Haben Sie zu viel Zeit? Zugegeben, die Frage ist für die meisten geradezu absurd, denn Zeit hat jeder – zumindest gefühlt – zu wenig. Das gilt besonders in einem anspruchsvollen Job mit hohen Anforderungen. Für viele Arbeitnehmer ist die Mittagspause die einzige wirklich ruhige Zeit des Arbeitstages und auch diese wird in stressigen Phasen wenn – zum Beispiel wegen eines Projektabschlusses – viel Arbeit anliegt gerne mal gestrichen. Doch in fast jedem Arbeitstag gibt es über den Tag verteilt eine ganze Reihe von zehn Minuten Blöcken, die mehr oder weniger frei sind. Zehn Minuten mögen nicht nach viel klingen, Sie können diese Zeit jedoch sinnvoll und produktiv nutzen.

Damit ist aber keineswegs gemeint, dass Sie auch diese letzten freien Minuten noch mit Arbeit füllen sollen. Das können Sie gerne tun, wenn Sie dafür die entsprechende Energie übrig haben. Doch wenn Sie spüren, dass sich Ihre Energiereserven dem Ende zuneigen, können zehn Minuten auch als Ruhepol und als Energiequelle dienen. Und so erfrischt und gestärkt können Sie dann auch produktiv weiter arbeiten, ohne sich zu verausgaben.

  1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. – Ein Klassiker de Produktivitätstipps und das aus gutem Grund. Denn aufräumen bietet gleich zwei Vorteile. Zum einen schaffen Sie Ordnung und finden Ihre Unterlagen so schneller. Zum anderen wirkt äußerliche Ordnung auch innerlich beruhigend und macht es Ihnen so leichter, abzuschalten und sich zu entspannen.
  2. Ziehen Sie Bilanz. – Sie kennen doch sicherlich die Methode des Wochenrückblicks. Genau das sollen Sie hier – in reduzierter Form – tun. Erfassen Sie alle offenen Aufgaben, haken Sie ab, was erledigt ist und priorisieren Sie die verbliebenen Aufgaben bei Bedarf neu. Das kann Ihnen – vor allem in chaotischen und stressigen Zeiten – dabei helfen, den Überblick zu bewahren.
  3. Tun Sie nichts. – Auch wenn sich das einfach liest, ist es vielleicht die am schwersten umzusetzende Empfehlung auf dieser Liste. Denn nichts tun assoziieren viele leider immer noch mit Zeitverschwendung und Sinnlosigkeit. Dabei ist das genaue Gegenteil der Fall, denn das bewusste nichts tun kann sehr entspannend und erfrischend sein.
  4. Entspannen Sie sich. – Klingt ähnlich wie der vorangegangene Punkt, unterscheidet sich jedoch deutlich. Denn hier geht es darum, dass Sie sich aktiv entspannen. Sei es eine zehn Minuten Meditation, das bewusste Schließen der Augen, bewusstes atmen, Muskel-Relaxation nach Jacobson oder andere Methoden – egal was Sie tun, es sollte für Sie eine entspannende Tätigkeit sein, die Sie von Ihrer Arbeit für zehn Minuten ablenkt.
  5. Leeren Sie Ihren Posteingang. – Das betrifft sowohl Ihren digitalen wie auch Ihren analogen Posteingang. Gehen Sie Ihre gesammelte Korrespondenz und Ihre noch ungelesenen oder unsortierten E-Mails durch. Hier sollten Sie einen Teil des GTD-Systems von David Allen – genauer gesagt die zwei-Minuten-Regel – anwenden. Je nach Menge Ihrer noch unbearbeiteten Briefe und E-Mails kann die Bearbeitung natürlich länger als zehn Minuten dauern. Doch wenn Sie das mehrfach tun, sind Sie auch irgendwann fertig. Und in zehn Minuten einen Teil zu schaffen ist besser, als die ganze Zeit gar nichts zu tun.

    6. Die 2-Minuten-Regel

    David Allen beschreibt in seinem GTD-System die zwei-Minuten-Regel. Sie lautet: Alles was Sie in zwei Minuten oder weniger erledigen können, sollten Sie sofort erledigen. Bei Aufgaben die länger dauern, haben Sie drei Optionen: Wegwerfen – David Allens bevorzugte Handlung – delegieren oder auf der passenden Liste eintragen.

  6. Arbeiten Sie gegen die Uhr. – Stellen Sie Ihren Timer auf zehn Minuten und los geht’s. Bis der Timer klingelt arbeiten Sie ununterbrochen durch, danach gönnen Sie sich ganz bewusst eine Pause. Hier handelt es sich um eine abgewandelte Form der Pomodoro-Technik. Wenn Sie damit noch nie gearbeitet haben, werden Sie wahrscheinlich erstaunt sein, was Sie in zehn Minuten kontinuierlicher Arbeit alles schaffen.
  7. Machen Sie einen kurzen Spaziergang. – Klar, in zehn Minuten werden Sie nicht all zu weit kommen. Doch es geht auch nicht darum, dass Sie sportliche Höchstleistungen vollbringen. Viel wichtiger ist, dass Sie die frische Luft bewusst genießen und nach dem Spaziergang erfrischt und wach sind. Bei den aktuell niedrigen Temperaturen dürfte das kein Problem sein.
  8. Erfassen Sie alle Gedanken. – Schreiben Sie zehn Minuten lang alle Gedanken auf, die Ihnen einfallen. Machen Sie dabei bitte keinerlei Unterschiede und bewerten Sie die Gedanken nicht. Egal was in Ihrem Kopf auftaucht, schreiben Sie es nieder. So bekommen Sie Ihren Kopf frei und können sich im Nachhinein durchlesen, was Sie gerade beschäftigt. Oft werden Themen dabei sein, die Ihnen vielleicht gar nicht so bewusst sind.
  9. Verfassen Sie Textbausteine. – mit Textbausteinen und Programmen wie Textexpander oder Wordexpander lässt sich viel Zeit sparen. Das Problem: Die meisten Arbeitnehmer nutzen diese Option nicht, obwohl sie für die Mehrheit eine echte Arbeitserleichterung wäre. Legen Sie Textpassagen, die Sie immer wieder schreiben, einfach als Textbaustein an. Nach kurzer Einarbeitung – die dauert meisten etwas mehr als zehn Minuten – können Sie diese Textbaustein mit einer einzigen Tastenkombination in Dokumente oder E-Mails einfügen. Und schon haben Sie Tipp-Arbeit gespart.
  10. Belohnen Sie sich selbst. – Sie haben Ihr Projekt deutlich vor der Abgabefrist fertig gestellt? Ein lange angestrebtes Ziel ist erreicht? Dann belohnen Sie sich für die hervorragende Leistung. Bei Ihren Mitarbeitern tun Sie das – hoffentlich – auch, warum sollten Sie bei sich selbst also eine Ausnahme machen?