Notizen im Vorstellungsgespräch: Erlaubt + nützliche Vorlage

Sind Notizen im Vorstellungsgespräch erlaubt?

Notizen im Vorstellungsgespräch sind grundsätzlich erlaubt. Personaler erwarten gut vorbereitete Kandidaten und strukturierte Antworten. Ein mitgebrachter Stift und Notizblock signalisieren genau das: Ihre hohe Professionalität, ernsthaftes Interesse und eine gründliche Arbeitsweise und Vorbereitung. All das bringt Pluspunkte im Bewerbungsgespräch.

Experten empfehlen sogar, zum jedem Vorstellungsgespräch folgendes Unterlagen mitzbringen:

• Kopie der Stellenanzeige
• Kopie von Anschreiben und Lebenslauf
• Stift und Notizblock

Notizen nicht ablesen!

Wichtig ist allein die Art der Nutzung: Notizen sind erlaubt – ablesen ist tabu! Wer permanent auf den Zettel starrt oder ganze Antworten abliest, wirkt unsicher und blockiert letztlich einen echten Dialog. Die Notizen im Vorstellungsgespräch sollten Sie daher bitte nur zur Unterstützung einsetzen. Dann hinterlassen Sie immer einen souveränen Eindruck.

Darf ich Spickzettel zum Vorstellungsgespräch mitbringen?

Auch das ist ausdrücklich erlaubt: Sie dürfen jederzeit und zu jedem Vorstellungsgespräch Notizen, Bewerbungsunterlagen sowie Stichpunkte oder vorbereitete Fragen mitbringen – idealerweise in analoger Form, also in einem Notizbuch oder in einer Mappe. Smartphones oder Tablets empfehlen wir nicht, weil diese schnell abgelenkt und daher unprofessionell wirken können. Wenn Ihnen der Personaler nicht gerade über die Schulter schaut, weiß er nicht, ob Sie Ihre Notizen lesen oder eher Whatsapp-Nachrichten.

Wir empfehlen deshalb: Bringen Sie sich zum Jobinterview ein dezentes Notizbuch oder kleines schwarze Moleskine mit. Dazu einen hochwertigen Stift (Kuli wirkt latent billig) sowie Kopien Ihrer Bewerbungsunterlagen. Vermeiden sollten Sie hingegen lose Zettel oder unübersichtliche Ausdrucke. Ordnung ist Teil Ihres ersten Eindrucks!

Wozu sollte ich mir Notizen machen?

Notizen im Vorstellungsgespräch erfüllen gleich mehrere wichtige Funktionen: Sie merken sich wichtige Informationen und Details etwa zu Job, späteren Aufgaben, Anforderungen oder Erwartungen – und Sie sammeln bereits Punkte zu denen Sie später noch Rückfragen stellen wollen. So geht trotz der typischen Nervosität im Vorstellungsgespräch nichts verloren. Kurz: Notizen helfen Ihnen, den Überblick zu behalten.

Was sollte ich mir notieren?

Notieren sollten Sie generell alle genaueren Informationen zur angestrebten Stelle, die nicht in der Stellenanzeige standen und für Sie später bei der Entscheidung für oder gegen die Position nochmal ausschlaggebend sein könnten. Also zum Beispiel:

• Aufgaben & Tätigkeitsfelder
• Vorgesetzte & Verantwortungsbereich
• Arbeitsplatz & Team
• Arbeitszeiten & Urlaubstage
• Gehalt & Zusatzleistungen
• Weiterbildungs- & Aufstiegsperspektiven
• Alle Fragen, die im Gespräch aufkommen

Gleichzeitig signalisieren Ihre Aufzeichnungen hohes Interesse und Aufmerksamkeit für Details. Wenn Sie sich immer wieder gezielt Notizen machen, sagen Sie damit nonverbal: „Ich nehme das Gespräch sehr ernst. Und dieser Punkt ist mir wichtig.“ Das wirkt engagiert und wertschätzend zugleich.

Überdies schaffen Sie sich mit Ihren Notizen hinterher eine bessere Entscheidungsgrundlage für oder gegen das Stellenangebot – das hilft insbesondere bei mehreren Vorstellungsgesprächen und Jobangeboten. Dank der Aufzeichnungen können Sie die Unternehmen und Interviews später nochmal objektiv vergleichen.

Vorstellungsgespräch Notizen Vorlage

Für Ihre Notizen bieten sich vor allem zwei Phasen im Vorstellungsgespräch Ablauf an: Die Selbstpräsentation und eigene Rückfragen:

Notizen zur Selbstpräsentation

Zwar sollte die Selbstvorstellung immer eine freie Rede sein. Als Gedächtnisstütze kurz vorher können Sie sich aber noch schnell Ihre Aufzeichnungen zu deren Aufbau nach der Formel „Ich bin – ich kann – ich will“ durchsehen. Ein Beispiel:

1. Ich bin

• Kurzvorstellung (Name, Alter, Herkunft)
• Ausbildung, Studium, höchster Abschluss
• Bisherige Jobs, Erfahrungen

2. Ich kann

• Meilensteine im Berufsleben
• Besondere Qualifikationen, Zertifikate
• Größe Erfolge mit Zahlen

3. Ich will

• Stärken und Talente mit Mehrwert
• Motivation für den Job
• Ziele in der Position

Notizen zur passenden Rückfragen

Bei der Vorbereitung auf das Interview sollten Sie sich gleich wichtige Fragen notieren, die Sie unbedingt im Gespräch klären wollen. Andere fallen Ihnen sicher während des Interviews noch ein. Hier eine Auswahl der besten Rückfragen:

• Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?
• Was erwarten Sie von dem idealen Kandidaten?
• Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?
• Was könnte mich an diesem Job am meisten frustrieren?
• Wie würden Sie den Führungsstil meines Chefs beschreiben?
• Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?
• Wie wird bei Ihnen Leistung gemessen und bewertet?
• Wie werden bei Ihnen Talente und Stärken gefördert?
• Warum arbeiten Sie gerne für dieses Unternehmen?
• Wann kann ich mit Ihrer Entscheidung rechnen?

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Wie Notizen im Vorstellungsgespräch richtig nutzen?

Wenn Sie sich im Vorstellungsgespräch Notizen machen, sollten Sie dennoch ein paar Regeln beachten, damit das durchweg positiv wirkt und den Gesprächsfluss nicht weiter stört:

• Notizen vorbereiten

  Nehmen Sie nicht einfach einen leeren Notizblock zum Vorstellungsgespräch mit, sondern bereiten Sie bereits erste Seiten vor – mit Listen über Informationen zum Unternehmen, zu Ihren wichtigsten Stärken und Alleinstellungsmerkmalen mit Beispielen und natürlich relevanten Rückfragen an Personaler.

• Stichpunkte statt Skript

  Nutzen Sie sowohl bei der Vorbereitung als auch später im Interview nur kurze Stichworte, keine ausformulierten Texte oder Skripte. Stichpunkte können Sie schneller erfassen – und schneller schreiben. Außerdem verhindern sie, dass Sie Wort für Wort ablesen und dadurch nicht mehr authentisch rüberkommen.

• Notieren ankündigen

  Wenn Sie merken, dass Sie sich mehrere Punkte aufschreiben wollen, kündigen Sie das höflich an – zum Beispiel: „Einen kurzen Moment, ich möchte mir kurz eine Notiz dazu machen. Ist das für Sie in Ordnung?“ Ein solcher Satz wirkt sofort empathischer und professioneller – und Sie gewinnen dadurch mehr Bedenkzeit.

• Blickkontakt halten

  Schauen Sie nur kurz in Ihr Notizbuch und nur dann, wenn der Ihr Gesprächspartner spricht. Wenn Sie reden, halten Sie bitte immer Blickkontakt und schauen – bei mehreren Teilnehmern – alle abwechselnd an. Ablesen oder „mit dem Notizblock sprechen“ sind absolute No-Gos.

Welche Vorteile haben Notizen im Vorstellungsgespräch?

Notizen sind kein Zeichen von Unsicherheit, sondern von Professionalität. Richtig eingesetzt, bringen Notizen zahlreiche Vorteile im Vorstellungsgespräch:

• Souveräner Eindruck: Ihre Vorbereitung wirkt kompetent und gewissenhaft
• Mehr Sicherheit: Sie vergessen keine wichtigen Punkte
• Bessere Struktur: Ihre Antworten werden klarer und präziser
• Höhere Gesprächsqualität: Sie stellen fundiertere Rückfragen
• Optimierte Nachbereitung: Dank der Notizen fällt das Follow-up leichter

Notizen im Vorstellungsgespräch sind nicht nur erlaubt – Sie helfen Ihnen, ruhiger, fokussierter und überzeugender aufzutreten. Sie unterstreichen damit nicht nur Ihr Engagement und Ihren professionellen Anspruch an sich selbst, sondern heben sich damit auch von den meisten Mitbewerbern (ohne Notizen) positiv ab. Bringen Sie also ruhig Notizen zum Bewerbungsgespräch mit – aber lassen Sie das Gespräch trotzdem lebendig bleiben!

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