist sie für meine aktuellen Projekte?
- Welche Ergebnisse möchte ich am Ende des Monats erreicht haben?
- Bringt mich die Aufgabe meinen beruflichen Zielen näher?
Nutzen Sie diese Leitfragen oder persönliche Kriterien beim Festlegen der wichtigsten Tagesaufgabe – und Sie werden schon nach einer Woche die Prio-1-Aufgaben deutlich schneller erkennen.
Sind 9 Aufgaben realistisch?
Die zweite Herausforderung ist eine richtig dimensionierte Liste. Neun Aufgaben klingen erst einmal machbar. Sobald Sie aber mehrere große Projekte gleichzeitig auf Ihre Tagesliste setzen, funktioniert die Methode nicht mehr. Kurz: Sie müssen wirklich jeden Tag auswählen – zwischen wirklich nur einer großen und drei mittleren Aufgaben. Die fünf kleinen To-dos sind nach unserer Erfahrung selten ein Problem, weil sie in 5-10 Minuten erledigt sind. Zusammengefasst ist das allenfalls eine Überstunde (siehe: Heiße-Kartoffel-Prinzip).
Wer damit anfangs noch Probleme hat, sollte sich zunächst eine zentrale Übersichtsliste erstellen, auf der er oder sie alle Aufgaben sammelt, um anschließend die drei mittleren Aufgaben herauszufiltern. Sie sollten an einem Tag schaffbar sein und zusammen nicht mehr als 2-3 Stunden beanspruchen. Sonst leidet entweder die Hauptaufgabe oder Sie machen doch noch Überstunden.
Sollte ich unbedingt die Reihenfolge einhalten?
Für ein erfolgreiches Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement ist entscheidend, dass Sie sich selbst und Ihren Biorhythmus gut kennen. Es ist nie besonders clever, gegen seinen eigenen Körper zu arbeiten. Die meisten Menschen sind morgens am fittesten. Zwischen 9-11 Uhr haben die meisten eine kreative Leistungshochphase. Deshalb sollten Sie in dieser Zeit auch die Hauptaufgabe des Tages mit „Priorität 1“ erledigen. Falls Ihr Chronotyp jedoch anders tickt, empfehlen wir, die Reihenfolge der 1-3-5-Methode individuell anzupassen. Sie müssen sich also nicht zwingend an die Reihenfolge halten – auch wenn das von der Mehrheit der Experten empfohlen wird.
Karrierebibel-Tipp: Gleichzeitig sollten Sie diese Freiheit nicht dazu missbrauchen, unliebsame Aufgaben aufzuschieben – ohne Selbstdisziplin funktioniert es leider auch nicht.
Gespür für die echten Prioritäten entwickeln
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement liegt hauptsächlich in der Ehrlichkeit sich selbst gegenüber: Wer zu Prokrastination neigt, also dazu, wichtige Aufgaben aufzuschieben, sollte sich strikt an die vorgegebene Reihenfolge der 1-3-5-Methode halten (siehe auch: 5-Minuten-Regel). Wenn Sie hingegen verlässlich und strukturiert arbeiten, können Sie das Werkzeug flexibler einsetzen. Aus Erfahrung können wir sagen, dass diese einfache Methode sehr schnell dabei hilft, sich im Arbeitsalltag einen schnellen Überblick zu verschaffen und klarere Prioritäten sowie einen schärferen Fokus zu setzen.
Natürlich ist die Methode keine Raketenwissenschaft, sondern eher eine Art Einsteigermodell. Sobald Sie diese aber ihrer Arbeitsweise und den eigenen Bedürfnissen anpassen, trainieren Sie einen wirklich effektiven Prozess des bewussten Auswählens der täglichen To-dos. Dadurch geht weniger Zeit für zähe Entscheidungsprozesse verloren, Sie arbeiten fokussierter und entwickeln ein wesentlich besseres Gespür für die echten Prioritäten. Genau aus diesem Grund ist die Methode aus unserer Sicht auch weiterhin so empfehlens- und ausprobierenswert.
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