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Hand aufs Herz: Wie oft meldet sich Ihr E-Mail Postfach jeden Tag? 10, 15 oder 20 Mal? Klingt bereits viel, doch durchschnittlich erhalten Arbeitnehmer noch deutlich häufiger Online-Post. Bis zu 40 Mal täglich ertönt das bekannte Geräusch und verkündet, dass es neue Aufgaben, Informationen oder Nachfragen gibt, um die man sich kümmern soll. Schon die schiere Anzahl macht ein funktionierendes E-Mail Management notwendig, um den vielen Nachrichten von Chefs, Kunden und Kollegen Herr zu werden. Hier liegt leider oft die Schwachstelle und man verzettelt sich in elektronischen Nachrichten. Dabei muss es gar nicht kompliziert sein. Wenn Sie sich an diese 5 einfachen Regeln des E-Mail Managements halten, wird Ihr Postfach - und Ihr Arbeitstag - aufgeräumt...

E-Mail Management: Warum eigentlich?

Eine Frage, die immer wieder fällt, obwohl die Antwort verblüffend simpel ist. E-Mails können der Kommunikation zuträglich sein, doch können sie auf der anderen Seite Unmengen an Zeit kosten, wenn man sich unorganisiert mit ihnen beschäftigt.

Bei 30 oder 40 Mails am Tag reichen bereits 5 Minuten pro Nachricht aus, um mehr als drei Stunden und damit über die Hälfte des Arbeitstages nur im eigenen Postfach zu verbringen. E-Mail Management kann Abhilfe schaffen und lohnt sich gleich mehrfach.

  • Sie sparen Zeit. Die Zeitersparnis durch den korrekten Umgang mit den eigenen E-Mails kann verblüffend sein. Plötzlich bleibt eine Menge Zeit für andere und vor allem wichtigere Aufgaben.
  • Sie reduzieren Stress. Ein prall gefülltes E-Mail-Postfach, über das man langsam aber sicher den Überblick verliert, führt bei vielen zu Stress. Es fördert die Angst, nicht schnell genug zu sein und wichtige Aufgaben noch nicht angefangen zu haben.
  • Sie arbeiten besser. Ein gutes E-Mail Management trägt aktiv dazu bei, dass Sie im Job bessere Leistungen bringen. Sie reagieren schneller auf Anfragen, können konkretere Aussagen zu laufenden Projekten machen und Ihre gesamte Kommunikation läuft schneller und professioneller ab.

Einfache Regeln für das E-Mail Management

GaudiLabE-Mail Management soll Ihre Arbeit erleichtern und den Aufwand verringern, den Sie tagtäglich in Ihre E-Mails investieren müssen, um nicht im Chaos zu versinken. Kurz gesagt: Auch das E-Mail Management muss einfach sein und sollte keine unnötige zusätzliche Arbeit mitbringen. Damit Ihnen genau das gelingt, haben wir fünf einfache Regeln zusammengefasst, die Ihnen helfen können, Ihren Umgang mit E-Mails zu verbessern, weniger Zeit darauf verwenden zu müssen und mit weniger Stress bessere Ergebnisse zu liefern.

  1. Legen Sie konkrete Zeiten für Ihre E-Mails fest

    Werfen Sie jedes Mal sofort einen Blick in Ihre E-Mails, wenn das Programm den Eingang einer neuen Nachricht signalisiert? Mit diesem Verhalten gehören Sie zur großen Mehrheit, doch machen damit auch einiges falsch.

    Die Konzentration auf die aktuelle Aufgabe ist verloren und es dauert meist eine ganze Zeit, bis man wieder komplett bei der Sache ist. Kommt dann jede halbe Stunde eine neue Mail, kann man das Arbeiten fast vergessen.

    Legen Sie stattdessen zwei feste Zeitpunkte am Tag fest, die Sie Ihren E-Mails widmen - beispielsweise morgens und nachmittags. In dieser Zeit konzentrieren Sie sich voll und ganz darauf, alle Nachrichten zu bearbeiten und können den Rest des Tages ungestört wichtigen Projekten widmen.

  2. Schieben Sie es nicht auf

    Oft werden E-Mails erst einmal geordnet. Besonders wichtige E-Mails werden markiert und sollen schnellstmöglich bearbeitet werden. Doch warum nicht sofort? Die Zeit, die Sie investieren, um E-Mails zu organisieren, könnten Sie nutzen, um einen Teil bereits zu erledigen.

    Die Regel lautet also: Fassen Sie jede E-Mail falls möglich nur einmal an. So vermeiden Sie, dass sich lange Staus von noch nicht bearbeiteten - aber farblich organisierten - Emails bilden.

  3. Achten Sie auf Ihre E-Mail Verteiler

    Kaum ein Angebot, in dem man heutzutage nicht seine E-Mail angeben kann, um über Neuigkeiten informiert zu werden oder Angebote zu erhalten. Auch im Büro gilt ähnliches beispielsweise in diversen Verteilern. Natürlich sind einige davon sinnvoll, um notwendige Informationen zu erhalten, doch oft erhält man auch nur Nachrichten, mit denen man nichts anzufangen weiß.

    Denken Sie deshalb immer an die Auswirkungen auf Ihr Postfach, wenn Sie Ihre E-Mail Adresse weitergeben und vergessen Sie nicht, sich aus einem E-Mail Verteiler streichen zu lassen, wenn etwa ein Projekt abgeschlossen ist.

  4. Fassen Sie sich kurz

    Der Großteil der täglichen E-Mails beschäftigt sich mit kleinen Dingen. Aufgaben, die noch zu erledigen sind, eine Frage, die beantwortet werden soll oder ein Termin, der sich verschoben hat. Vieles davon lässt sich in wenigen Sätzen sagen, findet sich stattdessen aber verpackt in einem langen Text.

    Kunden gegenüber ist dies nachvollziehbar, da es sich um professionelle Kommunikation handelt, die entsprechend freundlich und stilsicher ausfallen sollte. Doch ist es meist nicht nötig, auch intern solche Formen zu wahren. Ihre Kollegen werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie sich kurz und prägnant in Ihren E-Mails fassen.

    Gleichzeitig gehen Sie so mit gutem Beispiel voran und erhalten im Gegenzug genauso kurze Nachrichten zurück.

  5. Nutzen Sie andere Kommunikationswege

    Ein wichtiger Punkt des E-Mail Managements ist es auch zu verstehen, wann eine E-Mail angebracht ist. Auch wenn die elektronischen Nachrichten immer und überall eingesetzt werden, heißt es noch nicht, dass sie auch die beste Lösung für die Situation darstellen.

    Manchmal wäre ein kurzes Telefonat - oder bei räumlicher Nähe auch ein Besuch im Nachbarbüro - die bessere Alternative. Anstatt immer wieder auf die Antwort des jeweils anderen zu warten, kann im direkten Gespräch schneller und zielführender kommuniziert werden.

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