Mal ehrlich: Haben Sie diesen Geburtstag bemerkt? Powerpoint wird 20. Es war 1987 als Microsoft das Präsentationsprogramm für 14 Millionen US-Dollar von Robert Gaskins und Dennis Austin kaufte. Inzwischen wird es mit jedem Office-Paket ausliefert und hat seitdem rund 400 Millionen Menschen eine Version auf ihrem Rechner beschert. Schätzungen zufolge werden damit täglich 30 Millionen Präsentationen weltweit zusammengeschustert – allen voran von Unternehmensberatern, PR-Agenten und Werbern.

Und was dabei zusammenkommt! Grausam! Komplexe Inhalte werden auf die immer gleiche Darstellung reduziert, Gedanken in Einbahnstraßen gelenkt und das Auge mit schrillen Überblendeffekten und unüberschaubaren Datenbergen gepeinigt – Phrasendreschen inklusive. Dass das auch anders geht, zeigen einige Ratgeber und Reden-Profis. Hier ihre wichtigsten Tipps gegen geistige Vernebelung, tödliche Langeweile und Augenkrebs:

  • Ein guter Vortrag ist ein relevantes Extrakt: nicht Vollmilch, sondern Kondensmilch! Guy Kawasaki, ein gefragter Redner und Wagnisfinanzierer aus dem Silicon Valley hat deshalb die populäre 10–20–30-Regel aufgestellt: Danach sollte ein guter Powerpoint-Vortrag nie mehr als 10 Folien umfassen, nicht länger als 20 Minuten dauern und eine Schriftgröße von nicht weniger als 30-Punkt verwenden.
  • Seien Sie sparsam mit Stilelementen. Verwenden Sie nie mehr als zwei Schrifttypen und möglichst nur Farben aus einer Familie (zum Beispiel Rot, Orange, Zinnober) und verzichten Sie auf überflüssigen Schnickschnack wie Überblend- oder Soundeffekte. Das lenkt nur ab.
  • Auf die Reihenfolge kommt es an. Falsch ist: Erst projizieren, dann vorlesen. Dann hört Ihnen keiner mehr zu, weil das Publikum erst selbst liest. Hören die Leute danach, was sie schon wissen, schalten sie zudem ab. Deshalb sollte eine Folie nur Stichworte oder einprägsame Zahlen beinhalten. Und die sollten Sie exakt dann einblenden, wenn sie auch im Vortrag kommen. Nicht vorher, nicht danach.
  • Nur eine Botschaft pro Folie! Die Aufmerksamkeit des Publikums ist begrenzt und sollte vor allem Ihrem Vortrag gehören. Zu viele Bulletpoints, Fußnoten oder unbedacht eingesetzte Grafiken und Bilder verwirren nur. Je mehr Informationen eine Folie enthält, desto mehr verschwimmt die Kernaussage. Aus demselben Grund wirken Überschriften redundant. Besser: nur eine Zeile pro Folie! Die Slides sollen schließlich den Vortrag visualisieren – nicht ersetzen!
  • Starre Grafiken werden nur selten erinnert. Der Grund: Sie sind leblos. Beim Betrachter lösen sie weder Bilder im Kopf noch Emotionen aus. Überzeugungskraft entfalten Grafiken vor allem, wenn diese animiert werden. Wenn Sie also einen dramatischen Anstieg darstellen wollen, zeigen Sie nicht fünf Balkendiagramme in Reihe, sondern einen Balken, der während Ihres Vortrags dramatisch wächst. Das prägt sich viel besser ein und ist obendrein spannend zu beobachten.
  • Erregen Sie Aufsehen. Zuschauer wollen bei Vorträgen und Präsentationen erstens beeindruckt, zweitens unterhalten, drittens angeregt und erst an vierter Stelle informiert werden, hat die Unternehmensberatung Mercer herausgefunden. Nach diesem Prinzip sollten Sie Folien gestalten. Aufsehen erregen Sie etwa mit interessanten Einblicken, überraschenden Vergleichen und unbekannten Fakten, die für Ihre Zuhörer relevant sind. Die Höhepunkte sollten Sie am Anfang und am Ende des Vortrags platzieren – beide bleiben am stärksten in Erinnerung.
  • Nicht die Powerpoint-Folien spielen die Hauptrolle, sondern Sie. Entsprechend sollte die Leinwand, auf der Sie die Folien zeigen, nie in der Mitte der Bühne stehen – das ist Ihr Ort. Sie sind der Mittelpunkt der Präsentation! Kein noch so schickes Folien-Brimborium kann einen schlechten Vortrag rausreißen. Es kann ihn aber verschlimmern. Geben Sie ihm also nicht zu viel Raum.
  • Wenn Sie etwas Bleibendes hinterlassen wollen, geben Sie nach (!) dem Vortrag ein umfassendes Handout mit Zahlen, Daten und Tabellen aus. Aber nicht die Powerpoint-Folien! Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sind diese ohne Ihren Vortrag nutzlos.

[Mehr zum Thema, über Powerpoint-Karaoke und Pecha Kucha in der aktuellen WirtschaftsWoche, in der meine Kollegin Liane Borghardt eine genauso amüsante wie informative Geschichte dazu geschrieben hat.]