Wie beginnt man eine offizielle E Mail?
Generell haben Sie bei Brief und E-Mail mehrere Optionen, wie Sie die Anrede formulieren:
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr …,
- Liebe Frau …, / Lieber Herr …,
- Guten Tag, Frau …, / Guten Tag, Herr …,
- Hallo, Frau …, / Hallo, Herr …,
Nach dem Betreff ist die E-Mail Anrede das Erste, was Empfänger lesen. Sie prägt den ersten Eindruck und sagt viel über die Beziehung zwischen Absender und Empfänger aus.
Eine unpassende Anrede in E-Mails kann respektlos und unhöflich wirken, ja sogar verärgern. Eine professionelle Ansprache dagegen kann Sympathien wecken und dem Empfänger für den Inhalt öffnen.
3 Grundregeln für die Anrede einer E-Mail
Die richtige E-Mail Anrede ist abhängig von drei Faktoren: dem oder den Empfängern, dem Anlass und dem Anlass der E-Mail. Darüber hinaus gelten folgende förmliche Regeln für die Struktur und den Aufbau der Anrede:
- Komma nach Anrede
Die förmlich korrekte Anrede endet IMMER mit einem Komma (die Grußformel „mit freundlichen Grüßen“ immer ohne!). - Eine Leerzeile nach Anrede
Nach der Anrede folgt laut DIN 5008 für Geschäftsbriefe grundsätzlich eine Leerzeile. - Kleinschreibung nach Komma
Das erste Wort des Einleitungssatzes wird – wegen des Kommas – klein geschrieben, sofern es sich nicht um ein Substantiv handelt.
Beispiele: Welche Anrede in einer E-Mail verwenden?
Welche Anrede Sie in der E-Mail verwenden ist abhängig von der Beziehung zum Adressaten bzw. zu mehreren Empfängern. Entsprechend lautet dann die Begrüßung. Hier Tipps und Beispiele:
Persönliche Anrede in E-Mails
Grundsätzlich gilt: Je besser Sie den Empfänger kennen, desto weniger förmlich muss die E-Mail Anrede sein. Bei einem guten Freund können Sie auch mit „Hi“ oder „Hallo“ beginnen. Ebenso mit „Liebe VORNAME“ bzw. „Lieber VORNAME“. Dasselbe gilt für enge Kolleginnen und Kollegen.
Neutrale Anrede in E-Mails
Gegenüber Geschäftspartnern, Kunden oder unbekannten Personen sollten Sie hingegen eine neutrale Anrede formulieren. Mit „Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr …“ machen Sie im Deutschen und beim Erstkontakt nichts verkehrt. Es ist heute Standard.
Wer die Ansprache etwas persönlicher formulieren will, kann auf die Tageszeit Bezug nehmen. Zum Beispiel mit „Guten Morgen Frau …“, „Guten Tag …“ bzw. „Guten Abend Herr …“.
E-Mail Anrede für mehrere Empfänger
Komplizierter wird es, wenn Sie mehrere Personen anschreiben. In dem Fall können Sie alle Empänger nacheinander anreden – getrennt durch ein Komma. Beispiel:
„Lieber Herr Meier, lieber Herr Müller,“
Allerdings wird diese Form schnell unübersichtlich, sobald Sie mehr als zwei Personen anreden oder aber die Namen besonders lang sind. Erlaubt ist daher die Schreibweise untereinander. Diese bietet den Vorteil, dass sie deutlich übersichtlicher ist – vor allem, wenn eine Person einen Doppelnamen trägt. Beispiel:
„Liebe Frau Schniegelsiepen-Huttenstedt,
lieber Herr Müller,“
Genderneutrale E-Mail Anrede
Wer eine genderneutrale Anrede nutzen möchte, kann in E-Mails zum Beispiel auch schreiben:
Sehr geehrte Lesende und Zuhörende,
Sehr geehrte Gesprächspartner,
Die erste Formulierung hat den Charme, dass sie auch Taube und Blinde einschließt. Die zweite, eigentlich neutrale Anrede im Plural wird von manchen als noch „zu männliche Form“ gewertet.
E-Mail Anrede unter Kollegen
Wer tagtäglich zusammenarbeitet, sich duzt, hat ein enges Vertrauensverhältnis. Entsprechend formlos ist die Anrede bei mehrere Kollegen. Oft ist es völlig in Ordnung, die E-Mail im Job mit „Liebe“ oder „Lieber“ zu beginnen.
Weitere Beispiele sind: „Hallo zusammen, / Hallo allerseits,“. Diese Anreden eignen sich, wenn der Absender mit den Empfängern gut vertraut ist – im Freundeskreis genauso wie im Team. Auf gleicher Hierarchieebene können Sie ebenso schreiben: „Hallo Kollegen,“ / „Guten Morgen liebes Team!“
Mit einer Geschlechterunterscheidung bekommt die Anrede eine persönlichere Note:
„Liebe Kolleginnen,
liebe Kollegen,“
Zwar werden die Empfänger nicht einzeln genannt, allerdings klingt diese E-Mail Anrede direkter, weil Ihnen wichtig ist, alle im Team anzusprechen – Frauen wie Männer. Je nach Thema und Mail-Inhalt kann das sinnvoll sein.
E-Mail Anrede bei Geschäftspartnern
Gegenüber Geschäftspartnern sollte die Anrede förmlicher gewählt werden. Bei persönlich unbekannten Ansprechpartnern macht man mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,“ nichts verkehrt. Allerdings handelt es sich bei der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ um eine Notlösung. Sie empfiehlt sich nur, wenn der Adressat nicht ermittelt werden konnte oder Sie mehr als zwei Personen ansprechen wollen.
Die folgenden Beispiele zeigen die Unterschiede, wenn die Namen der Adressaten bekannt sind:
Sehr geehrte Frau Vollmers,
sehr geehrter Herr Meier,
In diesem Fall handelt es sich um zwei Geschäftsleute auf derselben Hierarchieebene. Die Frau wird daher zuerst genannt. Wäre Herr Meier allerdings Frau Vollmers‘ Vorgesetzter, würde er zuerst genannt. Beispiel:
Sehr geehrter Herr Fietzke,
sehr geehrter Herr Meier,
sehr geehrter Herr Vollmers,
Alphabetisch wird sortiert, wenn es sich bei bei den Geschäftspartnern um Personen handelt, die hierarchisch in derselben Position sind. Sollte Herr Vollmers in der Unternehmenshierarchie über Herrn Fietzke und Herrn Meier stehen, müsste wieder erst Herr Vollmers genannt werden.
Liebe Frau Müller,
lieber Herr Meier,
Bei einem langjährigen Geschäftskontakt kann wiederum ein freundschaftlicher Ton gewählt werden. Eine Formulierung mit „Liebe/lieber“ ist deutlich persönlicher und kann gewählt werden, um das gute Vertrauensverhältnis zu unterstreichen.
Förmliche Anrede: Was tun bei offiziellen Titeln?
Trägt der Empfänger einen akademischen Titel im Namen, müssen Sie diesen in der Anrede erwähnen. Er ist Namensbestandteil! Ihn wegzulassen, käme einer Missachtung und Herabwürdigung gleich.
Von den akademischen Titeln werden in der Anrede aber nur genannt:
- Professor (immer ausgeschrieben, nie mit „Prof.“ abkürzen!)
- Doktor (er darf mit „Dr.“ abgekürzt werden)
Niedrigere Grade wie das Diplom, der Master oder Bachelor entfallen in der Anrede. Beispiel:
„Sehr geehrter Herr Professor Muster,“
„Sehr geehrte Frau Professorin Beispiel,“
„Sehr geehrter Herr Dr. Muster,“
„Sehr geehrte Frau Dr. Beispiel,“
Trägt Ihr Empfänger mehr als einen Titel, so nennen Sie hiervon nur den höchsten Grad und Titel in der Anrede. Das gilt laut Knigge auch bei mehreren Doktortiteln.
Ausnahme: Bei der Anschrift auf dem Briefumschlag oder in der Briefadresse werden alle Titel aufgezählt!
Was gilt bei Adelstiteln?
Bei Adelstiteln fallen bei der Anrede „Herr“ / „Frau“ und „von“ weg. Freiherren und -frauen wiederum werden zu „Herr“ / „Frau“. Beispiel:
„Sehr geehrter Graf Musterstein,“
„Sehr geehrte Baronin Muster-Beispiel,“
In Kombination mit einem akademischen Grad lautet die Anrede korrekt:
„Sehr geehrter Professor Graf Musterstein,“
Was sagt die Anrede über die Beziehung?
Egal, ob privat oder im Berufsleben: Jeder sollte sich genau überlegen, wen man wie anschreibt. Die korrekte E-Mail Anrede enthält – trotz ihrer Kürze – viele Informationen über denjenigen, der sie ausgewählt hat. Oder anders formuliert: Was Peter über Paul sagt (oder wie er ihn anredet), sagt mehr über Peter als über Paul. Diese Informationen lassen sich der E-Mail Anrede entnehmen:
- Intention
Locker und salopp oder förmlich distanziert? Wird die schriftliche Anrede hochoffiziell formuliert, ist klar, dass es der Absender sachlich-ernst meint. Rechnungen, Mahnungen oder Behördenbriefe werden nie mit einem „Hi“ oder ähnlichem beginnen. - Beziehungsgrad
Wie formuliert wird, offenbart zugleich die Vertrautheit. Bekannten gegenüber kann die E-Mail Anrede problemlos mit „Hi“ oder „Hallo“ beginnen. „Bekannt“ heißt aber nicht, dass Sie die Person kennen, sondern vielmehr mit ihr freundschaftlich verkehren und verbunden sind. - Kinderstube
Diesen Unterschied zu kennen, verrät überdies die (gute) Kinderstube. Wer weiß, wie er oder sie sein Gegenüber anredet, zeigt damit indirekt seine (guten) Manieren. - Hierarchie
Bei hierarchisch höher stehenden Personen sowie gegenüber bestimmten Berufsständen, die gesellschaftlich immer mit hohem Ansehen verbunden sind, wird nach wie vor der entsprechende Titel genannt. Beispielsweise „Exzellenz“ oder „Hochwürden“ für kirchliche Würdenträger, „Frau Ministerin“ oder „Herr Bürgermeister“ für hochrangige Politiker. - Region
Einfluss auf die Wahl der E-Mail Anrede nimmt auch die jeweilige Region. So ist im süddeutschen Raum und in Österreich beispielsweise „Grüß Gott“ oder „Servus“ weit verbreitet, ohne dass damit eine religiöse Intention verbunden wäre. - Anzahl
Schließlich macht es einen Unterschied, ob Sie in Ihrer E-Mail Anrede lediglich eine oder mehrere Personen adressieren: Müssen alle namentlich erwähnt werden? Wer wird in welcher Reihenfolge genannt? An wieviele Personen adressiere ich überhaupt eine Mail? Dazu gleich mehr.
Empfänger in CC oder BCC?
Bitte beachten Sie beim Mail-Versand in CC oder BCC:
- Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen schicken und deren Mail-Adressen ins Adressfeld oder ins CC-Feld (Carbon Copy) setzen, sind die Empfängeradressen für alle anderen sichtbar. Bei externen Mails, kann das unter Umständen den Datenschutz verletzen. Nicht jeder möchte für die anderen als Empfänger sichtbar sein oder will, dass seine persönliche Mail-Adresse so bekannt wird.
- Für mehr Vertraulichkeit sorgt in dem Fall alle Empfänger (oder alle bis auf den Hauptadressaten) in das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) einzutragen. Alle dort eingetragenen Mail-Adressen bleiben für die anderen unsichtbar. In dem Fall ergibt eine namentliche Anrede aber wenig Sinn. Sonst wäre doch wieder klar, wer die Mail noch bekommen hat. Bleibt also nur „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder den einen – sichtbaren – Empfänger anzureden.
Diese Formen der Anrede sind nicht empfehlenswert
Einige E-Mail Anreden sollten Sie vermeiden. Dazu zählen zum Beispiel: „Werter Herr Maier“ oder „Verehrte Frau Müller“. Beide Formulierungen muten nicht nur gestelzt an. Sie gelten auch als veraltet und sollten vermieden werden. Ebenso ist die Kurzfassung ohne Adjektiv („Frau … / Herr…“) nicht zu empfehlen. Sie wirkt wenig wertschätzend und ist meist auch so gemeint.
Das gilt genauso für die deutlich vertrautere Form der Anrede mit Vornamen: Wer duzt und statt „Liebe Anna,“ nur „Anna,“ schreibt, drückt damit schon atmosphärische Störungen auf der Beziehungsebene aus.
E-Mail Anrede auf Englisch
Eine große Gemeinsamkeit weißt die E-Mai-Anrede auf Englisch mit der deutschen auf: In beiden Fällen hängt die Wahl der E-Mail Anrede davon ab, in welcher Beziehung Sie zum Adressaten stehen. Auch werden Mails im privaten wie im geschäftlichen Umfeld generell informeller gehandhabt als Briefe.
Bevor wir uns den Anreden in E-Mails widmen, eine Vorbemerkung: Im Deutschen wird nach der Anrede ein Komma gesetzt und klein weitergeschrieben. Im Englischen ist das Satzzeichen abhängig davon, ob Sie an einen Gesprächspartner in Großbritannien oder in die USA schreiben:
- Großbritannien: Das Komma ist optional. Setzen Sie jedoch eins, sollten Sie nach der Grußformel am Schluss ebenfalls eins setzen. Außerdem wird im Haupttext groß weitergeschrieben.
- USA: Ein Satzzeichen ist Pflicht – allerdings haben Sie die Wahl zwischen Komma oder Doppelpunkt. Auch hier wird im Haupttext groß weitergeschrieben.
Welche Anreden gibt es?
- Dear Mr / Dear Ms
Hier handelt es sich um die Standardformulierung für englische Briefe oder E-Mails. Sie entspricht unserem „Lieber Herr, liebe Frau…“ und gilt als formell-höfliche E-Mail Anrede. Wichtig: Im Gegensatz zu früher wird kein Wert mehr auf die Unterscheidung zwischen verheirateten oder unverheirateten Frauen gelegt. So wie im Deutschen „Fräulein“ als Anrede unüblich ist, wird im Englischen auf „Miss“ verzichtet. Die Abkürzung „Ms“ wird mit stimmhaften S wie in „Sand“ gesprochen. - Dear Gary / Dear Andrea
Sie können in der E-Mail Anrede auf Englisch auch „Dear“ nur mit dem Vornamen einer Person kombinieren. Allerdings handelt es sich hierbei um eine persönliche Anrede, die nur bei Personen gewählt werden sollte, mit denen Sie gut bekannt sind. Für Kollegen oder Geschäftspartner ist diese E-Mail Anrede ebenfalls möglich, wenn es bereits ein persönliches Kennenlernen gab. - Dear Sir or Madam
Bei dieser E-Mail Anrede hingegen handelt es sich um eine Notlösung: Es ist das Pendant des deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“ auf Englisch. Und wie im Deutschen sind immer Anreden vorzuziehen, die persönlich sind. Aber es kann Fälle geben, in denen sich der Name partout nicht ermitteln lässt. Eine gesteigerte und noch deutlich formellere Variante ist die Formulierung „To whom it may concern“, zu Deutsch etwa: „Wen es betrifft.“ Wollen Sie eine informelle Mail an mehrere Leute verfassen, schreiben Sie in Großbritannien „Dear people“ oder „Dear all“. In den USA „Hi there,…“ oder „Hi all,…“
Was das Intro über den Absender verrät
Natürlich dürfen Sie die folgenden Beispiele nicht allzu ernst nehmen – so sind sie auch nicht gemeint. Aber in jedem zugespitzten Spaß steckt ein Funken Wahrheit. Deshalb, daher und darum: Zum Abschluss etwas E-Mail-Etiketten-Voodoo…
- Sehr geehrte Damen und Herren,
Heißt übersetzt: „Ich hab keine Ahnung, wen diese E-Mail erreicht. Und es ist mir völlig schnuppe, du Flitzpiepe!“ Formal ist die Anrede natürlich okay, aber was folgt, könnte eine Kündigung sein. Oder Spam. Oder Post von einem Bewerber, die seine Hausaufgaben vergessen hat. - Mein Freund.
Einer Ihrer Erbonkel dritten Grades in Nigeria ist verstorben. Er hat Ihnen Vierhunderttrölfzig Mirdonen Euro hinterlassen, aber leider Ihre Kontonummer vergessen. Immerhin: Sein freundlicher Nachlassverwalter wird sich um alles kümmern – vorausgesetzt, Sie bezahlen ihm vorab eine kleine Bearbeitungsgebühr, denn komisch: Daran hat der reiche Onkel nicht gedacht. War vermutlich schon sehr alt… - Hey!
„Hey“ heißt: Ich hab keinen Bock, lange drumrum zu reden, aber ich will was von dir! Netter Versuch. - Hallo!
Ein simples „Hallo“ kann bedeuten, dass dem Absender gerade nichts Besseres eingefallen ist. Oder dass er sich noch viel mehr Gedanken darüber macht, was er anschließend in die E-Mail packt. Kann was Gutes sein, kann aber auch nicht. Besser Sie stellen sich schon mal eine Flasche Whiskey neben den Laptop. - Hi
Verrät: Der Absender glaubt, er sei wichtig und könne sich den Ton leisten. - Hi!!!
Bedeutet: Sie sollten die E-Mail löschen, ohne sie zu lesen. - Lieber…
Gefährlich. Falls Sie sich gut kennen: Glück gehabt, alles bestens. So beginnen freundliche Mails. Falls es sich um einen verhassten Kollegen oder gar die dritte Mail vom Chef handelt: Anschnallen! Mit derart geheuchelter Freundlichkeit beginnen verbale Beerdigungen. - Harald!
Bedeutet nichts Gutes. Nie. Jetzt gibt’s gleich den Wischmop ins Gebiss… - …, Harald.
Offenbart: Sie haben beim letzten Einkauf in irgendeinem Online-Shop vergessen, den Haken für die Newsletter-Bestellung rauszunehmen, und jetzt bekommen Sie das, was Sie verdienen: personalisierten Werbemüll. Selber schuld. - Werter Herr…
Du mich auch! - Hallo zusammen,
Obacht! Hier versucht jemand Verantwortung zu delegieren. Besonders verräterisch: Die eingebaute Empfangsbestätigung. Hinterher heißt es dann: „Wieso? Die Mail haben doch alle gelesen.“ - Moin Moin
Saloppe Begrüßung unter Freunden – im Süddeutschen auch „Servus“. Geht eigentlich. In den meisten Fällen aber stammt die Anrede von einem Möchtegern-Nordlicht mit Pseudo-Understatement. - Was geht?
Als Sie das letzte gemeinsame Bier mit diesem Kumpel getrunken haben, war Madonna noch eine Art Jungfrau und ein Ex-Cowboy Präsident der Vereinigten Staaten. Leider wird Ihr Buddy es dieses Mal nicht zu Ihrer Familien-Geburtstagsfeier schaffen. Aber vielleicht können Sie ihm aus alter Freundschaft gerade etwas Geld leihen? - Guten Tag.
Der ist bestimmt nicht gut gelaufen, der Tag. Erboste Kunden beginnen so Ihre E-Mail. Ebenso völlig Fremde, die keine Ahnung haben und sich informieren wollen. Oder Trolle, die gerade Munition sammeln. Genau lesen! Jedes weitere Wort könnte ironisch sein. - Mein Liebster… (Alternativ: Liebste…)
Sie werden gleich darüber informiert, dass Sie a) Vater geworden sind; b) endlich heiraten sollen; c) sich beim letzten Sex womöglich angesteckt haben. Oder sie werden abserviert. Aber mit höflicher Anrede.
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