Ermahnung: Definition, Muster + wie Sie richtig reagieren

Das Wichtigste in Kürze?

• Definition: Eine Ermahnung ist der formelle Hinweis des Arbeitgebers auf ein zu beanstandendes Fehlverhalten des Arbeitnehmers.
• Unterschied zur Abmahnung: Im Gegensatz zur Abmahnung enthält die Ermahnung in der Regel keine Kündigungsandrohung.
• Funktion: Die Ermahnung hat lediglich eine Warnfunktion und soll den Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten aufmerksam machen.
• Form: Eine Ermahnung ist grundsätzlich formfrei und kann mündlich oder schriftlich ausgesprochen werden.
• Dokumentation: Auch ohne gesetzliche Pflicht wird sie häufig zur Beweissicherung schriftlich festgehalten und in die Personalakte aufgenommen.
• Kündigungsrelevanz: Eine Ermahnung reicht in der Regel nicht aus, um eine verhaltensbedingte Kündigung zu rechtfertigen.
• Reaktion: Bei einer unberechtigten Rüge können Arbeitnehmer eine Gegendarstellung verlangen sowie die Entfernung aus der Personalakte.

Statistisch führt eine Ermahnung bereits in rund 80 % der Fälle zur gewünschten Verhaltensänderung – etwa bei Unpünktlichkeit, ohne dass jemals eine Abmahnung erteilt werden muss.

Definition: Was ist eine Ermahnung im Arbeitsrecht?

Eine Ermahnung ist im Arbeitsrecht ein Warnhinweis des Arbeitgebers auf ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers. Sie soll deutlich machen, dass ein bestimmtes Verhalten nicht den arbeitsvertraglichen Pflichten entspricht und künftig unterlassen werden soll.

Wann kann eine Ermahnung ausgesprochen werden?

• Unpünktlichkeit
• Mangelnde Sorgfalt
• Missachtung von Anweisungen
• Verstoß gegen interne Verhaltensregeln
• Unerlaubte (private) Internetnutzung
• Alkoholkonsum während der Arbeit
• Respektlosigkeit gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden

Im Unterschied zur Abmahnung enthält die Ermahnung in der Regel keine ausdrückliche Kündigungsandrohung. Sie dient primär dazu, den Arbeitnehmer zu sensibilisieren und ihm die Möglichkeit zu geben, sein Verhalten zu korrigieren, ohne dass sofort arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen.

Typische Anlässe für Ermahnungen

Grund	Anteil
Unpünktlichkeit	45 %
Umgangston	20 %
Flüchtigkeitsfehler	18 %
Verstoß gegen Dresscode	12 %
Andere Gründe	5 %

Kann ich auch mündlich ermahnt werden?

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich die Wahl, zwischen einer mündlichen und einer schriftlichen Ermahnung. Beide Formen erfüllen dieselben Funktionen und sind arbeitsrechtlich zulässig. Je nach Anlass und Art des Verstoßes kann es jedoch sinnvoll sein, Arbeitnehmer schriftlich zu ermahnen und das Fehlverhalten so in der Personalakte zu dokumentieren – etwa als Beweismittel bei einer späteren Abmahnung oder verhaltensbedingten Kündigung.

Damit eine Ermahnung ausgesprochen werden kann, muss das Fehlverhalten jedoch nachweislich schuldhaft sein. Beispiel: Hat ein Mitarbeiter ein wichtiges Kundenmeeting vergessen, kann er dafür ermahnt werden. Wurde der Angestellte hingegen nie über das Meeting und den Zeitpunkt informiert, ist es nicht seine Schuld – und die Ermahnung ist unzulässig.

Was muss eine Ermahnung beinhalten?

Jede Ermahnung muss grundsätzlich zwei Funktionen erfüllen bzw. zwei Elemente beinhalten:

1. Rüge

   Die Ermahnung dient dazu, dem Mitarbeiter deutlich zu sagen: „So geht das nicht!“ Wird ein Mitarbeiter ermahnt, muss deshalb das zu beanstandende Verhalten deutlich und konkret genannt werden. Gleichzeitig muss das Fehlverhalten einen Verstoß gegen die arbeitstraglichen Pflichten darstellen.

2. Aufforderung

   Eine offiziellen Ermahnung muss zudem eine klare Aufforderung enthalten, das Verhalten ab sofort zu unterlassen bzw. zu ändern. Ansonsten wäre es allenfalls Feedback oder negative Kritik.

Aufbau einer schriftlichen Ermahnung

Eine schriftliche Ermahnung ist in der Regel nach diesem Schema aufgebaut:

1. Kontaktdaten
   Voller Name des Mitarbeiters, am besten mit Personalnummer und Kontaktinformationen
2. Rüge
   Konkrete Benennung des Fehlverhaltens mit Datum und Uhrzeit sowie direkte Rüge des Verhaltens
3. Aufforderung
   Klare Aufforderung zur Verhaltensänderung
4. Hinweis
   Je nach Schwere Hinweis auf die Übernahme in die Personalakte
5. Unterschrift
   Name und Unterschrift eines berechtigten Personalverantwortlichen

Ermahnung Muster und Beispiel

Muss ich eine Ermahnung unterschreiben?

Nein. Arbeitnehmer müssen eine Ermahnung nicht unterschreiben. Eine Unterschrift dient in der Regel nur dazu, zu bestätigen, dass Sie die Ermahnung erhalten haben – nicht, dass Sie dieser inhaltlich zustimmen. Der Arbeitgeber kann die Ermahnung auch ohne Ihre Unterschrift wirksam zur Personalakte nehmen.

Wenn Sie mit dem Inhalt nicht einverstanden sind, können Sie die Unterschrift verweigern oder mit dem Zusatz „zur Kenntnis genommen, aber nicht einverstanden“ unterschreiben – das ist rechtlich zulässig. Wichtig ist, dass Sie ruhig bleiben und eine Kopie der Ermahnung verlangen, um diese zu prüfen. Die Verweigerung Ihrer Unterschrift darf überdies keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen haben, solange es nur um die Bestätigung des Empfangs geht. Inhaltliche Einwände können Sie immer noch gesondert und schriftlich gegenüber dem Arbeitgeber erklären.

Kann ich wegen einer Ermahnung gekündigt werden?

Eine Ermahnung reicht in der Regel nicht aus, um eine Kündigung zu rechtfertigen. Sie hat lediglich eine Warnfunktion und enthält auch keine unmittelbare Kündigungsandrohung. Eine Kündigung kommt erst in Betracht, wenn Arbeitnehmer trotz Hinweis wiederholt oder schwerwiegend gegen ihre Pflichten verstoßen. Bei einmaligen, leichten Verstößen ist eine Kündigung unverhältnismäßig. Erst wenn das Fehlverhalten trotz Ermahnung oder späterer Abmahnung fortgesetzt wird, kann eine verhaltensbedingte Kündigung möglich sein.

Ausnahme: Unabhängig von Ermahnung oder Abmahnung bleibt dem Arbeitgeber immer noch das Recht zur ⁣fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund – also bei besonders schweren Pflichtverletzungen oder Vertrauensbruch, wie Arbeitsverweigerung, Arbeitszeitbetrug oder Diebstahl.

Wie sollte ich auf eine Ermahnung reagieren?

Bekommen Sie eine Ermahnung vom Chef, sollten Sie diese auf keinen Fall ignorieren. Es droht zwar nicht gleich ein Rauswurf, ein Warnschuss bleibt es dennoch. Ist die Ermahnung gerechtfertigt, empfehlen wir drei Schritte für die richtige Reaktion und den richtigen Umgang damit:

1. Verantwortung übernehmen

   Stehen Sie für das Fehlverhalten gerade und übernehmen Sie Verantwortung. Verzichten Sie auf Rechtfertigungen oder Schuldzuweisungen. Zeigen Sie stattdessen Einsicht und bitten Sie um Entschuldigung.

2. Verhalten ändern

   Eine Ermahnung hat zwar noch keine unmittelbaren arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Trotzdem sollten Sie Ihr Verhalten ändern und korrigieren – sofort und sichtbar. Der Punkt ist wichtig, weil Sie gerade in der ersten Zeit danach unter besonderer Beobachtung stehen. Glänzen Sie also mit vorbildlichem Verhalten, sonst folgt schon bald die Abmahnung.

3. Feedback erbitten

   Nach 4-6 Wochen sollten Sie erneut das Gespräch mit dem Vorgesetzten suchen und um Feedback bitten: Ist er mit der Verhaltensänderung zufrieden? Damit zeigen Sie Interesse an der eigenen Entwicklung und sichern sich gleichzeitig eine gute Basis, um die Ermahnung vielleicht schon nach einem Jahr aus der Personalakte zu löschen.

Ermahnung Widerspruch: Gegendarstellung verlangen

Wenn Sie mit der Ermahnung nicht einverstanden sind, können und sollten Sie unmittelbar eine Gegendarstellung verlangen, die ebenfalls in die Personalakte kommt. Sie müssen einer Ermahnung nicht zustimmen. Die Gegendarstellung reicht aus, um Ihre Sicht festzuhalten. Das ist Ihr gutes Recht! So geht das:

• Schriftlich reagieren

  Formulieren Sie eine kurze schriftliche Gegendarstellung, in der Sie Ihre Sicht schildern. Nur Fakten: Was ist aus Ihrer Sicht passiert? Warum sehen Sie das anders? Bleiben Sie unbedingt sachlich und vermeiden Sie Emotionen oder persönliche Angriffe.

• Aufnahme in die Personalakte verlangen

  Fordern Sie ausdrücklich, dass Ihre Gegendarstellung ebenfalls zur Personalakte genommen wird. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese beizufügen.

• Frist beachten

  Reagieren Sie zeitnah – innerhalb von einer Woche –, damit Ihre Darstellung direkt zur Ermahnung abgelegt wird.

Die Gegendarstellung ändert die Ermahnung zwar nicht automatisch, sichert aber Ihre Position und dokumentiert, dass Sie den Inhalt nicht akzeptieren. Sollte es später zu weiteren arbeitsrechtlichen Schritten kommen, kann dies relevant sein.

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