Pareto-Prinzip-80-20-Regel-Produktivität
Wenn es um Zeitmanagement oder Produktivität geht, fällt früher oder später der Name Pareto Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel. Sie besagt, dass Sie oft schon mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses erreichen. Klingt verlockend, dient aber nicht wenigen auch als Ausrede für mehr Schlendrian, was die Paretoregel nicht ungefährlich macht. Aber der Reihe nach...

Pareto Prinzip Definition: Ursprung und Beispiele

Pareto Prinzip Definition: Ursprung und BeispieleSeinen Ursprung hat das Pareto Prinzip bei dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto. Er untersuchte um 1906 die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand dabei heraus, dass rund vier Fünftel des Vermögens, also 80 Prozent, bei rund einem Fünftel (20 Prozent) der italienischen Familien konzentriert war.

Daraus folgerte er, dass die Banken sich doch lieber um diese 20 Prozent Reichen kümmern sollten, weil damit deutlich effizienter und auch mehr Profit zu machen sei, was ihm allerdings harsche Kritik von den anderen 80 Prozent der Bevölkerung bescherte. Aber das ist eine andere Geschichte...

Entscheidend ist: Das Pareto-Prinzip, heute auch Pareto-Effekt oder 80/20-Regel genannt, wurde danach zum Schlagwort und Symbol für Ungleichverteilung oder Unbalance von Mitteleinsatz und Ertrag und seitdem auf viele Bereiche übertragen:

  • Beispiel Vertrieb: Tatsächlich gibt es Unternehmen, in denen nur 20 Prozent der Verkäufer für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind.
  • Beispiel Lagerhäuser: Nicht selten beanspruchen 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Platzes.
  • Beispiel Produktivität: Bei richtiger Prioritätensetzung lassen sich bereits mit nur 20 Prozent aller Bemühungen häufig schon 80 Prozent der Arbeit erledigen.
  • Beispiel Internet: 80 Prozent des gesamten Online-Verkehrs konzentrieren sich auf 20 Prozent der Websites.
  • Beispiel Verkehr: 20 Prozent der Straßen tragen 80 Prozent der Verkehrslast.
  • Beispiel Zeitmanagement: Mit 20 Prozent der (richtig!) eingesetzten Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben erledigen.

Gerade der letzte Punkt - also der Bezug zu Zeitmanagement, Selbstmanagement, Organisation und Produktivität - hat dem Paretoprinzip in der Vergangenheit enorme Popularität verschafft.

Und es stimmt ja auch. Nicht selten passiert es, dass wir uns an den falschen, den weniger wichtigen Teilaufgaben abrackern, in Details verlieren und so in dem eigentlichen Projekt keinen Schritt voran kommen.

Kleiner Einsatz – große Wirkung: Egal, wie sehr sich einer anstrengt, oft sind es eben nicht 100 Prozent des Einsatzes, die über 100 Prozent des Erfolgs entscheiden, sondern in der Regel deutlich weniger. Oder nach Pareto eben nur 20 Prozent...

Pareto-Prinzip-80-20-Regel-Formel-Grafik

Pareto Prinzip Kritik: Die Gefahr der 80/20-Regel

Die 80-20-Formel (oder 80/20-Regel) wird allerdings häufig missverstanden oder falsch interpretiert:

  • Ein klassischer Fehler ist, die beiden Zahlen zu 100 Prozent zu addieren. In diesem Fall übertragen diejenigen die 20 beziehungsweise 80 Prozent in ein Kuchendiagramm. Falsch! Das Pareto-Prinzip sagt lediglich, dass 20 Prozent des Einsatzes für 80 Prozent des Ertrags verantwortlich sein können. Einsatz und Ertrag sind aber nicht dasselbe.

    Etwas anschaulicher: Sie können zwar - wie im obigen Bild - 20 beziehungsweise 80 Prozent der eingesetzten Zeit in ein Kuchendiagramm übertragen. Aber eben nicht 20 Prozent der Zeit plus 80 Prozent der Ergebnisse in dasselbe Diagramm.
  • Eine weitere Fehlinterpretation ist, die Kausalität der Regel zu invertieren. Im Grunde geht es im Zeitmanagement mit der 80/20-Regel darum, sich auf die effizienten 20 Prozent zu konzentrieren, um etwa seine Produktivität zu verbessern. Das heißt aber nicht, dass die anderen 80 Prozent generell verzichtbar wären.

    In jedem Job gibt es Aufgaben, die erledigt werden müssen, jedoch nicht sonderlich produktiv sind: E-Mails beantworten zum Beispiel. Darauf zu verzichten und sich nur noch auf die anderen 20 Prozent zu konzentrieren, hätte sicher dramatische Folgen. Allerdings lässt sich die Organisation und der Zeiteinsatz solcher Aufgaben zumindest soweit optimieren, dass der Anteil des Arbeitseinsatzes dafür unter 80 Prozent sinkt.

Michael Gartner, Harvard-Dozent und Pulitzer-Preisträger, hat das einmal andersherum formuliert und lieferte damit eine weitere amüsante Interpretation des Pareto-Prinzips:

Er findet, dass es oft nur 20 Prozent Jobmüll sind, die uns 80 Prozent des Spaßes an der Arbeit rauben. Seien es unproduktive Meetings, chaotische Chefs oder Primadonna-Kollegen. Aber es sind eben nur 20 Prozent. Was zählt, sind aber letztlich die anderen 80 Prozent echte Leidenschaft...

Pareto-Prinzip im Zeitmanagement

Längst gilt die Pareto-Regel als veritable Zeitmanagement-Methode, um effizienter zu arbeiten und sich darauf zu besinnen, seine Prioritäten klüger zu setzen, insbesondere wenn viel zu tun und die Zeit knapp ist.

Die eingängige Formel verleitet nicht wenige aber auch dazu, das Pareto-Prinzip mit einer anderen Zeitmanagement-Methode, dem Eisenhower-Prinzip, zu vermischen.

Bei Letzterem werden Aufgaben in eine Art Matrix und vier Kategorien eingeordnet - je nachdem wie wichtig und eilig sie sind.

Für den Quadranten links unten (wichtig, aber nicht eilig) wird angenommen, dass sich dort häufig genau jene 20 Prozent Pareto-Aufgaben verbergen, die für 80 Prozent des Erfolgs sorgen können.

Eisenhower-Matrix-Tabelle

Das Hauptproblem an dieser Matrix ist: Die meisten (oft fleißigen) Menschen stufen ihre Freizeit automatisch als nicht wichtig und nicht eilig ein. Ordnen also alles dem Projekt, dem Job unter, und im Ergebnis vermindert sich die Zeit für die Familie, für Freunde oder für das Spielen mit den eigenen Kindern. Und das nur, um vielleicht noch ein wenig aus dem Quadranten links unten abzuarbeiten. Mit entsprechenden Folgen:

  • Ermüdung

    Wer zu viel arbeitet, der vergisst ausreichend zu schlafen. Ausreichend Schlaf (im Schnitt sieben Stunden am Tag) aber ist wichtig für unser Gehirn. Er hilft uns beim Lernen, macht kreativ und produktiv. Dauermüdigkeit dagegen ist Raubbau am Körper und mündet nicht selten in einem Burnout.

  • Überarbeitung

    Wer zu viel arbeitet, verlernt das Entspannen. Die Folgen sind zunehmender Stress, Konzentrationsmangel und Frust im Job. Wer dann versucht, noch mehr zu arbeiten, um trotzdem alle Aufgaben zu schaffen, leitet nur eine Abwärtsspirale ein.

Die Folgen sind nicht zu unterschätzen. Unser Körper vermag eine Zeit lang Stress und Druck auszuhalten. Dabei steigt die Produktivität des Einzelnen für kurze Zeit an. Danach aber geht es rasant abwärts. Wer also das Paretoprinzip falsch anwendet, wird damit nicht produktiver, sondern erreicht das genaue Gegenteil.

Effektiv oder effizient?

Effektiv oder effizientSie haben sicher schon von den beiden Begriffen effektiv und effizient gehört. Während es bei der Effektivität in erster Linie um das Ergebnis (den Effekt) einer Handlung geht, konzentriert sich die Effizienz auf das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen.

Die bekannteste Formel dazu lautet: Effektiv ist, die richtigen Dinge tun; effizient ist, die Dinge richtig tun.

Oder anders formuliert: Was effektiv ist, muss noch lange nicht effizient sein. Das Paradebeispiel dafür: Wenn Sie ein kleines Feuer löschen müssen, können Sie das mit einer Flasche Champagner oder mit einer Flasche Wasser tun. Der Effekt ist derselbe. Effizienter und vor allem billiger aber ist der Griff zur Wasserflasche.

Pareto im Alltag anwenden: Das Minimax-Prinzip

Keine Frage: Richtig angewendet, hilft das Pareto-Prinzip im Alltag, anfallende Aufgaben besser zu strukturieren, Deadlines einzuhalten und den Leistungsdruck zu reduzieren.

Es ist eine Gedankenstütze und Mahnung gegen blinden Aktionismus. Es erinnert uns daran, dass nicht alles, was gerade unseren Schreibtisch füllt auch sofort erledigt werden müsste.

Denken Sie beispielsweise nur an Ihren Biorhythmus: Jeder Mensch hat über den Tag verteilt unterschiedliche Leistungskurven und -phasen - je nachdem, welcher Chronotyp er oder sie ist:

Biorhythmus Chronotyp

Entsprechend unklug wäre es, kreative Projekte ausgerechnet in Leistungstiefebenen zu verlegen und stupide Aufgaben in die Leistungshochphasen.

Ebenso wenig hat es Sinn, immer noch mehr Arbeit in ein Projekt zu stecken, das längst gut (genug) ist und so seine Energie zu verschwenden.

Dazu vielleicht zwei Beispiele...

  1. Wasserkochen

    Eine klassische Frage aus der Schulzeit lautet: Ab wie viel Grad beginnt Wasser zu kochen? Die richtige Antwort: Bei rund 100 Grad liegt der Siedepunkt des Wassers. Darüber verdampft es. Jetzt die Frage, die Ihnen in der Schule keiner stellt: Was passiert, wenn Sie die Temperatur auf 120 Grad erhöhen? Oder auf 200 Grad? Na, was soll da schon groß passieren, werden Sie jetzt denken. Dann kocht es eben genauso und verdampft ein bisschen schneller. Stimmt. Und genau das ist der Punkt. Ab 100 Grad hat es wenig Sinn, noch mehr Energie in das Wasser zu investieren. Das Resultat ist dasselbe: Dampf.

  2. Sonnenbaden

    Genauso verhält es sich, wenn Sie sich bräunen wollen: Legen Sie sich - je nach Hauttyp natürlich - für 15 Minuten in die Sonne, bekommen Sie mit der Zeit eine goldknusprige Bräunung (und ein paar Bikinistreifen vielleicht). Länger in der Sonne zu schmoren, bringt wenig. Deswegen werden Sie am Abend nicht brauner sein - allenfalls roter.

Tatsächlich gibt es auch so etwas wie eine minimal-effektive Dosis, eine Art Pareto-Prinzip im Praxiseinsatz - nur dass Sie mit diesem minimalen Einsatz nicht 80 Prozent, sondern 100 Prozent des gewünschten Effekts erreichen. Eine Art Minimax-Prinzip - minimaler Einsatz für maximales Ergebnis.

Besonders deutlich wird dies an der sogenannten...

Yerkes-Dodson-Kurve: Weniger ist mehr

Yerkes-Dodson-Kurve

Tatsächlich glauben viele Menschen, wenn sie nur stärker, härter, schneller arbeiten, dann erzielen sie auch bessere Ergebnisse. Was sie durch ihren überhöhten Selbstanspruch in Wahrheit erzielen, sind aber nur mehr Druck, Stress und weniger Zeit. Und irgendwann entsteht ein Leistungsleck: Man klotzt ran wie verrückt und erreicht immer weniger.

Dieses Phänomen wurde bereits 1908 von den beiden Psychologen Robert Yerkes und John D. Dodson entdeckt. Sie entwickelten daraus die gleichnamige Yerkes-Dodson-Kurve, die wie ein umgedrehtes U aussieht.

Den Studien zufolge verhält es sich mit Leistung und Produktivität dann so: Mit wachsendem Einsatz und wachsendem Stress steigt zunächst die Produktivität eines Menschen – jedoch nur bis zu einem Scheitelpunkt, dem Leistungsoptimum. Danach bringt Mehrarbeit gar nichts. Im Gegenteil: Die Produktivität fällt nur noch schneller ab.

Verstehen Sie das bitte nicht falsch: Das ist kein Plädoyer für Dienst nach Plan oder Faulheit nach Fünf. Sehr wohl aber eines für smarteres, effizienteres Arbeiten.

Auch das lässt sich mit einem Beispiel verdeutlichen: Bei einem Wettlauf bekommt der Sieger eine Prämie von 10.000 Euro, der Zweite nur noch 5000 Euro. Der Sieger erhält also doppelt soviel Preisgeld wie sein ärgster Verfolger. Jedoch nicht, weil er auch doppelt so schnell gelaufen wäre. Er war vielleicht sogar nur eine Nasenlänge voraus. Aber das reicht.

Die Effizienz der Mittel bringt den Sieg – nicht der Energie-Einsatz. Oder eben die minimal-effektive Dosis.

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