Man muss nicht alles selber machen. Manchmal ist es billiger und klüger, Arbeiten und Aufgaben zu delegieren - oder wie es in der Unternehmenssprache heißt: sie auszulagern. Outsourcing wird dieser Prozess auch genannt. Konzerne beispielsweise produzieren heute längst nicht alles selbst, sondern lagern große Teile der Produktion an Zulieferer aus. Aber auch betriebliche Dienstleistungen, wie Buchhaltung, die IT oder die Personalführung und das Recruiting lassen sich outsourcen. Das hat einige Vorteile, Nachteile aber auch. Was es mit dem Outsourcing genau auf sich hat und was Sie dabei beachten sollten...

Outsourcing Auslagern Vorteile Nachteile Definition

Outsourcing Definition: Was ist Outsourcing genau?

Der Begriff Outsourcing kommt aus englischem Sprachgebrauch und setzt sich aus den out (außen), source (Quelle) sowie using (nutzen zusammen. Es ist ein Vorgang, bei dem bestimmte Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister übertragen, also ausgelagert werden.

Anders gesagt:

Outsourcing bezeichnet die Inanspruchnahme von externen Quellen für bestimmte Aufgaben, die eine Expertise benötigen, die intern (noch) nicht vorhanden oder zu teuer ist.

Die klassischen Bereiche des Outsourcing sind dabei Kundenservice, Buchhaltung und Steuerberatung, der IT-Bereich oder das Marketing.

Ein Outsourcing Beispiel: Sie möchten einen Online-Shop gründen, weil Sie eine gute Geschäftsidee dazu haben, sich mit Webdesign auskennen und ein zweites Standbein aufbauen möchten. Auch das Marketing können Sie selbst übernehmen. Allerdings steckt hinter einem solchen Online-Shop weitaus mehr, als eine Website.

Sie brauchen ein Kundencenter, durch das mögliche Reklamationen beantwortet werden. Die bestellte Ware muss an den Kunden verschickt werden, der Warenumsatz muss dokumentiert und Zahlungen kontrolliert werden. Also benötigen Sie eine Art Callcenter, einen Logistik-Dienstleister und eine Buchhaltung – juristische Dienstleistungen und einen Steuerberater natürlich auch.

Indem Sie diese Bereiche allesamt outsourcen, können Sie sich auf den Kern Ihres Geschäfts konzentrieren – das Webdesign und Marketing.

Es gibt auch große Konzerne, bei denen das Geschäftsmodell nicht ohne Outsourcing funktionieren würde - dazu zählt zum Beispiel der Möbelhersteller IKEA. Heute nutzt das schwedische Unternehmen weltweit rund 2500 externe Produktionsformen und externe Logistik-Ketten, auch die Montage beim Kunden erledigen Firmen vor Ort.

Outsourcing in vielen Nebenbereichen. Durch die Auslagerung dieser Sekundärfunktionen wird das eigentliche Geschäft überhaupt erst möglich gemacht. Nur das Kerngeschäft bleibt in der Hand des Unternehmens – der Einzelhandel.

Outsourcing Gründe: Warum das Ganze?

Outsourcing Gründe: Warum das GanzeAuf den ersten Blick könnte sich die Frage stellen: Warum wird dieser ganze Aufwand überhaupt betrieben? Selbstständige oder kleine Unternehmen könnten sich die nötigen Fähigkeiten schließlich auch selbst aneignen oder einen Mitarbeiter einstellen, der diese Aufgaben übernimmt. Und für große Weltkonzerne sollte es doch kein Problem sein, entsprechende Abteilungen einzurichten und zu finanzieren.

Das ist richtig, allerdings ist die entscheidende Frage: Lohnt sich das auch? Die Kosten für einen Mitarbeiter oder gar eine ganze Abteilung stehen oft in keiner Relation zu der Finanzierung des Outsourcings.

Ähnliches gilt für die letztliche Qualität der Leistung. Niemand kann in allem gut sein. Um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen, kann das Outsourcing an einen Experten daher sinnvoll sein.

Outsourcing Formen: Diese unterschiedlichen Formen gibt es

Zudem gibt es zahlreiche Formen des Outsourcings - Unterformen und Kombinationen aus einzelnen Bereichen. Das sind die wichtigsten im Überblick:

  • Application Service Providing (ASP)

    Der Begriff meint die sogenannten Anwendungsdienstleister, die einem Unternehmen Softwaredienste mit einem externen Datacenter zur Verfügung stellen. Die Auftraggeber können auf diese Weise eine bestimmte Software nutzen, ohne sie auf eigenen Rechnern installieren zu müssen. Auch die Wartung, Verarbeitung und Datensicherung wird extern geregelt.


  • Business Process Outsourcing (BBO)

    Durch diesen Dienst kann ein Unternehmen bestimmte Geschäftsprozesse und deren Kontrolle auslagern, zum Beispiel das Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Recruiting, Logistik und technische Dokumentation.


  • Business Transformation Outsourcing (BTO)

    Muss ein Geschäft umgewandelt werden, indem ein innovativer Prozess oder ein neues Geschäftsmodell eingeführt wird, bedienen sich die Verantwortlichen einer Kombination aus Outsourcing und Unternehmensberatung.


  • Complete Outsourcing

    Das ist eine umfassende Auslagerung ganzer Unternehmensbereiche, meistens mit dem Personal, zum Beispiel des EDV-Bereichs an einen IT-Dienstleister.


  • Managed Services

    Anbieter des Managed Services übernehmen die kompletten Informations- und Kommunikationsbereiche des Unternehmens und sollten vor allem bei Ad-hoc-Maßnahmen, zum Beispiel in einer Unternehmenskrise, schnell reagieren können.


  • Offshore-Outsourcing (Offshoring)

    Bei dieser Form werden bestimmte Prozesse des Unternehmens ins Ausland verlagert. Die Gründe dafür sind einerseits günstigere Produktionskosten und andererseits niedrigere Löhne bei hoch qualifizierten Mitarbeitern (zum Beispiel im IT-Bereich).


  • Out-Servicing

    Hier wird der Bereich des Kundendienstes an einen externen Dienstleister ausgelagert, zum Beispiel an ein spezialisiertes Callcenter oder Wartungs-Center.


  • Outtasking

    Sie erkennen es wahrscheinlich schon am Begriff: Bei dieser Form des Outsourcings werden einzelne Tasks, also einzelne und klar umrissene Aufgaben, an externe Anbieter übertragen – zum Beispiel der Druck einer Vorlage, das Webdesign, die Software-Entwicklung, die Digitalisierung von Informationen und so weiter.


  • Transitional Outsourcing

    Ein Unternehmen muss einen Bereich auf eine neue Technologie umstellen, in dieser Zeit wird der Bereich gezwungenermaßen stillstehen – das kann sich heute aber kaum ein Unternehmen leisten. Deshalb bedient es sich einer Übergangslösung: Für die Zeit der Umstellung werden die betroffenen Prozesse von einem externen Anbieter übernommen, der sich bereits mit der neuen Technologie auskennt – so halten sich die Verluste für diesen Zeitraum in Grenzen.

Outsourcing Fehler: So bitte nicht!

Outsourcing Fehler: So bitte nichtNicht immer läuft das Outsourcing so, wie es am Anfang geplant war. Daraus wird meist sofort der Schluss gezogen, dass die Auslagerung der falsche Schritt war. Oft werden jedoch nur Fehler beim Outsourcing gemacht, die das Projekt scheitern lassen.

Da Outsourcing ein komplexer Vorgang ist, kann auch einiges schief laufen. Wir stellen die häufigsten Fehler vor, damit Sie diese vermeiden können:

  • Falsche Auswahl eines Outsourcing-Angebots

    In den großen Outsourcing-Feldern gibt es viele Anbieter - teils große Agenturen, teils Freiberufler und Selbstständige, die eine Leistung anbieten. Die Auswahl der richtigen Partners sollte sehr sorgfältig erfolgen, da nur so eine für beide Seiten zufriedenstellende Zusammenarbeit möglich ist.

  • Willkürliches Outsourcing einiger Bereiche

    Das lagern wir einfach aus... Auf diese Weise können Sie sich selbst vielleicht Arbeit sparen, doch sollte Outsourcing wirklich nur dann als Option in Betracht gezogen werden, wenn es wirklich sinnvoll ist. Analysieren Sie daher im Vorfeld gründlich die verschiedenen Felder Ihrer Tätigkeit.

  • Unklare Absprachen intern als auch extern

    Was genau wird ausgelagert? In welchem Umfang soll eine bestimmte Leistung erbracht werden? Welche Kriterien werden dabei angesetzt und wie werden diese kontrolliert? Je schwammiger die Absprachen sind, desto wahrscheinlicher wird es, dass es beim Outsourcing zu Problemen kommt oder die Ergebnisse nicht wie erhofft ausfallen.

  • Schlechte Verträge zwischen den Outsourcing-Partnern

    Im Outsourcing-Vertrag sollten alle offenen Fragen geklärt werden, damit es am Ende nicht zu Missverständnissen kommen kann. Welche Aufgaben werden an den Outsourcing-Partner weitergegeben und welche Verpflichtungen gehen beide Vertragsparteien dabei ein?

  • Falsche Vorstellungen vom Outsourcing

    Zwar wäre es schön, doch Outsourcing hat nicht nur Vorteile, sondern birgt auch einige negative Aspekte und mögliche Risiken. Diese sollten Sie sich bewusst machen, um nicht mit völlig falschen Erwartungen an die Umsetzung des Outsourcings heranzugehen.

Outsourcing Pro und Contra: Die Vorteile und Nachteile des Outsourcing

Daumenhoch_tOutsourcing bietet sich vor allem an, wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht und sein Wachstum schwer einzuschätzen ist. Aber auch etablierte Unternehmen können nach Jahren oder Jahrzehnten erfolgreichen Wachstums zum Outsourcing greifen. Fast immer nutzen Sie dabei diese Vorteile:

  • Kostenreduzierung

    Spezialisierte Dienstleister oder Zulieferer können oft Größenvorteile nutzen. Das macht die Produktion billiger - erst recht auf globalisierten Märkten. Zudem braucht man manche Dienstleistungen - zum Beispiel Steuerberatung - nur ein paarmal im Jahr. Ein eigener spezialisierter Mitarbeiter in Festanstellung wäre hier wesentlich teurer. Als Faustregel gilt: Die geschätzte Ersparnis durch die Auslagerung sollte mindestens 20 Prozent betragen, zum Beispiel bei Produktion im Ausland.


  • Risikominimierung

    Bei konjunkturellen Schwankungen bleibt die Belegschaft flexibler. Das Outsourcing einiger Bereiche kann somit das Risiko senken, wenn es wirtschaftlich für ein Unternehmen gerade nicht so gut läuft.


  • Zeitgewinn

    Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen dauert es meist sehr lange, sich in einen neuen Bereich soweit einzuarbeiten, dass dieser selbst übernommen werden könnte. Durch Outsourcing lässt sich diese Zeit einsparen und in andere Bereiche investieren.


  • Qualitätssteigerung

    Das Unternehmen kann die Produktion an einen Spezialisten auslagern, um so die Qualität des Produktes zu steigern. Manchmal führt dies zu absurden Szenarien. So lässt Apple zum Beispiel Teile seines iPhones ausgerechnet vom Konkurrenten Samsung fertigen.


  • Kernkompetenzen

    Das Unternehmen hat durch das Outsourcing frei werdende Ressourcen, die es voll auf das Kerngeschäft konzentrieren kann. Auf diese Weise wird auch in diesem Bereich die Qualität und Effektivität verbessert.


Daumenrunter_tDie Nachteile des Outsourcings sind auf den ersten Blick nicht immer zu erkennen, aber durchaus vorhanden. Sie können zu immensem Kapitalverlust führen:

  • Abhängigkeit

    Je nach Ausmaß des Outsourcings wird das Unternehmen von seinem Zulieferer oder Dienstleister abhängig. Gerät der externe Betrieb (wegen Misswirtschaft) in Schieflage, kann das Verzögerung, Produktionsausfälle und erhebliche Kosten nach sich ziehen. Das abhängige Unternehmen macht sich aber auch erpressbar.


  • Vertragsbindung

    Gerade in Anlehnung an die Abhängigkeit spielt die Vertragsbindung eine große Rolle. Ist diese besonders lang oder hat der Outsourcing-Vertrag eine lange Kündigungsfrist, besteht keine Möglichkeit zum schnellen und günstigen Anbieterwechsel.


  • Datenschutz

    Beim Outsourcing wird sehr eng zusammengearbeitet, wobei auch eine ganze Reihe interner Informationen weitergegeben werden müssen, die nicht für die Öffentlichkeit und schon gar nicht für die Konkurrenz bestimmt sind.


  • Betriebsklima

    Mitarbeiter erwarten zurecht Wertschätzung von einem Unternehmen. Wird hingegen exzessives Outsourcing betrieben, entsteht eher der Eindruck, das eigene Personal wäre nicht gut genug. Dabei leidet schnell die Zufriedenheit, Motivation und schlussendlich auch die Loyalität zum Arbeitgeber.


  • Wissensverlust

    Die Expertise der eignen Mitarbeiter kann in dem ausgelagerten Bereich nicht wachsen. Wechselt der Anbieter, gehen viele Erfahrungen verloren - etwa im externen Vertrieb. Auch nimmt das Outsourcing den eigenen Mitarbeitern die Chance, sich weiterzubilden und die Qualifikationen intern zu verbessern.


  • Kommunikationsaufwand

    Wünsche, Probleme und Verbesserungsvorschläge müssen regelmäßig kommuniziert werden. Die Kommunikation mit einem externen Anbieter kann aber - je nach dessen Standort - aufwendiger und langwieriger sein, als wenn der Prozess im eignen Haus stattfindet. Am besten sollten von Anfang an klare Absprache über Kommunikationskanäle und regelmäßigen Austausch getroffen werden.

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