Key Facts
- Definition: Eine E-Mail-Signatur ist ein standardisierter Textblock am Ende der digitalen Nachricht mit den wichtigsten Informationen des Absenders.
- Inhalt: Zu den Angaben in der Signatur zählen Vor- und Nachname, Jobtitel, Unternehmensname, Anschrift und Kontaktmöglichkeit (zusätzlich zur E-Mail-Adresse).
- Selbstständige: Je nach Rechtsform müssen Selbstständige das Registergericht, die Handelsregisternummer und die Namen der Geschäftsführer in der Signatur zwingend nennen.
- Rechtskraft: Gilt eine E-Mail als Geschäftsbrief, unterliegt sie den gleichen Vorgaben. Das gilt z.B. nicht, wenn Sie intern eine Mail an Kollegen schicken.
- Gestaltung: Übertreiben Sie das Design Ihrer E-Mail-Signatur nicht. Vermeiden Sie überladene Grafiken und unleserliche Schriftarten. Besser sind klar strukturierte Daten und ein Unternehmenslogo.
- Erstellung: Sie können Ihre E-Mail-Signatur direkt im E-Mail-Client erstellen (GMail, Outlook, Thunderbird). Zusätzlich gibt es zahlreiche Online-Generatoren, die bei der Erstellung helfen können.
Die E-Mail-Signatur ist mehr als eine reine Informationsquelle: Sie ist Ausdruck von Professionalität und schafft Vertrauen. Studien zeigen, dass bis zu 60 % der Mail-Empfänger sofort ein negatives Gefühl haben, wenn die Nachricht keine professionelle Signatur enthält.
Was ist eine E-Mail-Signatur genau?
Die E-Mail-Signatur ist ein automatisch eingefügter Abschluss einer E-Mail mit den wichtigsten Kontaktdaten und Informationen des Absenders. Sie schließt die Nachricht ab und gibt einen Überblick über die wichtigsten Daten: Name, Jobtitel, Unternehmen, Telefonnummer, Adresse, Website sowie bei Selbstständigen rechtlich vorgeschriebene Angaben (mehr dazu weiter unten). Eine professionelle E-Mail-Signatur sorgt für einen seriösen Eindruck, stärkt die persönliche Marke und erleichtert Empfängern die direkte Kontaktaufnahme.
Warum eine E-Mail-Signatur?
Eine Signatur identifiziert den Absender eindeutig. Das macht es dem Empfänger besonders einfach, die Nachricht einzuordnen und den Verfasser für eine Antwort zu kontaktieren. Gleichzeitig erfüllt die Signatur bei Selbstständigen und Unternehmen rechtliche Pflichten: Ähnlich wie ein Impressum muss sie Pflichtangaben enthalten.
E‑Mail-Signatur erstellen in Outlook oder Gmail
Eine digitale Unterschrift bzw. elektronische Signatur erstellen Sie am einfachsten direkt im E-Mail-Programm Ihrer Wahl. Wir zeigen Ihnen, wie das zum Beispiel bei Outlook und Gmail funktioniert:
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Outlook
Um eine E-Mail-Signatur bei Outlook zu erstellen, klicken Sie auf „Einstellungen“ ➠ „Konten“ ➠ „Signaturen“. Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie das gewünschte aus. Auf dem Reiter „Signatur hinzufügen“ erstellen Sie den Textblock, der Ihren Mails automatisch hinzugefügt wird. Sie haben dabei auch die Wahl, ob die Signatur nur für neue Mails oder für alle Nachrichten (z.B. Weiterleitungen oder Antworten) genutzt wird.
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GMail
Um eine Signatur bei GMail einzufügen, klicken Sie in Ihrem Account auf „Einstellungen“ ➠ „Alle Einstellungen aufrufen“. In der Mitte der Funktionen befindet sich der Bereich „Signatur“. Schreiben und erstellen Sie dort die neue Signatur. Sie können auch Formatierungen vornehmen oder ein Bild hinzufügen. Klicken Sie zum Abschluss auf „Änderungen speichern“, dann wird die neue Signatur allen ausgehenden E-Mails automatisch angefügt.
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Thunderbird
Öffnen Sie Thunderbird und klicken Sie neben der Suchleiste auf das Hamburger-Menü (drei Striche) ➠ „Konten-Einstellungen“. Im folgenden Fenster können Sie Ihre persönlichen Daten eingeben und auch direkt die E-Mail-Signatur erstellen. Formatierungen sind als HTML-Code möglich. Alternativ können Sie Ihre Signatur als Datei (Text, HTML oder Grafik) hochladen und verwenden.
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WiseStamp
Mit dem Tool WiseStamp können Sie multifunktionale Signaturen für alle üblichen Mailprogramme erstellen und über Ihren Browser verwalten – auch Gmail. Das Tool erlaubt HTML-Codierungen und Farben ebenso wie Links zu sozialen Netzwerken.
Was muss in einer E-Mail-Signatur stehen?
Generell wird zwischen privaten Signaturen und einer E-Mail-Signatur in geschäftlichen E-Mails unterschieden:
Private E-Mail-Signatur
Für Privatpersonen ist die Signatur freiwillig, gesetzliche Auflagen dazu gibt es nicht. Allerdings ist das Ende der E-Mail eine gute Stelle, um dem Empfänger noch einmal wichtige Informationen zu geben. Dazu können gehören:
- Vor- und Nachname
- Berufsbezeichnung
- Telefonnummer(n)
- E-Mail-Adresse
- URL der eigenen Website
- Links zu Profilen in sozialen Netzwerken
Zusätze wie Sinnsprüche, Zitate oder ein Lebensmotto sind zwar beliebt – kommen aber nicht bei jedem Empfänger gut an. Achten Sie darauf, dass Sie bei Bewerbung oder privaten E-Mails Unterschiede machen. Bei der E-Mail-Bewerbung kommt es vor allem auf eine seriöse E-Mail-Adresse an.
Geschäftliche E-Mail-Signatur
Geschäftliche E-Mails werden rechtlich als Geschäftsbriefe angesehen. Bedeutet: Für sie gelten dieselben juristischen Auflagen wie für die geschäftliche Korrespondenz auf Papier. Entsprechend muss eine geschäftliche E-Mail-Signatur von Selbstständigen und eingetragenen Unternehmen folgende Pflichtangaben enthalten:
- Name der Firma
- Rechtsform und Sitz
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Alle Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder
- Aufsichtsratsvorsitzender (falls vorhanden)
Vorlage & Beispiel einer E-Mail Signatur
Einige Unternehmen setzen an das Ende ihrer Signatur noch einen sogenannten Disclaimer. Der soll auf die Sensibilität der enthaltenen Daten und den Datenschutz aufmerksam machen und kann sinnvoll sein.
Beispiel-Disclaimer in E-Mail-Signatur – deutsch
„Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail ist nicht gestattet.“
Beispiel-Disclaimer in E-Mail-Signatur – englisch
„This e-mail may contain confidential and/or privileged information. If you are not the intended recipient (or have received this e-mail in error) please notify the sender immediately and destroy this e-mail. Any unauthorised copying, disclosure or distribution of the material in this e-mail is strictly forbidden.“
Was bedeuten die Kürzel i.A., i.V. und ppa.?
Die Abkürzungen i.A., i.V. oder ppa. werden vor allem in Geschäftsmails und -briefen verwendet. Sie zeigen dem Empfänger, dass der Absender oder Unterzeichner für jemand anderen handelt. Die Abkürzungen haben folgende Bedeutung:
- i.A. steht für „im Auftrag“ (nicht „im Allgemeinen“)
- i.V. steht für „in Vollmacht“ (nicht „in Vertretung“)
- ppa. (auch: pp.) steht für „per procura autoritate“ („aufgrund einer erteilten Prokura“)
Was viele nicht wissen: Die Abkürzungen haben teilweise eine rechtlich bindende Wirkung: So weisen die Signatur-Zusätze und Kürzel i.V. und ppa. den Absender als Inhaber einer Vollmacht aus. Damit hat die E-Mail bindende Wirkung für denjenigen, der die Vollmacht erteilt hat. Das Kürzel i.A. führt hingegen zu keinem verbindlichen Rechtsgeschäft.
Welche Signatur-Regeln muss ich beachten?
Damit Ihre E-Mail-Signatur professionell wirkt und positiv ankommt, sollten Sie noch ein paar wichtige Signatur-Regeln beachten:
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Trennlinie einfügen
Um die E-Mail-Signatur als solche kenntlich zu machen, trennen Sie diese mit der Zeichenfolge „−− „ (Minus, Minus, Leerzeichen) vom Rest der E-Mail ab. Die Signatur-Trennlinie ermöglicht dem Mailprogramm („E-Mail-Client“), die Signatur als solche zu erkennen und bei einer Antwort (RE:) automatisch zu entfernen.
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E-Mail-Adresse wiederholen
Wiederholen Sie in der Signatur Ihre E-Mail-Adresse. Das hilft, falls die E-Mail mehrfach weitergeleitet wird. So bleibt die Adresse auch für den zweiten oder dritten Empfänger sichtbar. Zudem hilft es, Ihre Kontaktdaten leichter in ein Adressbuch zu kopieren.
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Länge begrenzen
Die Signatur sollte eine maximale Länge von zehn Zeilen nicht übersteigen. Bei kurzen Mails wirkt das sonst unverhältnismäßig. Wir empfehlen überdies, am Ende der Signatur eine Leerzeile einzufügen, damit diese nicht am Mailende klebt.
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Logo reduzieren
Vorsicht mit eingefügten Grafiken, Bildern oder Logo: Sie vergrößern das Dateivolumen und werden auch nicht von allen Mailprogrammen angezeigt oder gar als Spam geblockt. Manche Hacker nutzen Bilddateien dazu, Schadprogramme zu übermitteln. Das könnte Empfänger misstrauisch machen. Wir empfehlen deshalb, darauf zu verzichten.
Tipp: Wer will, kann vor der eigentlichen E-Mail-Signatur noch eine neutrale Grußformel – z.B. „Mit freundlichen Grüßen“ – einfügen und nach einer Leerzeile seinen Namen. Dann müssen Sie das bei einer neuen Mail nicht jedes Mal schreiben.
Signatur-Checkliste: Pflichtangaben & freiwillige Zusätze
Pflichtangaben |
Freiwillige Angaben |
| ❗️ Firmenname ❗️ Rechtsform ❗️ Firmensitz ❗️ Handelsregisternummer ❗️ Gerichtsstand ❗️ Verantwortliche |
➕ Grußformel ➕ Name ➕ Titel, Funktion ➕ Website-URL ➕ Social-Media-Links ➕ Motto, Slogan |
Tipps zur Gestaltung der E-Mail-Signatur
Generell ist eine seriöse E-Mail-Signatur übersichtlich, klar strukturiert und hat eine dezente Gestaltung. Optimieren können Sie Ihre Signatur, indem Sie einzelne Blöcke durch Leerabsätze trennen sowie unterschiedliche Schriftgrößen und Schriftformen nutzen (Fettschrift, kursiv, unterstrichen) oder dezente Farben einsetzen. Bewährt hat sich, den eigenen Namen etwas größer und in Fettschrift zu schreiben sowie die Kontaktdaten durch Farben, Icons oder Symbole hervorzuheben. Sie sind für den Empfänger besonders wichtig.
Slogan oder Firmeninfos hinzufügen?
Eine seriöse E-Mail-Signatur dient in erster Linie formalen Zwecken und soll die Kontaktaufnahme erleichtern. Sie können sie aber ebenso dazu nutzen, um Ihren Firmenclaim oder -slogan zu ergänzen oder Hinweise für geplante Betriebsferien oder Urlaubszeiten zu übermitteln.
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