Was ist ein Konzept?
Ein Konzept ist eine übersichtliche Beschreibung eines Vorhabens, Projekts oder einer Idee. Der Entwurf beinhaltet Ziele, Pläne, benötigte Ressourcen und Maßnahmen zur konkreten Umsetzung. Mit einem guten Konzept lassen sich Vorgesetzte sowie Kunden und Auftraggeber überzeugen.
Gleichzeitig hilft das Konzept einem selbst: Beim Schreiben beschäftigen Sie sich intensiv mit der Idee oder Veränderung, planen voraus und erkennen frühzeitig Vorteile und Chancen sowie mögliche Probleme und Risiken (siehe: SWOT-Analyse).
Damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, sollte die Konzepterstellung übersichtlich, schlüssig und nachvollziehbar sein. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt wie der Konzeptentwurf gelingt…
Was macht ein gutes Konzept aus?
Viele Konzepte werden abgelehnt. Dabei ist nicht einmal die Idee schlecht, sondern deren Ausarbeitung. Damit Sie ein überzeugendes Konzept erstellen, hat die Buch-Autorin Katja Ischebeck mit ihrem ZEBRA-Prinzip die wichtigsten Faktoren schön zusammengefasst:
-
Zielorientiert
Ein gutes Konzept muss die Ziele klar und eindeutig definieren. Nach der Lektüre darf der Chef nicht fragen: „Worum genau geht es dabei überhaupt?“
-
Empfängerorientiert
Orientieren Sie sich bei der Erstellung an der Zielgruppe. Es muss für alle verständlich sein, auch wenn nicht jeder denselben Wissensstand mitbringt.
-
Beherzt und auf den Punkt gebracht
Fassen Sie sich kurz, konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aussagen und schaffen Sie eine klare Linie.
-
Realistisch geplant
Ihr Konzept muss realistisch sein – auch bei großen Zielen. Utopische Erwartungen (zeitlich oder finanziell) werden abgelehnt.
-
Auslöser für Aktivitäten
Nennen Sie nicht nur Ideen, sondern konkrete Strategien und Handlungsempfehlungen. Die Frage ist: Was muss und soll getan werden?
Wie erstelle ich ein Konzept?
Wollen Sie ein überzeugendes Konzept erstellen, müssen Sie sich zunächst gründlich mit der Idee beschäftigen. Dabei empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen nach folgendem Ablauf:
- Aufgabenstellung klären
- Ziele bestimmen
- Zielgruppe beachten
- Informationen finden
- Ideen sammeln
- Lösung erarbeiten
- Umsetzung planen
- Konzept erstellen
Die Reihenfolge zeigt bereits: Beim Konzept kommt es auf die Vorbereitung an. Erst ganz am Schluss bringen Sie den Entwurf zu Papier. Damit das klappt, zeigen wir die fünf wichtigsten Schritte im Detail:
1. Definieren Sie das Ziel
Gleich zu Beginn definieren Sie das Ziel: Was soll erreicht und umgesetzt werden? Hier ist eine enge Absprache mit dem Chef oder Auftraggeber unbedingt erforderlich. So wissen Sie genau, worauf es ankommt und was erwartet wird. Wichtig ist, dass Sie die Ziele richtig setzen. Dabei hilft die SMART-Methode:
Definieren Sie die Ziele in Ihrem Konzept nach diesen Grundregeln:
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Relevant
- Terminiert
Statt zu schreiben „Wir wollen die Produktivität steigern…“, formulieren Sie besser: „im Zeitraum von 6 Monaten wollen wir die Produktivität der Abteilung A um 15 Prozent steigern“. Viel konkreter!
2. Sammeln Sie Informationen
Ein gutes und erfolgreiches Konzept beantwortet offene Fragen. Tragen Sie alle wichtigen Informationen zusammen:
- Wer ist beteiligt?
- Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
- Gibt es ein Budget?
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Welche Erwartungen müssen erfüllt werden?
- Was muss unbedingt beachtet werden?
Je genauer die Datengrundlage, desto spezifischer können Sie daraus ein Konzept erstellen. Zusätzlich sollten Sie Daten sammeln, die die geplante Umsetzung unterstützen: Wurde eine ähnliche Idee bereits erfolgreich umgesetzt? Gibt es Erfahrungswerte? Steht hinter dem Vorhaben eine wissenschaftliche Grundlage? Hierdurch belegen Sie, warum Ihr Vorhaben funktionieren wird und überzeugen mit Fakten.
3. Entwickeln Sie Strategien
Sie kennen nun die Ziele und haben alle Informationen zusammen. Im nächsten Schritt entwickeln Sie Strategien und bestimmen einzelne Maßnahmen. Brainstorming oder andere Kreativitätstechniken helfen, um verschiedene Wege für die Umsetzung zu finden.
Gehen Sie bei der Planung unbedingt ins Detail: Was genau muss in welcher Reihenfolge erledigt werden? Sie können im Konzept auch alternative Vorgehensweisen diskutieren. Damit bieten Sie Ihrem Chef oder Kunden eine Auswahl – idealerweise zusammen mit Vor- und Nachteilen sowie einer Übersicht der verschiedenen Chancen und Risiken.
4. Ermitteln Sie Kosten und Aufwand
Vor einer Entscheidung möchte jeder Auftraggeber wissen, welche Kosten und welchen Aufwand ein Projekt mitbringt. Diese Information muss Ihr Konzept auf jeden Fall enthalten! Ermitteln Sie die zu erwartenden Kosten und schätzen Sie den voraussichtlichen Zeit- und Arbeitsaufwand.
Das ist nicht immer zu 100 Prozent möglich. Dennoch sollten Sie hierbei so genau wie möglich sein. Das Konzept ist am Ende auch so eine Art Kostenvoranschlag. Wer hier meilenweit an der Realität vorbei berechnet, macht sich unglaubwürdig.
5. Holen Sie sich Feedback
Was oft vergessen wird: An der Umsetzung sind später zahlreiche Mitarbeiter oder Abteilungen beteiligt. Schon bei der Erstellung des Konzepts sollten Sie diese einbeziehen. Fragen Sie nach Meinungen, zusätzlichen Perspektiven und Feedback!
Die jeweiligen Kollegen sind meist Experten auf ihrem Gebiet. Sie erhalten von ihnen wertvolle Erkenntnisse und Einsichten, um Ihren Entwurf zu optimieren. Weiterer Pluspunkt: Die frühzeitige und offene Kommunikation sichert eine größere Zustimmung zu Ihrem Konzept.
Konzept schreiben: Vorlage zum Download
Es gibt keine festen Regeln oder Vorgaben für den Aufbau und Inhalt eines Konzepts. Beim Erstellen sind Sie grundsätzlich frei. Trotzdem gilt: Fassen Sie sich stets kurz und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Inhalte.
Orientieren können Sie sich an diesem Schema und Muster:
- Titel
Klare Beschreibung, worum es im Konzept geht - Zusammenfassung
Kurze Übersicht über Projekt und Ziele - Begründung
Überzeugende Gründe für die Umsetzung - Ziele
Ziele und Vorteile durch erfolgreiche Umsetzung - Maßnahmen
Einzelne Maßnahmen für die Durchführung - Kosten
Konkrete Angaben zu Kosten und erwartetem Aufwand - Probleme
Identifizierte Probleme und Risiken mit Lösungsvorschlägen
Muster Konzept erstellen – Beispiel
Wie ein fertiges Konzept aussieht, zeigt unsere kostenlose Vorlage…
Konzept
Einführung einer neuen Software
Um schneller und effizienter zu arbeiten, müssen wir mit der Zeit gehen. Die bisher genutzte Software bietet nicht mehr alle Funktionen und Möglichkeiten, um die Herausforderungen des Arbeitstages bestmöglich zu meistern. Mit der neuen Software soll innerhalb von vier Monaten die Fehlerquote um bis zu 25 Prozent sinken und die Zahl der bearbeiteten Aufträge um 15 Prozent steigen.
Eine veraltete Software kostet das Unternehmen täglich Geld. Durch Probleme bei der Bearbeitung und einen eingeschränkten Funktionsumfang geht bei jeder Bearbeitung von Kundenanfragen Zeit verloren.
Mit der neuen Software kann jeder Mitarbeiter schneller und besser arbeiten. Erwartet werden gleich mehrere positive Effekte, die sich gegenseitig ergänzen:
- Bearbeitungszeit wird verringert
- Fehlerquote wird gesenkt
- Kundenzufriedenheit wird gesteigert
- Kosten werden langfristig gesenkt
Das System wird von einem Experten eingerichtet und dem gesamten Team zur Verfügung gestellt. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Account mit individuellen Zugangsdaten. Für eine schnelle Einarbeitung in die neue Software wird vom Anbieter ein 90-minütiges Seminar direkt am Arbeitsplatz geboten.
Voraussichtlich belaufen sich die Kosten für die neue Software auf einmalig 2.500 Euro und eine jährliche Gebühr von 550 Euro. Die Einrichtung und Umstellung dauert laut Angaben des Anbieters ungefähr 3 Stunden.
Mögliche Probleme gibt es bei der technischen Umsetzung an einigen älteren Computern. Ein anderes Risiko sind Probleme einzelner Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software. Diese können durch zusätzliche Kurse oder ein Training on the job gelöst werden.
Was andere dazu gelesen haben
- Projektmanagement: Phasen, Methoden und Tipps für Projekte
- Projektarbeit: Bedeutung, Phasen & Aufbau
