Was ist ein Gehaltsnachweis?
Der Gehaltsnachweis ist ein offizielles Dokument von Ihrem Arbeitgeber mit allen relevanten Informationen zu Ihrem Verdienst aus dem Arbeitsverhältnis. Es zeigt auf einen Blick, wie viel Geld Sie für Ihre Arbeit bekommen.
Wichtig ist ein Gehaltsnachweis als Bestätigung Ihrer Liquidität oder bei der Berechnung und Gewährung von verschiedenen Leistungen. Oft müssen Sie den Nachweis zum Gehalt mit einem Antrag gemeinsam einreichen oder vor der Unterschrift eines Vertrages vorlegen.
Unterschied: Gehaltsnachweis und Gehaltsabrechnung
Beide Dokumente sind ähnlich und geben Auskunft über den Verdienst für Ihre berufliche Tätigkeit. Die Gehaltsabrechnung wird automatisch erstellt und Ihnen jeden Monat vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Einen Gehaltsnachweis müssen Sie gesondert beantragen.
Je nach Grund für die Bescheinigung werden teilweise beide Formen akzeptiert. Der offizielle Gehaltsnachweis gilt aber insgesamt als aussagekräftiger und enthält teilweise umfangreichere Informationen.
Inhalt: Was steht in einem Gehaltsnachweis?
Der Gehaltsnachweis enthält eine Übersicht zu Ihrem Arbeitsverhältnis, Ihrem Einkommen, den Abzügen und dem letztlich ausgezahlten Nettogehalt. Wichtig ist vor allem, dass der Empfänger eine klare Auskunft über Ihre finanzielle Situation, den genauen Verdienst und Ihre Zahlungsfähigkeit bekommt.
Typische Inhalte in einem Gehaltsnachweis sind:
- Name und Kontaktinformationen des Arbeitnehmers
- Name und Kontaktinformationen des Arbeitgebers
- Zeitraum des Gehaltsnachweises
- Bruttogehalt
- Bonuszahlungen
- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld
- (Lohn-)Steuer
- Sozialabgaben
- Nettogehalt
Zusätzlich sind Angaben zur Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, Spesen, Nachtzuschläge oder Korrekturen der Gehaltsangaben möglich. Letztes ist wichtig, wenn das angegebene Nettogehalt nicht dem Durchschnitt über einen längeren Zeitraum entspricht – weil große Boni oder Zuschläge zum Beispiel erst am Jahresende abgerechnet und gezahlt werden.
Gehaltsnachweis: 5 unterschiedliche Arten
Ein Gehaltsnachweis ist ein speziell für den Zweck angefordertes und vom Arbeitgeber angefertigtes Dokument. In der Praxis gibt es aber noch andere Möglichkeiten, einen Gehaltsnachweis zu erbringen.
Je nach Anliegen (mehr dazu weiter unten im Artikel) werden verschiedene Formen gleichermaßen akzeptiert. Wir stellen fünf Alternativen für den Gehaltsnachweis vor:
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Gehaltsabrechnung
Die normale monatliche Gehaltsabrechnung (auch: Lohnabrechnung) ist die häufigste Alternative. Sie ist weniger förmlich, liefert aber alle notwendigen Informationen. Vorteil: Sie haben die Abrechnung ohnehin zu Hause und müssen diese nicht zusätzlich beantragen.
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Einkommensnachweis
Der Einkommensnachweis ist die umfangreichste Variante. Er umfasst nicht nur das Gehalt aus Ihrer beruflichen Anstellung, sondern alle finanziellen Einkünfte: selbstständige Tätigkeit, Mieteinnahmen, Renten, Kapitalerträge oder Unterhalt…
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Einkommenssteuerbescheid
Der Einkommenssteuerbescheid ist ein amtliches Dokument vom Finanzamt. Sie erhalten den Nachweis einmal pro Jahr mit allen Informationen zu Ihrer steuerlichen Situation – und Ihrem Gehalt sowie Einkünften als Berechnungsgrundlage.
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Kontoauszug
Teilweise dient ein aktueller Kontoauszug als Nachweis für das Gehalt. Auf dem Ausdruck muss die Einzahlung vom Arbeitgeber mit der Höhe erkennbar sein. Diese Form ist weniger förmlich und offiziell. Zudem fehlen zahlreiche Angaben.
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Rentenbescheid
Im Ruhestand ist Ihr Rentenbescheid von der gesetzlichen Rentenversicherung der Nachweis über Ihre finanziellen Einkünfte. Das Dokument zeigt die Höhe Ihrer regelmäßigen Rentenzahlungen.
Gehaltsnachweise für Selbstständige
Als Selbstständiger erhalten Sie kein Gehalt und es gibt keinen Arbeitgeber, der Ihr Einkommen bestätigen könnte. Alternativ wird oft der Einkommenssteuerbescheid vom Finanzamt verlangt.
Andere Optionen für den Nachweis sind die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Jahresabschlüsse (zum Beispiel Bilanzen des Unternehmens).
Gehaltsnachweis: Wann brauche ich das Dokument?
Sie brauchen den Gehaltsnachweis als Bestätigung Ihrer Zahlungsfähigkeit (Liquidität), oder als Berechnungsgrundlage für verschiedene Bereiche. Hier die häufigsten Gründe:
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Mietvertrag
Vermieter verlangen vor der Unterschrift auf dem Mietvertrag fast immer einen aktuellen Gehaltsnachweis – meist über die letzten 3 oder sogar 6 Monate. Die Bestätigung sichert gegen Zahlungsausfälle bei der Miete ab. Wer regelmäßige Einkünfte hat, zahlt seine Fixkosten zum vereinbarten Zeitpunkt.
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Kredit
Wollen Sie bei der Bank einen Kredit aufnehmen, müssen Sie Ihr Einkommen nachweisen. Das Kreditinstitut schützt sich vor ausbleibenden Ratenzahlungen. Zudem beeinflusst das Gehalt die Konditionen und mögliche Höhe des Kreditrahmens.
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Elterngeld
Das Elterngeld beträgt je nach Einkommen zwischen 65 und 100 Prozent des letzten Nettogehalts. Für die Berechnung müssen Sie frühzeitig Ihre Einkommensnachweise der letzten 12 Monate vor der Geburt des Kindes einreichen.
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Kita-Platz
Je nach Bundesland zahlen Sie für einen Kita-Platz Gebühren – die genauen Beiträge sind gestaffelt nach Einkommen der Eltern. Wer mehr verdient, muss auch höhere Kosten tragen. Für die Festlegung Ihrer persönlichen Gebühren müssen Sie einen offiziellen Gehaltsnachweis einreichen.
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Krankengeld
Krankengeld sichert Sie finanziell bei einer längeren gesundheitlichen Auszeit ab. Es beträgt 70 Prozent des letzten Bruttogehalts, aber maximal 90 Prozent des Nettogehalts. Entsprechend verlangt die Krankenkasse einen Gehaltsnachweis – diesen müssen Sie selbst einreichen oder Ihr Arbeitgeber verschickt das Dokument direkt.
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Arbeitslosengeld
Beim Arbeitslosengeld erhalten Sie zwar kein Gehalt mehr, müssen für die Berechnung aber die letzten Gehaltsnachweise vorlegen. Auf Grundlage der letzten Einkommen bekommen Sie 60 Prozent (mit Kind 67 Prozent) als finanzielle Absicherung in der Arbeitslosigkeit.
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Wohngeld
Wohngeld erhalten Haushalte mit geringem Einkommen als Unterstützung zu den Mietkosten. Für einen Anspruch dürfen Sie bestimmte Einkommensgrenzen nicht überschreiten – diese werden je nach Haushaltsgröße, Mietstufe und Region festgelegt. Mit dem Antrag müssen Sie Ihre Gehaltsnachweise anfügen, die bestätigen, dass Sie anspruchsberechtigt sind.
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Bafög
Bafög ist eine staatliche finanzielle Unterstützung für Studierende und Auszubildende. Besonderheit: Hier entscheidet der Gehaltsnachweis der Eltern. Wollen Sie während Ihres Studiums Bafög beziehen, dürfen Ihre Eltern die geltenden Einkommensgrenzen nicht überschreiten. Volle Förderung gibt es bei einem Bruttojahreseinkommen unter 42.500 Euro (ein Kind ohne Geschwister).
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Unterhalt
Bei einer Trennung besteht Unterhaltspflicht für gemeinsame Kinder. Die Höhe bestimmt das Einkommen gemäß der Düsseldorfer Tabelle. Mit Ihrem Gehaltsnachweis wird festgelegt, wie viel Unterhalt Sie monatlich zahlen – ändert sich das Einkommen, müssen Sie entsprechend neue Nachweise einreichen.
Gehaltsnachweis beantragen
Den Gehaltsnachweis beantragen Sie direkt bei Ihrem Arbeitgeber. Dabei müssen Sie keine Angaben für die konkrete Nutzung machen – es spielt keine Rolle, ob Sie das Dokument für eine Wohnung oder einen Kredit brauchen. Sprechen Sie mit Ihrem Chef, der Personalabteilung oder wenden Sie sich an die Lohnbuchhaltung. Bitten Sie um die Ausstellung eines offiziellen Nachweises – nennen Sie gleich die geforderten Angaben, wenn Sie diese bereits kennen.
Viele Behörden bieten zudem kostenlose Vorlagen, Vordrucke und Formulare für Gehaltsnachweise an. Laden Sie diese herunter, der Arbeitgeber muss die Dokumente dann nur noch ausfüllen und unterschreiben.
Arbeitgeber ist zur Ausstellung verpflichtet
Sie haben als Arbeitnehmer Anspruch auf die Ausstellung eines Gehaltsnachweises – dies gilt nicht nur für die monatliche Gehaltsabrechnung, sondern auch eine eigene Verdienstbescheinigung zum Beispiel für die Wohnungssuche oder zur Vorlage bei einer Bank.
Ihr Cher muss Ihnen das Dokument ausstellen – dies ist in § 108 der Gewerbeordnung (GewO) festgelegt.
Fehler im Gehaltsnachweis: Was tun?
Trotz sorgfältiger Prüfung schleichen sich manchmal Fehler in den Gehaltsnachweis. Prüfen Sie die Angaben unbedingt genau, bevor Sie das Dokument einreichen oder vorlegen – schlimmstenfalls werden sonst Ansprüche auf falschen Grundlagen berechnet.
Finden Sie einen Fehler, wenden Sie sich sofort an Ihren Arbeitgeber und bitten Sie um eine zeitnahe Korrektur. Die fehlerhafte Bescheinigung sollten Sie – falls möglich über einen Aktenvernichte – entsorgen.
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