Definition: Tagung, Kongress oder Symposium?
Wer sich über Tagungen, Konferenzen und ähnliche Veranstaltungen informiert, stößt auf etliche Begriffe, die mehr oder minder das Gleiche bedeuten. Es handelt sich um Zusammenkünfte mit anderen Teilnehmern, die in der gleichen Branche arbeiten oder ein gemeinsames Interesse teilen. Zwischen Synonymen wie Konferenz, Symposium oder gar Convention gibt es Unterschiede. Hauptsächlich unterscheiden sie sich darin, dass Tagungen und Konferenzen für gewöhnlich nur einen Tag dauern, Kongresse in der Regel mehrtägig ausgelegt sind. Allerdings gibt es auch dort wieder Abweichungen, so dass der größte Unterschied in der Zielgruppe besteht.
Tagungen, die lediglich einmal im Jahr stattfinden, bezeichnet man als Jahrestagung. Wissenschaftliche Tagungen (auch Symposium oder Fachtagung) können entgegen ihrer Bezeichnung auch mal zwei Tage lang dauern. Dort bilden die Redner in Vorträgen oftmals den aktuelle Forschungsstand zu einem bestimmten Themengebiet ab. Wissenschaftliche Kongresse bestehen meist aus Präsentationen, anschließend gibt es eine Diskussion mit dem Plenum. Firmenkongresse sind häufig mehrtägig. Auf Firmentagungen steht natürlich das Unternehmen im Mittelpunkt der Präsentationen. Hier geht es darum, neue Kunden zu gewinnen und alte Kontakte zu pflegen.
Neuere Veranstaltungsformen
Der Begriff Convention hat sich vor allem für Veranstaltungen wie die Fedcon eingebürgert, auf der sich Menschen mit gleichen Interessen beziehungsweise Hobbys treffen, zum Beispiel Jongleure, Science-Fiction-Fans und Rollenspieler. Eine andere Erscheinung unter den Veranstaltungsformen sind die sogenannten Barcamps. Sie heißen auch „Unkonferenz“, da sie alte (und vor allem steife) Strukturen aufbrechen wollen. Der Ablauf ist sehr locker organisiert, die Themen (meist zu sozialen Netzwerken, Digitalisierung) finden sich nach der Vorstellungsrunde häufig recht spontan.
Tagungen Knigge: Die richtige Verhaltensweise
Kleidung
Zwar ist eine Tagung kein ganz gewöhnlicher Arbeitstag, aber es empfiehlt sich ein angemessenes Outfit. Das hängt wiederum von der Branche ab, in der Sie tätig sind, aber auch von der Uhrzeit. Oftmals gilt als Dresscode Smart Casual. In jedem Fall sollten Sie zu saloppe Kleidung wie Jeans oder Turnschuhe meiden.
Herren sollten auf einen Anzug zurückgreifen, Damen auf ein Kostüm beziehungsweise Hosenanzug. Eher konservativ geht es in der Finanz- und Versicherungsbranche zu, daher liegen Sie mit dunklen Anzügen und Krawatte nie verkehrt. Gibt es im Rahmen der Tagung einen feierlichen Anlass, sollten Sie das ebenfalls bei der Wahl Ihrer Kleidung berücksichtigen. Wer längere Anreisen mit dem Zug hat, sollte für die Fahrt eine andere Garderobe wählen und sich am Tagungsort umziehen, da das Outfit meist durch die Fahrt ordentlich zerknittert wird.
Pünktlichkeit
Nichts ist nerviger als ein ständiges Kommen und Gehen. Es sorgt für Unruhe und Ablenkung und erschwert den Vortragenden ihre Arbeit. Deshalb sollten Sie zu den jeweiligen Programmpunkten pünktlich erscheinen, am besten etwa fünf Minuten vor Beginn. Das erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit auf einen Sitzplatz, sondern erleichtert einen reibungslosen Ablauf ohne Verzögerungen.
Smartphone
Das Handy sollte möglichst in der Tasche bleiben und höchstens in Pausen zum Vorschein kommen, wenn dringliche Fragen keinen Aufschub dulden. Anderenfalls wirkt es bei Vorträgen grob unhöflich, bestenfalls desinteressiert. Darüber hinaus senden Sie auch in Pausen eine Botschaft an Außenstehende: Ich bin beschäftigt. Das ist kontraproduktiv, denn eigentlich sind Sie auf einer Tagung, um sich mit Gleichgesinnten auszutauschen, Kontakte zu knüpfen, Neuigkeiten zu erfahren oder einfach Eindrücke und Meinungen zu schildern.
Ausnahme: Barcamps. Hier wird getwittert, was das Zeug hält, das ist aber auch Sinn und Zweck dieser Veranstaltungsform. Daher empfiehlt sich unbedingt eine Powerbank oder ein Ersatzakku.
Körperhaltung
Ähnlich wie bei einem Vorstellungsgespräch stehen Sie auch hier – wenngleich subtiler – unter Beobachtung. Eine aufrechte Körperhaltung signalisiert Präsenz und Souveränität. Achten Sie ebenfalls auf Ihre Mimik, schließlich wollen Sie einen offenen und anderen Menschen zugewandten Eindruck vermitteln. Wer eher unfreundlich und verschlossen auf andere wirkt, schreckt ab und erschwert unnötig die Kontaktaufnahme.
Kontaktaufnahme
Für die Begrüßung versteht sich, dass Sie auf Kaugummis im Mund verzichten sollten – das haben Sie spätestens vor Betreten des Tagungsraumes entsorgt. Wichtig ist beim Blickkontakt, dass Sie Ihrem Gegenüber freundlich in die Augen blicken. Sie zeigen damit, dass Sie nichts zu verbergen haben. Hier gilt es die richtige Dauer zu erwischen, schließlich wollen Sie vermeiden, dass sich Ihr Gegenüber angestarrt fühlt. Ebenso wenig sollten Sie krampfhaft auf das Namensschild Ihres Gegenübers starren, bevor Sie die Person begrüßt haben. Ihr Händedruck sollte nicht zu fest, aber auch nicht zu lasch sein.
Reihenfolge
Achten Sie bei der Begrüßung darauf, die richtige Reihenfolge einzuhalten: Auch wenn Frauen anwesend sind, gilt im Firmenkontext – abweichend vom Privaten -, dass Sie die ranghöchste Person zuerst begrüßen. Wenn Sie sich selbst vorstellen, sollten Sie Ihren Namen klar und deutlich aussprechen.
Essen
Je nach Art der Tagung gibt es Verpflegung für die Teilnehmer – entweder belegte Schnittchen oder auch Catering. Ebenfalls denkbar ist je nach Teilnehmerzahl der gemeinsame Gang ins Gasthaus. Sollten belegte Brote oder ein Büffet in den Pausen angeboten werden, stürzen Sie sich nach Möglichkeit nicht wie ein hungriger Löwe darauf.
Vor- und Nachbereitung der Tagung
Selbst wenn Sie die Themen der einzelnen Reden nicht kennen, so dürfte das Oberthema der Tagung bekannt sein. Informieren Sie sich dazu, recherchieren Sie, ob es neue Entwicklungen gibt, die möglicherweise Thema sein werden. Das kann nützlich sein, falls Fachbegriffe auftauchen, die Ihnen neu sind und sich bei einer anschließenden Debatte auszahlen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie zum Teil das Publikum vorab einschätzen können und so wissen, zu wem Sie vielleicht besonders Kontakt aufnehmen sollten – denn letztlich geht es um das Netzwerken. Auch deshalb zahlt es sich aus, bei anschließenden Diskussionen rege teilzunehmen, da Sie so aus der Menge hervorstechen.
Für den Austausch mit anderen Tagungsteilnehmern sollten Sie unbedingt Ihre Visitenkarte parat halten, damit neue Kontakte nicht an Gedächtnislücken scheitern. Sie ist auch deshalb ideal, weil eventuell direkt eine Website oder das Profil in sozialen Netzwerken angegeben ist. Wenn Ihr Gesprächspartner kein Profil angegeben hat, können Sie nach der Tagung nachschauen, ob er über Berufsnetzwerke wie Xing oder Linkedin auffindbar ist. Schicken Sie dazu eine kurze Nachricht, in der Sie sich in Erinnerung bringen. Eine kommentarlose Anfrage wäre eher unhöflich.
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