Effizienz und Effektivität: Definition, Unterschiede + Tipps

Definition: Effizienz und Effektivität

Beide Begriffe – Effizienz und Effektivität – werden oft synonym genutzt. Sie bedeuten aber Unterschiedliches!! Einfach erklärt: Effizienz ist, die Dinge richtig zu tun; Effektivität ist, die richtigen Dinge tun (Definition nach Peter Drucker).

Ein Beispiel: Sie suchen einen neuen Job. Dazu schreiben Sie für alle passenden Stellenangebote je eine Bewerbung. Das ist effektiv, aber nicht effizient. Denn das kostet Sie viel Zeit und Aufwand. Effizienter wäre die Jobangebote zu priorisieren und sich zunächst nur den Top10 zu widmen.

Aber sehen wir uns die Definitionen von Effizienz vs. Effektivität genauer an…

Effizienz Definition

„Die Dinge richtig tun.“

Effizienz beschreibt das Verhältnis zwischen eingesetzten Mitteln (Kosten) und erreichtem Erfolg (Nutzen). Beim effizienten Handeln geht es um die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Mittel (Zeit, Geld, Personal). Die Leitfrage und Effizienz Formel lautet: „WIE muss etwas getan werden, damit der Erfolg möglichst einfach, schnell und groß ist?“

Ein Beispiel für Effizienz ist das Pareto-Prinzip (auch: Pareto-Effizienz). Die 80-20-Regel besagt, dass die richtigen 20 Prozent Einsatz ausreichen, um bereits 80 Prozent des Ergebnisses zu erreichen. Diese 20% sind also höchst effizient!

Effektivität Definition

„Die richtigen Dinge tun.“

Effektivität wiederum beschreibt das Maß der Zielerreichung. Sie zeigt an, wie nah Sie Ihrem angestrebten Ziel gekommen sind. Beim effektiven Handeln geht es um die Wirksamkeit einer Maßnahme, die einen bestimmten Effekt haben soll. Die Leitfrage hierfür: „WAS muss getan werden, um das Ziel zu erreichen?“

Ein Beispiel für Effektivität ist das klassische Zeitmanagement: Dabei überlegen Sie, wie Sie Ihre Aufgaben so einteilen, dass Sie diese auf jeden Fall schaffen.

Unterschied Effizienz und Effektivität

Egal, was Sie unternehmen: Im Idealfall arbeiten Sie immer effektiv UND effizient! Allerdings sollten die gewählten Maßnahmen zuerst nach deren Effektivität ausgewählt werden. Im zweiten Schritt können Sie dann immer noch die Effizienz steigern.

Warum? Wer von Beginn an effizient handelt (mit möglichst geringem Aufwand), kann am Ende dennoch das gewünschte Ergebnis verfehlen. Alle Arbeit hat keinen Effekt und Ressourcen werden verschwendet.

Die umgekehrte Reihenfolge ist in der Wirtschaft oft klüger: Zuerst die Mittel mit dem größten Effekt wählen, dann die Prozesse effizienter machen.

Beispiele für Effektivität und Effizienz

Effizienz vs. Effektivität – das siamesische Zwillingspaar begegnet uns überall im Alltag. Beim Selbstmanagement ebenso wie in der Schule, Ausbildung oder Studium. Überall versuchen wir, Ziele mit möglichst wenig Arbeit und geringem Aufwand zu erreichen…

Kosten und Nutzen, Input und Output sollen in einem optimalen Verhältnis stehen. Bedeutet in der Regel: minimaler Einsatz führt zu maximalem Ergebnis. Im Folgenden finden Sie ein paar kurze Beispiele, die das Verhältnis von Effektivität und Effizienz anschaulich erklären:

Beispiel: Rasen mähen

• Effektiv: Sie nehmen dafür eine Schere. Damit sind Sie nicht schnell, kommen aber dem Ziel näher, den Rasen zu kürzen.
• Effizient: Mit einem Rasenmäher sind Sie deutlich effizienter. Sie benötigen weniger Zeit und Kraft.

Beispiel: Bachelorarbeit schreiben

• Effektiv: Sie greifen zu Stift und Papier und arbeiten die Thesis zunächst handschriftlich aus.
• Effizient: Sie schreiben die Abschlussarbeit direkt am Computer, können Fehler direkt korrigieren sowie Absätze oder Kapitel mühelos umstrukturieren.

Beispiel: Präsentation halten

• Effektiv: Sie erstellen zunächst ein ausführliches Skript und gestalten danach Folie für Folie in Powerpoint oder Keynote.
• Effizient: Sie nutzen KI wie zum Beispiel ChatGPT und lassen sich eine erste Gliederung oder sogar schon erste Folien entwerfen, die Sie nur noch verfeinern müssen.

Tipps: Wie kann ich meine Effizienz steigern?

Kennen Sie beispielsweise alle Ihre Tagesaufgaben, bleiben Ihnen einige Methoden und Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Effizienz steigern können:

• Liste priorisieren

  Sorgen Sie zunächst für eine Übersicht aller Aufgaben mittels ToDo-Liste. Anschließend sortieren Sie die ToDos nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (siehe: Eisenhower Methode oder ABC Analyse).

• Ziele formulieren

  Je präziser Sie Ihre Ziele formulieren, desto leichter können Sie geeignete und effiziente Maßnahmen dafür auswählen. Profis empfehlen hierfür die SMART-Methode. Danach sollen Ziele spezifisch, machbar, realistisch und mit einer klaren Deadline benannt werden (siehe: Parkinsonsches Gesetz).

• Kennzahlen nutzen

  Definieren Sie sogenannte KPI (Key Performance Indicator), um den Erfolg zu messen. Mithilfe der Kennzahlen lassen sich zudem jene Maßnahmen identifizieren, die zur Pareto-Effizienz führen – also zum Beispiel die 20 Prozent Produkte, die zu 80 Prozent des Umsatzes beitragen.

• Lateral denken

  Die meisten Menschen suchen nach einer logisch-rationalen Lösung. In dem Sie lateral denken finden Sie effizientere Wege durch provozierte Widersprüche, Übertreibungen oder Assoziationen (siehe auch: Divergentes Denken).

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